КУРСОВА РОБОТА

З дисципліни:  «Корпоративні інформаційні системи і ефективність інформаційних систем»

На тему:   «ДЕЛО» - СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА І ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

ВСТУП

Система «ДІЛО», розроблена компанією «Електронні Офісні Системи» (ЕОС) - комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесу діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах.

Перша версія системи «ДІЛО» випущена в 1996 році. Сьогодні «ДЕЛО» використовують більше 1000 компаній, установ, організацій Росії і країн СНД, а загальне число встановлених робочих місць перевищує 100 000. Володіє «Сертифікатом Найвищої Якості».

1. Загальні відомості про систему «ДЕЛО»

Система «ДІЛО» - тиражований "коробковий" продукт. Вона без будь-яких замовних доробок вирішує завдання автоматизації діловодства та електронного документообігу більшості організацій. За допомогою гнучкої системи довідників легко може бути встановлена ​​і налаштована фахівцями замовника.

· Масштабируемая і гнучка в налаштуванні, легко адаптується до специфіки документообігу в організаціях будь-якого розміру від одиниць до тисяч робочих місць.

· Забезпечує необхідний рівень конфіденційності інформації та відповідність усім нормативним вимогам як російського діловодства, так і міжнародних стандартів  (ISO 15489 «Інформація та документація - Управління документами» і ISO / IEC 17799 2000 «Інформаційні технології - Практичний посібник з управління інформаційною безпекою»)

· Забезпечує захищений електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) і спеціальних криптографічних засобів. Компанія «Електронні Офісні Системи» має всі необхідні сертифікати ФСБ для використання засобів захисту інформації в своїх продуктах.

· Надає можливості масового переведення паперових документів в електронний вигляд і приміщення їх в базу даних системи за допомогою опції "Потокове сканування".

· Підтримує повний цикл роботи з проектами документів, в тому числі їх маршрутизацію і версійність.

· Дозволяє працювати з документами як в локальної мережі, Так і віддалено - через Інтернет ( «ДЕЛО-WEB»).

· Має відкриту архітектуру і надає можливість інтеграції з іншими програмними засобами як компанії ЕОС, так і інших виробників програмних продуктів.

2. Переваги

Для керівників різних рівнів:

· Швидкий пошук документів;

· Відстеження руху документа на всіх етапах його життєвого циклу;

· Ефективний контроль і звітність по виконанню резолюцій;

· Скорочення термінів підготовки та узгодження документів;

· Зручна робота над проектами документів;

· Отримання зведених звітів і журналів;

· Можливість делегування повноважень.

Для співробітників канцелярій, секретаріатів, для діловодів:

· Швидка і зручна реєстрація документів за допомогою розгорнутої системи різних довідників;

· Відстеження ходу виконання резолюцій;

· Зручний і швидкий пошук по будь-яких реквізитах реєстраційної картки (РК) як документів, так і проектів (РКПД);

· Журнал передачі документів, внутрішні і зовнішні реєстри відправлення;

· Формування звітності.

3. Основні функції системи "Дело"

Основні функції

Забезпечує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання в справу і передачі в архів.

Робота з вхідними та вихідними документами

· Реєстрація, контроль і облік вхідної та вихідної кореспонденції.

· Реєстрація переданих по електронній пошті  документів в автоматизованому режимі, в тому числі захищених ЕЦП.

· Налагодження структури реєстраційного номера відповідно до номенклатури справ, прийнятої в організації.

· Накладення резолюцій, контроль виконання, написання і перегляд звітів по резолюціям.

· Пересилання документів для виконання всередині організації по заданих маршрутах.

· Швидкий пошук по всіх реквізитами РК і РКПД, можливість збереження і використання складних пошукових запитів.

· Списання документів в справу і можливість передачі на архівне зберігання.

Робота з внутрішніми документами організації

· Підтримується повний цикл роботи з проектами документів:

o створення РК проекту документа, в тому числі «на виконання» розпорядчого документа;

o зміна проекту зі зберіганням попередніх версій;

o погодження та затвердження проекту документа;

o реєстрація документа, створеного на основі проекту.

· Формування доручень по документах;

· Управління проходженням документів з безліччю рішень. Весь документ в цілому і кожен з його пунктів можуть мати власні ієрархічні дерева резолюцій, кожна з них зі своїми виконавцями і контролерами.

· Передача завізованих документів співробітникам на ознайомлення і виконання.

· Контроль проходження і виконання документів. Реалізована рольова функція контролера - можливість делегування функції контролю документів, пунктів і резолюцій особам або підрозділам, визначеним як контролерів або контрольних служб.

· Управління доступом до документів.

· Створення та зберігання шаблонів документів.

Забезпечення інформаційної безпеки

· Розмежування прав доступу користувачів до документів. Кожному користувачеві визначаються: права по грифу доступу; права щодо доступу до картотеками, в межах яких можна працювати; набір діловодних операцій відповідно до функціональних обов'язків.

· Протоколювання дій користувачів.

· Використання методів криптографічного захисту інформації - ЕЦП і шифрування.

Можливості «ДЕЛО-WEB»

Можливості роботи через Web стали максимально наближені до функціоналу системи «ДЕЛО» в локальній мережі. Співробітники віддаленого філії - при наявності Web-доступу - стають рівноправними учасниками документообігу всього підприємства. Керівники і фахівці, що знаходяться поза офісом, мають можливість брати участь у прийнятті, виконанні та контролі рішень.

· Реєстрація документів з автоматичним заповненням деяких полів РК;

· Реєстрація пов'язаних документів;

· Засвідчення прикріплених до РК файлів, ЕЦП, а також перевірка ЕЦП прикріплених файлів;

· Винесення резолюцій по документу, контроль виконання

· Узгодження і підписання проектів документів

· Засвідчення ЕЦП файлів, прикріплених до РК проектів документів, а також перевірка їх ЕЦП.

· Пошук документів і резолюцій за значеннями їх реквізитів;

· Отримання звітності про внутрішнє і зовнішнє документообіг.

4. Опція "ЕЦП і шифрування"

У діяльності сучасних організацій спостерігається стійка тенденція до впровадження безпаперових технологій обробки інформації.

Документи організації створюються, обробляються і пересилаються в електронному вигляді. Вхідні документи часто також переводяться в електронну форму засобами сканування і розпізнавання тексту, або надходять вже в електронному вигляді.

Електронний документообіг істотно підвищує ефективність роботи управлінського і виробничого персоналу: прискорює процеси підготовки, узгодження, візування та затвердження документів, спрощує процедури пошуку і обробки документів, обміну ними як усередині організації, так і з зовнішніми кореспондентами / адресатами. Крім цього, відбувається значне скорочення споживання паперу та витратних матеріалів, знижуються потреби в копіювально - розмножувальної техніки та в обслуговуючому її персоналі.

Застосування електронного подання документів вимагає адекватного кошти посвідчення інформації, що міститься в документі. Таким засобом є електронна цифровий підпис  (ЕЦП) - аналог традиційного рукописного запевнення паперового документа (підписи).

На відміну від звичайного підпису, ЕЦП не тільки засвідчує особистість людини, яка підписала документ, але і гарантує, що в документ після його підписання не були внесені ніякі зміни.

Реєструючи входять документи, співробітник може ставити свій ЕЦП на файл документа, засвідчуючи його справжність. При роботі з проектами документів, що виходять і внутрішніми документами організації, ЕЦП може застосовуватися при узгодженні, візуванні, затвердження, реєстрації та відправлення документа адресату.

Для використання електронного цифрового підпису в системі «ДЕЛО» передбачена спеціальна опція «ЕЦП і шифрування».

Опція дозволяє підписувати цифровим способом документи, що зберігаються і обробляються в системі автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДЕЛО». При необхідності, документ може бути підписаний кількома співробітниками, що дуже зручно для автоматизації процедур узгодження, візування та затвердження документів.

Будь-який співробітник, який має доступ до документа, отримує достовірну інформацію про підписи - хто і коли підписав цей документ, а також може перевірити справжність кожного підпису і переконатися, що після підписання документ не був відредагований. Процедура перевірки цифрового підпису гранично проста - досить один раз «клацнути» мишкою.

Опція "ЕЦП і шифрування" також надає можливість підписувати і шифрувати документи, що відправляються по електронній пошті зовнішнім адресатам: філіям, дочірнім організаціям, клієнтам або партнерам. Шифрування повідомлень, переданих по зовнішніх каналах зв'язку, дозволяє гарантовано захистити конфіденційну інформацію від несанкціонованого доступу - прочитання, спотворення або підміни.

У тому випадку, якщо система «ДЕЛО» встановлена ​​у всіх учасників обміну інформацією, разом з документами передаються і цифрові підписи накладені на документ. Таким чином, користувачі корпоративної системи отримують можливість підписувати і поширювати по всій територіально-розподіленої організації підписані документи. При цьому, наприклад, перевірка підпису президента корпорації в віддаленому філії виконується точно так же, як і перевірка підпису співробітника філії - один «клацання» мишкою.

Технологія роботи з опцією "ЕЦП і шифрування".

Для кожного користувача системи «ДЕЛО», яка має право підпису, формується ключ, що складається з двох частин: секретної та відкритою.

Секретний ключ записується на носій: електронну таблетку Touch Memory або електронний ключ EToken, що передається особисто користувачу. Секретний ключ може бути додатково захищений паролем користувача (на випадок втрати носія).

Секретний ключ використовується для підписання документів і для дешифрування повідомлень, що відправляються користувачем по електронній пошті. Щоб підписати файл документа або повідомлення, користувачеві досить помістити носій секретного ключа в пристрій, що зчитує комп'ютера і «клацнути» мишкою по кнопці «Підписати».

