Горизонтальні інформаційні потоки. Інформаційні потоки у логістиці: поняття, загальна схема, види, одиниці виміру. Приклади інформаційних потоків Визначення інформаційних потоків

Інформаційним потоком (ІП)вважають сукупність повідомлень, що циркулюють всередині логістичної системи, а також між цією системою та середовищем, зовнішнім по відношенню до неї, необхідних для управління та контролю логістичних операцій.

Повідомлення, що становлять інформаційні потоки, виконуються на різних носіях:

1) паперовихдокументи традиційного типу;

2) електроннихдокументах (магнітних та паперових - перфострічці, перфокартах) та ін.

Повідомлення можуть бути і усними: телефонними та мовними (спілкування без телефону).

У логістиці виділяють такі види інформаційних потоків:

Залежно від виду систем, що зв'язуються потоком: горизонтальний та вертикальний;

Залежно від місця проходження: зовнішній та внутрішній;

Залежно від напряму щодо логістичної системи: вхідний та вихідний.

Горизонтальниминазивають інформаційні потоки, що охоплюють повідомлення між партнерами по господарським зв'язкам одного рівня управління: підприємствами-постачальниками та підприємствами-споживачами матеріальних ресурсів або між ними та їх посередниками щодо процесу обігу товарів.

Вертикальні – інформаційні потоки, що охоплюють повідомлення, що надходять зверху, з керівних інстанцій до підвідомчих їм ланок логістичної системи: з корпорації холдингу до дочірніх підприємств і т.д.

Зовнішнімиє інформаційні потоки, які у середовищі, зовнішньої стосовно логістичної системі. Так, горизонтальні інформаційні потоки повідомлень від підприємств - партнерів (інших логістичних систем) виступають зовнішніми по відношенню до партнера, якому вони спрямовані і який їх отримає.

Внутрішні інформаційні потоки- Повідомлення, що циркулюють усередині однієї логістичної системи (підприємства, оптової бази та ін). Для логістичних підсистем внутрішніми є потоки повідомлень усередині підсистеми, інші повідомлення їм зовнішні.

Вхідні інформаційні потокиє повідомлення, які входять у логістичну систему чи одну її підсистем.

Вихідні інформаційні потоки- повідомлення, що виходять межі однієї логістичної системи чи однієї з її підсистем.

Інформаційні потоки поділяють терміновістю: на звичайні, термінові, дуже термінові ("блискавки"). Відповідна позначка ("термінова", "блискавка") вказується на носії інформації та служить покажчиком терміновості повідомлення.

Інформаційні потоки розрізняють за ступенем конфіденційності(Секретності). Повідомлення, що містять комерційну таємницю, надсилаються з грифом (позначкою) про секретність документа. У тому порядку направляються повідомлення, містять державну таємницю. Завдяки цьому вдається обмежити доступ до таких документів і запобігти витоку важливої ​​інформації.

За значимістю інформаційні потокиниркових повідомлень ділять на прості, замовні та цінні. Замовні поштові відправлення приймаються з реєстрацією з видачею відправнику квитанції про їх приймання, вручаються адресату під розпис. За своєчасність їх доставки організації зв'язку контролюють повніше, ніж простих повідомлень. Цінні повідомлення мають ціну компенсації, яку у разі втрати організації зв'язку сплачують подачу повідомлення.

За швидкістю передачі повідомлень інформаційні потокикласифікують на швидкі та традиційні. Швидкі – факсимільний зв'язок, електронна пошта, телеграф, телетайп, телефон. Традиційними вважаються поштові повідомлення.

По області охоплення інформаційні потокиділять на місцеві, іногородні, дальні, міжнародні. Залежно від цього різняться спосіб надсилання повідомлень, витрати на їх відправлення, порядок оформлення, мова повідомлення та інші особливості підготовки та надсилання повідомлень.

Важливу роль серед інформаційних потоків відіграють повідомлення документального характеру, які оформляються найчастіше на паперових носіях певної форми, заповнених, у встановленому порядку та засвідчених підписами та печаткою відправника повідомлення. Такі повідомлення називають документальними.

Інформаційний потік характеризується такими показниками, як:

Джерело виникнення;

Напрямок руху потоку;

Швидкість передачі та прийому;

Інтенсивність потоку та ін.

Керувати інформаційним потоком можна так:

Змінюючи напрямок потоку;

Обмежуючи швидкість передачі відповідної швидкості прийому;

Обмежуючи обсяг потоку до величини пропускної спроможності окремого вузла або ділянки колії.

У логістиці інформаційний потік часто є супроводжуючим (супутнім) стосовно матеріального потоку і містить інформацію про матеріальний потік, необхідну управління його рухом. Частина інформаційних потоків у логістиці обслуговує не матеріальні потоки, а процес формування, зберігання ресурсів складі, процес внутрішньозаводського і внурискладского переміщення матеріальних ресурсів.

Оскільки логістика має справу з більшими масами матеріальних цінностей, документальні повідомлення у ній відіграють велику роль. Потоки документів, що використовуються в логістиці, різноманітні за формою, змістом, методами та термінами зберігання та іншими ознаками. У кожній логістичній системі вони підбираються відповідно до встановлених у ній правил обліку, планування та контролю приймання витрати матеріальних ресурсів та їх запасів на складах. Документальне забезпечення логістичного процесу – важливе завдання логістики.

Інформаційні потоки у логістиці формуються відповідно до матеріальних. Вважається, кожному матеріальному потоку відповідає інформаційний потік. Така відповідність не завжди буває ізоморфною (повною).

Часто інформаційні та матеріальні потоки протікають у різних часових інтервалах. Так, матеріальний потік може прибути в задане місце, а документи на нього сюди можуть бути не доставлені. Тоді матеріальний потік вважається невідфактурованими поставками, приймається одержувачем на відповідальне зберігання і лише потім, після прибуття документів, перевіряється відповідність матеріалів цим документам.

Можливо й навпаки: документи на вантаж прибули на місце призначення, а матеріальний потік перебуває ще в дорозі. Такі документи фіксуються як підстава для обліку "запасів у дорозі" та після прибуття вантажу звіряються з його складом та обсягом.

Переважно варіант випередження інформаційних потоків у порівнянні з рухом матеріальних потоків. Це дозволяє краще підготуватися до прийому вантажів. Фактично ж інформаційні потоки мають випередження далеко не завжди.

Інформаційні потоки повинні бути адекватні матеріальним потокам щодо характеристики цих потоків. Але така відповідність є не завжди: у ряді випадків оформляються документи, спільні для кількох споживачів-отримувачів, і тоді в них відображається інформація, частина якої є надмірною для кожного окремого одержувача даних ресурсів.

Є й інші невідповідності інформаційних потоків матеріальним.

Інформаційні потоки характеризують за допомогою низки оцінок:

1) за джерелом виникнення;

3) обсягом;

4) періодичності;

5) порядок узгодження;

6) порядок затвердження;

7) строки дії;

8) порядок зберігання та ін.

1. Джерела виникнення повідомлень можуть бути різними - від учасників логістичних ланцюгів та суміжних з ними організацій, повідомлення яких впливають на переміщення, організацію та приймання потоків. Такі повідомлення, наприклад, паводкової комісії про аварію мосту та його руйнування, які унеможливили проїзд ним і вимагають руху іншим маршрутом.

2. У напрямку інформаційні потоки можуть бути горизонтальними (туди й назад) та вертикальними (згори донизу й назад). Горизонтальними називають повідомлення між учасниками логістичного процесу одного рівня – рівноцінними партнерами. Вертикальні інформаційні потоки протікають між різними рівнями управління: верхнім – керівним та нижнім – підлеглим. Такі, наприклад, повідомлення дирекції підприємства керівникам цехів та відповіді на них.

Напрямок інформаційного потоку трактується і інакше: як пряме і непряме. Прямий напрямок - партнера (керівника) або іншого адресата - для виконання вимог, які є в повідомленні. Непрямий напрямок інформаційного потоку - направлення копій повідомлень для відомості, ознайомлення з цим питанням, без участі у його вирішенні.

Є і третій варіант визначення поняття "напрямок інформаційного потоку" - облік географічного чи територіального адресата його призначення.

3. Обсяг інформаційних потоків враховують декількома способами. Один із них - облік розмірів потоку за кількістю: документів; листів у потоці; сторінок у потоці; пачок документів. Цей спосіб застосовують визначення обсягу великих інформаційних потоків.

Другий спосіб обліку обсягу інформаційних потоків застосовують для малих потоків. Прийом обсяг потоку визначають числом рядків і документ - документо-рядок або числом слів у повідомленні - в телеграмах.

Третій метод - обліку числа символів у повідомленні - оцінюється в комп'ютерних системах у спеціальних одиницях виміру для обліку потреби у магнітних носіях, розміщення у пам'яті ПЕОМ та інших випадках.

4. Періодичність інформаційних потоків характеризує частоту формування. У логістиці багато інформаційних потоків - разові, не повторюються і створюються один раз на кожен матеріальний потік, паралельно з ним, трохи раніше або трохи пізніше. Але деякі інформаційні потоки в логістиці оформляють один раз на місяць, щокварталу та з іншою частотою. Така, наприклад, звітність щодо руху матеріальних ресурсів.

5. Інформаційні потоки документального характеру відбуваються під час оформлення певної процедури узгодження. Планові повідомлення на підприємствах, наприклад, узгодять із керівниками цехів та членами дирекції підприємства. Для кожного документа зазвичай встановлюють певні правила узгодження його змісту, що проектується.

6. Кожне документальне повідомлення інформаційного потоку затверджується – підписується певними особами: генеральним директором, виконавчим директором, їх заступниками тощо. Без відповідного підпису документа сили не має.

7. Деякі документи мають строк дії, за межами якого вони стають недійсними. Такі ліцензії, квоти, право на місце в транспортному засобі, деякі повідомлення про можливість замовлення, право на запитання викраденого вантажу та ін. Такі документи можна використовувати лише протягом терміну їхньої дії.

Але більшість інформаційних потоків до таких документів не належить і є повідомлювальні повідомлення, необхідні управління матеріальними потоками: розкриває характеристику цих потоків і їх руху до заданому місцю доставки.

8. Розрізнено і порядок зберігання повідомлень, доставлених в інформаційних потоках. Деякі повідомлення збирають в окремі пачки, інші зберігають на магнітних носіях та іншій формі.

Термін зберігання інформації різний: один, два роки, п'ять років, постійно (вічно) та ін.

Організація інформаційних потоків – дорога справа. На формування, передачу, прийом, зберігання, аналіз витрачаються великі кошти.

Інформаційні потоки протікають інформаційному просторі. Воно широко і практично охоплює всю земну кулю та освоєну частину космосу. Використання цього простору – справа не проста, вона вимагає міждержавних рішень щодо використання комунікацій зв'язку на території кожної країни – транспортних магістралей (залізничних, водних, повітряних), засобів космічного зв'язку, телеграфних та радіорелейних ліній та ін. Використання названих комунікацій (наприклад, доставка пошти у Францію через територію Литви, Польщі та Німеччини) - дорога справа.

