"1C-Бітрікс24" - Корпоративний портал. Автоматизуючи бізнес-процеси: як упорядкувати хаос? Автоматизація бізнес-процесів 1с

Методологія роботи будь-якої з програм 1С відображає послідовність проведення господарських операцій організації, які при цьому можна об'єднати в єдиний ланцюжок, що називається бізнес-процес.Щоб керувати бізнес-процесами, а також упорядкувати та автоматизувати цю діяльність, у 1С було розроблено спеціальний механізм.

Переваги використання механізму регулювання бізнес-процесів у 1С

  • Заздалегідь задана структура бізнес-процесу 1С визначає, згідно з прийнятими процедурами, послідовність дій співробітників, що забезпечує системний та формалізований підхід.
  • Виключено перепустку будь-якого етапу, що не дозволяє порушувати встановлений порядок роботи та суттєво зменшує ймовірність виникнення помилок.
  • Постійний, оперативний контроль, що і якому етапі перебуває, і навіть оцінка загального стану виконуваного сегмента роботи.
  • Виявлення неефективних рішень із подальшою оптимізацією бізнес-процесів у 1С.
  • Вибудовування (чи моделювання) всієї структури бізнес-процесів з організації, що дає загальне розуміння прийняття управлінських рішень різних рівнів.

Проходження в 1С бізнес-процесу відображається за допомогою графічної блок-схеми, званої картою маршруту,яка дає наочне уявлення, що, у порядку, і під час яких умов відбувається. Карта маршрутів бізнес-процесів поділено на етапи. Етап у 1С відокремлений точкою маршруту,у якій потрібно виконати певне завдання. Завдання- Це також об'єкт карти маршруту в програмі 1С. У задачі вказується виконавець (або виконавці), кому адресовано це завдання, терміни виконання та важливість. Виконавці – користувачі 1С. Адресатом завдання може бути призначений конкретний співробітник, один із учасників робочої групи* (відділу, підрозділи) або співробітник, який обіймає певну посаду (наприклад, касир, директор, комірник).

*Якщо завдання повинні виконати всі працівники робочої групи, то така адресація називається груповою.

Розглянемо види маршрутизації як ланцюжка дій (завдань), які необхідно виконати для реалізації бізнес-процесу:

  • Жорстка- бізнес-процес 1С виконується строго за певним маршрутом;
  • Умовна- Реалізація бізнес-процесу 1С залежить від виконання умов. На маршруті умов може бути кілька, і кожен – від двох і більше варіантів вибору. Залежно від цього буде збудовано маршрут;
  • Паралельна– бізнес-процес 1С може розділитись і йти кількома паралельними гілками до кінця маршруту або з'єднатися* знову на якомусь етапі.
  • Вільна– бізнес-процес 1С не має маршруту, виконуючись залежно від поставлених завдань, автоматично чи вручну користувачами.

*Паралельний бізнес-процес 1С може бути продовжений у точці з'єднання, наприклад, тільки за умови її досягнення всіма гілками, що входять до нього.

Роботу бізнес-процесу 1С ми розглянемо на прикладі операції типового продажу в «1С:Управління торгівлею 8.3» за допомогою демонстраційної бази із сайту ІТС 1С у редакції 11.3.2.193.

Карта починається з пункту Старт,без якого бізнес-процес не може бути розпочато (стартовано). Точок старту може бути кілька, але у нашому прикладі умова виборуз'являється після нього, і продовження маршруту залежить від результату укладання угоди.

Далі на блок-схемі присутні жовті прямокутники– точки маршруту із зазначенням у них співробітника*, який має виконати поставлене завдання. Усі завершені завдання будуть заштриховані. Кінцева точка - Завершення.Білі прямокутні виноски – довідки- Пояснення до точок маршруту.

*Для простоти виконавцем на нашому прикладі схеми у жовтих прямокутниках скрізь вказана посада «Менеджер», але на практиці посади можуть різнитися, залежно від повноважень та обов'язків співробітників, здатних виконати поставлене завдання.

Для запуску бізнес-процесу «Типовий продаж» потрібно створення угоди з клієнтом,тому спочатку потрібно встановити чи перевірити налаштування у відповідному розділі нормативно-довідкової інформації (НДІ). Для цього в основному меню необхідно перейти до розділу «НСІ та адміністрування – СRM та маркетинг – Налаштування CRM» та послідовно встановити прапорці «Угоди з клієнтами» та «Управління угодами».


У цьому прикладі в розділі «НСІ та адміністрування – Організатор» є ще ряд налаштувань для бізнес-процесу, також відмічених прапорцями:

  • Підлеглі бізнес-процеси та завдання – можливість запускати підлеглі бізнес-процеси та завдання з поточного бізнес-процесу (можна створювати ієрархічні бізнес-процеси);
  • Зміна запущених бізнес-процесів – дозвіл змінювати завдання вже запущеному бізнес-процесі;
  • Дата початку завдань – можливість зміни дати для старту виконання завдання;
  • Дата та час у термінах завдання – можливість запровадження термінів у завданнях з точністю до хвилини.

