Додаємо підписи до листів у Outlook. Як за кілька кліків зробити власний підпис в Outlook: секрети та поради Outlook підписи в листах максимальний розмір

У цій статті ми покажемо, як автоматично створити підпис користувача у поштовому клієнті Outlook 2010/2013 за допомогою PowerShell на основі даних з Active Directory. Завдяки описаній методиці можна досягти того, що при першому вході в систему і запуску Outlook у будь-якого нового користувача домену за єдиним шаблоном автоматично створюється підпис з його контактними даними, отриманими з Active Directory.

Природно, для того, щоб такий скрипт працював коректно, потрібно, щоб у всіх користувачів AD були вказані актуальні дані. У цьому прикладі в підписі користувача ми будемо використовувати такі атрибути Active Directory:

  • ПІБ користувача російською мовою (у моєму випадку ці дані зберігаються в атрибуті Description),
  • посада (атрибут Title)
  • найменування підприємства (поле Company)
  • поштовий індекс, місто та адреса (PostalCode, City, StreetAddress)
  • телефонний номер (OfficePhone)
  • поштова адреса (Mail)
  • адреса сайту (Homepage)

Нам потрібно створити 3 файли з шаблонами підписів для Outlook у форматах htm(HTML), rtf(Rich Text) та txt(Plain Text). Дизайн, зміст та зовнішній вигляд шаблонів підписів у цих файлах мають відповідати вимогам до корпоративного поштового підпису.

Створимо файл signature.htmз наступним html кодом:







З повагою





@DESCRIPTION






Тел. @ OFFICEPHONE


@WEBSITE


e-mail: @ EMAIL




Вміст файлів signature. rtfі signature. txtбуде таким:

З повагою,
@NAME
@DESCRIPTION
@COMPANY
@POSTALCODE, @CITY, @STREETADDRESS
Тел. @OFFICEPHONE
e-mail: @ EMAIL
site:@WEBSITE

В каталозі C:\ Users\ Public\ Downloadsстворимо папку OutlookSignature, де зберігаються шаблони підписів для Outlook і підписи користувачів комп'ютера. Усередині каталогу C:\Users\Public\Downloads\OutlookSignature створимо підкаталог Templates, який потрібно скопіювати три файли з шаблонами підписів (це можна зробити вручну або за допомогою уподобань групових політик (GPP)).

Створимо новий файл outlooksignature.ps1 з наступним кодом PowerShell (перед кожним блоком коду наведу короткий опис)

Визначимо набір змінних. У змінній $User міститься ім'я користувача, з-під якого запускається скрипт. В інших змінних пропишемо імена та розширення файлів та шляхи до них.

$User = $env:UserName
$FileName = "signature"
$FileExtension = "htm", "rtf", "txt"
$Path = "C:\Users\Public\Downloads"
$PathSignature = "$Path\OutlookSignature"
$PathSignatureTemplates = "$Path\OutlookSignature\Templates"
$PathSignatureUser = "$PathSignature\$User"
$AppSignatures =$env:APPDATA + "\Microsoft\Signatures"

Завантажимо модуль PowerShell для роботи з AD. Потім за допомогою командлета отримаємо значення цікавих для нас атрибутів користувача в Active Directory і збережемо їх в об'єкті $AD_user.

Примітка. Для роботи командлета Get-ADUser в Windows 7 на ПК повинен бути встановлений і включений компонент Active Directory Module для Windows PowerShell(Control Panel -> Programs and Features -> Turn On/Off Windows Features -> Remote Server Administration Tools -> Role Administration Tools -> AD DS And AD LDS Tools)

Import-module activedirectory
$AD_user = Get-ADUser $User -Properties Title,Company,Description,Fax,HomePage,Mail,OfficePhone,PostalCode,City,StreetAddress

Створимо каталог для зберігання файлів підписів користувача та скопіюємо в нього файли шаблонів:

New-Item -Path "$PathSignature\$User" -ItemType Container –Force

{
Copy-Item -Force "$PathSignatureTemplates\$FileName.$Ext" "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}

Потім за допомогою функції replace замінимо дані в шаблонах на дані користувача AD:

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
(Get-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext") | Foreach-Object (
$_`
-replace "@NAME", $AD_user.Description `
-replace "@DESCRIPTION", $AD_user.title `
-replace "@COMPANY", $AD_user.Company `
-replace "@STREETADDRESS", $AD_user.StreetAddress `
-replace "@POSTALCODE", $AD_user.PostalCode `
-replace "@CITY", $AD_user.City `
-replace "@OFFICEPHONE", $AD_user.OfficePhone `
-replace "@EMAIL", $AD_user.Mail `
-replace "@WEBSITE", $AD_user.Homepage `
) | Set-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}

Залишилось скопіювати файли з шаблонами підписів до каталогу, в якому Outlook 2010/2013/2016 зберігає підписи %APPDATA%\Microsoft\Signatures(C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures).

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
Copy-Item -Force "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext" "$AppSignatures\$User.$Ext"
write-host "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
write-host "$AppSignatures\$User.$Ext"
}
Щоб під час запуску Outlook використовував створені файли із шаблонами підписів, потрібно

  • Видалити параметр First-Runу гілці HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Версия Office>\Outlook\Setup
  • У гілці HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\< Версия Office>\Common\MailSettings створити два рядкові параметри з іменами NewSignatureі ReplySignature, в яких буде міститись ім'я шаблону з підписом (у нашому прикладі ім'я шаблону відповідає імені облікового запису в AD)

Відповідно, для роботи з різними версіями MS Office потрібно додати такий код:

#Office 2010
If (Test-Path HKCU: "Software Microsoft Office 14.0") (
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings" -Name "ReplySignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings" -Name "NewSignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
}
#Office 2013
If (Test-Path HKCU: "Software Microsoft Office 15.0") (
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings" -Name "ReplySignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings" -Name "NewSignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
}

Залишилося призначити цей PowerShell скрипт на одноразовий запуск за допомогою Group Policy Preferences під час входу користувача до системи. В результаті при запуску Outlook автоматично буде використовувати сформований електронний підпис для листів, що відправляються (на першому малюнку статті наведено приклад такого автоматично сформованого підпису).

Декілька порад.


Сьогодні ми щодня користуємось тими чи іншими поштовими клієнтами. При надсиланні листа вважається хорошим тоном проставляти свій підпис, але якщо вам необхідно відправляти на день більше 10 листів, проставляти підпис до кожного з них досить довго. На щастя, сучасні поштові клієнти мають можливість прикріплювати підпис автоматично до кожного нового листа та Outlook не став винятком. Як зробити підпис в Аутлуці? Підпис можна налаштувати менше ніж за кілька хвилин для вашого облікового запису в Outlook. Однак, слід враховувати, що налаштування для різних версій Outlook можуть відрізнятися.

Порада: За замовчуванням у багатьох поштових клієнтах підпис для ваших листів можна задати відразу після реєстрації у спливаючому вікні. В Outlook доведеться трохи покопатися в налаштуваннях, на щастя, сучасні версії програми мають дуже просте та зрозуміле керування.

Налаштовуємо підпис у різних версіях Outlook

Для початку налаштуємо підпис у Outlook 2003. Ця версія вже застаріла, але все одно ще використовується деякими користувачами. У верхньому меню переходимо у вкладку «сервіс» та відкриваємо «параметри». У око параметрів шукаємо розділ «повідомлення» і внизу вибираємо «вибір підписів для облікового запису», у списку вибираємо свій обліковий запис. Після вибираємо «Створити» і в вікні, що з'явилося, вводимо ім'я підпису і тиснемо «далі». Тепер можемо ввести текст для підпису і зберегти його. Після збереження натискаємо «Ок» та «Застосувати» у спливаючих вікнах, перезапускаємо програму і тепер до кожного листа прикріплюється підпис.

Тепер розберемося як налаштувати підпис у Outlook 2010. Тут все вже набагато легше, тому що інтерфейс простіший. Входимо у вікно редактора листа, для цього натискаємо "створити". У редакторі шукаємо розділ «підпис» і в меню знову вибираємо «підпис» і потім пункт «змінити підпис». Відкривається текстовий редактор для підписів, де ви вводите текст та ім'я свого підпису, також можна до підпису додавати зображення та гіперпосилання. Натискаємо «Ок» та зберігаємо всі зміни. Тепер підпис автоматично прив'язаний до вашого облікового запису.