Створення та підтримання у належному стані матеріально-технічної бази, що забезпечує рух інформаційних потоків, капіталомісткий та тривалий процес.

Ефективне використання інформаційної логістики полягає у раціональному управлінні інформаційним потоком по всій логістичній мережі на всіх ієрархічних рівнях.

Інформаційний потік - це сукупність циркулюючих у логістичній системі, між логістичною системою та зовнішнім середовищем повідомлень, необхідних для управління, аналізу та контролю логістичних операцій. Інформаційний потік може існувати у вигляді паперових та електронних документів (носіїв).

p align="justify"> Інформаційні потоки в логістичних системах мають свої специфічні особливості, які відрізняють їх від усіх інших видів інформаційних потоків. Ці особливості залежить від якостей логістичних систем. Логістичні інформаційні потоки мають такі характеристики:

неоднорідність (інформація, що використовується в логістичних системах, якісно різнорідна);

Множинність підрозділів – постачальників інформації;

Множинність підрозділів – споживачів інформації;

Складність та складність практичної оглядовості інформаційних маршрутів;

Множинність числа передач одиниць документації за кожним маршрутом;

Багатоваріантність оптимізації інформаційних потоків.

Логістичний інформаційний потік сам собою є досить складною системою і ділитися на ряд складових: реквізит, показник, документ і масив.

Реквізит- Елементарна одиниця повідомлення. Реквізит характеризує кількісну чи якісну складову інформаційної сукупності. Приміром, реквізити - найменування організації, найменування товару, ціна товару, тощо. Кожен реквізит може бути представлений сукупністю символів: цифрових, літерних, спеціальних.

Документи,використовувані в процесі управління можуть включати один або кілька показників з обов'язковим посвідченням (підписом або печаткою) особи, відповідальної за інформацію, що міститься в документах. Оскільки отримання вихідних даних є сферою діяльності, більшість документів створюється на стадії збору та реєстрації даних, хоча чимала частка документів надходить у систему від зовнішніх (вищих та інших.) організацій. Наприклад, у бухгалтерському обліку показник, його основа є результатом рахунку, зважування тощо. Він служить основою отримання зведених бухгалтерських та статистичних даних, які у свою чергу будуть вхідною інформацією при складанні статистичних звітів у розрізі організації, галузі, регіону тощо.

Масивявляє собою сукупність однорідних даних, що мають єдину технологічну основу та об'єднані єдиним змістовим змістом. Дані (процеси, явища, факти і т.п.) представлені у формалізованому вигляді, придатному для передачі каналами зв'язку та для обробки на комп'ютері. Основними елементами масивів, що визначають їх зміст є записи.

Записи,це елементи масиву, якими оперують користувачі під час обробки інформації. Елементами записів, що мають єдине значення, є інформаційні поля.

Дані, що належать до одного масиву, записуються за загальними правилами (відповідно до технології накопичення, зберігання та обробки даних, прийнятої в організації). Тип масиву визначається його змістом (наприклад, масив матеріальних нормативів, масив постачальників матеріалів), функціями у процесі обробки даних (вхідний, вихідний, проміжний масиви). Інформаційний масив, з символічним ім'ям, що однозначно визначає його в інформаційній системі, називається файлом.

Виходячи з неоднорідності та множинності постачальників і споживачів логістичних інформаційних потоків, а також керуючись головною метою класифікації - упорядкуванням логістичних інформаційних потоків, першим кроком у класифікаційному угрупуванні є розподіл за ознакою, що дозволяє утворити однорідні за видами діяльності (або за функцією).

Відомо, що інформаційний потік, як правило, виражається у певному вигляді документації (накладні, рахунки-фактури, накази та ін.). Відповідно до існуючого поділу документації за видами діяльності, логістичні інформаційні потоки можуть бути класифіковані на розпорядчі (накази, розпорядження), організаційні (інструкції, протоколи, положення), аналітичні (огляди, зведення, доповідні записки), довідкові (довідки), наукові ( статті, реферати), технічні (документації з техніки безпеки).

Передача та прийом інформаційних потоків здійснюється за допомогою носіїв пам'яті людини, документа, магнітного носія, мовлення і т.п. На вигляд носія інформації логістичні інформаційні потоки можуть бути передані на паперові, електронні, змішані. Носій інформації - це будь-який матеріальний засіб, що фіксує інформацію. В даний час для реєстрації інформації використовуються паперові та електронні носії. Інформаційний потік може складатися з паперових та електронних носіїв, які дублюють чи доповнюють один одного.

Для того, щоб людина могла сприйняти будь-який вид інформації, має бути здійснена її індикація. Залежно від індикації інформаційні потоки поділяються на:

Цифрові (цифровий запис у документі, цифрове зображення на моніторі);

Алфавітні (словесна запис у документі, на екрані монітора);

символічні (умовне зображення на кресленнях, організаційних схемах);

Предметно-візуальні (телезображення, фотографія).

Структура інформаційних потоків визначає їхню однорідність і неоднорідність. Однорідні інформаційні потоки характеризуються єдиним видом носія, єдиною функціональною належністю, єдиним видом документаційного супроводу. Неоднорідні інформаційні потоки відповідно не відповідають усім перерахованим вище вимогам.

По періодичності інформаційні потоки діляться на регулярні, відповідні регламентованої у часі передачі, і оперативні - що забезпечують зв'язок у будь-який необхідний час.

За рівнем взаємозв'язку інформаційні потоки поділяються на взаємопов'язані та невзаємопов'язані. Ступінь взаємозв'язку характеризується кількістю видів інформації, пов'язаних із цим видом інформації.

За обсягом інформаційні потоки поділяються на малооб'ємні, середньооб'ємні та високооб'ємні. Обсяг інформації вимірюється кількістю символів (алфавітних, цифрових та службових знаків) або байтів.

Функціонування будь-якої організації в ринкових умовах пов'язаних з наявністю інформації, що стосується як внутрішнього, так і зовнішнього середовищ. Щодо логістики, то слід розглядати наявність інформації, пов'язаної з матеріальними потоками, а точніше з їх управлінням. Таким чином, говорити вже слід про так звану логістичну інформацію, яка являє собою сукупність даних, повідомлень, відомостей, що характеризують: а) логістичне середовище; б) матеріальний потік або потоки; в) логістичний процес і всі його операції.

За умови того, що інформація за своєю спрямованістю має доставлятися з початкової або вихідної точки до точки її споживання, має сенс говорити про формування так званого інформаційного потоку.

Інформаційний потік - це потік повідомлень у мовній, документованій та інших формах, що генерується вихідним матеріальним потоком і використовується та обробляється логістичною системою для виконання логістичних операцій.

Можна ще навести одне визначення інформаційного потоку: це інформація, яка знаходиться в упорядкованому русі за заданими напрямками з фіксованими початковими, проміжними та кінцевими точками.

Як правило, одночасно носіями логістичної інформації та формами її збереження виступають флоппі-диски, ZIP-диски, DVD, аудіокасети, відеокасети. CD, папір. "Тривалість життя" інформації на вказаних носіях різна: на флоппі-дисках – 5 років, ZIP-дисках – 10 л., на DVD – 50 р., на аудіокасетах та відеокасетах – 30 р., на CD – 50 р. на папері – 300 р..

Для зручності роботи з логістичними інформаційними потоками фахівцями розроблено класифікацію останніх. Приміром, В.І. Сергєєв класифікував інформаційні потоки на 35 видів за семи ознаками. II Бажин запропонував класифікацію із 17 видів інформаційних потоків за п'ятьма ознаками. Найбільш повною класифікацією зараз є класифікація інформаційних потоків за 17 ознаками, запропонована проф. В. Посилкіна і представлена ​​в табл. 5 1. Автори пропонують 56 видів інформаційних потоків.

Таблиця 5.1

Класифікація інформаційних потоків

класифікаційні ознаки

Інформаційні потоки

функціональне призначення

закупівельний

транспортний

складський

Виробничий

розподільчий

Сервісний;

Фінансовий

Документальне супровід

організаційний

розпорядчий

довідковий

аналітичний

економічний

технічний

носії інформації

паперовий

Електронний

змішаний

індикація

цифровий

алфавітний

символічний

Предметновізуальний

структура

однорідний

неоднорідний

періодичність

Регулярний

оперативний

випадковий

взаємозв'язок

взаємопов'язаний

не взаємопов'язані

Мапооб'ємні (до 3 Кбайт)

Середньооб'ємні (до 500 Кбайт)

Високооб'ємні (понад 500 Кбайт)

густина

Малоінтенсивні (до 1 Мбіт/с)

Середньоінтенсивні (до 1-2 Мбіт/с)

Високоінтенсивні (більше 2 Мбіт/с)

Освіта

первинний

вторинний

використання

одноразово використаний

багаторазово використаний

Маловикористань

невикористаний

рівень ієрархії логістичної

внутрішній

вихідний

Вид системи, що зв'язується потоком

горизонтальний

вертикальний

проходження

внутрішній

напрямок по логістичної

вихідний

час руху

випереджальний

стежить одночасно

стежить після

напрямок руху

зустрічний

паралельний

З погляду практики логісту необхідно мати уявлення та знати більшою мірою:

а) вхідні та вихідні інформаційні потоки;

б) внутрішні та зовнішні інформаційні потоки;

в) вертикальні та горизонтальні інформаційні потоки

Вхідний інформаційний потік має екзо та ендогенну природу Що це означає? Якщо логістичну службу організації надходить інформація із довкілля, то, зазвичай, і інформаційний потік буде називатися екзогенним.

У разі "входу" інформації до логістичної служби з підрозділів, відділів або окремих структурних підрозділів організації інформаційний потік буде ендогенним.

Вихідний інформаційний потік починає свій рух з логістичної системи, існує за межами останньої (тобто у зовнішньому середовищі) деякий час і закінчує свій шлях до конкретного споживача продукції.

Внутрішній інформаційний потік циркулює в межах логістичної системи та залежить змістовно та якісно від кількості логістичних функцій, які виконуються.

Зовнішній інформаційний потік - це потік інформації, що циркулює поза логістичною системою, тобто на ринку.

Вертикальні і горизонтальні інформаційні потоки класифікуються ще на потоки першого рівня та потоки другого рівня. Потоки першого рівня відносяться до зовнішнього середовища, а потоки другого рівня - безпосередньо внутрішнього середовища, а саме структури управління організацією. Як потоки першого рівня, так і потоки другого рівня поділяються на вертикальні та горизонтальні

Вертикальні інформаційні потоки першого рівня - це потоки інформації, що циркулюють між рівноправними суб'єктами підприємницької діяльності, а у свою чергу горизонтальні інформаційні потоки першого рівня формують потік інформації між підсистемами та ланками логістичної системи.

У розумінні топології інформаційних потоків другого рівня необхідно розглянути "піраміду управління" логістичною системою будь-якої організації. Більшою мірою вона може перебувати

із чотирьох рівнів управління: операційного, функціонального, ділового та корпоративного (рис. 5.2).