На підставі відкритого ключа формується сертифікат відкритого ключа. Сертифікат відкритого ключа використовується для перевірки достовірності ЕЦП.

Створення секретних ключів користувачів і їх сертифікатів здійснюються адміністратором Центру управління ключовою системою (ЦУКС), що представляє собою комплекс програмного забезпечення  і пристрої запису / читання носіїв ключів, що входить в комплект поставки опції.

ЦУКС є корпоративними центром управління ключовою системою, його діяльність поширюється тільки на власну організацію, філії і дочірні організації. При необхідності, сертифікати, видані ЦУКС, можуть бути підписані і вищим Засвідчуючим Центром. ЦУКС функціонує на автономному комп'ютері, з метою безпеки не підключеному до жодної лінії зв'язку.

Адміністрування ЦУКС не вимагає спеціальної підготовки. Вся необхідна інформація представлена ​​в документації системи ДЕЛО.

Варіанти поставки та інсталяції опції "ЕЦП і шифрування".

Опція "ЕЦП і шифрування" пропонується в 3-х різних варіантах поставки:

· Повнофункціональна. Користувач може підписувати документи і повідомлення, шифрувати і розшифровувати повідомлення, перевіряти підписи інших користувачів. Для таких користувачів в комплект поставки опції входить апаратний пристрій зчитування секретного ключа.

· Тільки перевірка підпису. Користувач може перевіряти підписи інших користувачів, але сам підписувати документи не може. Для робочих місць цих працівників не потрібне використання апаратних засобів.

· Дистанційна перевірка підпису. Користувач може перевіряти підписи інших користувачів, але сам підписувати документи не може. Ця опція доступна з версії «ДЕЛО» 8.09 і передбачає придбання сервера перевірки підпису, що дозволяє перевіряти підписи з будь-якого робочого місця системи «ДІЛО».

Залежно від потреб замовника, можна купувати довільні комбінації варіантів Опції. Наприклад, придбати повнофункціональний варіант тільки для керівного складу, яка має право підпису, а для інших співробітників закупити варіант «Тільки перевірка підпису».

Використовується спеціальне програмне забезпечення.

Опція "ЕЦП і шифрування" використовує засіб криптографічного захисту «КріптоПро CSP», розроблене фірмою «КріптоПро» і сертифіковане ФАПСИ. Інтеграція криптографічного програмного забезпечення в систему автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДЕЛО» виконана компанією ЕОС, що має відповідні ліцензії ФАПСИ.

5. Функції системи автоматизації діловодства та електронного документообігу

Система підтримує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання в справу і передачі в архів.

Робота надпроектамі документів

Функціонал підготовки документів дозволяє автоматизувати весь процес створення документа. Робота з проектами документів має на увазі виконання наступних дій:

1. створення РК проекту документа, в тому числі і «на виконання» розпорядчого документа;

2. зміна проекту зі збереженням попередніх версій;

3. узгодження проекту документа;

4. затвердження проекту документа;

5. реєстрація документа, створеного на основі проекту.

При роботі з проектом та послідовно або паралельна маршрутизація, контролюються терміни розгляду і термін підготовки проекту в цілому.

Реєстрація документів

Для кожного документа в системі «ДЕЛО» формується реєстраційно-контрольна картка (РК), в яку заносяться відомості про документ. Реєструватися можуть як надійшли ззовні, так і створені всередині організації документи: листи, накази, розпорядження, договори, акти та інше. Склад реквізитів РК: кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, тематика, гриф доступу, відмітка про наявність додатків, номенклатура, склад документа, резолюція та ін. Деякі реквізити, наприклад, резолюції та звіти про їх виконання, адресати , кореспонденти можуть мати множинне значення.

контроль виконання

В системі «ДЕЛО» реалізований контроль виконання документів. На контроль може ставитися як виконання резолюцій, так і виконання документа в цілому. При цьому автоматично відслідковуються терміни виконання, особливо виділяються контрольовані документи і документи з простроченим терміном виконання. Можливе формування нагадувань виконавцям і зведень про виконання контрольних документів. Інші функції системи автоматизації діловодства наведені в таблиці № 1.

Таблиця № 1. Функції системи автоматизації діловодства

Обробка і зберігання документів	До картки може бути «прикріплений» будь-яке число файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі представлення (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо-або відеоматеріал і т. Д.). Ці файли можуть надходити по лініях зв'язку або створюватися в організації з використанням текстових редакторів, Наприклад, MS WORD, сканерів, мікрофонів або інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера.
Розширення складу реквізитів картки документа	Картка містить склад реквізитів, що повністю відповідає вимогам діловодства. Для відображення відомчої або галузевої специфіки складу полів картки може бути розширений за рахунок додаткових реквізитів. Нові поля можуть створюватися користувачами самостійно без будь-якого програмування. Додаткові реквізити можуть бути різних типів: строкові, числові, дати. Також забезпечується можливість контролю даних, що вводяться в створені реквізити.
Поточний введення документів	Поточний введення документів дозволяє вирішити проблему масового введення в систему документообігу електронних образів паперових документів. При реєстрації документів на перших аркушах або на окремих чистих аркушах (листах роздільниках) друкується призначуваний системою унікальний штрих-код. У процесі сканування і розпізнавання на окремому робочому місці, обладнаному високопродуктивним сканером, система аналізує штрих-код і обробляє відскановані документи відповідно до зазначеної в ньому інформацією. В результаті електронні образи документів, отримані в заданому форматі, автоматично прикріплюються до відповідних РК.
рух документів	В системі існує кілька механізмів організації руху документів. Кожен механізм забезпечує оптимальне виконання того чи іншого діловодного процесу. При роботі над проектом документа картка автоматично пересилається по послідовному або паралельному маршруту між заздалегідь визначеними погоджують або які підтверджують посадовими особами. У процесі пересилання проекту враховується характер винесених віз, контролюються терміни розгляду. Після винесення резолюції готовий документ доводиться до відома виконавців, і контролюються терміни виконання доручень.   В системі «ДЕЛО» реалізовано також безліч інших механізмів руху документів: внутрішня адресація, пересилання електронних документів зовнішнім організаціям, повний контроль всіх видів руху паперових документів та інше.
Забезпечення юридичної повноцінності	У процесі узгодження або затвердження проекту документа користувач може запевнити розглянутий документ електронно-цифровим підписом (ЕЦП). Це дозволяє забезпечити юридичну правомочність створених електронних документів. Для зберігання сертифікатів ЕЦП можуть використовуватися сторонній засвідчує центр і внутрішньокорпоративний центр управління ключовою системою (ЦУКС), створений на базі програмних продуктів ЕОС і сертифікованих кріптосредств.
Відправка документів	Система дозволяє формувати реєстри розсилки для експедиції установи, здійснювати надпечатку конвертів, відправляти документи за допомогою систем електронної пошти. Документи, що відправляються за допомогою електронної пошти, можуть бути захищені шифруванням і завірені ЕЦП. З цією метою в системі використовується сертифіковані кріптосредства.
Довідково-аналітична робота	У міру функціонування системи в ній накопичується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів в цій базі за поєднанням будь-яких реквізитів РК, а також пошук по тексту документа. При необхідності складний пошуковий запит  може бути збережений і використаний неодноразово. Відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів або роздрукувати у вигляді переліку.
Повнотекстовий пошук за змістом документа	Реалізовано комбінований пошук: одночасно по поєднанню реквізитів реєстраційних карток та повнотекстовий пошук за змістом самих документів.
Робота з взаємопов'язаними документами	Підтримується можливість встановлення посилань між РК документів або проектів документів, пов'язаних тематично, що скасовують або доповнюють один одного і т. Д. Це дозволяє переглядати ланцюжки взаємопов'язаних документів. Посилання можуть встановлюватися і на документи, що зберігаються поза системою документообігу (посилання по URL). Таким чином, документ системи «ДЕЛО» може посилатися на зовнішні інформаційні матеріали або документи, що зберігаються в інших інформаційних системах.
Регламентація прав доступу	Права користувача в системі регламентують як доступ до картотеками і документів відповідно до їх грифами, так і набір функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т. Д.)

6. Ефективність системи "ДЕЛО"

За даними західних консалтингових компаній, при роботі з паперовими документами:

· Близько 15% всіх документів безповоротно втрачається;

· До 30% робочого часу співробітників витрачається на пошуки необхідних матеріалів;

· Для кожного документа створюється в середньому 19 його копій.

