Важко працювати в офісі опен-спейс. Офіси в стилі Open Space. Планування офісу open space
Популярна відкрита організація робочого простору. Цей варіант оформлення був розроблений у США на початку ХХ століття і досі не втратив актуальності.
Що таке офіс open space
Головний принцип відкритого простору – практично повна відсутність внутрішніх стін. Винятком є хіба що переговорні та кабінети керівників. Однак і вони відокремлюються від основного простору не глухими стінами, а прозорими тонкими перегородками. Вважається, що колектив, який працює в офісах open space, дружніший і згуртованіший. Показна відкритість приміщення стимулює співробітників до сумлінного виконання своїх обов'язків і не дає їм марно витрачати робочий час.
Плюси та мінуси офісу в стилі open space
Відкритий простір полегшує комунікації, сприяє підвищенню продуктивності персоналу та формує в офісі демократичну атмосферу. Формат open space також ненав'язливо інформує гостей та ділових партнерів компанії про те, що вона стежить за сучасними тенденціями, готова переймати передовий досвід. При цьому відкрите планування дозволяє використовувати робочу площу максимально ефективно, а завдяки оперативній взаємодії між співробітниками економиться робочий час.
Втім, така організація простору має й низку недоліків:
- відсутність у працівників особистого простору;
- складне проектування освітлення;
- погана звукоізоляція зон, де потрібна тиша.
Грамотно розроблений дизайн Open Space дозволяє нівелювати всі ці мінуси. Так, видимість особистого простору створюється за допомогою невисоких екранів чи мобільних перегородок. Правильне висвітлення проектується професіоналами з урахуванням усіх норм ергономіки та безпеки праці. А шумоізоляція забезпечується за допомогою стаціонарних перегородок, покритих звукопоглинаючими сумішами.
Кому підходить open space
З відкритим простором підійдуть кол-центрам, службам техпідтримки, редакціям агентств новин, компаніям, в яких співробітники різних відділів постійно комунікують один з одним (розробники ПЗ, рекламні та маркетингові фірми тощо). Творчим колективам працювати у такому форматі буде складно. Постійний гул і відкриті горизонти можуть відволікати співробітників від генерації креативних ідей, тому краще організовувати невеликі студії з дизайном, що активізує уяву.
Важливі моменти проектування інтер'єру
При облаштуванні відкритого робочого простору головне – правильно зонувати приміщення. Необхідно заздалегідь продумати, де будуть розміщуватись місця для співробітників, приймальня, переговорна, кабінет директора, а також кімната відпочинку. Приміщення можна зонувати за допомогою меблів, світлових потоків або кольорів. Для цих цілей часто використовуються стаціонарні або мобільні перегородки. Як правило, їх роблять повністю прозорими або частково закритими. Екрани на столах створять для персоналу відчуття окремого простору.
Важливий момент – освітлення офісу. Ідеально, якщо у будівлі передбачені великі панорамні вікна. В іншому випадку необхідно ретельно продумати штучне освітлення як загальне верхнє, так і індивідуальне. Оптимальна комбінація стельових, настінних та настільних світильників дозволить підвищити працездатність співробітників та знизити стомлюваність.
Приклади офісів у стилі open space
Відкрите планування обмежує фантазію дизайнерів хіба що бюджетом компанії. Формат Open Space дозволяє реалізовувати ідеї, недоступні для кабінетно-коридорної системи.
Відкрита демократична ситуація в офісах Google є однією з основних цінностей компанії. Філія в Нью-Йорку - яскраве тому підтвердження.
У канадській страховій компанії простір організовано таким чином, щоб співробітники могли працювати як поодинці, так і в групах, об'єднуючись для обмірковування спільних проектів.
Відкрите планування дозволяє співробітникам московського інформаційного агентства Газета.ru швидко обмінюватись даними та ефективно використовувати робочий час.
Побачити ще більше прикладів ви можете у нашому «Портфоліо».
На зміну традиційному уявленню про офіс як про приміщення з низкою коридорів та кабінетів приходять нові концепції. Так, кілька років тому компанії хвилювало, скільки співробітників можна розмістити у чотирьох стінах однієї кімнати. Сьогодні у багатьох компаніях помітний сучасний підхід: єдиний офісний простір. Цей підхід передбачає, що більшість приміщення компанії займає зона, де співробітники працюють разом. При цьому зони для відпочинку, переговорів та ряд кабінетів відокремлені.
Open space це
Open Space це технологія відкритого простору. Технологія open space успішно застосовується, коли співробітник може протягом дня переміщатися, вибираючи місце, де можна не лише попрацювати за комп'ютером, але й поговорити з іншими, зустрітися з відвідувачами, подумати в тиші тощо.