Мал. 5.2. Схема руху інформаційних потоків у межах організації

У наведеній піраміді схематично показаний шлях вертикального (->) та горизонтального (->) потоків. Визначальним моментом їх виникнення є ієрархічна структура логістичної системи. Вертикальний потік циркулює між різними рівнями структур управління, тобто від верхнього рівня логістичного менеджменту до нижчого і навпаки. Горизонтальні інформаційні потоки циркулюють однією рівні логістичного менеджменту - на операційному, функціональному, діловому, корпоративному, тобто між підрозділами служби логістики.

Логісту важливо знати одну дуже важливу особливість інформаційних потоків. Вона полягає в тому, що інформаційні потоки можуть мати так звану фазову розбіжність за тимчасовим показником. Тобто інформаційний потік може випереджати матеріальний потік, супроводжувати та відставати від матеріального потоку. Таким чином, розрізняють три варіанти взаємодії матеріальних та інформаційних потоків.

1. Інформація випереджає матеріальний потік.

У цьому випадку від інформаційного потоку надходять відомості про рух матеріальних потоків (прямий напрямок) або містить відомості про замовлення (зустрічний напрямок).

2. Інформація супроводжує матеріальний потік,рухається одночасно із ним. Цим потоком йдуть відомості про кількісні та якісні параметри матеріальних потоків, що дозволяє правильно і швидко оцінювати їх стан і приймати необхідні регулюючі рішення.

3. Інформаційний потік відстає матеріальних потоків.

І тут інформація служить лише з оцінки результатів.

У практичній діяльності логісти користуються для роботи з інформаційними потоками такими показниками: джерелом виникнення інформації, напрямом руху потоку, швидкості передачі та прийому інформації, інтенсивністю потоку та прийому інформації, тривалістю передачі інформації, обсягом інформації та її щільністю.

інформаційні потоки з усієї множини логістичних потоків мають хорошу керованість. Ними можна керувати за рахунок зміни напрямку, швидкості, інтенсивності, тривалості, обсягу передачі інформації, а також її густини.

Як висновок слід зазначити, що весь процес логістики характеризується тісним зв'язком матеріальних та інформаційних потоків.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Уральський соціально-економічний інститут

Академії праці та соціальних відносин

Кафедра менеджменту

Курсова робота

Тема: Інформаційні потоки у логістиці: поняття, види, одиниці виміру

Челябінськ 2011 р.

ВСТУП

Інформаційна логістика - це частина логістики, яка організує потік даних (інформації), що супроводжує матеріальний потік у процесі його переміщення. Інформаційна логістика є сполучною ланкою між постачанням, виробництвом та збутом на підприємстві.

Інформаційна логістика управляє всіма процесами руху та складування товарів на підприємстві, тим самим забезпечуючи своєчасну доставку цих товарів у необхідній кількості, необхідної комплектації та потрібної якості з місць їх виробництва до місця споживання з мінімальними витратами та оптимальним сервісом.

Основні поняття інформаційної логістики:

інформаційний потік;

інформаційна система;

інформаційна технологія.

Основне завдання інформаційної логістики полягає у доставці інформації до системи управління підприємством та від неї. Кожен рівень ієрархічної структури підприємства повинен отримувати необхідну інформацію в необхідні терміни.

Інформаційна логістика має виконувати такі функції:

збирати інформацію, що виникає;

аналізувати інформацію;

переміщувати інформацію;

накопичувати та зберігати інформацію;

фільтрувати потік інформації, тобто відбирати необхідні для того чи іншого рівня управління дані та документи;

об'єднувати та роз'єднувати інформаційні потоки;

виконувати елементарні інформаційні перетворення;

керувати інформаційним потоком.

Інформація (економічна) - сукупність функціонуючих в економічних об'єктах різних відомостей (про суспільні процеси виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ та послуг), які можна фіксувати, передавати, перетворювати та використовувати для здійснення таких функцій управління, як планування, облік, економічний аналіз, регулювання та ін.

1. Інформаційні потоки у логістиці

В основі процесу управління матеріальними потоками лежить обробка інформації, що циркулює у логістичних системах. У зв'язку з цим одним із ключових понять логістики є поняття інформаційного потоку.

Інформаційний потік – це сукупність циркулюючих у логістичній системі, між логістичною системою та зовнішнім середовищем повідомлень, необхідних для управління та контролю логістичних операцій. Інформаційний потік може існувати у вигляді паперових та електронних документів.

У логістиці виділяють такі види інформаційних потоків:

Залежно від виду систем, що зв'язуються потоком:

горизонтальний (потік повідомлень між партнерами з господарських зв'язків одного рівня управління) та вертикальний (потік повідомлень, що надходять від керівництва до підвідомчих йому ланок логістичної системи;

Залежно від місця проходження:

зовнішній (потік протікає у зовнішній, стосовно логістичній системі, середовищі) і внутрішній (потік повідомлень, що циркулюють всередині однієї логістичної системи);

Залежно від напрямку щодо логістичної системи: вхідний (потік повідомлень, що входять до логістичної системи, або в одну з підсистем) та вихідний (потік повідомлень, що виходять за межею логістичної системи, або однієї з підсистем);

Залежно від терміновості:

звичайні, термінові та дуже термінові;

Залежно від ступеня таємності:

Залежно від значення поштових повідомлень:

прості, замовні, цінні;

Залежно від швидкості передачі:

Традиційні (пошта), швидкі (факс, електронна пошта, телеграф, телетайп, телефон);

Залежно від області охоплення:

місцеві, іногородні, дальні, міжнародні.

Інформаційний потік може випереджати матеріальний, слідувати одночасно з ним або після нього. При цьому інформаційний потік може бути спрямований як в один бік із матеріальним, так і в протилежний:

Випереджальний інформаційний потік у зустрічному напрямку містить, як правило, інформацію про замовлення;

Випереджаючий інформаційний потік у прямому напрямку - це попередні повідомлення про прибуття вантажу;

Поруч із матеріальним потоком йде у прямому напрямі про кількісні і якісні параметри матеріального потоку;

Слідом за матеріальним потоком у зустрічному напрямку може проходити інформація про результати приймання вантажу за кількістю чи якістю, різноманітні претензії, підтвердження.

Шлях, яким рухається інформаційний потік у випадку, може збігатися з маршрутом руху матеріального потоку.

Інформаційний потік характеризується такими показниками:

1) джерело виникнення;

3) швидкість передачі та прийому;

4) інтенсивність потоку та ін.

Формування інформаційних систем неможливе без дослідження потоків у розрізі певних показників. Наприклад, вирішити завдання оснащення певного робочого місця обчислювальної техніки неможливо без знання обсягів інформації, що проходить через це робоче місце, а також без визначення необхідної швидкості її обробки.

Інформаційні потоки характеризуються за допомогою кількох оцінок:

Джерела виникнення повідомлень може бути різними: як від учасників логістичних ланцюгів, і від суміжних із нею організацій;

У напрямку інформаційні потоки можуть бути горизонтальними та вертикальними, прямими та непрямими. Горизонтальні – це повідомлення між учасниками одного рівня. Вертикальні - це потоки між керівним та підлеглим рівнем управління. Прямий напрямок - для виконання вимог, які є у повідомленні. Непрямий напрямок - надсилання копій повідомлення лише для ознайомлення з цим питанням.

Обсяг інформаційних потоків враховують декількома способами. Для великих інформаційних потоків розміри визначають за кількістю документів, аркушів у потоці, сторінок. Для малих потоків обсяг визначають числом рядків у документі чи числом слів у повідомленні. Третій метод - облік числа символів у повідомленні - оцінюється в комп'ютерних системах у спеціальних одиницях виміру.

Періодичність інформаційних потоків – характеризує частоту їх формування.

Інформаційні потоки документального характеру проходять процедуру узгодження. Так, планові повідомлення на підприємствах узгодять із керівниками цехів та членами дирекції підприємства.

Кожне документальне повідомлення затверджується певними особами. Без відповідного підпису документа сили не має.

Документи мають різні терміни дії та терміни зберігання.

Розрізнено і порядок зберігання інформаційних повідомлень. Деякі повідомлення збирають окремі пачки, інші зберігають на магнітних носіях.

Інформаційні потоки у логістиці формуються відповідно до матеріальних.

Але іноді матеріальний потік може прибути в задане місце, а документи на нього можуть бути не доставлені. Такий матеріальний потік вважається невідфактурованим постачанням і приймається одержувачем на зберігання до прибуття документів. Можливо і навпаки: документи прибувають на місце призначення раніше самого вантажу.

Випередження інформаційним потоком матеріального переважніше. Це дозволяє краще підготуватися до прийому вантажів.

Керувати інформаційним потоком можна так:

Змінюючи напрямок потоку;

Обмежуючи швидкість передачі до відповідної швидкості прийому;

Обмежуючи обсяг потоку до величини пропускної спроможності окремого вузла або ділянки колії.

Вимірюється інформаційний потік кількістю інформації, що обробляється або передається за одиницю часу.

Способи вимірювання кількості інформації, що міститься в якомусь повідомленні, вивчаються у розділі кібернетики, який називається теорією інформації. Відповідно до цієї теорії за одиницю кількості інформації прийнято так звану двійкову одиницю - біт. З використанням електронно-обчислювальної техніки інформація вимірюється байтами. Байт - це частина машинного слова, що складається зазвичай з 8 біт і використовувана як одне при обробці інформації в ЕОМ.

Застосовуються також похідні одиниці кількості інформації: кілобайт, мегабайт та гігабайт.

У практиці господарської діяльності інформація може вимірюватись також:

Кількість оброблюваних або переданих документів;

Сумарною кількістю документострок в документах, що обробляються або передаються.

Слід пам'ятати, що крім логістичних операцій на економічних системах здійснюються та інші операції, також супроводжуються виникненням і передачі потоків інформації. Проте логістичні інформаційні потоки становлять найбільш значну частину сукупного потоку інформації.

Розглянемо як приклад структуру сукупного інформаційного потоку у великому магазині продовольчих товарів. Основну частину загального обсягу інформації, що звертається тут (понад 50 %) становить інформація, що надходить до магазину від постачальників. Це, як правило, документи, що супроводжують товар, що надходить до магазину, так звані товарно-супровідні документи, які відповідно до вищенаведених ухвал утворюють вхідний інформаційний потік.

Логістичні операції у магазині не обмежуються отриманням товарів від постачальників. Внутрішньомагазинний торгово-технологічний процес також включає численні логістичні операції, які супроводжуються виникненням і передачею інформації, що використовується всередині магазину. При цьому частка освіченої інформації, яка використовується всередині магазину, становить приблизно 20%.

Загалом приблизно 2/3 загального обсягу оброблюваної у магазині інформації може становити інформація, необхідна контролю та управління логістичними операціями. На виробничих підприємствах чи підприємствах оптової торгівлі частка логістичних інформаційних потоків ще значніша.