Крім цього в бізнес-процесі, що розглядається, існує можливість отримання поштових повідомленьза новими та простроченими завданнями. Для цього потрібно встановити відповідно прапорці «Повідомляти про прострочені завдання поштою» та «Повідомляти виконавців про нові завдання поштою». За потреби в кожному пункті можна налаштувати (змінити) розклад отримання пошти.



Створюємо угоду з клієнтом (покупцем)

У розділі «CRM та маркетинг – Угоди з клієнтами» у списку угод потрібно створити нову угоду та заповнити необхідні поля:

  • "Клієнт" - покупець, з яким потрібно укласти угоду;
  • «Угода» – типова чи індивідуальна угода з покупцем та з умовами продажу;
  • "Найменування" - найменування угоди;
  • "Потенціал" - передбачуваний обсяг угоди у валюті управлінського обліку;
  • «Вірогідність» – ймовірність укладання угоди у відсотках;
  • Поле «Статус» протягом усієї угоди має значення «У роботі». У кінцевій точці статус повинен бути змінений залежно від результату на "Виграно" або "Програно";
  • У полі «Вид угоди» необхідно вибрати з переліку та встановити значення «Типовий продаж».

Після того, як картка угоди буде збережена, з'являться два гіперпосилання, що відображають стан угоди:

  • "Етап" позначає в текстовому вигляді;
  • При переході за гіперпосиланням «Карта маршруту бізнес – процесу» інформація буде представлена ​​у графічному вигляді.

На закладці «Учасники» можна вказати сторонні юр. особи, що стосуються угоди (але це не обов'язково).


Для просування бізнес-процесупотрібно перейти до «Мої задачі» у розділі «Робочий стіл – Мої завдання».

Далі відкрити нове завдання та заповнити реквізити: дата початку та важливість. Для виконання цього етапу потрібно створення первинної взаємодії по угоді:перейти за посиланням «Взаємодія…» і вибрати потрібний варіант (заповнення дуже просте). Перед збереженням документа важливо встановити прапорець «Розглянуто».


Цей етап виконаний.

Далі правою кнопкою миші у списку завдань на етапі «Відобразити первинний контакт із угоди»встановити статус «Виконено» (або кнопкою «Виконано» у формі завдання), після чого автоматично буде створено нове завдання . Це завдання потрібно заповнити та виконати за аналогією з попередньою.

Автоматично з'явиться таке завдання «Підготувати пропозицію щодо угоди». У формі цього завдання потрібно перейти за посиланням.

Щоб комерційна пропозиція стала чинною, потрібно заповнити поля на всіх трьох вкладках. Частина полів заповнюється автоматично. Після закінчення провести та закрити документ із пропозицією. Після цього поточне завдання можна вважати виконаною, встановивши статус «Виконено».

Послідовно пройти такі два етапи: «Провести презентацію з угоди»(презентація товарів) та «Узгодити умови продажу за угодою»(Тут є можливість скоригувати комерційну пропозицію), після чого список завдань буде, як на малюнку нижче, і поточним завданням стане .



Це завдання вимагає оформлення замовлення клієнта. Потрібно відкрити завдання та заповнити реквізити. Далі створити замовлення за посиланням «Створити замовлення». Замовлення автоматично заповниться даними комерційної пропозиції. Його потрібно провести, відредагувавши за потреби. У разі передоплати потрібно буде ввести документ про оплату. Усі товари в замовленні будуть зі статусом «До забезпечення». Завершити завдання, встановивши статут «Виконано».


Новим завданням стане етап. Для підтвердження цього завдання потрібна наявність пакета документів «Комерційна пропозиція», «Замовлення клієнта», «Реалізація товарів та послуг». У разі передоплати ще й документ, що підтверджує оплату за угодою.

На формі завдання є відповідне посилання «Документи з угоди». Перейшовши по ній у список документів, створимо документ реалізації безпосередньо з документа "Замовлення клієнта". Для цього всі товари в замовленні потрібно перевести у статус «Відвантажити»та за кнопкою «Створити на підставі»створити та провести реалізацію товару. На формі списку натиснути кнопку "Сформувати". Відбудеться оновлення пакета документів за угодою. Після цього завдання можна перевести у статус «Виконано».


Наступним буде завдання. Тут потрібно виконати перевірку документів щодо оплати угоди за умови відстрочення платіжного платежу (також за посиланням «Документи з угоди»). Виконання цього етапу необхідно у разі настання терміну оплати.

Останнім етапом буде. Прямо з форми завдання гіперпосилання відкрити угоду і змінити її статус на «Виграна». Зберегти зміни у угоді. Після чого встановити завдання у статус «Виконано».