Крім того, успішні компанії, в яких люди мріють працювати, створюють для співробітників зони з невимушеною атмосферою, де можна перейти на будь-яку фізичну активність, побути на свіжому повітрі тощо. Технологія відкритого простору ґрунтується і на принципах ергономіки, і на філософії управління, і на корпоративній культурі. "Тільки комплексне знання може бути по-справжньому плідним", - це девіз керівників, які обирають опенспейс.
Що таке open space офіс
Прозорість, проникність, можливість зорового контакту – основні характеристики опенспейс. У серіалах ми постійно бачимо, як цей простір працює. У ньому все влаштовано так, щоби співробітники відчували «биття пульсу» своєї компанії, тут і зараз. Навіть начальство знаходиться там за скляною стінкою.
У багатьох сучасних компаніях відсутні як індивідуальні робочі кабінети для пересічних співробітників, з-поміж них навіть немає перегородок. Чимало є й таких компаній, де за рядовими співробітниками не закріплено індивідуальне робоче місце. І все це – опенспейс.
Для оптимізації процесу робоче місце кожного співробітника рекомендується відокремлювати невисокими (не вище 150 см) перегородками. Такий ерзац приватного простору дозволяє вирішити два завдання. З одного боку це – психологічний фактор комфорту, що важливо для людини, з іншого – міра, за якої дотримується економія місця.
Ще однією особливістю open space офісу є гнучкі робочі зони. Наприклад, центральну загальну зону обладнають столами на колесах. Це допомагає змінювати організацію простору залежно від виконуваної роботи - чи це груповий проект, робоча нарада чи мозкові штурми.
Таким чином, - це інтерактивний простір, що добре переглядається зсередини. В ідеалі воно сприяє продуктивності компанії та дає можливість співробітникам вибирати між комфортним спілкуванням та приватністю. У разі невдалого рішення опен-спейс знижує продуктивність, змушуючи співробітників шукати собі інше місце роботи. Будівельна компанія №1 знає, яких помилок потрібно уникати при організації такого типу офісного простору та виконає відповідно до потреб та побажань замовника.
Для кого підходить опенспейс офіс
Найкраще така організація простору підходить для компаній, співробітники якої багато взаємодіють, і свобода їхнього пересування заохочується. Open Space передбачає певну корпоративну культуру: якщо простір зручний для роботи і сприяє їй, а люди навчилися один одному не заважати, така організація всіх влаштовує. Якщо ж працівників просто посадили у велику залу, не запитавши їх думки та не забезпечивши тишу, то продуктивність праці знижується. Фахівці Будівельної компанії №1 професійно підходять до цього питання і одразу скажуть, чи підходить для вашої організації опенспейсофіс.
Інший момент: опенспейсце місце не призначене для великого потоку відвідувачів. Адже ми зараз говоримо про місце роботи, а не простір для зустрічей. Цей тип організації простору призначений для компаній, де є режим перепусток.
І ще: опенспейсвлаштовує співробітників тієї компанії, де сильні горизонтальні зв'язки, де формуються команди зі змінним складом та практикується демократичний стиль керівництва. Він ідеально підходить для компаній, які переважно зайняті реалізацією конкретних проектів. Адже в цьому випадку всі співробітники на увазі один у одного, вирішують завдання спільно і окреслюють свої межі, тільки коли це потрібно.
Окремо варто згадати, що обирають компанії, що швидко ростуть, для яких на даному етапі економія перебуває в пріоритеті. Такий офіс сам по собі – ілюстрація динаміки, мотивованості та духу колективізму.
Що важливо при проектуванні опенспейс офісу
Ще на етапі проектування необхідно вирішити відразу кілька завдань: по-перше, просторова організація має бути ясно видно. По-друге, ергономічність має бути досяжною без шкоди для психологічного комфорту співробітників. По-третє, офіс має відповідати сучасним нормативам для робочих площ (вентиляція, рівень освітленості, звукопоглинання).
Що включає планування офісу open space
· Простір має бути організовано з урахуванням траєкторії пересування людей. Оскільки в робочій зоні стіни відсутні, потрібно, щоб співробітникам було максимально комфортно перебувати на своїх робочих місцях і не заважати іншим, переміщаючись по офісу.
· Простір має бути поділено на функціональні зони. Враховуючи, що на роботі люди проводять більшу частину дня, їх ККД багато в чому залежить від можливості переключитися на різні види активності або відпочинок. Таким чином, потрібно запланувати місця для приватних переговорів, місця для нарад, зони відпочинку тощо. Дуже важливо передбачити, де дотримується тиша, а де можна поводитись вільніше.
· Кількість приватних робочих місць та зон. Де будуть знаходитись кабінети, так чи інакше відокремлені від загального простору. Яким чином вони будуть зоновані, як там здійснюватиметься вентиляція.