Система автоматизації діловодства та електронного документообігу «ДЕЛО» створює принципово нові умови для більш ефективної організації роботи з документами:

Чи не автоматизована технологія	Автоматизована технологія
ручний прийом документів, що надійшли по електронних каналах (факс, телеграф, електронна пошта)	автоматизований прийом документів, що надійшли по електронних каналах
ручний друк карток, підготовка зведень, довідок, звітів, реєстрів	автоматична друк карток, стандартних зведень, довідок і реєстрів, формування довільних звітів
ручне переміщення проекту документа в процесі узгодження і затвердження	автоматизована пересилання проекту між погоджують і затверджують посадовими особами по заздалегідь заданому маршруту
розмноження документів і карток, транспортування і передача їх виконавцям	автоматична розсилка необхідного числа електронних версій документів і карток по комп'ютерній мережі
ручна реєстрація факту передачі документів і резолюцій посадовій особі, яка часто не виконується через недбалість співробітників	автоматична реєстрація фактів пересилання і отримання документів і резолюцій по комп'ютерній мережі
багаторазова реєстрація одних і тих же документів в журналах і картотеках різних структурних підрозділів	одноразова первинна реєстрація документа в будь-якому підрозділі і подальше автоматичне відстеження руху і виконання документа в електронних картотеках підрозділів
ручний пошук документів і збір відомостей про їх виконання в розрізнених картотеках різних підрозділів	автоматизований наскрізний пошук по всіх картотеках з урахуванням прав доступу
поштова та кур'єрська відправка документів і резолюцій в філії та інші установи з ручним складанням відповідних реєстрів	автоматизація функцій оформлення розсилки, відправка документів і резолюцій в філії та інші установи за допомогою електронної пошти із захистом їх засобами криптографії

«ДЕЛО-Підприємство» призначений не тільки для діловодних служб (секретаріатів, канцелярій, загальних відділів, експедицій і т. Д.). Система також автоматизує діяльність безпосередніх учасників документообігу: керівників, фахівців - тобто всіх співробітників організації, які працюють з документами.

«ДЕЛО» відповідає всім вимогам, що пред'являються як до сучасних систем електронного документообігу, так і до систем автоматизації класичного діловодства.

Підтримуючи повноцінне діловодство паперових і повністю електронних документів, «ДЕЛО-Підприємство» дозволяє реалізувати в організації систему змішаного, паперово-електронного документообігу. Система надає унікальну можливість створення високоефективного безпаперового діловодства в особливо завантажених ділянках управлінської діяльності зі збереженням на окремих ділянках повноцінного паперового документообігу. Це дозволяє плавно перейти до сучасних технологій управління, без ризику виникнення збоїв в модернізованої системі документаційного забезпечення управління.

Система автоматизації діловодства та електронного документообігу створена в результаті узагальнення багаторічного досвіду розробки і експлуатації десятків подібних систем в найбільших установах колишнього СРСР і Росії. Тому вона повністю відповідає вимогам діючих діловодних стандартів, а також підтримує правила (в тому числі неформалізовані) і прийоми, які використовуються в діловодної практиці вітчизняних підприємств і установ.

В системі «ДІЛО-Підприємство» користувачем може бути як безпосередньо вказане в документах посадова особа, так і інший працівник установи, якій делеговані відповідні повноваження.

7. Системи сімейства «ДЕЛО»

Системи сімейства «ДЕЛО» масштабуються, вони підтримують централізовану, розподілену і децентралізовану схему організації діловодства:

· «ДЕЛО-Секретар» можна встановити на одному комп'ютері і тим самим забезпечувати централізовану реєстрацію і контроль виконання документів.

· «ДЕЛО-Підприємство» підтримує багатокористувацький режим і забезпечує централізоване управління єдиним діловодних процесом.

· Якщо в установі існують підрозділи з самостійним діловодством, то «ДЕЛО-Підприємство» підтримує взаємодіючі діловодних процесів цих підрозділів.

Також масштабування системи забезпечено застосуванням наступних технологій:

Робота в Інтернет / Інтранет мережах	Для надання доступу до документів в системі реалізований web-інтерфейс. Він забезпечує простий і ефективний доступ до документів з будь-якого локального або віддаленого комп'ютера  через мережу Internet.
Розподілений електронний документообіг	Система дозволяє здійснювати автоматизований обмін юридично правомочними електронними документами між організаціями або територіально віддаленими підрозділами. При цьому дотримуються всі норми вітчизняного діловодства. Конфіденційність і справжність документів забезпечуються сертифікованими кріптосредствамі.
Підтримка великих масивів документів	Система зберігання даних дозволяє працювати безлічі користувачів з великими кількостями документами. Реальні, практично підтверджені можливості - понад 4 000 000 документів, понад 500 одночасно працюючих користувачів. При цьому існує розрахована на одного користувача версія системи, що працює з умовно-безкоштовною СУБД.

«ДЕЛО» - відкрита система. Вона інтегрується з будь-якими Windows-додатками через що входить в постачання системи відкритий API-інтерфейс.

API надає можливість контрольованого доступу до збережених даних в режимі їх читання іншими програмами. Такі програми при необхідності можуть бути розроблені силами замовника, якщо потрібне розширення споживчих властивостей системи, наприклад:

· Для виведення даних системи в найбільш зручній формі звітів;

· Для формування запитів необхідного виду на пошук і відбір даних;

· Для доступу до даних системи через INTERNET (INTRANET);

· Для експорту даних системи в інші бази даних замовника і т. П.

«ДЕЛО» тісно інтегровано з пакетом MS Office, що дозволяє реєструвати документи безпосередньо з редакторів або поштової програми. Також в системі вже реалізована інтеграція з наступними продуктами компанії ЕОС:

Підсистема «АРХІВНА СПРАВА»	«АРХІВНА СПРАВА» - це розрахована на багато користувачів підсистема, призначена для автоматизації підготовки до передачі справ в архів, ведення та обліку архівних документів. Програми інтегровані в частині ведення номенклатури справ, відстеження змін в організаційній структурі організації, а також імпорту-експорту електронних документів.
Система «КАДРИ»	Програмна система «КАДРИ», призначена для автоматизованого ведення кадрового обліку підприємств і установ. Система може використовуватися як окремими підприємствами і організаціями, так і організаціями, що мають складну структуру: холдингового типу, що мають численні дочірні підприємства, з розгалуженою структурою філій і т. Д.

8. Відмінності систем сімейства "ДЕЛО"

Система "ДІЛО-Старт" в якості СУБД використовує MSDE (Microsoft Data Engine).

функція	ДЕЛО-Підприємство	ДЕЛО-Секретар *	ДЕЛО-Старт
Розподілена обробка документів в мережі	+	-	-
Розподіл прав доступу до різних документів і функцій системи	+	-	-
Ведення декількох картотек документів	+	-	-
Робота з проектами документів	+	-	-
Інтеграція з підсистемою «АРХІВНА СПРАВА»	+	-	-
Можливість взаємодії з кріптосервером	+	-	-
Реєстрація документів	+	+	+
Введення резолюцій до документів	+	+	+
Розподіл знаходяться на виконанні документів по «папок» в залежності від стадії виконання документа: Надійшли, На виконанні, На контролі   та ін.	+	Відкрита тільки папка На контролі »	-
Контроль виконання документів **	+	+	+ Тільки в пошуку
Багатокритеріальний пошук документів	+	+	+
Формування стандартних звітів	+	+	+
Обмін документами по електронній пошті	+	+	-
Списання документів в справу	+	+	-
Відстеження переміщень паперових оригіналів та копій документів, ведення реєстрів внутрішньої передачі документів	+	+	-
Ведення користувальницьких списків посадових осіб, організацій, тематичних рубрик, груп документів	+	+	-
Редагування шаблонів вихідних друкованих форм	+	+	-
Ведення реєстрів зовнішньої розсилки документів	+	-	-

* - В якості СУБД використовується MSDE (Microsoft Data Engine), яка входить в комплект поставки.

** - оперативний контроль виконання документів може здійснюватися двома способами:

· При перегляді списку контрольних резолюцій в папці «На контролі»;

· В режимі пошуку за реквізитами резолюції.

9. Структура системи "ДЕЛО"

На малюнку 1. приведена структура системи "ДЕЛО" і її опцій.

Мал. 1. Структура системи "ДЕЛО" і її підсистем.

10. Основні технічні вимоги

«ДЕЛО» - прикладна система автоматизації діловодства та електронного документообігу, яка функціонує в середовищі клієнт-сервер.

В якості СУБД можуть бути використані Oracle 9i (9.2.0.3 або більш пізні версії), Microsoft SQL Server 2000.

Вимоги до сервера

Вимоги до сервера в першу чергу визначаються вимогами обраної СУБД, передбачуваним кількістю користувачів системи «ДЕЛО», документообігом організації. У кожному конкретному випадку конфігурація сервера визначається індивідуально.

Обсяг, займаний БД «ДЕЛО» на жорсткому диску, обчислюється з розрахунку - 50 Мб початковий розмір БД, плюс від 2 Кб на кожну реєстраційну картку (без урахування обсягу файлів, що вкладаються).

Усереднені характеристики сервера:

· Процесор Pentium IV і вище;

· оперативна пам'ять  не менше 512 Мб;

· Вільне місце на вінчестері визначається документообігом організації. Обчислюється з розрахунку 50 Мб на системні потреби плюс по 2 КБ на кожну реєстраційну картку (без урахування обсягу файлів, що вкладаються). Мінімальний стартовий розмір БД - 50 Мб.

У разі використання СУБД Oracle на платформі відмінною від Windows, для забезпечення таких опціональних можливостей системи «ДЕЛО», як контекстний пошук по прикріплених файлів і «ДЕЛО-WEB», буде потрібно додатковий Windows-сервер c встановленими MS Internet Information Server, MS Index Server.

ВИМОГИ ДО РОБОЧИХ МІСЦЬ

повнофункціональний клієнт

Клієнтська частина системи «ДІЛО» працює під управлінням Windows  2000, Windows XP. На робочій станції повинна бути встановлена ​​клієнтська частина відповідної СУБД, а так же, для використання всіх функціональних можливостей  системи «ДЕЛО», MS Internet Explorer 6.0 і MS Office 2000 (або більш пізні версії).

· Процесор Pentium II і вище;

· Оперативна пам'ять не менше 128 Мб;

· Вільне місце на жорсткому диску від 200 Мб;

· Монітор з роздільною здатністю від 800х600, 65 тис. Квітів

· Windows2000Professional.
"Тонкий клієнт:

Для роботи з системою «ДЕЛО» через WEB інтерфейс ( «ДЕЛО-WEB») необхідний комп'ютер з встановленим Internet Explorer 6.0 і вище.