2. Методи дослідженняїдування інформаційних потоків

2 .1 Метод аналізу норм вироблення рішень

Процес прийняття рішень одна із найскладніших і малодосліджених процесів людської діяльності у сфері управління. Характерні риси, процесу прийняття рішення такі:

альтернативність – наявність безлічі можливих рішень;

наявність критерію вибору рішення як цільової функції (одна чи кілька цілей);

вибір найкращого варіанта рішення, під яким розуміється варіант, найбільшою мірою відповідний критерію вибору рішення;

наявність властивості об'єктивних умов середовища об'єкта прийняття рішень, тобто. опис нерегульованих змінних (одне з найважливіших умов забезпечення вибору найкращого варіанта);

наявність суб'єкта прийняття рішення, що діє відповідно до наданих йому повноважень, за участю інших зацікавлених осіб, які представляють інтереси та погляди;

рішення приймається з урахуванням логічних, неформалізованих операцій (обчислювальні операції грають тут допоміжну роль).

Етапи процесу ухвалення рішення. Процес прийняття рішення складається з кількох етапів:

Отримання інформації про проблему.

Аналіз інформації у тому, щоб у надійності отриманих відомостей, розмежувати всю інформацію за рівнем важливості тощо.

Формулювання факторів, що враховуються у процесі прийняття рішень.

Визначаються ознаки, якими будуть порівнюватися альтернативи. Велику роль грають індивідуальні особливості людей, які приймають рішення.

Одна частина факторів формуватиме обмеження, інша - цілі, на досягнення яких має бути спрямоване рішення.

Побудова моделі поведінки системи, на яку приймається рішення. Модель є навмисно спрощеною схемою, з якої можна отримати рекомендації щодо вирішення проблеми.

Розробка альтернатив можливих способів досягнення поставленої мети, з яких повинні вибиратися найкращі.

Прогнозування альтернатив, внаслідок якого визначаються ймовірність реалізації кожного варіанта та ймовірність наслідків його реалізації.

Формування критерію. Під критерієм розуміється деяке правило, що дозволяє зіставляти альтернативи та здійснювати спрямований вибір серед них. Особливістю прийняття планово-економічних рішень є те, що критерій вибору найкращої альтернативи найчастіше будується гіпотетично і багато в чому визначається інтуїцією та досвідом роботи плановика.

Вибір виходячи з критерію. Обстеження процесу ухвалення рішення проводиться з метою отримання матеріалу, необхідного для вдосконалення цих процесів. Ступінь деталізації обстеження залежить від вимог обраної методики вдосконалення.

Загальна схема обстеження вимагає:

розробити структурно-інформаційну схему;

відповідно до етапів, що виділяються в процесі перетворення інформації при побудові структурно-інформаційної схеми, скласти узагальнюючу таблицю рішення, що поєднує ці етапи;

сформулювати узагальнюючу таблицю рішення кожного етапу;

описати процес прийняття рішень на кожному етапі за допомогою таблиць рішень та математичних моделей, орієнтуючись на відповідну узагальнюючу таблицю;

побудувати схеми взаємозв'язків таблиць рішень, математичних моделей та алгоритмічних таблиць;

знищити нумерацію таблиць рішень, алгоритмічних таблиць та математичних моделей, оскільки один блок прийняття рішення на структурно-інформаційній схемі може бути описаний декількома таблицями рішень;

уточнити структурно-інформаційну схему.

Опис процесу ухвалення рішення може здійснюватися за допомогою таблиць. У першому етапі проводиться загальне обстеження, без деталізації.

Будуються структурно-інформаційні схеми-графіки. В аналізі органів управління цей метод називається "методом схем інформаційних зв'язків планових розрахунків".

2 .2 Модуль-метод

Модуль метод застосовується для аналізу структури інформаційного потоку після використання інших методів. Для кожного фіксованого повідомлення складається типова картка, яка потім пускається виявленим структурним каналом. Під час руху картки у ньому відзначаються все операції обробки інформації з даного каналу. Операції обробки інформації включають знімання, кодування, відображення, передачу, переробку, подання інформації та вироблення рішень. В результаті обробки карток найпростішими засобами механізації можна отримати докладні відомості про кількість інформації, що проходить по даному каналу і використовуваної в даній операції, визначити пропускну здатність, обчислювальні потужності, виявити дублювання, визначити періодичність, частоту надходження інформації та інші кількісні та якісні характеристики.

Метод дає досить детальний опис кількісних та якісних характеристик фіксованого потоку інформації.

2 .3 Графічний метод

Основні елементи потоку – документи. Ставлення з-поміж них зображується як графічної схеми. Процедури перетворення елементів потоку (обробки документів) записуються як коротких пояснень на схемі потоку. Система координат графіка двовимірна. У заголовках стовпців записуються найменування структурних підрозділів конкретної організації, у заголовках рядків - найменування моментів чи проміжків часу. Шкала може бути рівномірною чи нерівномірною.

Кожен документ на схемі зображено у вигляді прямокутника із зазначенням номера документа. Стрілка, яка йде до документа (від документа), показує напрямки руху інформації.

Під документом надано короткі пояснення: які процедури здійснюються при обробці документа; яка інформація з документа використовується на даний момент у цьому місці; як використовується ця інформація; яка інформація записується чи змінюється у документі та чому; де можна знайти докладні пояснення.

Аналіз схеми дозволяє простежити шляхи документів, виявити моменти їх утворення, операції, що з ними здійснюються, порядок, у якому документи об'єднуються чи розчленовуються. В результаті аналізу схеми потоку можна виявити обсяг, характер і терміни виконання робіт для кожного підрозділу цієї організації, зайвий контроль за роботою, повна відсутність контролю, застосування різних документів замість одного, складеного в кількох примірниках, надмірно тривале зберігання документів, невиправдані затримки в обробці документів , і навіть зайві передачі документів, викликані поганим розподілом обов'язків між різними підрозділами.

Графічний метод є простим, наочним, універсальним та економічним методом опису потоків інформації на макрорівні. Однак при збільшенні розмірності потоку схема може стати настільки великою, що втратить свою цінність як засіб аналізу, або буде настільки поверховою в деталях, що не надасть допомоги при аналізі потоків інформації.

Таким чином, даний метод доцільно використовуватиме для аналізу організації та вдосконалення існуючої схеми потоків інформації на макрорівні.

2 .4 Графоаналітичний метод дослідження потоків інформації

Метод заснований на побудові інформаційного графа та аналізі його матриці суміжності. У будь-якій керуючій системі розрізняються входи, виходи та внутрішня пам'ять. Через входи керуюча система отримує вихідні дані із зовнішнього середовища, через виходи у зовнішнє середовище видаються результати роботи системи, У процесі функціонування керуючої системи з'являється проміжна ланка між вихідними даними та результатами функціонування. Усі три ланки разом утворюють компоненти потоку інформації. Між компонентами потоку інформації є впорядкованість. Так, нульовий порядок має вихідні дані, найвищий – результати функціонування.

На підставі такої схеми потоків інформації можна побудувати граф, вершинами якого є Xj - компоненти потоку інформації і які з'єднуються дугами в тому випадку, якщо перехід між ними здійснюється без будь-яких проміжних результатів (інакше не довизначена вершина). Дуги орієнтуються у бік результатів вищого порядку. Збудований граф називається інформаційним. Матриця суміжності для графа будується так: елемент (i,j), що стоїть на перетині i-го рядка і j-го стовпця, дорівнює одиниці, якщо з вершини Хi у вершину Xj йде дуга, і дорівнює нулю в іншому випадку.

Матриця суміжності є компактною моделлю інформаційного графа. Надалі будується послідовність матриць, що являють собою матрицю суміжності, зведену квадрат, третій ступінь і т.д. Загальна кількість матриць дорівнює порядку інформаційного графа.

Матрична модель дозволяє визначити:

порядок схеми потоку інформації;

порядок кожної компоненти потоку;

число компонентів, що безпосередньо беруть участь у формуванні кожного результату;

число результатів, у формуванні яких безпосередньо бере участь кожна компонента;

число шляхів фіксованої довжини, що пов'язують будь-які дві компоненти потоку;

число можливих шляхів, що пов'язують будь-які компоненти потоку;

всі результати, на формування яких використовується кожна компонента, і всі компоненти, необхідні формування кожного результату;

номер такту, після якого може бути погашена у зовнішній пам'яті кожна компонента вихідних даних та проміжних результатів;

число тактів, протягом яких кожна компонента зберігається у зовнішній пам'яті.

Опис потоків інформації графом типу «дерево» використовують у заводоуправлении промислового підприємства з організацією системи планових розрахунків. Графи визначають логічні зв'язки між елементами системи. Наприклад, з допомогою дерева можна зобразити рух інформації у заводоуправлении розробки перспективного плану.

Інформаційна модель у вигляді графа типу «дерево» містить такі відомості:

послідовність перетворення інформації у процесі планування;

найменування та характеристику блоків перетворення інформації;

джерела вхідної інформації;

адреси вихідної інформації.

Схема дає узагальнену характеристику функціонування планового органу, вказує типи перетворень інформації, їх послідовність, напрями та адреси потоків інформації. Схема може бути першою ланкою розробки мережевої моделі організаційного проекту.

2 .5 Метод функціонально-операційного аналізу

Цей метод призначений для організації, синтезу та обробки інформації, необхідної органам територіального планування. Крім того, він застосовується у роботі вищих функціональних органів планування та управління, не пов'язаних безпосередньо з управлінням технологічними процесами.

Істота методу полягає у наступному: виявляються основні функції територіальних планових (чи інших керуючих) органів; функції розчленовуються на елементи; елементи складаються з операцій. Для кожної операції складається схема, цілі, функції та інформаційні зв'язки; знаходяться обсяги інформації, визначається її характер за допомогою складання систем вхідної та вихідної інформації у формах документів. Операції планування поєднуються в логічну мережу, на основі якої формується географія потоків об'єктивно необхідної інформації.

Порядок розробки моделі. Робота з аналізу та конструювання інформаційних систем виконується в наступній послідовності:

розробка наукових засад та принципової схеми інформаційної системи;

виявлення структури та функцій системи;

розробка логічної схеми моделювання;

збір та аналіз алгоритмів та моделей планово-економічних завдань;

поділ інформаційної системи на підсистеми, елементи та операції, вивчення кожної підсистеми;

визначення та формалізація завдань, що піддаються алгоритмізації, типізації операцій;

виявлення цілей, функцій та зв'язків кожної операції;

складання математичних моделей операцій;

підбір та розробка алгоритмів, їх обґрунтування, вироблення рекомендацій щодо застосування;

визначення обсягів та характеру інформації, побудова нової системи документації;

розробка алгоритмічної схеми обробки інформації;

побудова територіальної інформаційної системи

Стадії розробки. Перша стадія моделювання інформаційної системи включає визначення меж цієї системи, формулювання вихідних передумов і визначення характеру роботи з побудови системи. Роботи поділяються на титульні, проблемні, докладні та поточні.

Структура та функції системи виявляються за допомогою макромоделей. Що стосується появи кількох різнорідних функцій система вважається складною. Одночасно ув'язуються операції низового та народногосподарського планування, забезпечується моделювання основних зв'язків та взаємодій, що виникають при побудові плану.

Наступним етапом є розбиття системи на складові, підсистеми, елементи, операції. Кордони системи задаються дослідником. Підсистема, яку не можна більше розчленувати за певним критерієм, розглядається як компонент, компонент, у свою чергу, ділиться на операції, для кожної операції виявляються цілі, функції та зв'язки, потім складається їх математичний опис і підбирається метод вирішення моделі.