Наприкінці розглянемо деякі цікаві особливості бізнес-процесів 1С

  • Будь-яке завдання виконавець може переадресувати іншому співробітнику (кнопка «Передати» у формі завдання).
  • У задачі можна налаштувати нагадування собі (кнопка «Нагадати») та у певний момент отримати повідомлення. Більше того, програмісти можуть налаштувати 1С таким чином, що користувачі отримуватимуть оповіщення про нові або прострочені завдання. В останньому випадку керівник або співробітник, якому доручено (перенаправлено) завдання, може вжити оперативних дій.
  • Бізнес-процеси 1С можуть бути запущені автоматично. Це може бути реалізовано за допомогою регламентних завдань за розкладом або подією в системі. Тому бізнес-процеси 1С зручно використовувати для регулярних процедур, що повторюються. Бізнес-процес 1С може викликатись іншим бізнес-процесом. Для цього в одній або більше завданнях батьківського бізнес-процесу, що виконуються, повинен бути вказаний виклик підлеглого бізнес-процесу.
  • Зазначимо, різні етапи бізнес-процесу можуть бути адресовані різним співробітникам, і виконання наступної дії (завдання) перейде до іншого співробітника. Наприклад, у разі необхідності передоплати, без проведення бухгалтерією платіжного документа відвантаження товару буде неможливим, а при відстроченні платежу відвантаження повинен дозволити відповідальний за це співробітник.

Основні теми статті- це:

  • Напрями автоматизації. Що саме в роботі 1С:Фахівця ми можемо автоматизувати? Що варто автоматизувати, а чого не варто? Я розповім про приклади автоматизації, які вже використовуються різними людьми.
  • Розкажу про способи створення універсальних рішень- таких рішень, які працюватимуть різних конфігураціях.
  • Розкажу про інструменти, які допомагають нам автоматизувати нашу роботу, і допомагають писати код, який замість нас писати код.
  • Ну і розповім про загальну схему адаптації рішеньдо конфігурації користувача.

Напрями автоматизації

Які найбільш популярні напрями автоматизації?

  • Говорячи про автоматизацію, ми найчастіше маємо на увазі автоматизацію завдань адміністрування(Створення архівних копій, оновлення конфігурації). З цим напрямком найпростіше, тому що всі актуальні типові рішення побудовані на базі Бібліотеки Стандартних Підсистем (БСП), яка вже містить механізми, що допомагають в автоматичному режимі оновити конфігурацію та створити її копію. Більше того, якщо ваша база невелика, і у вас є активна підписка на ІТС, то БСП може сама покласти копію вашої бази в хмарне сховище 1С, щоб ви не втратили дані, навіть якщо з комп'ютером щось трапиться
  • Другий напрямок автоматизації - це тестування рішень. У 1С-світі з цим трохи складніше, ніж у класичній розробці, проте останнім часом дуже багато говориться про те, що при кожній зміні конфігурацію варто тестувати, і краще це робити автоматично. Зараз на ринку є чимало інструментів для створення автотестів. Найцікавіші з них, на мій погляд, це - «Сценарне тестування» від компанії 1С, а також опенсорс-розробка «Vanessa Behavior». У них трохи різна логіка роботи, але, в принципі, обидва ці рішення справляються із завданням автоматизації тестування. Що з них вибрати – рішення користувача.
  • І третій напрямок автоматизації - це те, про що я говоритиму решту презентації - це автоматизація розробки. Для багатьох єдиним способом створення рішень на 1С є написання коду в конфігураторі. Але я хочу розповісти про те, що є багато варіантів роботи з кодом програмно.

Приклади автоматизації розробки

Які основні приклади автоматизації вже реалізовано?

  • Одним із найкращих прикладів мені здається Бібліотека Стандартних Підсистем (БСП) та процес її впровадження. Для тих, хто не займався об'єднанням із БСП, я трохи розповім про процес інтеграції БСП з іншими самописними конфігураціями. Цей процес складається із трьох етапів.
    • На першому етапі ми поєднуємо БСП з нашою конфігурацією. При цьому в конфігурації виявляються модулі з різних підсистем.
    • Нам же найчастіше потрібні лише деякі підсистеми, тому другий етап застосування БСП - це вирізання зі зміни тих об'єктів, які нам не потрібні. Цей етап виконується автоматизовано. Ви відкриваєте обробку, яка входить до складу Бібліотеки Стандартних Підсистем, ця обробка вивантажує конфігурацію у файли, змінює текст цих файлів та завантажує назад.
    • І третій етап застосування, який потрібний не для всіх підсистем, але для деяких - наприклад, якщо ви впроваджуєте у вашу конфігурацію механізм «Зовнішніх друкованих форм», то його, крім об'єднання в конфігурації, потрібно ще й підключити до форм. Це - проста операція, потрібно просто внести рядок коду в процедуру «Створення» форми, а також додати кілька маленьких процедур. Для автоматизації цієї операції також є окрема обробка, яка називається "Розстановка фрагментів коду". Ви просто запускаєте цю обробку, і вона сама аналізує вашу конфігурацію та вставляє потрібний текст у форми.
  • Ще одним прикладом автоматизації є розробка зовнішніх друкованих форм. Взагалі на будь-якому впровадженні винесення вбудованих друкованих форм на зовнішні- це одна з найчастіших операцій. Цей процес також можна автоматизувати - на Інфостарті навіть є невелика обробка, яка так і називається - "Конструктор зовнішніх друкованих форм". Вона запускається у конфігурації, з якої ви переносите друковану форму:
    • Ви вибираєте, яку друкарську форму ви хочете винести,
    • Копіюєте в цю обробку текст модуля менеджера з цієї форми
    • І обробка сама:
      • Бере зі складу самої себе шаблон і вставляє в нього той текст, який потрібен для підключення до механізму бібліотеки стандартних підсистем.
      • Прописує в цей текст дані про друковану форму (її назву),
      • Встановлює, до якого документа вона має підключатися,
      • І витягує з модуля менеджера ті процедури, які необхідні роботи цієї друкованої форми.