Що включає дизайн офісу open space
· Яким чином будуть розміщуватись робочі столи – рядами, або «острівцями», або будуть використані різні варіанти.
Який буде обраний стиль інтер'єру: від цього залежить і колір стін, стиль меблів, і форма столів, і навіть вибір світильників.
· Які види перегородок будуть використані. Від висоти перегородок залежить рівень шуму в офісі.
· Як оформити та які ідеї впровадити для дизайну тих зон, які призначені для відпочинку та неформального спілкування.
Спеціалісти Будівельної компанії №1 застосують свій багаторічний успішний досвід розробки офісних просторів open space, дадуть консультацію та запропонують проект, що найкраще задовольняє потреби компанії-замовника.
Офіс формату Open Space підпорядкований принципу загального простору, дослівно відкритий простір. У такому офісному приміщенні відсутні індивідуальні робочі кабінети у звичному розумінні. Відділ великої компанії або всі співробітники фірми менше працюють в одній величезній кімнаті з індивідуальними робочими місцями у вигляді стільця, столу та встановленого на ньому комп'ютера, а іноді й без цього (робоче місце є універсальним та загальним).
Багато хто, хто встиг попрацювати в такому офісі або отримав новину про таку вакансію, цікавляться джерелом такого «хаосу». Відповідь очевидна – це західний порядок роботи пересічних співробітників і навіть менеджерів середньої ланки.
Навіщо?
Історично склалося так, що подібна система організації робочого простору з'явилася з метою:
- кращого контролю над колективом та кожним співробітником, зокрема.
- найбільшої економічної вигоди.
Але в офісного співробітника старого гарту закономірно виникне питання – а як же особистий простір? Відповідь негайна – її немає і для багатьох така відповідь може стати причиною зниження працездатності, та й взагалі у такого вільного офісу маса мінусів… На перший погляд!
Для часткового вирішення психологічного дискомфорту багато власників компаній, наприклад, вдаються до огородження робочого простору невеликими перегородками, що створюють видимість особистого простору, і це є правильним ходом до оптимізації робочого процесу та психологічного стану співробітників.
Час вносить свої корективи
А взагалі, сучасним офісним співробітникам слід забувати часи особистих кабінетів, адже у складі компанії кожен співробітник – це аналог машини, яка покликана виконувати конкретні функції. Так, кожен співробітник важливий, але загальний успіх справи набагато важливіший за особисті незручності, амбіції, особливості характеру та інші забаганки. Не забуваймо, що деяка робота взагалі не може бути виконана в замкнутому просторі персональних кабінетів. Адже принцип «одна голова – добре, а дві – краще» – це досвід поколінь, з яким важко змагатися. Найяскравішим прикладом успіху «нестандартного» у всіх відносинах офісу є компанія Google, вірніше успіх її діяльності.
Мінуси офісу "Open Space"
Не вимагає довгих роз'яснень процес роботи у місці, що нагадує громадський заклад з великою кількістю людей та характерним шумом від них.
Крім шуму у «відкритому просторі» існують інші мало приємні особливості:
- Неможливість зосередитись на роботі; колеги і начальство, що снують на всі боки, змушують, швидше, звертати увагу на свою поведінку, правильність пози, одягу і т.д.
- Постійний «підозрілий» рух за спиною викликає манію переслідування, стеження та взагалі зайвої стурбованості Вашою персоною, а це вже пряма дорога до психолога на тривалу та малоприємну процедуру самокопання та самопізнання.
- Температурні незручності. Комусь із колег холодно, комусь спекотно, десь є джерело малоприємного запаху тощо.
- Проблеми з освітленням – аналогічно до попереднього пункту: одним надто світло, інші віддають перевагу напівтемряві тощо.
Результатом і апогеєм всього цього стає торжество командного духу, а постійні конфлікти, зриви планів і проектів.
Але, сміємо Вас запевнити, що подібні незручності можна вирішити і, крім того, існує маса позитивних моментів у подібній організації робочого простору та трудового процесу.
А може на краще?
На завершення статті слід розбавити сумні фарби сумнівів, невдоволення та повного краху офісної системи відкритого типу. Після детального знайомства зі статистикою та особливостями вітчизняних офісів великих компаній відкривається зовсім інше сприйняття офісів Open Space:
Все це гарантується в ідеальних умовах, але ми всі люди, особистості та індивіди, а тому прояв конфліктних ситуацій ніхто викоренити не в силах. Однак є кілька секретів, які дозволять нівелювати та згладити левову частку негативу.
Попрацюємо, товариші! Замість ув'язнення
Правила
Колективні правила, які приймаються спільно виробляють норми спілкування та регулюють всі спірні та негативні моменти спільного існування.