Завдання, відповідні певним операціям, з'єднуються групи єдиної логічної схемою. Перелік завдань дозволяє орієнтовно визначити обсяг інформації та сприяє ефективній організації процесів моделювання.

Моделювання операції складається з:

визначення цільової функції операції та розробки правил відбору рішень;

побудови ієрархії елементів операції;

визначення входу та виходу операції;

визначення та вимірювання інформаційних зв'язків та потоків;

складання системи комунікацій передачі;

розроблення системи документації;

алгоритмізації та подальшого складання програми;

оцінки технічних засобів.

Після цього проводиться розрахунок орієнтовного обсягу інформації: визначається клас завдань, до якого належить операція, будується логічна схема рішення, визначаються обсяги інформації, що вводиться, що виводиться, зберігається, кількість арифметичних і логічних операцій з обробки інформації, довжина масивів інформації; на основі цього виводиться середній обсяг очікуваної інформації.

Наступним етапом буде підбір моделей і алгоритмів вже відомих і застосовуваних, а також розробка нових алгоритмів для завдань, що ще не вирішувалися. У цьому випадку залучаються нові методи, наприклад евристичні. Засобом взаємопов'язання операцій може бути мережева модель, визначальна розміщення потоків інформації та порядок виконання операцій. В результаті моделюється весь інформаційний процес, виявляються ланки, конструюються нові необхідні потоки інформації.

Наступним етапом є розробка алгоритмічної схеми обробки інформації, складаються математичні програми; проводиться оцінка технічних засобів. Заключний етап - імітація інформаційних систем за допомогою обчислювальної техніки та системи динамічних моделей.

3. Опис інформаційних потоків

Управління інформаційними потоками можна поділити на зовнішнє та внутрішнє.

Підприємство в метасистемі є самостійним суб'єктом діяльності, що має велику свободу дій, тому управління ним з боку зовнішніх систем обмежено деякою кількістю ситуацій, при попаданні в які воно підлягає керуючому впливу.

Під ситуацією, як правило, розуміється одноразовий опис стану підприємства у формі безлічі його параметрів.

Сутність зовнішнього управління полягає в тому, щоб підприємство або опинилося в певній заданій ситуації, або здійснило регламентовану поведінку при добровільному досягненні певної ситуації.

На наш погляд, зовнішнє управління полягає у передачі підприємству інформаційних продуктів та контролю за зміною його поведінки. Проте специфіка ситуаційного управління у тому, що управляючі системи направляють інформаційні потоки безпосередньо підприємству, а інформаційне поле. Підприємство зобов'язане самостійно знайти та придбати всі необхідні інформаційні потоки, що регламентують його поведінку у тих ситуаціях, у яких воно може виявитися. Відсутність необхідних інформаційних потоків або їх неправильне тлумачення не береться до уваги.

Повсякденна діяльність менеджера включає: постановку цілей, прогнозування, планування, організацію, мотивацію і стимулювання, контроль і регулювання, оцінку виконання, інтерпретацію результатів.

Кожен крок його діяльності супроводжується ухваленням управлінського рішення.

Для ухвалення ефективного управлінського рішення менеджер повинен цілеспрямовано зібрати всю інформацію про стан та умови функціонування його підприємства в рамках вимог керуючих систем метасистеми. Іншими словами, менеджер повинен вибрати та придбати всі інформаційні потоки, що належать до його діяльності.

Однак інформаційні накопичувачі створюються і розміщуються, не відповідаючи бажанням і потребам менеджера. У ринкових умовах накопичувачі продають наявні в них інформаційні потоки підприємству, однак первинний збір ними інформаційних продуктів та виробів здійснюється в загальному випадку хаотично. Інакше кажучи, вони можуть дати менеджеру повного інформаційного забезпечення його управлінських рішень.

Конкуренти підприємства знаходяться з ним в одному інформаційному полі, тому чим вміло організована на підприємстві ефективна система пошуку та придбання інформаційних потоків, тим вища його конкурентоспроможність.

Зовнішня система спрямовує свої інформаційні потоки для того, щоб підприємство адекватно змінило свою поведінку, проте це можливо лише в тому випадку, якщо менеджер був навчений правильному сприйняттю відповідного інформаційного продукту.

Дослідники в галузі теорії інформації звертають увагу на те, що для розуміння та подальшого використання конкретної порції інформації одержувач повинен мати певний запас знань. Сукупність знань, що дозволяють розпізнати кілька інформаційних продуктів називається інформаційним потенціалом

Навчання, або формування інформаційного потенціалу, менеджера здійснюється за допомогою інформаційних потоків, що виробляються зовнішніми системами та надсилаються в інформаційне поле. Звичайно розділити всі інформаційні потоки на керуючі та навчальні. Слід зазначити, що системи такого явного поділу не припускають.

Виробляючи управляючі інформаційні потоки, системи не дбають про те, щоб самим виготовляти адекватні їм навчальні інформаційні потоки. Передбачається, що менеджери вже отримали їх раніше у навчальних системах або якась інша система їх уже випустила або випустить пізніше. Найбільш яскраво це виявляється у фінансовій сфері, коли постанови Уряду потім роз'яснюються податковою службою або центральним банком.

Навчальні інформаційні потоки скеровуються в те ж глобальне інформаційне поле, де вони поєднуються з іншими керуючими інформаційними потоками та нейтральними інформаційними виробами.

При підготовці управлінського рішення вироблення можливих варіантів має узгоджуватися також і з обмеженнями, що накладаються системами управління. Однак ступінь обмежень залежить від виду системи, що управляє.

Відношення управляючих систем до підприємства визначається їх становищем у метасистемі (державні органи) чи досвідом попередньої діяльності (конкуренти, партнери). Права одних систем по відношенню до підприємства можуть бути безумовними (державні органи), інших – умовними (добровільна взаємодія з партнерами), а третіх – змішаними (умовними до взаємодії та безумовними після взаємодії з партнерами – договірні відносини).

Прямий та постійний контроль за поведінкою підприємства здійснює державна система управління, що складається з керуючих та контролюючих систем.

Якщо керуюча система регламентує поведінку підприємства у разі відповідності його стану певної ситуації, вона посилає ситуативні управляючі інформаційні потоки. При цьому регламентована поведінка може бути або обов'язковою (нормативною), або рекомендаційною. Керуючі інформаційні потоки можна розділити відповідно на нормативні та методичні.

Інформаційний потенціал менеджера має забезпечити сприйняття всіх видів інформаційних потоків, щоб його управлінські рішення не призвели до негативних наслідків для підприємства. Життєздатність підприємства залежить від його інформаційного потенціалу.

У процесі управління зустрічаються різні ситуації, дуже складні проблеми і завдання. Тому менеджеру доводиться приймати організаційні, екологічні, організаційно-економічні, соціальні, соціально-економічні, виробничо-технологічні та технічні рішення.

При розгляді організаційно-економічних рішень видно, що ухвалюючи рішення, менеджер повинен виконати такі кроки, що забезпечують узгодженість із вимогами метасистеми:

1. формалізувати майбутню ситуацію, у якій виявиться підприємство;

2. виявити безліч систем, керуючих підприємством у цій ситуации;

3. класифікувати ці системи за рівнем їх прав щодо підприємства;

4. визначити і придбати навчальні інформаційні потоки;

5. переробити навчальні інформаційні потоки збільшення інформаційного потенціалу;

6. визначити і придбати управляючі інформаційні потоки;

7. переробити управляючі інформаційні потоки та зафіксувати обмеження та вимоги управляючих систем по відношенню до підприємства.

При виборі кінцевого варіанта необхідно враховувати результати інформаційного аналізу вимог довкілля.

В умовах дефіциту необхідних управляючих інформаційних потоків та відповідного інформаційного потенціалу менеджер генерує також шкідливі варіанти управлінського рішення, які нарівні з корисними розглядаються при виборі раціонального рішення.

Вихід зі становища у тому, що у процесі підготовки рішень беруть участь кілька співробітників. Організаційна структура підприємства передбачає поділ функцій між підрозділами та окремими фахівцями та, отже, розподіл прийнятих рішень між ними. Менеджер, особа, яка персоніфікує підприємство та відповідає за дії своїх співробітників, надає їх рішенням статусу поведінки підприємства.

Однак метод поділу функцій не гарантує ухвалення раціональних рішень, особливо це стосується стратегічних рішень.

Менеджер не виробляє стратегічних рішень індивідуально, а залучає, як правило, керівників функціональних підрозділів та окремих фахівців, доручаючи їм, на додаток до основної роботи, виконання окремих компонентів процесу прийняття рішення. Функціональні керівники, готуючи рішення зі своїх позицій, зазвичай, немає можливості і потреби узгоджувати їх з урахуванням наслідків для підприємства.

Щоб забезпечити можливість розпізнавання всіх інформаційних потоків, головний менеджер може і повинен використовувати інформаційний потенціал членів своєї команди та інших фахівців. Сукупна здатність всіх членів команди менеджерів перетворювати безліч інформаційних потоків, що надходить на підприємство, в процесі прийняття управлінських рішень називається інформаційним потенціалом команди менеджерів.

Навчальні та керуючі інформаційні потоки, що направляються в глобальне інформаційне поле, змішуються з іншими джерелами точкової інформації. У метасистемі передбачається, що ініціатива у пошуку та придбанні інформаційних потоків має виходити від самого підприємства. Відсутність ідентифікуючих ознак в інформаційних потоках створює додаткові труднощі при пошуку менеджером необхідних інформаційних потоків і призводить до інформаційних втрат. Недоотримання інформаційних продуктів безпосередньо впливає на величину економічної шкоди, заподіяної підприємству керуючими системами як покарання порушення встановлених правил.

Частково вирішують проблему придбання інформаційних потоків спеціалізовані системи інформаційного обслуговування (СІО) поза та всередині підприємства.

Системи інформаційного обслуговування є інструментом управління КІС підприємства.

СІО самостійно або на замовлення набувають інформаційних потоків у керуючих систем або інформаційних накопичувачів (бібліотек, магазинів), накопичують їх, виготовляють дублікати, частина з яких потрапляє на переробку безпосередньо команді менеджерів або іншим фахівцям.

Підприємства, що зберігаються в СІО, інформаційні потоки стають його інформаційним ресурсом.

Деяка частина інформаційних потоків, що накопичуються в архіві, ніколи не потрапляє (з різних причин) на переробку, і, отже, підприємство зазнає інформаційних втрат, які призводять до збитків від відсутності інформації та марних витрат на придбання інформаційних потоків. Сам собою інформаційний ресурс підприємства впливає якість прийнятих рішень.

Необхідність відмінності інформаційного ресурсу та інформаційного потенціалу полягає насамперед у тому, щоб менеджер при розподілі фінансових коштів та плануванні робіт чітко усвідомлював процедуру підвищення інформаційного потенціалу.

Управління підприємством є постійним циклічним процесом прийняття управлінських рішень. Жодне рішення не може ухвалюватися автономно від інших. Наявність команди менеджерів дозволяє значно підвищити ефективність та економічність цього процесу.