Зрозуміло, що повністю робочу зовнішню друкарську форму ви не отримаєте, але ви отримаєте шаблон, який досить просто адаптувати вручну.

  • Ще один із прикладів – це автоматичне створення коду. Його можна використовувати, наприклад, для:
    • Малювання елементів форм;
    • Створення коду умовного оформлення;
    • І для автоматичного створення схем СКД.

Ті, хто давно працюють на керованому інтерфейсі, могли помітити, що останні кілька років змінився підхід до створення умовного оформлення. Якщо УТ11.0 умовне оформлення було прописано в конструкторі, то вже в 11.2 все умовне оформлення вибудовується програмно. Цей ефект має дві причини.

  • Перша - це особливість платформи, яка забороняє одночасну наявність однієї й тієї ж умови - фіксованої та користувальницької.
  • Але є й друга причина - те, що з поточному рівні розвитку типових змін дуже складно на етапі розробки прописати всі умови. Тому що умовне оформлення залежить:
    • Від того, які параметри у вас включені;
    • Від прав користувача;
    • І від налаштувань інформаційної бази.

Тому сьогодні умовне оформлення в керованих формах рекомендується ставити програмно. І, якщо звернути увагу на код формування умовного оформлення в УТ11, то він однаковий (одні і ті ж імена змінних, одні й самі відступи). Очевидно, що цей код було сформовано автоматично за даними конструктора.

  • У платформі 8.3.6 з'явилася така цікава нагода, як розширення. Вони дозволяють змінювати функціональність типових конфігурацій без зміни самих конфігурацій. Однак проблема полягає в тому, що складно створити одне універсальне рішення на різні конфігурації, тому що до розширення можуть підключатися різні конфігурації різні об'єкти. У цьому випадку набагато зручніше зробити якийсь загальний шаблон розширень, а додавати документи/довідники до нього вже програмно.
  • І останній приклад – це перенесення своїх змін під час оновлення. Це, звичайно, можна робити і вручну, але зручніше такі дії проводити саме на рівні текстуособливо якщо ви використовуєте механізми Git (гілки). В даному випадку Git більш правильно поєднує типову конфігурацію з вашими змінами. Якщо зміни невеликі, то в більшості випадків оновлення може пройти автоматично.

Способи створення універсальних рішень

Які взагалі є засоби створення універсальних рішень?

Я думаю, що у кожного програміста-консультанта, який працює з 1С, є якась своя папочка особистих обробок/звітів, які робилися для вирішення конкретного завдання. Проблема в тому, що в більшості випадків такі розробки пишуться під вузьке завдання і при появі схожого завдання їх доводиться адаптувати. Зручніше витратити трохи часу і зробити обробку спочатку більш універсальною.

  • Один із способів створення універсальних рішень – це аналіз метаданих. Фактично всі типові обробки використовують цей спосіб:
    • Обробка з універсального розвантаження даних,
    • Універсальний звіт,
    • Обробка встановлення реквізитів.

Ці інструменти працюють на будь-яких конфігураціях, тому що просто при запуску аналізують метадані конфігурації, в якій вони запущені.

  • У деяких випадках такий підхід не спрацьовує, тому що для різних конфігурацій потрібні різні правила роботи. У цьому випадку можна використати окремі гілки коду під різні конфігурації:
    • Якщо конфігурація така, то виконуємо один текст;
    • Якщо інша конфігурація, то виконуємо інший текст.

У більшості випадків цей підхід дозволяє робити одну обробку, що працює на різних конфігураціях користувача.

  • Але це, на жаль, працює все-таки не завжди. Наприклад, для тих самих розширень іноді потрібно мати різні файли для різних конфігурацій, і в кожному розширенні повинні бути метадані саме цієї конфігурації. Це також досить просто автоматизується шляхом створення шаблону з наступною програмною адаптацією під конфігурацію користувача.

Інструменти програмної роботи із 1С-продуктами. Переваги та недоліки різних підходів

Які інструменти для програмної роботи з 1С-продуктами?

Є три основні підходи:

  • Це розбір файлуна маленькі файли;
  • Вивантаження уXML;
  • І об'єктний підхід.

Давайте розглянемо кожен із них.

v8Unpack

Один із найбільш популярних способів роботи з 1С-продуктами – це спосіб, заснований на структурі 1С-них файлів. Насправді, неважливо, чи працюємо ми з конфігурацією, зі звітом чи розширенням. Технічно - це просто контейнер, в якому є багато різних маленьких файлів. Будь-який продукт ми можемо:

  • Розібрати на частини,
  • Змінити ті частини, які ми хочемо змінити,
  • І зібрати назад.