У Outlook 2013 створення підпису теж не відрізняється чимось складним. Вибираємо "файл", переходимо в "параметри". У меню параметрів ліворуч шукаємо розділ «пошта» та у розділі пошта знаходимо «підписи» у правій частині. Далі відкривається редактор підпису, ви пишіть та зберігаєте свій підпис.

У цьому матеріалі ми розглянемо, як зробити підпис у Outlook. Йдеться про поштового клієнта та органайзера, який входить до складу пакету Microsoft Office. Цей інструмент допомагає користувачам спілкуватися, не запускаючи пошту у браузері. Користувач може створити підпис у Outlook. Як правило, вона містить контактну інформацію або коротку інформацію про відправника.

Рання версія

Спочатку розглянемо, яким чином створюється підпис в Outlook 2003. У цьому випадку переходимо в меню головного вікна. Вибираємо пункт "Сервіс". Потім використовуємо команду "Параметри". Відкриваємо вкладку "Повідомлення". Виникає спеціальний перелік. У ньому вибираємо команду "Створити повідомлення у форматі". Вказуємо необхідний варіант. Для вибраного формату надалі використовуватиметься підпис. Переходимо до наступного етапу. Використовуємо групу «Підпис». Далі вибираємо однойменну кнопку та функцію «Створити». Вказуємо дані у полі, яке позначено так: «Введіть ім'я нового зразка». Вибираємо відповідний параметр із групи «Виберіть спосіб створення». Натискаємо кнопку «Далі».

Оформлення

На наступному етапі маємо вікно, у якому є поле «Текст підпису». Вводимо або вставляємо з документа відповідну фразу. Можна змінити зовнішній вигляд тексту. Для цього передбачені функції «Абзац» та «Шрифт». Після того, як підпис в Outlook буде відредаговано, натискаємо «Готово». Вставляємо в додаток макет або рисунок. Для цього повторюємо всі етапи до вказівки тексту. Натискаємо кнопку "Далі". Потім тиснемо "Додатково". Надійде попередження про відкриття програми, яка не є частиною MS Outlook. Вибираємо варіант "Так". У вікні розгортаємо меню «Вставка». Вибираємо «Малюнок». Використовуємо варіант «З файлу». Вибираємо емблему чи малюнок. Закриваємо додатковий редактор. Натискаємо кнопку "Так". Вибираємо "Ок", щоб зберегти зміни.

Інший варіант

Тепер ми розглянемо, як зробити підпис у Outlook 2007. Відкриваємо вкладку "Повідомлення". Вибираємо "Включити". Використовуємо функцію «Підпис». Переходимо до наступного етапу. Натискаємо кнопку «Підписи». Використовуємо функцію "Створити". Вона знаходиться у вкладці під назвою "Електронний підпис". Вводимо ім'я елемента. Натискаємо "Ок". Далі вводимо текст у полі під назвою "Змінити підпис". Проводимо форматування. Задаємо необхідні параметри. Для цього використовуємо кнопки форматування та вибору стилю. Після створення підпису натискаємо «Ок». Можна вставити малюнок або макет у Outlook 2007. Для цього повторюємо послідовність дій до збереження підпису. Переходимо до вікна "Текст підпису". Натискаємо кнопку «Малюнок». Вибираємо відповідний елемент. Натискаємо кнопку "Ок". Зберігаємо підпис. Для цього натискаємо кнопку «Ок».

додаткові відомості

Скажемо кілька слів про те, як створити підпис у Outlook 2010, 2013 та 2016. Все робиться за описаним вище алгоритмом. Відмінності незначні. Наприклад, користувач може додати електронну візитну картку та зображення рукописного підпису. Отже, якщо використовується версія програми 2016, також спочатку вводимо текст. Переходимо на вкладку «Повідомлення» до групи «Увімкнення». Використовуємо кнопку «Підпис». Переходимо до розділу "Виберіть підпис для зміни". Натискаємо кнопку "Створити". Вводимо ім'я у вікні під назвою "Новий підпис". Налаштовуємо параметри. Це можна зробити у розділі під назвою «Вибір підпису за замовчуванням». Далі нам знадобиться розділ «Обліковий запис електронної пошти». Вибираємо елемент, який буде пов'язаний із підписом. Ви можете використовувати різні варіанти для кожного облікового запису, який є в електронній пошті. У списку під назвою «Нові повідомлення» вибираємо підпис, який автоматично повинен додаватися до листів. Якщо подібна функція не потребує, вибираємо варіант «Ні», який вказаний за замовчуванням.