Усі етапи вироблення та прийняття рішення виконуються командою колегіально, проте доцільно закріпити за окремими фахівцями відповідальність за ініціювання та оформлення кожного окремого етапу. Як показує досвід, колегіальною може бути лише безвідповідальність, відповідальність має бути персональною.

Економічна, організаційна та соціально-політична складові компетентності команди менеджерів визначаються їх сукупним інформаційним потенціалом, тобто здатністю сприймати та адекватно реагувати на інформаційні продукти, що виробляються зовнішніми керуючими системами.

Формування необхідного інформаційного потенціалу має бути засноване на цілеспрямованій системній вузівській та післявузівській освіті. Самонавчання в реальних умовах діяльності підприємства в конкурентному середовищі, що швидко змінюється, не залишає йому шансів на виживання.

Функціональна спеціалізація команди менеджерів

Етап прийняття рішення	Відповідальний менеджер	Дії
1.Прогнозування поведінки зовнішнього середовища	Економіст-дослідник	Моніторинг та статистичний аналіз основних характеристик поведінки конкурентів, споживачів; підготовка пропозицій щодо зміни поведінки підприємства
2.Прогнозування поведінки підприємства	Менеджер-технолог	Моніторинг та статистичний аналіз основних характеристик діяльності підприємства; підготовка пропозицій щодо зміни поведінки підприємства
3. Формування мети, яку необхідно досягти	Головний менеджер	Визнання необхідності ухвалення конкретного рішення; узгодження стратегічних та тактичних цілей; виділення потенційних ресурсів (фінансових, матеріальних, людських); встановлення обмежень (тимчасових, економічних, екологічних, соціальних)
4.Вимірювання поточного та планованого кінцевого стану системи	Менеджер-технолог	Вибір контрольованих параметрів стану системи; розробка методики виміру системи; фіксація результатів виміру
5.Цілеспрямований збір інформації, що впливає на ухвалення рішення	Менеджер-юрист	Формалізація цільової ситуації; виявлення безлічі систем, керуючих підприємством у цій ситуації; класифікація цих систем за рівнем їх прав щодо підприємства; пошук, придбання та переробка навчальних інформаційних потоків; пошук, придбання та переробка управляючих інформаційних потоків;
6.Вироблення варіантів рішення	Економіст-конструктор	Логічне конструювання можливих варіантів; мозковий штурм для вироблення оригінальних варіантів
7.Вибір критеріїв порівняння варіантів	Головний менеджер	Формулювання критеріїв (економічних, екологічних, технічних, соціальних, моральних); встановлення пріоритетів критеріїв
8.Порівняння варіантів	Економіст-конструктор	Математичне моделювання; проведення експертної оцінки; приведення варіантів до єдиної бази
9.Вибір за критеріями одного раціонального варіанту	Економіст-конструктор	Надання обраному варіанту статусу остаточного управлінського рішення
10.Втілення в життя	Менеджер-технолог	Побудова дерева рішень для функціональних підрозділів; узгодження термінів виконання окремих етапів; розподіл ресурсів
11. Оцінка результату досягнення мети	Менеджер-технолог	Оперативний контроль над ходом реалізації; своєчасне коригування управлінського рішення; перехід до початку циклу вироблення чергового рішення

Прийняття управлінських рішень – основна та відповідальна функція менеджера. Порушення правил поведінки в метасистемі призводить підприємство до економічних втрат (аж до банкрутства та ліквідації), що робить його діяльність безглуздою.

Доцільно створити на підприємстві команду менеджерів у складі: головний менеджер, менеджер-юрист, економіст-дослідник, економіст-конструктор та менеджер-технолог. Команда повинна володіти ПЕОМ, щоб мати можливість використовувати інформаційні бази даних та застосовувати математичні моделі поведінки організаційних систем під час підготовки та прийняття управлінських рішень.

Внутрішнє управління інформаційними потоками виходить з понятті документообігу.

Успіх управлінської діяльності значною мірою залежить від того, наскільки швидко та якісно відбувається обробка всієї необхідної документації, рух якої здійснюється за певними маршрутами від місця складання чи надходження до організації до відправлення зацікавленим організаціям чи здачі на зберігання до архіву. Цей рух документів називається документообігом. Він має бути організований таким чином, щоб не було затримок та накопичень документів на робочих місцях. З цією метою в організаціях необхідно розробляти маршрути проходження документів та встановлювати конкретні терміни їх перебування у кожного виконавця, здійснювати контроль за їх проходженням по всіх робочих місцях.

4 . Практичне завдання

Охарактеризувати склад інформаційного потоку та скласти його графічну схему із зазначенням видів інформаційних носіїв (різні види товаросупровідних та товаророзпорядчих документів, договірна документація), пунктів переміщення та обробки (підрозділи фірми, відділи), обсягів та періодичності переміщення, а також опис його організаційно-засади. (Внутрішньофірмовий стандарт, Положення про документообіг або інші).

Узгодивши схему довкілля процесу, команда повинна створити карту процесу, що дозволяє поглянути на процес детальніше. Це буде схема інформаційних потоків і на ній будуть показані основні складові процесу субпроцеси. Основні етапи процесу, зображені на малюнку такі:

інформаційний потік рішення про прийняття

Етап 1. Відділ з обслуговування покупців отримує замовлення від покупця, записує його та надсилає у відділ продажу та виробництва, а копію - у відділ технічної підтримки.

Етап 2. На основі інформації про замовлення покупця відділ технічної підтримки розробляє технічну специфікацію на тип харчової суміші, яка потрібна покупцю, та посилає її у відділ продажу та виробництва.

Етап 3. Використовуючи інформацію про замовлення покупця та технічну специфікацію, відділ продажу та виробництва оформлює замовлення на постачання, а також інформацію про поточний рівень запасів. Це замовлення та інформація передаються до планово-виробничого відділу.

Етап 4. Розробляється план виробництва для відділу з планування витрат сировини та матеріалів. Це робиться на основі інформації про продаж та запаси.

Етап 5. Відділ з планування сировини та матеріалів використовує виробничий план, номер контракту та інформацію про наявність транспорту та запасів сировини та матеріалів для розробки вимог до перевезення та плану потреби у матеріальних ресурсах.

Етап 6. Відділ планування перевезень виписує замовлення на транспортний засіб, використовуючи вимоги до перевезення та поточну інформацію від третьої сторони (перевізника). Інформація про затримки накопичується у відділі обслуговування покупців.

Після виконання цих кроків цех помелу виробляє необхідну кількість корму, готового до завантаження транспорту перевізника. Перевізник забирає продукцію та доставляє її до покупця.

Вищевказана схема інформаційних потоків показує основні субпроцеси даного процесу та їх взаємодію між собою для виробництва первинного виходу процесу, яким у даному випадку є тваринний корм, доставлений фермеру. Ця схема дозволяє побачити процес зверху, хоча при цьому немає можливості розглянути деталі основних субпроцесів.

Висновок

Безперечно, використання інформаційної логістики дозволило налагодити ефективний зв'язок між учасниками процесу управління, хоча це спричинило деякі проблеми, наприклад, недолік в отриманні та обробці даних, проблема дослідження операцій в управлінні матеріальними та інформаційними потоками, проблема управління поставками тощо. Для управління інформаційними потоками та організації електронної передачі даних між підприємствами потрібно передусім досягти сумісності апаратного обладнання та програмного забезпечення.

Нині ці проблеми перебувають у стадії вирішення, оскільки роль інформаційного забезпечення логістичного управління зростає з кожним днем, набуваючи масових масштабів, цим прискорює процес формування інформаційних технологій у логістиці.

Що стосується конкретно автоматизованих систем, то звичайно без них не обійтися, якщо ми хочемо прискорити та полегшити зв'язки між партнерами вздовж логістичних ланцюжків, оскільки кожен рух матеріалів пов'язаний з передачею інформації.

Список використаних джерел

1. Гаджінський А.М. Логістика: Підручник для вищих та середніх спеціальних навчальних закладів. - 2-ге вид. – М.: Інформаційно-внедричний центр “Маркетинг”, 2007. – 228 с.

2. Логістика: Навчальний посібник/За ред. Б.А. Анікіна. - М: ІНФРА-М, 2005.

3. Логістика: навч. - 4-те вид., перероб. та дод. - М: Т.К. Велбі, Вид-во Проспект, 2008. – 520 с.

4. Неруш Ю.М. Комерційна логістика. Підручник для вишів. - М: ЮНІТІ, 2005.

5. Новіков О.А., Ніс В.А., Рейфе М.Є., Уваров С.А. Логістика: Навч. посібник – СПб.: СЗПІ, 2006.

6. Джерель А.Н. Логістика: Термінологічний словник. - М: Економіка, 2005.

7. Русальова А.Ю. Основи логістики. - Новосибірськ: НДАЕУ, 2007.

8. http://logistic-info.org.ua/informacionnye-potoki/page-2.html

Розміщено на Allbest.ru

Подібні документи

Класифікація потоків у логістиці та їх сутність. Організація інформаційних потоків для підприємства, їх особливості різних посадових рівнях. Основні комплекси завдань логістики. Зарубіжний досвід управління інформаційними потоками організацій.

реферат, доданий 21.12.2012


Поняття та завдання інформаційної логістики, основні функції інформаційного процесу. Приклади логістичних операцій у магазині. Види першорядних інформаційних потоків, що управляють логістичними операціями. Роль логістики у світі.

курсова робота , доданий 22.12.2010


Коригування інформаційних потоків у проектуванні систем управління та пропозиція заходів щодо їх поліпшення. Удосконалення та адаптація сучасної організації на ринку постачальника та ринку споживача, вихідних матеріалів, товарів та послуг.

курсова робота , доданий 22.10.2014


Види (внутрішній, зовнішній, вхідний, вихідний) матеріальних потоків. Вивчення організаційного механізму формування, планування та регулювання матеріальних потоків у рамках логістичних систем. Що штовхає та тягне системи управління виробництвом.

курсова робота , доданий 13.10.2010


Матеріальні потоки у логістиці. Сучасна раціональна організація та управління рухом матеріальних потоків. Забезпечення ритмічної, узгодженої роботи всіх ланок виробництва, максимальної безперервності процесів та планового керівництва.

реферат, доданий 03.05.2009


Методи моделювання систем керування. Сутність неокласичної моделі, професійної моделі та моделі прийняття рішень. Характерні риси та властивості мети. Аналіз коштів та цілей у процесі вирішення проблем. Логіка як інструмент та метод дослідження.

контрольна робота , доданий 25.11.2008


Поняття та структура інформаційних логістичних систем: функції, принципи, рівні, критерії відповідності вимогам. Інтерактивні (діалогові) процедури підтримки ухвалення управлінських рішень, координація матеріальних та інформаційних потоків.

контрольна робота , доданий 09.11.2011


Поняття як засоби комунікації. Її важливість для ухвалення управлінських рішень. Загальна характеристика ВАТ "Сінар". Аналіз інформаційних потоків для підприємства. Рекомендації щодо вдосконалення процесу передачі та обробки інформації.