Це, на мою думку, один з найбільш популярних способів роботи з конфігураціями серед рішень з автоматизації.

Цей спосіб реалізує утилітаv8Unpack. У чому її плюси?

  • Це, перш за все, простота. Ця утиліта запускається в командному режимі: ми вказуємо їй який файл розбираємо, і на виході вона видає каталог з пачкою файликів.
  • Вона універсальна та всеядна. Їй абсолютно байдуже, на якій платформі написано ваше рішення (8.1, 8.2, 8.3). Технічно структура файлів 1С-рішень не змінювалася багато років.
  • І ще до плюсів цього рішення належить його самодостатність. Для зміни конфігурації за допомогою v8Unpack вам не потрібна платформа 1С. Достатньо просто запустити утилітку та показати їй, де файл. Вона взаємодіє ні з конфігуратором, ні з платформою. Вона розбирає будь-який файл на файли і збирає його назад.
  • І остання її перевага – це те, що це єдиний інструмент, який вміє працювати з байт-кодом. Якщо у вашій обробці чи звіті є модулі, що поставляються без вихідного коду, то v8Unpack все одно розбере їх на текстові файли. Зрозуміло, російського коду ми там не отримаємо, але ми отримаємо байт-код, який також можна аналізувати і змінювати. Більш того, цей байт-код засобами, що є на Інфостарті, можна перевести в нормальний читабельний код. Зрозуміло, це можливе лише в тому випадку, якщо рішення не проганяли через додатковий софт. Якщо проганялося, то повністю відновити його зазвичай не можна, але частково завжди можна.

Утиліти v8Unpack є і мінуси.

  • Основний її мінус у тому, що файлики, які виходять після розбору, не мають зрозумілих імен, І складно визначити, що саме потрібно міняти - доводиться їх усіх переглядати.
  • Ну і той момент, що це все-таки не офіційне рішеннявід компанії 1С, а зовнішня розробка, хоч і стара і стабільно працююча.

Вивантаження/завантаження XML

Другий спосіб роботи з 1С-розробками – це XML.

  • Це офіційний механізм, який рекомендується компанією 1С і використовується у всіх її продуктах, наприклад, БСП і СППР. Фірма 1С гарантує, що цей інструмент коректно працюватиме в обидві сторони на тих платформах, для яких він запущений.
  • Плюсом цього рішення є те, що він вивантажує конфігурацію до зрозумілої структури. У нас є:
    • Кореневий рівень - рівень конфігурації загалом;
    • Окремі папки – для документів, довідників, звітів, обробок.
    • У цій папці є підпапка для кожного документа, для кожного довідника.

Працювати із цією структурою набагато простіше, ніж із структурою, вивантаженою нестандартними засобами.

  • У нових рішеннях також доступне часткове вивантаження даних.
  • Також для цього інструменту є дуже багато типових прикладіввикористання у тій же БСП. Маючи ці приклади, дуже зручно розбиратися.

Ну і є деякі невеликі мінусиу тому, що:

  • Конфігурація, розібрана на одній платформі, може не завантажитись в іншій платформі. ми повинні працювати на одній і тій же платформі через проблеми із сумісністю.
  • Крім того, до версії 8.3.7 цей інструмент не вмів працювати із зовнішніми звітами та обробками. Зараз такої проблеми немає, але якщо ви використовуєте старішу платформу, то зовнішні звіти та обробки ви їм у текст не вивантажите.
  • Він не вміє працювати з байт-кодом – захищені модулі він вивантажує у бінарному вигляді.

В цілому, це один із найбільш зручних інструментів - простий і зрозумілий.

Eclipse

І останній підхід, про який я хочу поговорити – це об'єктний підхід. Я сподіваюся, ви всі знаєте, що 1С пише свій новий модний конфігуратор на базіEclipse. Але я хотіла б звернути увагу, що це трохи більше, ніж модний конфігуратор:

  • Це доступ до API, який розробники давно просили. Це те, що було реалізовано багато років тому у вигляді Снігопата, але трохи функціональніше, трохи краще. Якщо Снігопат нам дає доступ лише читання даних конфігурації, то проект Graphite, реалізований на платформі Eclipce, дає нам доступвже до зміни конфігурації. Наприклад, ми можемо написати свій маленький плагін, який змінюватиме конфігурацію так, як нам потрібно і без перезапуску.

Алгоритм покрокового автостворення 1С-розробок

Про те, як усе це використовувати для автоматичної адаптації ваших рішень до конфігурацій. На цьому слайді показана дуже спрощена схема, застосовна для розширень, обробок та звітів.