ВИСНОВОК

«ДЕЛО» відповідає всім вимогам, що пред'являються як до сучасних систем електронного документообігу, так і до систем автоматизації класичного діловодства. Підтримуючи повноцінне діловодство паперових і повністю електронних документів, «ДЕЛО» дозволяє реалізувати в організації систему змішаного, паперово-електронного документообігу. Система надає унікальну можливість створення високоефективного безпаперового діловодства в особливо завантажених ділянках управлінської діяльності зі збереженням на окремих ділянках повноцінного паперового документообігу. Це дозволяє плавно перейти до сучасних технологій управління, без ризику виникнення збоїв в модернізованої системі документаційного забезпечення управління.

Розвиток економіки ставить перед керівництвом підприємств і організацій будь-якої форми власності задачу по автоматизації діловодства, організації документообігу та створення систем управління документами (СУД).
Системи електронного документообігу (СЕД) включають інструменти, що дозволяють:

1. створювати документи;
2. обробляти документи;
3. тиражувати документи;
4. доставляти документи;
5. здійснювати зберігання документів;
6. контролювати виконання доручень;
7. створювати засоби організації спільної роботи
8. архівувати документи.

На практиці СУД і СЕД зазвичай об'єднуються в рамках єдиної системи, Званою системою автоматизації діловодства та електронного документообігу (САДЕД), на яку існує стійкий попит на ринку програмного забезпечення. На ринку Росії представлено понад 10 САДЕД, що відрізняються один від одного за багатьма параметрами: вартості володіння (в тому числі необхідності придбання і підтримки додаткового ПЗ - наприклад, бази даних), наявності основних і додаткових функцій і т.д. Вимоги споживачів: мінімальні витрати на впровадження, адміністрування і підтримку таких систем, можливість адаптації придбаних САДЕД під специфічні вимоги конкретної бізнес-сфери.
Такі системи повинні дозволяти здійснювати управління документообігом як за функціями, так і по процесам в організації. САДЕД здатні підтримувати або стандарт DMS (documents management system - система управління документами), або стандарт Workflow (автоматизація документопотоков).
Ринок програмних засобів в даній сфері включає:

• програмні продукти, спрямовані на автоматизацію документообігу - електронні канцелярії (Справа, Попелюшка, LanDocs);
• програмні продукти на основі Lotus Notes (Company Media, Бос-референт);
• програмні платформи для створення власних рішень (Documentum, Hummingbird);
• готові рішення на основі власних програмних платформ (DocsVision, Директум, Оптима, Євфрат).

Впровадження СЕД не дозволяє повністю відмовитися від паперових документів через регламентів чинного законодавства, наприклад, бухгалтерські документи в багатьох випадках повинні бути обов'язково продубльовані на паперових документах. Впровадження технологій безпаперового документообігу збільшує витрату паперу при виведенні різних звітів, які дозволяє створювати СЕД.
САДЕД повинна включати модулі захисту інформації та віддаленого доступу до неї, що забезпечують надійне адміністрування системи:

• архівацію і резервне копіювання;
• антивірусний захист і захист від несанкціонованого доступу;
• підтримку електронного цифрового підпису та шифрування даних;
• підтримку віддалених користувачів і віддаленого адміністрування.

Забезпечення збереження даних засобами САДЕД і доступу до виконаним документам є важливою функцією  для відмовостійкості системи безпаперового документообігу та організації повнофункціонального пошуку по всім документам підприємства. Інтеграція з системами антивірусного захисту  для відмовостійкості САДЕД, можливість здійснення групових політик  безпеки підприємства, контроль доступу до баз даних системи електронного документообігу, розмежування доступу, готові шаблони доступу, сформовані під цілі конкретних підрозділів (відділ кадрів, бухгалтерія тощо), засоби віддаленого доступу і віддаленого адміністрування САДЕД дозволяють використовувати веб-технології документообігу.
Важливою вимогою до САДЕД є мінімізація тотальної вартості володіння. При виборі такої системи важливі використовувана система управління базами даних (СКБД), а також засоби розробки. Для мінімізації витрат слід будувати САДЕД на вже наявному ліцензійному ПО. Крім мінімізації вартості придбання, впровадження такий підхід дозволить залучати фахівців підприємстві до розробки САДЕД, інтегрувати її в корпоративну ІТ-середовище. Витрати на навчання специа
листа при цьому можуть бути виключені з тотальної вартості впровадження та володіння САДЕД. Аналогічно для поширених СУБД простіше знайти розробника і готові рішення по адаптації ПО в конкретну сферу ділової активності.
При виборі САДЕД аналіз основних постачальників повинен з- Четатя з демонстраційним показом можливостей систем і їх порівняльним аналізом. Постачальники САДЕД впроваджують і налаштовують конфігурації системи під конкретні цілі підприємств і організацій, застосовуючи готові рішення.
При виборі САДЕД необхідно враховувати наступні аспекти.

1. Відповідність набору функцій САДЕД вимогам користувача: функціональність і фактор «ціна-якість», складність системи і виключення функцій, застосування яких малоймовірно, зайва простота, яка зажадає додаткових інвестицій на необхідні модулі.
2. Поширеність ПО на ринку (перш за все на регіональному).

Термін присутності тієї чи іншої САДЕД на ринку вказує на її поширеність, наявність фахівців, а також можливість підтримки роботи системи, усунення помилок, наявність докладної технічної документації (в тому числі від сторонніх експертів), зменшення тотальної вартості впровадження та володіння системою.

1. Наявність готових рішень і конфігурацій в бізнес-сфері підприємства (організації) - замовника САДЕД. Різні бізнес сфери (будівництво, охорона здоров'я тощо) мають свої специфічні особливості, які зажадають адаптації САДЕД. При наявності у розробників (дистриб'юторів) готових рішень можна значно заощадити на адаптації.
2. Використовувані інструменти (СУБД). При наявності ліцензійного ПЗ для роботи з СУБД доцільно використання єдиної платформи для формування ІТ-середовища підприємства (організації). Поліпшити ТСО допоможе використання програмних продуктів з відкритим кодом (open-source).
3. Необхідність придбання додаткових модулів і додаткових призначених для користувача ліцензій. Виробники ПЗ зазвичай включають в базовий пакет обмежене число призначених для користувача ліцензій. При підключенні нових користувачів може виникнути необхідність придбання додаткових ліцензій. Деякі модулі (наприклад, веб-доступ, повнотекстовий пошук і т.п.) можуть бути доступні в якості опції.
4. Необхідність додаткового навчання для використання, підтримки і адміністрування. Програмні продукт і САДЕД
   вимагає періодично актуалізації знань фахівців з впровадження та підтримки підвищення складності системи, її надмірності, розвитку довідників. При недостатній підготовці персоналу це викликає протидію з боку користувачів. Заповнення великої кількості довідників вимагає залучення співробітників ІТ-служби. Адміністратори системи повинні займатися тільки функціями адміністрування!
5. Зручність інтерфейсу і організація віддаленої роботи. Інтуїтивна зрозумілість і простота інтерфейсу дозволить подолати протидію користувачів впровадженню САДЕД на початковому етапі. Можливість отримання доступу до системи не тільки з головного офісу в багатьох випадках спростить роботу користувачів САДЕД підприємства (організації).

Остаточне рішення про придбання і впровадження тієї чи іншої системи автоматизації діловодства та електронного документообігу лежить в сфері персональної відповідальності адміністрації підприємства і керівника ІТ-служби.
Представлені на російському ринку фірми - розробники програмного забезпечення для автоматизації діловодства та організації електронного документообігу наведено в табл. 6.4.
Таблиця 6.4. Основні програмні продукти для СУД і СЕД

Програмний продукт	Розробник	Сторінка в Інтернеті
Directum	Directum	http://www.directum.ru
DocsVision	Digital Design	http://www.docsvision.com/
LanDocs	ланіт	http://www.landocs.ru
NauDoc	Naumen	http://www.naudoc.ru
OfficeMedia	Інтертраст	http://www.intertrust.ru
OPTIMA-Workflow	OPTIMA	http://www.optima-workflow.ru
Бос-Референт	Ай-Ті	http://www.boss-referent.ru
справа	ЕОС	http://www.eos.ru
Євфрат-документо- оборот	Cognitive Technologies	http://www.evfrat.ru
Електронна канцелярія «Попелюшка»	НТЦ ІРМ	http://www.mdi.ru/
Ескадо	Інтерпроком ЛАН	http://www.interprocom.ru

Нижче наведені описи зазначених систем з аналізом їх можливостей.

Directum - це система автоматизації діловодства та електронного документообігу, відповідна концепції ECM (Enterprise Content Management). Творці системи дотримуються стандарту Workflow з достатньою надмірністю, метою якої є автоматизація роботи, перш за все канцелярії і секретаріату підприємства (організації): узгодження документів, контроль виконання по процесам, що вимагає взаємодії підрозділів і керівництва, підготовку нарад. Основними модулями системи є:

• управління канцелярією: реєстрація вхідних і вихідних документів відповідно до діючих вимог, ведення номенклатури справ, контроль розсилок, виконання та маршрутів паперових документів;
• управління електронними документами: створення та зберігання документів в різних форматах, організація повнотекстового пошуку, контроль версій документів, призначення прав доступу до документів, підтримка ЕЦП;
• управління бізнес-процесами: підтримка створення документів і контроль виконання документів; організація взаємодії між підрозділами (за функціями і по процесах); маршрутизація документів;
• управління нарадами: організація колективної роботи з підготовки нарад, формування та надання протоколу, контроль виконання рішень;
• управління відносинами з клієнтами (CRM): ведення єдиної бази клієнтів, планування переговорів, супровід процесу продажів і маркетингових заходів.