курсова робота , доданий 15.07.2011


Ефективність управлінського рішення. Стратегічний та оперативний контролінг. Система підтримки ухвалення рішень. Ухвалення управлінських рішень. Оперативний управлінський облік. Система інформаційних потоків. Планування об'ємних показників.

курсова робота , доданий 22.06.2012


Специфічні особливості управлінського рішення. Структура процесу розробки, прийняття та реалізації рішення. Розв'язання задач цілісного програмування. Метод гілок та кордону та його застосування. p align="justify"> Основні елементи системи масового обслуговування.

Дедалі більше російських бізнесів починає вивчати проблематику, що з інформаційними потоками. Що за явище? Яке значення інформаційні потоки мають у розвиток організацій? Які особливості застосування методології вивчення для підприємств різних галузей?

Практична значимість інформаційних потоків

Серед областей, у яких інформаційні потоки мають найбільшу практичну значущість – це менеджмент підприємств.

Для того щоб підвищувати ефективність випуску товарів, а також їхню якість, освоювати виробництво нових типів та впроваджувати просунуті технології, керівники компаній залучають широкий спектр наукових та прикладних методів.

Інформаційні потоки в організації значною мірою сприяють проведенню якісної роботи управлінців у всіх зазначених напрямках.

Досліджуючи їх, компанії можуть успішно вирішувати проблеми, пов'язані з експлуатацією наявних виробничих ресурсів.

Застосування інформаційних потоків на виробництві

Розглянемо, з яких механізмів задіяні інформаційні потоки для підприємства. Як правило, компанії намагаються вибудовувати їх у системних проекціях. Основою на формування яких виступають інформаційні ресурси (мають як внутрішньокорпоративне, і зовнішнє походження).

Типова модель інформаційних потоків у компанії, як ми вже сказали вище, відбиває зацікавленість керівництва підприємства у підвищенні якості менеджменту. Її вибудовування передбачає вирішення наступних основних завдань:

• використання систем управління на виробничих лініях;
• аналіз якості джерел інформації, її збір, оцінка значущості та перспектив задіяння у бізнесі;
• моделювання механізмів безпосереднього впливу інформації на виробничі процеси;
• створення та оновлення корпоративної бази знань;

Конкретний алгоритм будівництва моделі залежить, як правило, від галузевої специфіки компанії. У деяких сегментах обмін інформацією як усередині корпорації, так і із зовнішнім ринком може бути утруднений в силу секретності або технологічних труднощів у компілюванні даних у файли та подальшій їх передачі адресату.

Загальноприйнятих критеріїв класифікації, які б дозволили однозначно назвати види інформаційних потоків, у сучасній російській маркетинговій школі поки що не вироблено. Занадто багато проблемних аспектів, що відбивають вивчення даних. Однак серед експертів досить поширена модель, що підрозділяє потоки на типи залежно від характеру інформації. Так, вони можуть бути:

1. фінансовими;
2. технологічними;
3. маркетинговими;

Це, безумовно, далеко не вичерпна класифікація інформаційних потоків. Звісно, ​​перелік можна продовжувати. Конкретні приклади інформаційних потоків можуть бути різними. Важливо тільки не переплутати їх через співзвуччя з галузевими явищами. Наприклад, що мають на увазі розрахунки в готівковій та безготівковій формі канали фінансові та інформаційні потоки, що відображають відомості, статистичні або аналітичні, про переміщення коштів - це не те саме. Однак перші можуть цілком якісно доповнюватись другим.

Задіяння потоків як конкурентного інструменту

Якщо компанії впроваджена коректно функціонуюча система інформаційних потоків, це може стати значним конкурентним перевагою фірми. У яких аспектах?

Насамперед в управлінні технологічними процесами. Коли відповідальні співробітники компанії відповідним чином постачаються необхідною інформацією, це дозволяє їм ефективніше оптимізувати ті чи інші етапи виробництва. Отримані фахівцями відомості дозволяють виявляти найбільш значущі з погляду рентабельності бізнесу технології, і навіть впроваджувати ті, що з високою ймовірністю можуть стати такими.

Інша перевага, що дає аналіз інформаційних потоків – підвищення якості менеджменту на рівні кадрів.

Володіючи необхідними даними, корпоративні структури управління персоналом мають у руках інструмент, що дозволяє організувати роботу внутрішньокорпоративних структур ефективніше.

Ще один конкурентний фактор, який компанія може отримати, використовуючи у своїй роботі інформаційні потоки, полягає у кращому розподілі фінансових та матеріальних ресурсів.

Володіючи необхідними відомостями, менеджери знатимуть, у яких обсягах і куди слід спрямовувати грошові потоки та сировину інтенсивніше, а куди менше.

Усі три зазначені чинники роблять фірму сильнішою у потенційному протистоянні з конкурентами. Інформаційні потоки дають можливість насамперед обігнати гравців ринку за рахунок якіснішого вибудовування комунікації між внутрішньокорпоративними структурами. Як результат - ефективніше виробництво, вища рентабельність, конкурентніші ціни, а отже, зростаюча привабливість в очах покупців або клієнтів у своєму сегменті.

Практика інформаційного менеджменту

З яких практичних механізмів компанії здійснюють управління інформаційними потоками? Як правило, в основі обміну даними та їх аналізу лежить взаємодія співробітників, які відповідають за роботу у відповідних напрямках, через внутрішньокорпоративні документи, мережеві та веб-ресурси, іноді – фінансового характеру джерела. У них, як правило, у найбільш достовірному вигляді (на відміну від, наприклад, усних переговорів, листування між співробітниками тощо) викладається поточний (або запланований) стан справ у тій чи іншій структурі організації.

Є особлива категорія осіб, які беруть участь у управлінні корпоративною інформаційною системою – генератори відомостей. Їм належить " авторство " тих типів даних, про які йдеться вище. Головний нюанс тут у тому, що на підприємстві (особливо якщо це велика компанія) у ряді випадків проблематично виявити конкретних співробітників, які брали участь у генерації тих чи інших відомостей. Основна причина - значна частина документів (особливо фінансових) проходить багатоступінчасті процедури узгодження та коригування на рівні різних ступенів менеджменту.

Робота " авторів " інформаційних потоків то, можливо як спонтанної (тобто, документи формуються як побічний основний трудовий діяльності продукт), і здійснюваної у штатному порядку - це може бути фахівці, чия завдання - генерувати якнайбільше які стосуються діяльності компанії даних.

Дані, що витягуються з внутрішньокорпоративних документів та інших джерел достовірності, що мають ознаки достовірності, завантажуються в інформаційну систему (умовимося, що вона в компанії вже є). Після чого відомості аналізуються та приймається рішення, як саме задіяти документи. Якщо вони мають характер приписувачів (наприклад, є інструкціями), то менеджери можуть вважати за потрібне внести до них коригування або ж, навпаки, залишити без змін. Якщо це, скажімо, бухгалтерські папери, то відповідні висновки щодо них можуть бути передані до фінансового відділу для подальшого аналізу та складання звіту.

Зрештою, все зводиться до того, щоб інформаційні потоки якось задіялися. А ті, що не мають практичної користі, виключалися з обороту. Прикладна значимість - основний критерій інформації для підприємства.

Мережеві технології

Ряд експертів називає основним критерієм якості функціонування корпоративної інформаційної системи залучення мережевих технологій. Що тут мається на увазі?

Справа в тому, що рух інформаційних потоків в ідеалі, як вважають експерти, має відбуватися за принципом багатовекторності. Тобто чим менше закритих (а також односпрямованих) каналів - тим краще. Чим більше компетентних людей бере участь у формуванні даних та обміні ними, тим ефективніший бізнес. З технологічної точки зору найоптимальнішим каналом їхньої взаємодії буде мережа. Насправді це може бути корпоративний веб-сайт. Необов'язково публічний - доступ з боку користувачів інтернету можна повністю або частково обмежити.

Мережеві технології, безумовно, корисні також і з погляду налагодження взаємовідносин між компанією та зовнішніми гравцями, які, до речі, також можуть бути генераторами відомостей. Зовнішні інформаційні потоки, що виходять, наприклад, як звернень покупців чи комерційних пропозицій з інших організацій, у часто є дані, мають прикладну значимість.

Наприклад, отримавши від клієнтів певну сукупність запитів про випуск товарів з характеристиками, які поки не властиві для продукції, що випускається, менеджмент фірми може прийняти рішення запустити ці вироби у виробництво. Оскільки їх хоче бачити на прилавку покупець, який повідомив про свої побажання у вигляді передбаченого компанією інформаційного каналу. Вміння спілкуватися з клієнтами також можна зарахувати до конкурентних переваг у бізнесі.

Критерії якості інформації

Розглянувши, як формуються зовнішні та внутрішні інформаційні потоки, ми можемо вивчити критерії, що визначають якість відомостей, що надходять у внутрішньокорпоративний обіг. До таких експерти зараховують:

• актуальність (своєчасність);
• правдивість (верифікованість);
• релевантність (відображення реальних проблем);
• корисність (прикладна значимість);
• зрозумілість (однозначність інтерпретації);
• повнота (відсутність потреби в уточненні фактів);

Процес, що передбачає перевірку інформації, що звертається всередині компанії, щодо вищевказаних критеріїв, деякі експерти називають контролінгом (від англ. control). Завдання фахівців, відповідальних за цю роботу – звести до мінімуму присутність в інформаційній системі компанії даних, які не відповідають критеріям.

Про контролінг

Ряд експертів вкладають у термін "контролінг" додатковий зміст. Зокрема, є думка, що це діяльність, пов'язана не лише з аналізом якості інформації, а й інтерпретації її, виявлення аспектів, що впливають на прикладну значущість відомостей. Крім того, є фахівці, які зводять значення терміна "контролінг" лише до діяльності фінансово-господарських структур підприємства. Тобто, на їхню думку, вся інформація, що є в обороті всередині фірми, повинна, зрештою, використовуватися з метою оптимізації прибутків та витрат. Будь-яка схема інформаційних потоків відповідно до цієї концепції повинна аналізуватися щодо впливу на рентабельність бізнесу.

Є експерти, які дещо звужують функції фахівців, які займаються контролінгом. У їх теорії ця діяльність повинна обмежуватися тільки збиранням інформації від різних генераторів і розподілом її в компетентні відділи. У деяких випадках контролерами може формуватися оптимальна, за оцінкою, структура інформаційного потоку, формат його поднесения. Аналізом її та інтерпретацією, вважають експерти, повинні займатися структури, що спеціалізуються на тому чи іншому напрямку роботи підприємства.

Тобто, умовно кажучи, статистика, що відображає витрату фарби при випуску іграшок, повинна передаватися фахівцям, які відповідають за відповідний виробничий етап. Фінансові дані - до бухгалтерії, і т.д. Контролінг має на увазі лише статистичну функцію. Дослідження інформаційних потоків виконують компетентні структури компанії.

Цінність управління інформаційними потоками

Спробуємо визначити, у яких аспектах виражається найбільша цінність управління інформаційними потоками. Умовимося у своїй, що контролінг займає у цьому одну із центральних функцій (а чи не лише у частині збору даних та його структурування).