  • Ідея в тому, що якщо ваше рішення повинно мати різні файли під різні конфігурації, ви розробляєте шаблон, який включає всі механізми, наявність яких необхідна для роботицього рішенняу всіх конфігураціях.
  • І додатково до шаблону розробляються правила, які адаптують цей шаблон до конкретної конфігурації користувача(бажано, до будь-якої конфігурації). Наприклад, якщо ви реалізуєте той самий механізм зовнішніх друкованих форм на базі розширення, то:
    • У загальному шаблоні будуть механізми:
      • Друк;
      • І завантаження друкарських форм.
    • А в правилах буде інформація про те, як підключати це розширення до довідників та документів.
  • Завдяки цьому для кожної конфігурації ми зможемо автоматично сформувати файл з нашим розширенням, що враховує особливості цієї конфігурації.

Висновок

На завершення я хочу повторити основну думку цієї доповіді. Основна думка у тому, що все, що ми можемо зробити вручну, ми можемо зробити автоматично.

Зрозуміло, автоматизувати все не потрібно. Потрібно автоматизувати ті завдання, якіу вас повторюються(Ті завдання, які ви робите при кожному оновленні, при якихось доробках).

Загалом, всі завдання, які можна описати нормальною російською мовою, можна описати й у програмі. При цьому, на відміну від людини, програма не помиляється, нічого не пропускає, робить саме те, що ви від неї попросили.

Ця стаття написана на основі доповіді, представленої автором на конференції Infostart у 2016 році.

Автоматизація бізнес-процесів- Діяльність, спрямована на впорядкування та регламентацію існуючих в компанії бізнес процесів, методами спеціалізованого програмного забезпечення. Таке визначення базується на описі терміна бізнес-процес:

"Бізнес-процес - це впорядкована в часі сукупність робіт, призначена для отримання бажаного результату".

Існує безліч програм, покликаних забезпечити автоматизацію процесів. Пропонується автоматизувати як окремі бізнес-процеси, наприклад, CRM, так і всі бізнес-процеси компанії комплексно. Можливе використання як програм-сервісів, без придбання та інсталяції, так і десктопних програмних продуктів. Серед яких представлені відносно доступні конфігурації 1С і найпотужніші і дорогі рішення, типу SAP.

Але перш, ніж вирішувати, яка система вам підходить більше, слід провести аналіз, запропонованих до автоматизації процесів.
Для початку, слід розділити процеси компанії, на бізнес-процеси:

  • Керуючої системи;
  • Керованої системи.

Для підвищення ефективності виконавчої системи , застосовується не лише автоматизація бізнес процесів, існує достатня кількість інструментів та технологій націлених на вдосконалення процесів керованої системи. Які доводять свою ефективність тим, що прийняті на озброєння компаніями – світовими лідерами .

Але саме фокусування на вдосконаленні бізнес-процесів керуючої системи приносить максимальний внесок у підвищення ефективності бізнесу.

«Ефективні бізнес-процеси – ваша потужна конкурентна перевага!»

До методів удосконалення процесів керуючої системи можна віднести:

  • Соціально - психологічне забезпечення;
  • мотивацію персоналу;
  • Автоматизація бізнес-процесів.

Докладніше про автоматизацію процесів на 1С або SAP

Про автоматизацію процесів хочеться поговорити окремо. Всі книги про управління бізнес-процесами , які мені доводилося читати, в один голос кричать:

«Впроваджуючи типові системи автоматизації бізнес-процесів 1С або SAP, ви позбавляєте свій бізнес індивідуальності», і навіть: «Типова автоматизація процесів приведе вашу справу до неминучого краху».

Дозволяю собі не погодитись з цими висновками!
Звідки беруться такі висновки?
Давайте розберемося, що стоїть за словами: "система автоматизації бізнес процесів" .
І так, будь-яка інформаційна система, в тому числі і система автоматизації бізнес-процесів, укрупнено являє собою:

  • Базу даних – там зберігається інформація як взаємозалежних таблиць, у певних розрізах і з певною глибиною деталізації;
  • Інтерфейс користувача – видима частина програми, маніпулюючи якої користувач заносить дані або формує звіти;
  • Програмні методи роботи з базою даних – своєрідний міст, що з'єднує інтерфейс та базу даних.

Думаю, що мало у кого виникає, думка, що база даних та програмний код введення та виведення інформації можуть призвести до краху вашу компанію, значить вся справа в користувальницькому інтерфейсі . Давайте копаком глибше.

Процеси, що підлягають автоматизації

Які основні процеси підлягають автоматизації в першу чергу? Звичайно ж це найрутинніші бізнес-процеси:

  • Процес реєстрації платежів, як вхідних, і вихідних;
  • процес виписки первинної документації;
  • Процес відображення витрат.

А саме із зареєстрованої цими бізнес-процесами інформації формуватиметься левова частина звітності, для прийняття рішень. І це дає основну цінність автоматизації.

Чи багато унікальності у кожної компанії в описаних процесах?

Якщо конкурентна перевага вашого бізнесу, полягає в унікальності цих процесів – напевно, поділившись цією інформацією, ви зробите фурор у «менеджерській» науці.

Можна звичайно навести приклад, більш складних бізнес-процесів програми з автоматизації яких також поширені на ринку, наприклад, автоматизація CRM.

Але, знову хочу висловитися на підтримку систем автоматизації бізнес-процесів. Ваші маркетологи (маркетери) чи продажники придумали, щось набагато краще від воронки продажів, чи XYZ аналізу?