Демонстраційну версію можна скачати з сайту компанії.
Для зручності користування в розподілених організаціях (компанія з філіями тощо) є вбудоване рішення по реплікації. Віддалені користувачі можуть отримувати доступ до системи за допомогою веб-сервісів.
Як засіб розробки застосовується інструмент IS-Buil- der, що використовує вбудовану мову програмування, що дозволяє здійснювати модифікацію і розробку нових карток електронних документів, довідників і звітів. Система може інтегруватися в ІТ-середовище підприємства.
Як засіб автоматизації діловодства система Directum дозволяє здійснювати реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, внутрішніх документів з використанням реєстраційно-контрольних карток (РКК) (рис. 6.13), здійснювати контроль місцезнаходження паперового документа. Крім цього існує можливість здійснення контролю за виконанням доручень.

Після реєстрації вхідний документ проходить звичайні для традиційної системи діловодства етапи розгляду керівництвом, винесення резолюції, постановки на контроль і виконання документа. Подальша робота виконавців з документом може вестися повністю в електронному вигляді. Це значно скорочує витрати часу виконавців і запобігає випадкову втрату оригіналу. Залежно від стилю роботи керівника документ розглядається або в паперовому, або в електронному вигляді. На підставі резолюції, винесеної керівником, документ може бути поставлений на контроль з призначенням виконавців, доручень і термінів.
Система Directum має широкі можливості для супроводу ділових процесів. Маршрути документів можуть задаватися як стандартні, тобто формуються за шаблонами, так і довільні для специфічних процесів. Існує можливість моніторингу завантаженості підрозділів дорученнями в рамках ділових процесів організації. Типові маршрути настроюються за допомогою спеціального редактора. Для зручності контролю за рухом документів і виконанням доручень існує можливість завдання термінів повідомлень.

Для підготовки нарад існує можливість планування порядку засобами системи. За результатами може бути підготовлений протокол за єдиним шаблоном, рішення якого контролюються в рамках системи виконання документів. Засоби Directum дозволяють провести нараду без реальної присутності співробітників і прийняти рішення методом опитування (з використанням ЕЦП).
Інтегровані можливості використання в якості засобу CRM дозволять автоматизувати роботу підрозділів по реалізації продукції і маркетингу, заощадивши на придбанні додаткового ПЗ.
Організація зберігання документів грунтується на розміщенні всіх документів в єдиному інформаційному просторі баз даних SQL-сервера, що спрощує організацію спільного доступу до документів, створеним на комп'ютерах користувачами. Це також суттєво розширює можливості пошуку по електронним документам (рис. 6.14).
САДЕД Directum також має широкі можливості інтеграції з пакетом додатків Microsoft Office, Що дозволяє прямо з
додатки відправляти документ на узгодження, переглядати історію роботи з документом, пов'язані документи, а також вставляти поля з картки електронного документа в текст. Інтеграція з Microsoft Outlook дає можливість швидко і просто зберігати електронні листи в системі Directum, пересилати їх для перегляду і виконання.
Крім того, існує потужний механізм контролю версій документів, що дозволяє зберігати безліч версій документів. В результаті з'являється можливість переглянути історію зміни змісту документа (наприклад, в процесі узгодження) і в разі необхідності повернутися до будь-якої з версій.
Конфіденційність документів, що зберігаються в системі Directum, забезпечується за допомогою настройки прав доступу на кожен документ або папку ( повний доступ, Зміна, перегляд, повна відсутність доступу). Шифрування електронних документів дозволяє додатково захистити текст електронного документа, в тому числі від користувачів зі статусом «адміністратор». Шифрування може здійснюватися як на основі сертифікату закритого ключа користувача, так і установкою звичайного пароля. ЕЦП, реалізована з використанням MS CryptoAPI, дозволяє інтегрувати систему Directum з різними системами криптозахисту інформації, в тому числі сертифікованими ФАПСИ (ФСБ).
Для роботи системи необхідно придбати також Microsoft SQL Server.
DocsVision дозволяє здійснювати управління документами і діловими процесами на підприємстві та в організації. Програмна платформа включає в себе два основних модуля:

• модуль «діловодство», що дозволяє автоматизувати функції, пов'язані з діловодством і процеси, пов'язані з рухом документів;
• модуль «управління процесами», націлений на підтримку бізнес-процесів на основі концепції workflow відповідно до стандартів ISO 9001: 2000.

DocsVision має широкі можливості інтеграції з іншими програмними продуктами, пов'язаними з автоматизацією управління підприємством і документаційне забезпечення управління: 1С Підприємство, Microsoft Axapta, Microsoft SharePoint, Microsoft Office, Active Directory.
При встановленні серверної частини відразу організовується веб-доступ до системи. Крім того, для організації роботи віддалених підрозділів існує модуль реплікації даних між віддаленими і основним серверами.

Модуль «Діловодство» побудований на базі платформи DocsVision, в зв'язку з чим робота користувача в додатку здійснюється за допомогою основного інструменту платформи (Навігатора) і її об'єктів (папок і уявлень), описаних в Посібнику з платформі DocsVision. Основу програми складають наступні об'єкти (детальний опис цих об'єктів наводиться в наступних підрозділах керівництва):

• картки документів, що містять відповідні поля і дозволяють реєструвати документи наступних типів: вхідні документи; вихідні документи; внутрішні документи; архівні документи;
• картки файлів, що містять опис файлу і дозволяють редагувати файли в додатках відповідно до їх форматом, а також спрощують включення файлів в картки документів;
• процеси, що дозволяють автоматизувати деякі операції діловодства;
• шаблони процесів, що спрощують опис і запуск нових процесів;
• довідники, що містять різноманітну внутріорганізаці- онную інформацію;
• додаткові довідники:
• настройки діловодства, що містять дані про додаткових настройках  (Зокрема, забезпечують шифрування і підписання електронних документів, настройки сканування за замовчуванням, список користувачів, яким дозволений доступ до всіх полів карток, і ін.);
• сканування штрих-кодів, що забезпечує потокове сканування великого обсягу документів з подальшим розбиттям отриманого графічного файлу на окремі документи і прикріплення їх до відповідних карток документів;
• бізнес-календар, що дозволяє розраховувати робочий час для співробітників, що мають як стандартний робочий графік, так і будь-якої специфічний (наприклад, змінний);
• повідомлення;
• картка погодження;
• картка завдання.

Відповідно до функціональної моделлю підприємства створюється ієрархія папок для підрозділів (рис. 6.15). Для зручності адміністрування вносяться розгорнуті облікові дані на кожного співробітника. Незвичайною функцією є завдання в облікових

даних користувача відміни його прізвища, імені та по батькові в усіх відмінках для подальшого використання в системі.

Налаштування ЕЦП також мають особливості: існує можливість замінити підпис керівника підписом заміщає його відповідального працівника (тимчасово або постійно) відповідно до внутрішньої субординацією. Права доступу до загальних папок задаються безпосередньо через інтерфейс операційної системи.
Для синхронізації з паперової канцелярією в системі існує паралельне ведення номенклатури справ з електронною реєстрацією документів. У структурі DocsVision існує можливість аналогічно звичайній номенклатурі справ вести облік фізичного перебування документів, включаючи реєстрацію назви, располо-

вання документа, дати створення, терміну зберігання (з можливістю нагадування про необхідність списання або здачі в архів), кількості томів, індексу та інші операції (рис. 6.16).

Для організації електронного документообігу в модулі «Діловодство» передбачені наступні типи карток:

• вхідний документ - для роботи з документом з типом потоку «вхідний»;
• вихідний документ - для роботи з документом з типом потоку «вихідний»;
• внутрішній документ - для роботи з документом, який має ходіння всередині організації, наприклад внутрішнім розпорядженням;
• архівний документ - для реєстрації документа, що зберігається в архіві;
• картка файлу - створюється для зберігання і використання файлу в системі DocsVision;
• завдання - дозволяє реєструвати завдання, приєднувати до них файли, задавати їх властивості, а також відправляти завдання виконавцям і контролерам за певним маршрутом;
• задача - призначена для формування пакетів пов'язаних завдань;
• процес - дозволяє зв'язати завдання по одному документу в єдину послідовність. Процес створюється, запускається і виконується в міру виконання завдань, з яких він складається;
• шаблон процесу - дозволяє створювати шаблони деяких регулярно повторюються в організації процесів (наприклад, підготовки щотижневих звітів). Шаблони являють собою заготовки процесів, на основі яких створюються так звані екземпляри - самостійні процеси;
• повідомлення - дозволяє зберігати будь-яке повідомлення і посилання на картку документа, в зв'язку з якою було створено повідомлення. Картка повідомлення може автоматично створюватися: 1) маршрутизатором для автора завдання в разі відмови виконавця від виконання або при переадресації завдання заступнику виконавця; 2) самим користувачем для зберігання в системі повідомлення, яке може служити для різних цілей;
• бізнес-календар - дозволяє скласти робочий графік організації або її окремих співробітників. Ведення бізнес календарів дозволяє розраховувати, наприклад, терміни виконання завдань;
• узгодження - дозволяє автоматизувати деякі етапи узгодження документів.