Поділ приміщення функціональними зонами
Кухня допоможе зручно перекусити, не дратуючи співробітників запахами. Кімната розваг та відпочинку допоможе відволіктися в обідню перерву, а за допомогою спорту (аерохокей, пінг-понг) можна швидко та мирно вирішити спірні моменти.
Мінімальна індивідуалізація робочого місця
Вже згадані, а також кілька приємних фото, сувенір допоможуть зробити робочий простір більш затишним та привітним. Можна навіть попросити пофарбувати панелі робочого місця у улюблений колір (якщо це можливо).
Систематизувати телефонні дзвінки
Обмежити або відмовитися від особистих дзвінків у робочий час. Вимкнути звук мобільника, а на робочому зменшити гучність сигналу.
Звукоізоляція
Використання навушників дозволить зняти емоційне навантаження, позбавить шуму і дозволить зосередитися на роботі.
Запахи
Для обіду організується кухня або їдальня, відмову від сильних парфумів та дотримання особистої гігієни легко вирішують і такий важливий момент.
Офіси open space відомі ще з часів роботи інженерів Генрі Форда і досі залишаються одним із найпопулярніших видів планування. Численні дослідження доводять 9 Reasons That Open-Space Office Are Insanely Stupid., Що такий формат зжив себе: ефективність роботи нижче, ніж в офісах кабінетного типу, а співробітники швидше втомлюються і менше встигають.
Головні проблеми, що виникають у open space:
- Шум, який виробляють люди та працююча техніка.
- Ризик поширення зарази, якщо хтось із «відповідальних» колег приходить до офісу хворим.
- Неможливість у роботі через часті переривання та наради.
Якщо вам найкраще працюється з ранку чи ввечері, коли більшої частини ваших колег немає на робочому місці, а за дві години ви встигаєте те, що не зробили за решту шести, придивіться до наших рекомендацій.
Залишаємо офіс
Гнучкий графік роботи
Якщо формат роботи дозволяє, скористайтеся гнучким графіком. Одним краще і зручніше працювати вранці, коли більшої частини колег ще немає на робочому місці, інші прокидаються ближче до вечора.
Дотримуйтесь своїх біоритмів.
Домовитися про такий графік із начальством може бути непросто, але варто хоча б спробувати. Якщо поставлене завдання буде виконано, то яка різниця, в який проміжок часу?
Практика видавництва, де я працювала, показала ефективність такого підходу. Точний час початку робочого дня та його закінчення було лише у співробітників, зав'язаних на обслуговуванні клієнтів та продажників. Редакція, промоушен та інші відділи формально починали працювати о 10:00, але навіть усередині одного відділу були розмежування для сов та жайворонків.
Перехід на часткове віддалення
У деяких людей носіння навушників з активним шумоподавленням може викликати запаморочення або головний біль. І справа тут не як виконання самих навушників, а в анатомічних особливостях конкретної людини та її вестибулярного апарату.
Щоб не витратити гроші даремно, попросіть у друзів, які мають такі навушники, позичити їх на пару днів, або перед покупкою дізнайтеся в магазині про особливості повернення, якщо раптом навушники вам не підійдуть.
За законом «Про захист прав споживачів» Закон РФ від 07.02.1992 № 2300-1 "Про захист прав споживачів".та статті 502 Цивільного кодексу ви можете повернути товар належної якості до магазину протягом 14 днів з моменту покупки. Але магазин може наполягти, що ці навушники відносяться до технічно складних товарів Постанова Уряду РФ від 19.01.1998 №55., повернення та обмін яких не здійснюється.
Займаємось переплануванням
Подивіться критично на планування місця, де працюєте. Чи є у вас виділене місце для кухні і що вона є: окреме приміщення, загородку або стіл у середині кімнати з чайником і кавоваркою?
Кавоварку та інші галасливі побутові прилади варто максимально ізолювати від основного приміщення. Якщо є окрема перегородка, то спробуйте домовитися про те, щоб довести її до стелі та відокремити кухню від загальної зони дверима.
Принтери та кулери повинні стояти якнайдалі від робочих місць.
Офіс має бути розділений на шумні та тихі зони. Селити разом маркетологів та програмістів – погана ідея для обох відділів.
Організуйте робоче місце так, щоб вам було приємно там перебувати, адже на роботі ми проводимо більшу частину дня. Комфортне робоче місце – це баланс між відкритістю та особистим простором. Ви можете відгородитися від колег квітами, перегородкою чи шафкою, не залишаючи загального простору.
Бережемо час
Небезпека open space полягає в тому, що кожен співробітник знаходиться майже на відстані витягнутої руки. Так перевага такого планування перетворюється на прокляття, тому що вас постійно відволікають. При цьому те, що для вашого колеги може бути терміновим та важливим завданням, для вас обертається.