Якщо ні, то всі подібні інструменти, в тій чи іншій мірі представлені в софті, що пропонується на ринку.

Недоліки систем автоматизації

Тим не менш, і у систем автоматизації бізнес процесів є недоліки і зумовлено це тим, що розробляються вони як універсальний інструмент, придатний до використання в будь-якому бізнесі.

До них можна віднести:

  • Відсутність деяких дійсно важливих для вас реквізитів. Так, я визнаю, що такі реквізити є можливими.
  • Мало зручний інтерфейс.
  • Нюанси використання на різних пристроях.
  • Швидкодія.

Але більшість цих проблем можна вирішити ретельним підбором рішення, і будь-яка система має можливість кастомізації під клієнта, тут лише питання ціни.

Надані продукти – це передовий досвід автоматизації бізнес-процесів укладений у програмний код – користуйтеся ним.

Крім того, використовуючи типові системи автоматизації бізнес-процесів, ви зможете оцінити ефективний або не ефективний вплив автоматизації на ваш бізнес. І зробите це із відносно малими витратами.

А тепер давайте обговоримо реальні причини «краху бізнесу»

Всі ці причини лежать у бажанні зробити інтенсивні зміни у бізнесі, підвищити його ефективність, але чужими руками без свого втручання та природно без особистої відповідальності.

А можливо, просто, не бажання змін, а проект автоматизації використовується як виправдання: «Ось намагалися, але не вийшло».

Деякі причини провалів автоматизації проектів:

  1. Негативне ставлення до думки впроваджувачів 1с або SAP: "Хто вони такі, такі, радити нам змінювати наші бізнес-процеси ...". І це навіть на руку впровадженим, робити те, що вже зроблено, та ще й на віки прив'язувати себе замовника, т.к. крім конкретного розробника, ніхто вже не зможе розібратися в нетиповому коді.
  2. Не вникати у процедури, передбачені програмним продуктом. Тут, у принципі, є логіка. Можна сміливо сказати, що це справа вищого керівництва, розбиратися з програмним продуктом. Але помилка в тому, що керівника проекту впровадження автоматизації бізнес процесів, як правило, немає (формально призначений, це теж саме). А керівники на місцях, як правило, реагують на автоматизацію, так: «Добре, так і бути, зробіть як є і не чіпляйтеся». Це шлях у нікуди!
  3. Наявність «священних корів» таких співробітників, які здатні протистояти будь-яким новаціям, навіть спущеним із самого верху. Зрештою, вище керівництво, встає на бік «корів» і зливає проект автоматизації бізнес-процесів.
  4. Чи не бажання елементарно навести порядок і позначити хто за що відповідає, переломивши всі відмовки на кшталт: «Нам ніколи займатися писаниною».

Резюме

Загалом, звичайно ж, автоматизація бізнес-процесів – складний і відповідальний процес, в якому мають бути задіяні найкращі сили як компанії замовника, так і компанії впровадженого. А до вибору системи автоматизації бізнес-процесів, треба підходити виважено і скрупульозно.

Але, для дрібного та середнього бізнесу автоматизація процесів має ґрунтуватися, на стандартних рішеннях, а великі компанії, можливо, дозволять собі власні кастомізовані розробки з метою отримання максимальної вигоди від впровадження.

Бізнес-процес - сукупність дій, які здійснюються співробітниками у певній послідовності у процесі діяльності компанії та спрямовані на досягнення кінцевої мети. Управління бізнес-процесами – ключове завдання менеджменту, від якості виконання якого залежать результати діяльності всього бізнесу.

Автоматизація бізнес-процесів систематизує діяльність компанії, значно скорочує час виконання завдання, а отже, дозволяє скоротити витрати в будь-якій галузі та зробити бізнес ефективнішим.

ТОВ "Бригіта" має успішний досвід автоматизації бізнес-процесів на базі 1С:Документообіг 8. Наші фахівці неодноразово реалізували в системі проходження ключових процесів, починаючи з надходження замовлення до моменту його виконання та отримання фінального продукту.

Автоматизацію бізнес-процесів можна поділити на такі етапи

  • Аналіз існуючих бізнес-процесів компанії ("як є")
  • Оптимізація бізнес-процесів ("як має бути")
  • Адаптація бізнес-процесів під штатну структуру (розробка мікропроцесів для кожного співробітника залежно від його функціоналу та рівня допуску до інформації)
  • Вибір програмного продукту для автоматизації
  • Запуск програмного продукту в експлуатацію
  • Навчання персоналу клієнта
  • Супровід
  • Аналіз ефективності автоматизації

Внаслідок комплексної автоматизації бізнес-процесів компанія отримує діючу систему управління операційною діяльністю:

  • Чітко структуровану послідовність дій на кожному етапі діяльності та для кожного співробітника
  • Фіксацію функціоналу кожного співробітника та меж його відповідальності
  • Формалізацію функцій за ролями (співробітники, які виконують певні функції, виконують їх однаково)
  • Оперативне отримання інформації про проходження процесу на кожному етапі у будь-який відрізок часу
  • Систему контролю виконуваних дій

Структурування бізнес-процесів істотно впливає на управління персоналом. Менеджмент компанії в процесі автоматизації отримує чітке уявлення про наявність "слабких місць" у штатному розташуванні та отримує можливість оптимізувати структуру компанії. Крім цього, чітко прописані процеси сприяють швидкій адаптації нових співробітників і дозволяють, керуючись інструкціями та описом процесу, у найкоротші терміни почати виконувати свої обов'язки не гірше за колег, які працюють на аналогічних посадах тривалий час.