Модуль «Управління процесами» дозволяє автоматизувати управління документами і бізнес-процесами на базі платформи DocsVision, являє собою систему управління бізнес-процесами (СУБП).
Відповідно до стандарту ISO 9001: 2000 в системі DocsVision процес розуміється як «впорядкована сукупність робіт і завдань із зазначенням їх початку і кінця і точним визначенням входів і виходів». Етапу автоматизації процесів в організації передує етап їх формалізації. Інструментарій DocsVision дозволяє здійснювати формалізацію бізнес-процесів, включаючи
підпроцеси і допоміжні процеси (з урахуванням як синхронного, так і асинхронного їх виконання), які існують на підприємстві або в організації. Даний модуль тісно інтегрується з іншими модулями DocsVision, що дозволяє обробляти об'єкти для організації безперервних процесних послідовностей.
Створення бізнес-процесів проводиться на основі шаблонів: картки процесу, схеми процесу, властивостей процесу (змінні, шлюзи), функцій, що входять до складу процесу. Система DocsVision дозволяє здійснювати управління процесами і функціями підрозділів і співробітників з урахуванням їх взаємозв'язку.
Є також широкі можливості по створенню звітів про виконання процесів, завданні пріоритетів, їх контролю та виконання.
Повна формалізація всіх процесів на підприємстві - завдання складне і довгострокова, що вимагає значних вкладень в навчання співробітників і адаптацію системи. Можливості DocsVision в даній області підтримують розвиток документаційного забезпечення управління на підприємстві, що будує систему управління на основі стандартів ISO 9001: 2000.
Таким чином, система DocsVision дозволяє не тільки автоматизувати систему діловодства на підприємстві, а й включає дуже широкі можливості для автоматизації процесів з урахуванням взаємозв'язку функцій на підприємстві. Для роботи системи необхідний Microsoft SQL Server. Інтеграція з програмними продуктами Exchange, Axapta, службами Active Directory стане гарною підмогою для організацій, що будують свою IT-інфраструктуру на основі програмних продуктів Microsoft.
Програмні продукти LanDocs, що розробляються компанією «ЛАНІТ», служать для побудови систем документаційного забезпечення управління на підприємствах і в організаціях і можуть бути адаптовані під будь-який напрямок діяльності. З використанням ПЗ LanDocs можуть реалізовуватися різні рішення з побудови IT-інфраструктури підприємства. В рамках даної тематики виділимо основні з них:

• система автоматизації діловодства та документообігу, яка ґрунтується на діючих в Росії нормах і стандартах для організації обліку документів, контролю доручень відповідно до процесів і функціями підрозділів і співробітників;
• організація доступу до документів на основі захищеного сховища з можливістю пошуку та розмежування доступу користувачів до документів, в тому числі зберігання електрон
  них копій паперових документів (використовувані механізми ЕЦП сертифіковані ФАПСИ);
• підтримка бізнес-процесів організації відповідно до концепції Workflow і управління виконанням документів відповідно до маршрутними схемами;
• система управління контентом для публікації корпоративних документів в Інтернет.

Система реалізована в рамках двох архітектурних рішень: в двухзвенной архітектурі «клієнт-сервер» на базі промислових СУБД фірм Oracle і Microsoft, а також в триланкової архітектурі зі спеціалізованим веб-сервером додатків, що забезпечує можливість віддаленого доступу до інформації системи через Інтернет, використовуючи в якості переносних незалежного клієнта Microsoft Internet Explorer.
Інтеграція з системами електронної пошти дозволяє органічно включити в діловодний контур не тільки діловодів, а й інші категорії персоналу організації - виконавців, керівників, надаючи їм можливість виконання операцій по делупроізводству в середовищі MS Outlook (MS Exchange Client) або Lotus Notes.
Система реалізує документований інтерфейс прикладного програмування (API), який забезпечує можливість вбудовування сервісів управління документами в зовнішні Windows- додатка, А також підтримку ряду стандартів, що дозволило інтегрувати LanDocs з низкою зовнішніх програмних систем  і спеціалізованим обладнанням - системами електронної пошти, системою Fine Reader (для розпізнавання текстів, що сканують,), системами управління проектами MS Project і Open Plan, сканерна обладнанням (інтерфейс TWAIN).
Модуль «Діловодство» LanDocs є базовою підсистемою, в яку включені основні функції автоматизації роботи канцелярії та ведення електронного діловодства (в тому числі ведення електронного архіву документів):

• реєстрація документів - реалізована можливість налаштування реквізитного складу реєстраційної картки на специфіку обліку різних видів документів; підтримується можливість створення і зберігання необмеженої кількості версій текстів (файлів) документів. Створення і модифікація текстів документів здійснюється шляхом інтегрованого виклику відповідного офісного додатка. Вбудовані засоби сканування паперових документів і візуалізації їх електронних образів, а також розпізнавання сканованих текстів;
• навігація і пошук документів, що зберігаються в корпоративному сховище, - забезпечується пошук документів як за реквізитами реєстраційної картки, так і за текстами документів з урахуванням морфології мови;
• відстеження діловодних зв'язків між документами, угруповання документів у складнострукурованих папки;
• обмін документами і повідомленнями, направлення документів і завдань на виконання;
• узгодження документів в електронному вигляді;
• контроль виконання документів і завдань (при цьому система забезпечує підтримку роботи в режимі заміщення виконавця); формування різноманітної звітності по документообігу та контролю виконання.

Реалізована в архітектурі «клієнт-сервер» на базі промислової СУБД і функціонує в обчислювальної мережі персональних комп'ютерів з ОС Windows. Поставляється для роботи з СУБД Oracle або MS SQL Server. Забезпечена документованим інтерфейсом прикладного програмування (API) для вбудовування сервісів управління документами LanDocs в Windows-програм виробництва третіх осіб.
OPTIMA-Workflow являє собою комплексну систему автоматизації документообігу і документопотоков. Основними процесами автоматизації є:

• створення електронних документів та електронних аналогів паперових документів (технології OCR amp; Production Systems);
• реєстрація та облік документів (Documents Records);
• групова робота і колективний доступ до документів (GroupWare);
• діяльність персоналу відповідно до процесів і функціями, прийнятими на підприємстві (Workflow);
• інформаційний обмін, облік версій електронних ділових і господарських документів.

Випуском цієї системи займається компанія UpScale Soft, має статус Microsoft Gold Certified Partner. Вибір даного програмного продукту є розумним рішенням для підприємств, які будують свою IT-інфраструктуру на рішеннях Microsoft. Демонстраційну версію можна скачати з сайту microsoft.ru (розділ бібліотека розробок).
Система базується на принципах відкритої архітектури, що дозволяє досягти високого ступеня інтеграції з іншими системами (сканування, розпізнавання тексту, електронна пошта та ін.).
Вона орієнтована на автоматизацію бізнес-процесів, що дозволяє впроваджувати її на підприємствах, управління на яких
будується відповідно до стандартів ISO 9001: 2000. OPTIMA- Workflow є засобом для організації конфіденційного документообігу, автоматизують створення і обробку об'єктів, які залучаються до бізнес-процеси на підприємстві, а не засобом для автоматизації дій з обробки документів. З системою можуть використовуватися механізми забезпечення їх конфіденційності, ліцензовані (сертифіковані) ФАПСИ засоби шифрування інформації
Відкрита архітектура системи дозволяє також адаптувати її до специфіки будь-якої організації. Як і в будь-якій аналогічній системі, необхідний в тому числі тривалий період підготовки до розгортання, заповнення значної кількості довідників. Система позиціонується як «орієнтована на супровід силами персоналу, який не є фахівцями в комп'ютерних технологіях, а має досвід в сфері діловодства» (рис. 6.17).

Для використання можливостей OPTIMA-Workflow в повному обсязі необхідно також придбати Microsoft Exchange Server,

Microsoft SQL Server. Для використання можливостей інтеграції з іншими продуктами Microsoft бажано також придбати Microsoft Project Server (маються можливості обміну даними з цим додатком, використовуються більш широкі можливості візуального представлення інформації).
Для зручності користувачів існують модулі «дошка оголошень», «журнал подій», «інвентаризація», «визначення критичних шляхів». Для спрощення роботи з звітами, які дозволяє створювати OPTIMA-Workflow, існує великий вибір шаблонів запитів.
Система дозволяє автоматизувати підготовку документів і контроль виконання доручень з урахуванням специфіки підприємства або організації (рис. 6.18). Можуть бути встановлені розмежування з доступу до пунктів документа, що забезпечить можливість ознайомитися зі змістом тільки тих пунктів документа, в яких користувач згаданий, до всіх інших доступ буде заборонений. Крім того, може бути зроблена розсилка повідомлень про постановку на контроль на адресу вказаних в документі виконавців.
Важливою перевагою системи є особливий підхід до обмеження на тиражування документів, при якому робота відбувається з одним екземпляром документа, а відомості про хід виконання, звернення до контролеру, факт виконання вносяться в сам документ.
В цілому система не є «коробочним» рішенням, готовим до роботи тут і зараз. Вона є основою, конструктором, який може адаптувати документообіг під процеси, що діють на конкретному підприємстві.

1. Охарактеризуйте основні функції інтернет-порталу органу державного управління, інтегрованого з документообігом.
2. Які напрямки створення функціональної моделі документообігу правотворчого процесу?
3. Наведіть приклади організації електронного документообігу в банківській сфері.
4. У чому полягають основні переваги відкритого торгового протоколу Інтернету - IOTP?
5. Дайте характеристику системі розміщення державного замовлення та системі електронних угод. Яка їхня роль в системі електронної торгівлі?
6. Охарактеризуйте структуру і управління інформаційними потоками інтегрованої інформаційної системи автоматизації будівельного проектування.
7. Які результати стандартизації електронного подання медичних документів?
8. Проведіть порівняльний аналіз вітчизняних систем автоматизації діловодства та електронного документообігу.
9. У чому полягає основний зміст документаційного забезпечення управління кліентінгом працездатності?