При призначенні зустрічей дотримуйтесь правила виділяти обов'язкових та необов'язкових учасників, після закінчення планерки розішліть усім протокол із кінцевими рішеннями та термінами виконання завдань.
Виділіть час, який буде тільки вашим для виконання ваших завдань, коли ніхто з колег не відволікатиме вас з своїх питань. Заздалегідь сповістите товаришів по службі, що готуєтеся до важливого для всієї команди дедлайну, тому просіть їх не турбувати вас у певний день або годинник.
Робота в open space – низка компромісів. Почніть зміни з себе та свого найближчого оточення, тоді поступово до нових стандартів підтягнуться й інші колеги. Навіть якщо ви не керівник, а рядовий співробітник, ви можете змінити життя вашого офісу на краще. Достатньо зайняти активну позицію та просунути свої ідеї.
Розкажіть, як проблеми роботи в Open Space вирішуєте ви?
- У чому особливості офісу типу Open Space.
- Які існують переваги та недоліки такої організації простору.
- Як грамотно спланувати Open Space, щоб це було ефективно.
- Яких правил поведінки варто дотримуватись, працюючи в open space.
Open space офіс: переваги та недоліки
Офіси open space набули широкого поширення завдяки перевагам.
- Заощаджується корисна площа. Навіть у невеликому приміщенні можна обладнати робочі місця великого штату співробітників. Вигода у фінансовому плані є однозначною.
- Співробітникам легше взаємодіяти між собою, що сприяє швидкому вирішенню питань. Якщо робота потребує оперативності, офіс Open Space її забезпечить.
- Діяльність персоналу легко контролювати. Люди, які працюють в окремих кабінетах, часто відволікаються на сторонні справи і відстежити це неможливо. Open space офіс – відкритий, тож такої проблеми не виникає.
- Дотримується принципу демократичності. Усі співробітники почуваються рівними. Замкнуті групи всередині колективу утворюються набагато рідше чи зовсім не утворюються.
- Зберігається корпоративний дух. Люди, які працюють у єдиному просторі, відчувають себе частиною цілого, що сприятливо позначається на мотивації.
- В офісі open space нові службовці швидше вливаються до колективу, оскільки людина першого ж дня знайомиться з колегами. Новачку, у якого виникли труднощі, не потрібно блукати офісом у пошуках поради досвідченіших співробітників.
- Спрощується робота з документами, оскільки всі необхідні папери можна знайти в одному приміщенні.
Організація офісу за системою open space насамперед вигідна власнику компанії. Не потрібно ламати голову, як би знайти окреме робоче місце для кожного члена команди. Можна просто взяти в оренду одне велике приміщення і встановити в ньому певну кількість перегородок, тим більше, що коштує таке переобладнання не дорого.
Проте open space офісам властиві й недоліки.
- Рівень шуму в них вищий, ніж у традиційних офісах. Коли в одному приміщенні працює кілька десятків людей, гідно вирішити цю проблему неможливо. Постійні розмови, телефонні дзвінки, звук працюючої апаратури не дають співробітникам належним чином зосередитися.
- Люди відчувають постійний стрес і стають дратівливими. Якщо навіть забути про навколишній шум, то стислість і відсутність особистого простору не додають гарного настрою. Такий стан справ не може не позначитися на продуктивності негативним чином.
- В офісі open space існує ризик злодійства. Особисті речі працівників постійно на увазі, тому багато хто може переживати за збереження майна.
- Можливі різноманітні конфлікти – навіть через дрібниці. Комусь душно, і він відчиняє кватирку. Інший боїться застудитися. Все це не сприяє сприятливій атмосфері.
- Інфекційні хвороби поширюються із величезною швидкістю. Варто одному співробітнику захворіти (наприклад, на грип), і наступного дня вже кілька людей відчувають нездужання. Спеціальні дослідження підтвердили, що в офісі open space люди більше схильні до хвороб.
Підсумовуючи вищесказаному, можна дійти невтішного висновку, що така система організації робочих місць дозволяє заощадити на оренді, але може погано позначитися на продуктивність праці персоналу.
Як підвищити продуктивність праці в open space
Редакція журналу «Генеральний директор» навела рекомендації, які допоможуть правильно організувати open space, щоб працівники оперативно вирішували поточні питання, але при цьому відчували себе комфортно і зберігали високу працездатність.
Яким має бути планування офісу open space
При проектуванні open space офісу та добірці до нього меблів слід звернути увагу на таке:
- як компанія себе позиціонує над ринком і який має статус;
- особливості її діяльності (тут розглядаються специфіка роботи, відносини між співробітниками та клієнтами, начальством та підлеглими);
- маршрут, яким пересуватимуться відвідувачі;
- тривалість робочого часу працівників open space офісу;
- можливість раціонального використання приміщення;
- його кольорову гаму;
- зручність доступу співробітників до загальних зон.