Бізнес-процес – це стійка послідовність дій співробітників організації. Автоматизація таких послідовностей упорядковує роботу та значно прискорює виконання кінцевого завдання.

У програмі "1С:Документообіг 8" реалізовано бізнес-процеси наступних видів:

  • Розгляд:документ потрапляє на розгляд до керівника та з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або надіслати документ на виконання чи ознайомлення.
  • Виконання:документ передається на виконання всім користувачам за списком, контролером та перевіряючим для дотримання виконавчої дисципліни. Один із користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
  • Узгодження:додані до такого бізнес-процесу документи потрапляють на погодження зазначеним респондентам та повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами або надсилання на повторне узгодження. Підтримуються такі варіанти погодження, як:
    • паралельне;
    • послідовне;
    • змішане (паралельне та послідовне), у тому числі і з урахуванням умов маршрутизації.
  • Твердження:документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи та повертається до автора процесу для ознайомлення з результатом затвердження.
  • Реєстрація:документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації та надсилання кореспонденту.
  • Ознайомлення:за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ надсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
  • Доручення:за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам та перевіряти їх виконання.
  • Запрошення:за допомогою цього процесу можна надіслати запрошення учасникам наради та отримати їх відповіді.
  • Обробка вхідного документа:автоматизує повний цикл обробки вхідного документа - розгляд, виконання, списання у справу.
  • Обробка вихідного документа:автоматизує повний цикл обробки вихідного документа - узгодження, затвердження, реєстрація.
  • Обробка внутрішнього документа:автоматизує повний цикл обробки вихідного документа - узгодження, затвердження, реєстрація, розгляд, виконання, списання у справу.
  • Комплексний процес:дозволяє налаштувати довільний маршрут обробки документа, що з окремих етапів.

Кожен бізнес-процес принаймні проходження етапів створює завдання, адресовані певним користувачам. Так, наприклад, бізнес-процес Дорученняспочатку сформує завдання Виконати дорученнядля виконавця, а після того, як виконавець зафіксує виконання цього завдання, – завдання Перевірити виконаннядля ініціатора бізнес-процесу

Можна призначати завдання як конкретним виконавцям, а й ролям. Так, наприклад, документ можна надіслати на затвердженні ролі Директор, і програма автоматично передасть відповідне завдання тому, хто виконує цю роль – самому директору або його заступнику. Також завдання можна адресувати користувачам, які визначають наступні автопідстановки:

  • Усі керівники автора бізнес-процесу
  • Усі підлеглі автора бізнес-процесу
  • Безпосередній керівник автора документа
  • Усі керівники автора документа

Склад ролей є унікальним для кожного підприємства або установи і може змінюватися і налаштовуватися без зупинки системи. При зміні виконавця ролі завдання автоматично потрапляють на робочий стіл нового виконавця.

Користувач може у будь-який момент переглянути список доручених йому завдань у списку Мої завдання. Список автоматично завантажується під час запуску програми.

Крім того, користувач може отримати повідомлення про необхідність виконати завдання електронною поштою.

Для кожного бізнес-процесу в програмі заводиться картка, з якої користувач може викликати блок-схему наочної бізнес-процесу. Виконання етапів бізнес-процесу відображатиметься на блок-схемі. З її допомогою творець бізнес-процесу будь-якої миті може з'ясувати, на якому етапі знаходиться його виконання і хто зі співробітників вже виконав своє завдання, а хто ні. Нижче наведено картку та типову блок-схему бізнес-процесу Узгодження.

Новий бізнес-процес, пов'язаний із певним документом, може бути створений на підставі цього документа. Для бізнес-процесів кожного виду у програмі передбачено окремий список, наприклад, список погоджень:

Для кожного виду бізнес-процесу можна налаштувати шаблон, який використовуватиметься при створенні нових бізнес-процесів. Шаблон бізнес-процесу містить такі відомості, як:

  • маршрутизація
  • терміни
  • важливість
  • найменування
  • опис та інші

Наприклад, шаблон бізнес-процесу Узгодження договоруможе виглядати так:

У картці виду документа можна зазначити список пов'язаних із ним шаблонів бізнес-процесів. Цей перелік буде автоматично використовуватися для створення нових бізнес-процесів на підставі документів цього виду. У наведеному прикладі вид вхідного документа Договірпов'язаний із наведеним вище шаблоном Узгодження договорута двома іншими шаблонами – Твердження договору (просте)і Реєстрація договору.

Прикладка © 2023 Мобільні та комп'ютерні гаджети