В. Баласанян,
  генеральний директор компанії ЕОС

Документи є інформаційною основою діяльності організації, оскільки саме в них зосереджено понад 80% її інформаційних ресурсів. Крім того, документообіг є, по-суті, упорядкованим обміном цією інформацією між працівниками і підрозділами. Таким чином, підвищення ефективності роботи з документами в організації безпосередньо позначається на ефективності виконання організацією своїх функцій, будь то поліпшення обслуговування громадян державним чи муніципальним закладом або підвищення конкурентоспроможності комерційного підприємства

Робота з документами в організації: основні поняття і нормативно-методичні документи

Діловодство як система правил і технологій роботи з документами охоплює процеси підготовки документів (документування) і організацію роботи з документами (зберігання, використання, рух) аж до їх знищення або передачі на архівне зберігання.

Найважливішим технологічним процесом роботи з документами в організації є документообіг - рух документів з моменту їх створення або отримання і до завершення виконання, відправлення або здачі в справу. Під документообігом розуміються такі процеси: реєстрація документів, організація і контроль їх розгляду і виконання.

Передбачається, що питаннями координації, контролю та реалізації діловодних процесів в організації займається спеціальна служба документаційного забезпечення управління (управління справами, канцелярія, секретаріат і т д.).

Основними нормативними документами, регулюючими документаційне забезпечення управління в Російської Федерації, Сьогодні є:

ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення",  описує систему понять в області діловодства та архівної справи;

"Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади", , Яка встановлює загальні вимоги до функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами.

В даний час підготовлений проект Федерального закону "Про документаційне забезпечення управлінської діяльності"  , (Див.).

Електронний документообіг передбачає рух документів в електронній формі. У Федеральному законі "Про електронний цифровий підпис" від 10 січня 2002 N 1-ФЗ  визначені правові умови використання електронного цифрового підпису, при дотриманні яких електронний цифровий підпис в електронному документі визнається рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії.

"Електронна революція" в роботі з документами

До недавнього часу змістовна робота з документами була в значній мірі відокремлена від діловодства як технологічної діяльності з виготовлення, обліку, переміщення, контролю та пошуку документів. Діловодством займався спеціально виділений персонал секретаріатів і канцелярій. В результаті системи автоматизації діловодства, як правило, розглядалися саме як системи автоматизації діяльності цього технологічного персоналу.

Однак в останнє десятиліття офісна автоматизація призвела до революційних змін в області роботи з документами. Тепер замість секретарів-друкарок документи виготовляють самі їх автори - за допомогою персональних комп'ютерів, а декількох натискань клавіш комп'ютера досить для пересилання створеного документа з комп'ютерної мережі - в сусідню кімнату або на інший континент. Таким чином, особи, які приймають рішення, стали безпосередніми учасниками технологій діловодства та документообігу, починаючи з моменту створення документа й аж до контролю його виконання і роботи з документальним архівом. У зв'язку з цим вимагає перегляду сформований стереотип ставлення до систем документаційного управління як до засобу підвищення ефективності праці діловодного персоналу. Тепер система електронного документообігу - ключовий інструмент безпосередньої діяльності осіб, які приймають рішення, - керівників.

Як автоматизувати діловодство

Сьогодні організація, яка хоче отримати сучасне рішення для створення автоматизованої технології документообігу, має досить широкий вибір - від придбання окремих приватних технологій до готових комплексних систем. підхід компанії "Електронні офісні системи  ", Реалізований в популярній системі "Дело",  полягає в тому, що нова технологія повинна бути преемственна традиційній культурі управління, з існуючою нормативною базою і сформованої технології роботи з паперовими документами.

Справа в тому, що західні традиції пов'язані з персональною відповідальністю менеджера за документ і його виконання (характерно, що в англійській мові відсутнє саме слово "документообіг"). Предметом регламентації в традиційних західних системах роботи з документами (так званих системах управління документами), була систематизація зберігання виконаних документів (аналогічно вітчизняному архівного зберігання). Саме виходячи з цієї традиції, і сформувалася концепція західних систем управління електронними документами, а тому не дивно, що до сих пір багато хто з них переводяться у нас своєрідним словосполученням "електронний архів".

Вітчизняна ж традиція передбачає обов'язкову реєстрацію кожного документа вже з моменту його появи в організації, а також регламентований (і контрольований) документообіг ще до завершення виконання документа. Сама ідея подібного обліку та регламентації руху документів цілком адекватна сучасним світовим тенденціям організації управління з використанням комп'ютерних мереж. Однак технології "документообігу" ( workflow), Вбудовані в західні системи управління документами, як правило, носять досить загальний характер і ні в якій мірі не враховують сформовану протягом століть і детально опрацьовану вітчизняну управлінську практику.

З цього випливає, що безпосереднє використання західних готових систем для комплексної автоматизації російського діловодства неможливо. Не випадково, що всі провідні вітчизняні розробники створюють власні системи автоматизації діловодства та документообігу, в тому числі з використанням західних технологій і програмних компонентів.

Традиційні функції системи автоматизації діловодства

Традиційні функції, що складають зміст російського діловодства та паперового документообігу, відомі. Вони включають прийом і відправку документів, їх реєстрацію, розгляд та оформлення рішень, доведення їх до виконавців, контроль руху і виконання документів, їх знищення або передачу в архів.

Спочатку, в середині 1990-х років, система "Дело"  була сфокусована саме на автоматизації традиційного діловодства як реально існуючої технології обліку і управління рухом переважно паперових документів. Подальший досвід показав, незважаючи на початкове наявність в системі цілого ряду функцій "електронного документообігу" (робота з файлами електронних документів і електронною поштою, сканування, повнотекстовий пошук, Web  -доступ і ін.), що ці функції довгий час не були затребувані здебільшого замовників.

Автоматизація традиційного діловодства дозволила вирішити цілий ряд найважливіших проблем контролю за документаційною діяльністю підприємства і його підрозділів. Однак сьогодні для створення сучасної системи автоматизації роботи з документами зовсім недостатньо просто перенести відпрацьовані стереотипи канцелярско-паперового діловодства в систему електронного документообігу. На перший план висуваються вже не технічні обліково-контрольні функції, а цілий ряд проблем роботи з власне електронними документами.

Нові функції систем електронного документообігу

У порівнянні з традиційним паперовим діловодством система електронного документообігу повинна забезпечувати реалізацію цілого ряду нових функцій, найважливіші з яких перераховані нижче.

Прийом електронних документів

Система автоматизації діловодства, орієнтована тільки на паперовий документообіг, може обмежуватися роботою зі структурованою інформацією про документ та його реквізити - так званої реєстраційною карткою. Система електронного документообігу повинна забезпечувати також повноцінну роботу з самими документами в електронній формі. В системі "Дело",  зокрема, з реєстраційною карткою може бути пов'язано довільне кількість файлів, що представляють власне електронний документ.

Система електронного документообігу повинна забезпечити необхідний сервіс для включення в неї документів з різних джерел і пристроїв, в тому числі надійшли по електронній пошті, лініям факсимільного зв'язку або на паперових носіях. Якщо ж документи формуються безпосередньо на робочих місцях користувачів системи електронного документообігу, то вона повинна забезпечити автоматизоване формування шаблонів типових документів в стандартних офісних додатках  (наприклад, в MS Word  або Excel) З подальшою автоматичною реєстрацією таких документів.

Зберігання електронних документів

Саме це функція є ключовою для більшості зарубіжних систем управління документами ( DMS - Document Management System).

(Система "Справа  ", Зокрема, маючи в своєму розпорядженні власним сховищем має можливість працювати і з документами, збереженими в системах управління документами, що підтримують стандарт ODMA: Open Document Management API  - стандартизований програмний інтерфейс до систем управління документами, призначений для взаємодії систем управління документами між собою і прикладними системами. В даний час ODMA  підтримується практично всіма провідними світовими постачальниками систем управління документами.)

Для цілей традиційного діловодства досить зберігати опис документа у вигляді набору цілком певних, необхідних для цілей діловодного обліку і контролю реквізитів (вихідний і вхідний номер, найменування, хто підписав, резолюції, терміни виконання і т.д.). Система ж електронного документообігу призначена для більш широкого кола користувачів, включаючи і тих, хто предметно працює з документами. Тому, крім традиційних обліково-контрольних реквізитів, вона повинна надати додаткову можливість  зберігання і обробки, специфічних для кожного виду документів реквізитів.

Скажімо, в числі реквізитів кадрового наказу можуть бути дані про працівника і займаної ним посади, а в числі реквізитів договору - його номер, найменування, терміни і суми платежів по етапах. Без виділення подібних реквізитів використання системи електронного документообігу для змістовної роботи з документами в функціональних підрозділах, пов'язаних з конкретними видами діяльності, буде неефективним або ж зовсім неможливим і непотрібним.

Управління рухом документів

Систему, що управляє паперовим документообігом, використовує переважно персонал, який бере участь в контролі за переміщенням зареєстрованих паперових документів між підрозділами. Система електронного документообігу організовує роботу всього управлінського персоналу підприємства на всіх етапах життєвого циклу документа, включаючи роботу над проектами, узгодження, візування, виконання, списання в справу і передачу на архівне зберігання. Це вимагає якісно нового рівня підтримки механізмів багатокрокової маршрутизації документів і розподілу рольових функцій учасників документообігу для кожного з процесів.