При облаштуванні офісу у форматі open space найкраще дотримуватись модульного принципу. Це дозволить розмістити робочі місця компактно і заощадить наявну площу.
Робочий простір для співробітників оформляється за допомогою надбудов та тумб. Найчастіше кілька робочих місць об'єднуються з метою отримання зони командної діяльності. У open space офісі такі зони зазвичай розраховані на трьох-чотирьох осіб. Також подібні офіси обов'язково обладнуються кабінетами для переговорів та презентацій. Купуючи меблі для облаштування робочих місць та окремих приміщень, найкраще співпрацювати з компанією, яка зможе не тільки підібрати або зробити потрібні товари, а й здійснити саме проектування.
Вся робота з оформлення Open Space офісу ділиться на кілька етапів.
Проектування.Якщо open space офіс планується зробити компактним, на співробітників числом до 10, то найкраще підійде кільцевий спосіб розміщення робочих місць. Столи ставляться по периметру, утворюючи кільце. Прямокутні приміщення трапляються набагато частіше, ніж квадратні, тому за такої системи облаштування в центрі кімнати залишається достатньо місця для комфортного пересування співробітників.
Коли потрібний середній open space офіс (до 30 осіб), варіантів планування стає більше. Якщо простору багато, а специфіка роботи має на увазі сильний шум, то рекомендується так зване острівне розміщення працівників. Щільність людей за такого планування знижується. У ситуаціях, коли потрібна кооперація співробітників, а шуму у приміщенні небагато, добре підійде лінійний розподіл робочих місць. Столи в цьому випадку вишиковуються рядами.
Якщо open space офіс великий, найчастіше використовується система модулів. І тут найкраще звернутися за допомогою до професійного дизайнера. Кожен модуль є відділом. Між собою вони поділяються перегородками, стелажами чи зонами відпочинку.
Меблі для подібних офісів виготовляють, як правило, у стилі ганьби-тік. У ній безліч різноманітних шаф і перегородок. При цьому останніми часто виступають самі шафи. Офіс open space повинен не тільки сучасно виглядати, а й бути ергономічним. Більшість столів мають вирізи обтічної форми – для зручності розташування рук, а також спеціальну кромку з поліуретану, що забезпечує комфорт та безпеку використання. На тумбах часто стоять центральні замки.
Обладнання робочих місць.Класичний набір меблів для співробітника – це стіл, офісне крісло та тумба. Як доповнення виступає стелаж або шафа.
У меблів спочатку мають бути передбачені отвори для проводів, секції для укладання кабелів, вертикальні або горизонтальні кабелеводи.
Що стосується шаф для open space офісу, то має бути можливість зібрати їх таким чином, щоб вони виконували конкретні завдання (наприклад, зберігання документації) і водночас гармонійно вписувалися в інтер'єр. Можна використовувати шафи, виготовлені з різних матеріалів, габарити можуть відрізнятися. Але задня кришка у подібних меблів має бути естетично привабливою: підходящою за кольором, обтягнутою тканиною, ЛДСП тощо. Найчастіше офіси обладнуються двосторонніми шафами із загальною задньою стінкою – це дозволяє заощадити як засоби, так і простір.
Скляні перегородки та окремі кабінети.Навіть офіс у форматі open space не може обійтися без обладнання переговорних кімнат та окремих кабінетів для топ-менеджерів. Часто стіни таких приміщень робляться зі скла, і єдина їхня перевага – звукоізоляція. Подібне дизайнерське рішення можна назвати досить спірним, оскільки люди змушені постійно перебувати на очах. Деякі просто не здатні нормально працювати в таких умовах, тому скляні перегородки краще використовувати лише при організації переговорних, призначених здебільшого для обговорень та командної роботи.
Переговорні кімнати часто мають спеціальні стільці або крісла, які з метою звільнення простору можна швидко скласти або пересунути. Але в той же час не можна забувати про надійність і зручність цього виду меблів: комплекція і манера сидіти у кожної людини своя, а переговори, бувають, затягуються на кілька годин. Тому стільці і крісла потрібно вибирати дуже ретельно: випробувати їх, що називається, особисто, оцінити всі можливі характеристики.
Кабінет керівника в open space офісі має виглядати комфортно, створювати у відвідувачів відчуття певної стабільності. У цьому допоможе відповідні меблі, з масивними стільницями і опорами, зроблені з дорогих матеріалів і укомплектовані відповідною фурнітурою. Крім робочих столів кабінети мають бути забезпечені високими або низькими стелажами (шафами), конференц-столами для нарад та ділових зустрічей, брифінг-приставками, тумбами-фрігобарами та журнальними столиками. За допомогою всіх цих елементів у кабінеті облаштовуються не лише робочий простір та місце для переговорів, а й зона відпочинку.