Основна характеристика інформаційних потоків – концентрація цілей менеджменту. Сукупність даних, що звертаються всередині корпорації, визначає якісне підвищення рівня знань кожного з відділів багато в чому за рахунок взаємодії з іншими структурами компанії та взаємного усвідомлення актуальності завдань, які стоять перед підприємством.

Робота з інформаційними потоками, як і контролінг (за умови достатньої глибини його використання) дозволяє знайти у бізнесі слабкі місця. Удосконалюються окремі виробничі зв'язки, продукція фірми стає кращою та конкурентоспроможнішою.

p align="justify"> Робота з інформаційними потоками передбачає концентрацію ресурсів компанії (не тільки матеріальних, а й кадрових), виявлення найбільш сильних сторін у бізнес-моделі, знаходження нових джерел підвищення конкурентоспроможності, впровадження інноваційних, раніше не випробуваних в компанії механізмів організації виробництва.

Використання інформаційних потоків у логістиці

У яких сферах активно використовуються інформаційні потоки? У логістиці однозначно. Чим це може бути обумовлено?

Для бізнесів, які ведуть діяльність у сфері виробництва та продажу товарів, характерні не лише інформаційні, але також і найрізноманітніші матеріальні потоки - рух виробів від заводу до споживачів, з посередниками і без, всередині країни та за кордон. Власне, за цю функцію відповідає логістика, що сформувалася в самостійну галузь. Найважливіша її характеристика у цьому, що у ній інформаційні і матеріальні потоки можуть досліджуватися одночасно. Яким чином?

Експерти вважають, що ефективне управління матеріальними потоками безпосередньо залежить від якості обробки інформації, яка звертається в логістичних системах.

Тут багато залежить від рівня знань, яким володіють менеджери та фахівці, які проводять відповідний аналіз.

Справа в тому, що логістика – сфера відносно нова для Росії. І ті критерії, що характерні для інформаційних систем, скажімо, банківського чи виробничого типу, не цілком сумісні з цією галуззю.

Насамперед, зазначають експерти, на рівні методів та принципів. З технологічної погляду логістичний інформаційний потік цілком можна досліджувати традиційними інструментами. Але те, як їх коректно задіяти у методологічному аспекті, російська логістика ще тільки вчиться розуміти, вважають експерти.

Водночас фахівці галузі, як зазначають аналітики, роблять певні успіхи. Це пов'язано з інтенсивної комп'ютеризацією логістичної сфери. Зараз доступ до ПК та мережевих технологій є у більшості співробітників російських компаній, активно розробляється релевантне дослідницьким та аналітичним завданням ПЗ. Логістичні компанії отримують більше можливостей бути відкритими в рамках мережевих технологій – як в аспекті взаємодії з іншими гравцями ринку, так і з погляду обміну даними з клієнтами.

Інформаційний потік

У логістиці виділяють такі види інформаційних потоків:

1. залежно від виду зв'язуваних потоком систем – горизонтальний та вертикальний;

2. залежно від місця проходження – зовнішній та внутрішній;

3. залежно від напряму стосовно логістичній системі – вхідний і вихідний.

випереджаючий інформаційний потік у зустрічному напрямку містить, як правило, інформацію про замовлення; випереджаючий інформаційний потік у прямому напрямку – це попередні повідомлення про прибуття вантажу; одночасно з матеріальним потоком йде інформація у прямому напрямку про кількісні та якісні параметри матеріального потоку; слідом за матеріальним потоком у зустрічному напрямку може проходити інформація про результати приймання вантажу за кількістю чи якістю, різноманітні претензії, підтвердження.

показниками: та ін.

Нині у зв'язку з розвитком НТП полегшення роботи виникає можливість автоматизації системи управління інформаційними потоками. Керувати інформаційним потоком можна так: змінюючи напрямок потоку; обмежуючи швидкість передачі відповідної швидкості прийому; обмежуючи обсяг потоку до величини пропускної спроможності окремого вузла чи ділянки шляху.

Між МП та ІП немає однозначного відповідності, тобто. синхронності в часі виникнення, спрямованості та ін. ІП може випереджати МП (проведення переговорів, укладання контрактів тощо) або відставати від нього (інформація про отримання поставленого товару): випереджальнийінформаційний потік у зустрічномунапрямі містить, як правило, відомості про замовлення; випереджальнийінформаційний потік у прямомунапрямі – це попередні повідомлення про прибуття вантажу; одночасноз матеріальним потоком йде інформація у прямомунапрямі про кількісні та якісні параметри МП; слідомза матеріальним потоком у зустрічномунапрямі може проходити інформація про результати приймання вантажу за кількістю або якістю, різноманітні претензії, підтвердження.

Можлива наявність декількох ІП, що супроводжують МП.

Класифікація інформаційних потоків

Можна виділити елементарні, ключові та підтримуючі інформаційні потоки, що супроводжують відповідні операції та функції.

Інформаційні потоки поділяються на:

· Внутрішні та зовнішні (відповідно циркулюючі всередині логістичної системи або між логістичною системою та зовнішнім середовищем);

· Горизонтальні, що відносяться до одного рівня ієрархії логістичної системи, і вертикальні - від верхньої ланки логістичного менеджменту до нижнього;

· Вхідні та вихідні - по відношенню до логістичної системи (підсистеми або ланки логістичної системи).

За видом носіїв інформації найбільш поширеними є потоки на паперових носіях (документи), а за використання комп'ютерних технологій обробки інформації - на магнітних носіях (магнітних стрічках, дисках), як електронних відеограм тощо.

За часом виникнення інформації розрізняють регулярні (стаціонарні) потоки, що відповідають регламентованій у часі передачі даних, періодичні (з жорстким обмеженням часу та тривалості передачі) та оперативні потоки, що забезпечують зв'язок абонентів в інтерактивному та діалоговому режимах on line та offline.

Залежно від призначення виділяють директивні (керуючі), нормативно-довідкові, інформаційні – для обліку та аналізу при прийнятті рішень – та допоміжні інформаційні потоки.

У логістиці виділяють такі види інформаційних потоків (рис. 2.1.):

Мал. 2.1. Види інформаційних потоків у логістиці

Залежно від виду систем, що зв'язуються потоком: горизонтальний і вертикальний;

Залежно від місця проходження: зовнішній та внутрішній;

Залежно від напрямку по відношенню до логістичної системи: вхідний та вихідний.

Обробка інформації, що циркулює в логістичних системах, є основою процесу управління матеріальними потоками. У зв'язку з цим одним із ключових понять логістики є поняття інформаційного потоку.

Інформаційний потік- це сукупність повідомлень, необхідні управління і контролю логістичними операціями, які циркулюють як у самій системі, і між цією системою і довкіллям. Інформаційний потік може існувати у вигляді паперових та електронних документів.

Інформаційний потік може випереджати матеріальний, слідувати одночасно з ним або після нього. При цьому інформаційний потік може бути спрямований як в один бік із матеріальним, так і в протилежний:

· Випереджальний інформаційний потік у зустрічному напрямку містить, як правило, відомості про замовлення;

· Випереджаючий інформаційний потік у прямому напрямку - це попередні повідомлення про майбутнє прибуття вантажу;

· Одночасно з матеріальним потоком йде інформація в прямому напрямку про кількісні та якісні параметри матеріального потоку;

· слідом за матеріальним потоком у зустрічному напрямку може проходити інформація про результати приймання вантажу за кількістю чи якістю, різноманітні претензії, підтвердження.

Шлях, яким рухається інформаційний потік, у випадку може збігатися з маршрутом руху матеріального потоку.

Інформаційний потік характеризується такими показниками:джерело виникнення; напрямок руху потоку; швидкість передачі та прийому; інтенсивність потоку та ін.

Інформаційний потік може випереджати матеріальний, слідувати одночасно з ним або після нього. При цьому інформаційний потік може бути спрямований як в один бік із матеріальним, так і в протилежний: випереджаючий інформаційний потік у зустрічному напрямку містить, як правило, інформацію про замовлення; пережаючий інформаційний потік у прямому напрямку - це попередні повідомлення про прибуття вантажу; одночасно з матеріальним потоком йде інформація у прямому напрямку про кількісні та якісні параметри матеріального потоку; слідом за матеріальним потоком у зустрічному напрямку може проходити інформація про результати приймання вантажу за кількістю або якістю, різноманітні претензії, підтвердження.

Шлях, яким рухається інформаційний потік, у випадку, може збігатися з маршрутом руху матеріального потоку.

Інформаційний потік характеризується наступними показниками: джерело виникнення; напрямок руху потоку; швидкість передачі та прийому; інтенсивність потокута ін.

Формування інформаційних систем неможливе без дослідження потоків у розрізі певних показників. Наприклад, вирішити завдання оснащення певного робочого місця обчислювальної техніки неможливо без знання обсягів інформації, що проходить через це робоче місце, а також без визначення необхідної швидкості її обробки.

Керувати інформаційним потоком можна так: змінюючи напрямок потоку; обмежуючи швидкість передачі відповідної швидкості прийому; обмежуючи обсяг потоку до величини пропускної спроможності окремого вузла чи ділянки шляху.

Кожному МП відповідає певний інформаційний потік. Інформаційний потік (ІП) –це потік повідомлень у мовленнєвій, документній (паперовій та електронній) та іншій формі, що генерується вихідним МП в аналізованої ЛЗ, між ЛЗ та зовнішнім середовищем і призначений для реалізації керуючих функцій. У табл. 4.1 наведено одну з можливих класифікацій ІП.

Таблиця 2.1. Класифікація інформаційних потоків

Ознака класифікації	Вид ІП
Ставлення до ЛЗ та її ланок	Внутрішні, зовнішні, горизонтальні, вертикальні, вхідні, вихідні
Вид носіїв інформації	На паперових носіях, на магнітних носіях, оптичні, цифрові, електронні
Періодичність використання	Регулярні, періодичні, оперативні
Призначення інформації	Директивні (керуючі), нормативно-довідкові, обліково-аналітичні, допоміжні
Ступінь відкритості	Відкриті, закриті, секретні
Спосіб передачі даних	Кур'єром, поштою, телефоном, телеграфом, телетайпом, електронною поштою, факсом, телекомунікаційними мережами
Режим обміну інформацією	"on-line", "off line"
Спрямованість щодо МП	У прямому напрямку з МП, у зустрічному напрямку з МП
Синхронність із МП	Випереджаючі, одночасні, наступні

Вимірюється інформаційний потік кількістю інформації, що обробляється або передається за одиницю часу.

Способи вимірювання кількості інформації, що міститься в будь-якому повідомленні, вивчаються в розділі кібернетики, який називається теорією інформації. Відповідно до цієї теорії за одиницю кількості інформації прийнято так звану двійкову одиницю - біт. З використанням електронно-обчислювальної техніки інформація вимірюється байтами. Байт - це частина машинного слова, що складається зазвичай з 8 біт і використовувана як одне при обробці інформації в ЕОМ.

Застосовуються також похідні одиниці кількості інформації: кілобайт та мегабайт.

У практиці господарської діяльності інформація може вимірюватись також: кількістю оброблюваних чи переданих документів; сумарною кількістю документострок в документах, що обробляються або передаються..