Аутентифікація користувачів і поділ прав доступу

У паперовому документообігу поділ прав доступу забезпечується за рахунок передачі паперових документів тільки особам, зазначеним у відповідних резолюціях, або їх довіреним представникам (секретарям, помічникам і т.д. відповідно до їх рольовими функціями в процесі документообігу). Аутентифікація в паперовому документообігу здійснюється за рахунок підписів (віз) і печаток (бланків).

У системах автоматизації діловодства та електронного документообігу подібний розподіл прав доступу має підтримуватися як на рівні реєстраційних карток, так і на рівні електронних документів. (Слід зауважити, що в звичайних системах управління документами права доступу ніяк не пов'язані з маршрутами руху документів.) При переході до електронного документообігу посередником між учасниками процесу обробки документів стає система автоматизації, яка повинна здійснювати ідентифікацію користувача - учасника процесу, а також надати йому можливість проставлення аналога підпису (цифровий підпис) або аналога друку (цифровий підпис користувача, що виконує роль хранителя гербової печатки та бланків організаці ії).

Електронний документообіг і нові управлінські схеми

Як перевага західних управлінських схем часто відзначають високий рівень  делегування повноважень і, відповідно, "горизонтального" документообігу, наприклад, документообігу безпосередньо між працівниками різних підрозділів, минаючи їх керівників.

Дійсно, в традиційній вітчизняній практиці документи переміщаються від працівника одного підрозділу до працівника іншого підрозділу, як правило, через керівників цих підрозділів, а керівник, наприклад, організації, не може безпосередньо адресувати документ виконавцю, тобто "через голову" вищестоящих керівників цього працівника. При паперовому документообігу подібна схема проходження документів "через керівників" дозволяє їм контролювати діяльність своїх підрозділів і виконавців.

Однак зовсім невірно з цього робити висновок, що система електронного документообігу, що дозволяє вирішувати задачу "вертикального" документообігу, не здатна здійснювати "горизонтальний" документообіг. Навпаки, саме поєднання "горизонтального" і "вертикального" документообігу дозволяє створити дійсно ефективну систему документаційного управління. Зокрема, "дозволивши" пряму адресацію документів і доручень безпосередніх виконавців, завжди можна забезпечити електронне "повідомлення" зацікавлених керівників про документах, які надійшли на виконання у ввірені їм підрозділи.

Ще більш актуальна проблема переходу на більш ефективні - прозорі - управлінські схеми при документообіг, що охоплює мережу територіально розподілених установ (офісів). Традиційний паперовий документообіг природним чином локалізована в рамках окремого офісу. Взаємодія між офісами однієї або різних організацій здійснюється на рівні обміну вхідною / вихідною кореспонденцією. При цьому документ, зареєстрований в одному офісі, будучи спрямований в інші, реєструється в кожному з них заново, причому безпосередній контроль стану роботи з документом усередині віддаленого підрозділу зазвичай неможливий.

Величезний управлінський ефект в найближчій перспективі обіцяє перехід від електронного документообігу в окремих локальних офісних мережах до єдиної системи документообігу територіально розподіленої системи організацій, яку можна з точки зору документообігу розглядати як один єдиний віртуальний офіс. Величезні переваги цієї схеми: одноразова реєстрація будь-якого документа, можливість адресації документів безпосередньо конкретним виконавцям незалежно від їх територіального розташування і посадовій ієрархії; "Прозорість" проходження та виконання документів у всій територіально-розподіленої системи управління.

Електронний і паперовий документообіг в одній системі

На закінчення важливо помітити, що в умовах активного переходу до електронного документообігу паперовий документообіг продовжує, і в доступному для огляду майбутньому буде продовжувати залишатися значущою складовою документообігу. Отже, в цих умовах завжди буде виникати проблема одночасного управління паперовим і електронним документообігом.

У загальному випадку один і той же документ може протягом усього свого життєвого циклу існувати в електронному та паперовому вигляді, причому іноді одночасно можуть існувати паперові та електронні екземпляри одного і того ж документа. Таким чином, поділ контролю за паперовими та електронними документами вносить плутанину і в кінцевому рахунку призводить до втрати контролю за документообігом підприємства в цілому. Головне завдання тут - природним чином, в рамках єдиної системи, забезпечити контроль за всіма "іпостасями" документа.

Складові економічного ефекту

Ефект від використання систем електронного документообігу включає:

прямий економічний ефект (економія трудових і матеріальних витрат на роботу з документами);

ефект за рахунок уніфікації документаційною діяльності організації та зменшення залежності від індивідуального технологічного досвіду персоналу;

скорочення часових циклів роботи з документами і створення єдиного документального простору;

повний контроль за документами, їх рухом і виконавською дисципліною.

Традиційно поняття автоматизації документообігу пов'язують з роботою з кореспонденцією, документами розпорядчого та організаційного характеру і т.д. Однак СЕД  дозволяють також зв'язати кожен документ з діями, які слід з ним зробити. Завдяки такій системі, з'являється можливість відстежувати виконання співробітниками певних робіт. Таким чином, СЕД забезпечує не тільки ефективне управління потоками документів і інформаційну безпеку  в компанії, але і підвищення контролю виконання робіт по документам і продуктивності роботи співробітників.

Системи електронного документообігу (СЕД)  в даний час застосовуються в ІТ інфраструктурі практично будь-якої компанії - як приватної, так і державної. У більшості компаній або СЕД вже впроваджена, або планується її впровадження в найближчому майбутньому. Системи електронного документообігу вирішують все більш широкий спектр завдань, інтегруються з обліковими системами, дозволяють управляти показниками життєдіяльності підприємства (вибудовувати системи KPI або ССП). За допомогою СЕД підприємство стає прозорим і керованим: все найпростіші господарські операції (наприклад, відвантаження товару зі складу або передача матеріалів у виробництво) супроводжуються відображенням їх в обліковій системі у вигляді електронних документів. Господарські операції можуть супроводжуватися урахуванням і фіксацією показників бізнес-процесів. Накопичена інформація за показниками інтегрується в СЕД в показники верхнього рівня, і, таким чином, ми отримуємо систему збалансованих показників, яка відображається на панелі керівника.

Системи електронного документообігу  мають ряд переваг, до числа яких можна віднести можливість одноразової реєстрації електронного документа, паралельне виконання необхідних операцій з відстеженням відповідального за їх виконання, а також наявність ефективно організованої системи пошуку документа і розвиненої системи звітності.

Крім того, СЕД, Як правило, містять засоби групової роботи над документами і проектами, календарного планування і завантаження співробітників по роботі з документами, ведення історії роботи з документами і безпечної роботи з віддаленими офісами та підрозділами підприємства. На найпоширенішою в Росії платформі "1С: Підприємство 8" прикладом СЕД  є. З появою платформи "1С: Підприємство 8" поширення сімейства програм 1С було переорієнтовано з дрібного на середній і корпоративний сегменти підприємств. Електронний документообіг є атрибутом повноцінної інформаційної системи для таких підприємств, при цьому системи класу workflow і більш досконала версія BPMS є стандартним модулем корпоративної інформаційної системи підприємства, в якому кількість офісних співробітників досягає більш 50 чоловік.

Система електронного документообігу  не повинна мати галузевої специфіки. Основним і найбільш поширеним варіантом електронного документообігу є коробкові продукти, і СЕД на платформі 1С не виняток.

В умовах сучасного розвитку бізнесу СЕД повинна вирішувати завдання, пов'язані з оптимізацією витрат, з можливістю економії внутрішніх ресурсів підприємства. При цьому найбільш оптимальним варіантом є така ситуація для підприємства, коли впроваджена інформаційна система електронного документообігу дозволяє швидко (за 2-3 місяці) окупити витрати на впровадження. Необхідною умовою для подібного впровадження є наявність на підприємстві співробітника, який володіє знаннями в області процесного управління, навичками в побудові діаграм нотацій опису бізнес-процесів і досить добре представляє бізнес-процеси, що протікають на підприємстві, впроваджувати СЕД. Важливим підмогою можуть бути формалізовані схеми бізнес-процесів.

впровадження СЕД  завжди має вирішувати питання оптимізації бізнес-процесів і економії трудовитрат як керівної ланки, так і рядових співробітників підприємства. При цьому максимальний ефект від впровадження досягається, коли електронний документообіг функціонує в єдиному інформаційному просторі з системою управління та обліку. Така об'єднана система дозволяє вирішити значно більшу кількість завдань.

Існує ряд стандартних застосувань СЕД  на платформі 1С, наприклад, автоматизація договірної роботи. Але рішення таких задач, як кадровий документообіг, робота з відрядженнями і авансовими звітами, заявки на грошові кошти, процеси супроводу продажів, закупівель, виробництва і складської документообіг можуть бути вирішені тільки в єдиній інформаційній системі з системою обліку. Наприклад, на платформі 1С 8 система електронного документообігу "ПітерСофт: Управління процесами"  може працювати в єдиній базі з продуктом "1С: Зарплата і управління персоналом" або "1С: Управління виробничим підприємством", що дозволяє комплексно вирішувати і функціональні завдання (наприклад, набір персоналу), і облікові (нарахування окладу) і управлінські (прийняття мотиваційного рішення про підвищення окладу або штраф), і завдання взаємодії і передачі інформації (проходження документа по маршруту, пов'язане зі своєчасним сповіщенням всіх зацікавлених учасників судового процесу відповідно до раніше затвердженого порядку).