Кухня та місце для відпочинку.На території великих бізнес-центрів завжди є кафе, де співробітники офісу можуть пообідати. Але в будь-якому випадку формат open space офісу має на увазі організацію спеціального місця, де можна попити чай або каву, а також розслабитися і провести кілька хвилин в тиші. Подібні зони відпочинку зазвичай обладнають зручними кріслами та диванами. Якщо офіс маленький або середній, то зона відпочинку часто поєднана з кухнею або відсутня. Тоді в приміщенні необхідно поставити хоча б невеликий обідній стіл або барну стійку з кількома стільцями.
Головне, щоб для кухні було виділено окрему кімнату з дверима. У подібному приміщенні люди можуть вільно спілкуватись, не заважаючи працювати іншим співробітникам.
Порада 1. Зробіть кілька варіантів робочих місць.Якщо людина вміє пристосовуватись, то величезне приміщення з однаковими столами їй для роботи цілком підійде. Але далеко не всі мають подібний дар, а тому такі умови негативно позначатимуться на продуктивності праці. Більшість людей мають свої переваги. Хтось здатний працювати лише у тиші, і для такої людини більше підійде напівізольований простір. Комусь, навпаки, потрібне активне спілкування з колегами, і великі перегородки в цьому випадку лише заважатимуть.
Зрозуміло, формат офісу open space передбачає забезпечення індивідуальних запитів кожного співробітника. Більше того, таке навряд чи вдасться зробити навіть за бажання. Але вибір хоча б із кількох варіантів надати цілком можливо. У багатьох компаніях на додаток до основного приміщення офісу створюють схожий на бібліотеку простір. У цьому місці заборонено розмовляти телефоном, включати музику та вести гучні розмови. Співробітник, якому потрібна тиша і потрібна можливість зосередитись, може попрацювати в такій кімнаті на своєму ноутбуці.
Також має сенс виділити окремий простір та обладнати його великим відкритим столом, за яким членам команди буде зручно обговорювати питання щодо спільного проекту, не заважаючи при цьому своїм колегам.
Порада 2.Плануйте правильне розташування окремих зон офісу.Майте на увазі: співробітники open space офісу не повинні постійно перебувати в одному приміщенні. Крім робочого простору потрібно обладнати кімнату відпочинку та переговорну, а також місце для їди. Деякі компанії також ставлять спеціальну телефонну будку, в якій люди можуть здійснювати дзвінки, не заважаючи своїм колегам.
Всі ці приміщення необхідно розташувати таким чином, щоб співробітники могли швидко і без проблем дістатися до них. Якщо людина, якій треба поговорити по телефону, змушена буде йти до спеціально відведеного місця через весь зал, то вона просто не стане цього робити і почне дзвонити зі свого робочого місця. Те саме можна сказати і про приміщення для їди. Якщо ви не хочете, щоб працівники пили каву прямо за робочим столом, необхідно розмістити обідню кімнату якомога зручніше.
Оптимальний варіант розташування зон вибрати досить складно, а тому цю справу краще доручити професійному проектувальнику. Проаналізувавши розміри, призначення та кількість кімнат, він зможе запропонувати найкращий варіант їхнього розміщення. Крім того, перед початком робіт з облаштування варто порадитись із персоналом. Адже саме ці люди будуть працювати в open space офісі, а тому можуть підказати найбільш зручне для себе розташування приміщень.
Порада 3.Не віддавайте перевагу високим перегородкам.Перегородки зазвичай ставляться з метою створити для людей хоч якусь подобу усамітнення. Але якщо стіни будуть надто високими, то це стане однією з причин підвищення рівня шуму в офісі. Справа в тому, що люди, які не бачать осіб сусідів, схильні вважати, що ці перегородки так само добре справляються і з ізоляцією звуку, а тому телефоном можна розмовляти досить голосно. Насправді, це далеко не так. Невисокі перегородки або їхня відсутність змушують співробітників поводитися стриманіше – адже людину чутно і видно всім навколишнім.
Порада 4.Встановіть правила поведінки.Кожна зона призначена для конкретної мети. І в кожному приміщенні потрібно поводитися відповідним чином. Наприклад, основний робочий простір не призначений для гучних розмов – по телефону чи під час колективного обговорення будь-яких питань. У приміщенні для їди не можна використовувати ноутбуки. Переговорна не місце для чаювання чи прослуховування музики.
Якщо співробітникам необхідно поспілкуватися в основному приміщенні офісу, то для цього може використовуватися внутрішній чат. З одного боку, це зручно для персоналу: не потрібно для вирішення якогось питання йти в інший кінець зали. З іншого, керівники завжди можуть викрити людей, які замість роботи займаються порожніми балаканями.
Добре було б узвичаїти умовний сигнал, який може подати будь-який співробітник у разі, якщо він зайнятий важливою справою і його не можна відволікати. Таким знаком, наприклад, можуть бути одягнені на голову навушники або спеціальні USB-індикатори на ноутбуках. Червоний індикатор у разі означає зайнятість, зелений – готовність до спілкування.
Порада 5.Прикрасьте зал за допомогою рослинності.Давно доведено: живі рослини, що знаходяться поряд з людьми, у найпозитивнішому сенсі впливають на продуктивність праці. І співробітники open space офісу тут не є винятком. Наявність такої «зеленої підтримки» робить прийняття рішень простіше, реакцію на складні завдання швидше, а кількість помилок, що допускаються менше. Багато просунуті компанії не просто прикрашають свої офіси рослинністю, а розбивають у приміщеннях цілі парки та сади, найчастіше виділяючи для цього окремий поверх чи дах будівлі. Людина, яка має можливість у будь-який момент відвідати такий сад і провести там якийсь час, працює після цього краще і продуктивніше.
Зрозуміло, не всяка фірма може дозволити собі такі витрати. Але прикрасити кожне приміщення open space офісу живими рослинами не так вже й дорого. Високі горщики із зеленню легко розмістити на підвіконнях і навіть просто на підлозі. При цьому не важко підібрати рослини, за якими не потрібен особливий догляд. Протирати іноді листя і поливати грунт можна поставити в обов'язки прибиральниці. Подібні зелені насадження не тільки надаватимуть сил співробітникам open space офісу, але й облагородять приміщення, зроблять його живішим та яскравішим.
Порада 6.Не забудьте про робочі місця для керівництва.Часто, поки люди працюють у залі, керівники компанії сидять в окремих кабінетах. Але, щоб злитися з командою та проконтролювати процес роботи, начальству також іноді слід бути присутнім у open space. Це не означає, що потреба в особистих кабінетах відпадає - просто кілька годин на день потрібно перебувати серед підлеглих. А можна кілька разів на тиждень виділяти для цього повний робочий день.
Подібний режим роботи дозволить керівнику бути ближчим до колективу, краще вникати в діяльність команди. Знаючи сильні та слабкі сторони робочого процесу, легше знайти шляхи для його оптимізації.
Порада 7.Не бійтеся експериментів.Ідеальний формат open space для співробітників, що працюють на компанію, знайти з першої спроби практично неможливо. У кожного колективу є особливості, люди мають свої потреби та переваги. Керівник, який по-справжньому опікується персоналом, не стане раз і назавжди затверджувати умови роботи. Через певні проміжки часу їх варто змінювати - і дивитися, як це відбивається на настрої та працездатності підлеглих.
Варіантів організації Open Space офісу існує чимало. Робочі місця можна розташувати як обличчям один до одного, так і у вигляді паровоза. Столи можна розставити чіткими рядами, у вигляді лабіринту чи взагалі хаотично. Кількість людей, які сидять за одним столом, також можна варіювати. Тільки попрацювавши у різних форматах, люди зможуть зрозуміти, який з них їм найбільше підходить.
5 правил поведінки в офісі open space
Дар'я Соловйова, директор управління з роботи з персоналом компанії «КПМГ» у Росії та СНД, Москва
Люди, які працюють у відкритому просторі, зобов'язані дотримуватися деяких правил поведінки. Якщо цього не робити, то про комфортну співпрацю та продуктивну роботу не може бути й мови.
- Кожен співробітник повинен мати достатньо місця – як для роботи, так і для зберігання документів та особистих речей. Інакше на столах пануватиме безладдя. Давно відомо, що відчуття хаосу знижує працездатність.
- Людина завжди має почуватися комфортно – у тому числі і на робочому місці. Перегородки в open space офісі убезпечать співробітників від зайвого шуму та ходьби у них за спиною. Непогано, якщо з вікон приміщення відкривається чудовий вигляд. У нас такі вікна стоять по всьому периметру зали.
- У open space офісі має бути не одна переговорна кімната, а кілька. Це дозволяє збирати наради, не заважаючи іншим співробітникам компанії. Також не обійтися без окремої кухні та зони відпочинку. Люди повинні мати можливість посидіти у зручних кріслах, розслабитися та поговорити один з одним на абстрактні теми.
- Оргтехніка в загальному приміщенні має бути розташована якомога компактніше і по можливості далеко від робочих місць. Ще краще відокремити її перегородкою, щоб шум принтерів та факсів не заважав діяльності співробітників.
- Звук мобільних телефонів працівники повинні робити мінімальним або вимикати його зовсім. Гучна мелодія виклику (особливо тривала, якщо господаря немає на місці) дуже заважає роботі оточуючих.