Завдяки наявному функціоналу поштового клієнта від компанії майкрософт у листах можна вставляти заздалегідь підготовлені підписи. Однак згодом можуть виникнути такі ситуації, як необхідність змінити підпис в Outlook. І в цій інструкції ми розглянемо, яким чином можна редагувати та налаштовувати підписи.

У даній інструкції передбачається, що у вас вже є кілька підписів, тому одразу перейдемо до справи.

Для отримання доступу до всіх підписів можна виконати такі дії:

1. Перейти до меню «Файл»

2. Відкрити розділ «Параметри»

3. У вікні параметрів Outlook відкрити вкладку «Пошта»

Тепер залишається лише клацнути по кнопці «Підписи» і ми перейдемо у вікно створення та редагування підписів та бланків.

У списку "Виберіть підпис для зміни" перераховані всі, раніше створені підписи. Тут можна видаляти, створювати та перейменовувати підписи. А для того, щоб отримати доступ до налаштування необхідно просто натиснути на потрібний запис.

У нижній частині вікна з'явиться текст підпису. Тут містяться і інструменти, які дозволять відформатувати текст.

Для роботи з текстом тут доступні такі налаштування як вибір шрифту та його розміру, способу накреслення та вирівнювання.

Більше того, тут можна додати картинку та вставити посилання на будь-який сайт. Також є можливість прикріпити візитну картку.

Як тільки будуть зроблені всі зміни, необхідно натиснути на кнопку «Ок» і нове оформлення буде збережено.

Також, у цьому вікні можна настроїти вибір підпису за промовчанням. Зокрема, тут можна вибрати підпис для нових листів, а також для відповідей та пересилання.

Крім параметрів за замовчуванням, можна вибирати варіанти підпису та вручну. Для цього, у вікні створення нового листа достатньо натиснути на кнопку «Підпис» і у списку вибрати потрібний варіант.

Отже, ми з вами розглянули, як у аутлуку можна налаштувати підпис. Керуючись цією інструкцією, ви зможете самостійно змінювати підписи і в пізніших версіях.

Також ми розглянули та як змінити підпис в Outlook, ці ж дії актуальні і у версіях 2013 та 2016.

Якщо ви та людина, яка щодня відправляє купу листів електронною поштою, то швидше за все вам набридло вказувати свої контактні дані наприкінці листа. Це легко виправити, встановивши Outlook (якщо його немає в пакеті офісних програм). Потім просто редагуємо підпис, після чого під кінець листа цей документ прикріплюється автоматично.

На створення підпису у вас знадобиться набагато менше часу. Так як на друкування контактів наприкінці листа займає достатньо часу і поступово починає набридати.

Розглянемо основні функції програми та секрети до різних версій Microsoft Outlook.

Ця програма може виконувати такі:

  • створювати особисті списки адрес;
  • проводити масове розсилання повідомлень;
  • підтримка баз даних (нотатки, адреси, телефони);
  • планувати графік справ;
  • зберігати та вести списки контактів;
  • керувати електронною поштою.

Складається з таких компонентів, як календар, контакти, нотатки, щоденник завдання, зведення, .

Налаштовуємо Outlook 2007

  1. Запускаємо програму та у верхньому меню вибираємо розділ «Сервіс». Наприкінці списку знаходимо «Параметри».

  2. Тепер вибираємо пункт у середині «Повідомлення». І праворуч шукаємо кнопку «Підписи».

  3. Клацаємо «Створити» та вводимо необхідний текст, надаємо потрібний вигляд (можна змінювати шрифт, колір).

  4. Для автоматичного додавання до всіх повідомлень праворуч вкажіть свою адресу та налаштуйте параметри вставки. Позначте створений підпис у пункті Нове повідомлення.

  5. Зберігаємо зміни, натиснувши кнопку "ОК".

  6. Повертаємось до головного інтерфейсу електронної пошти. Клацаємо по іконці "Створити повідомлення".

  7. У відкритому вікні ми побачимо нове повідомлення із створеним підписом.

На замітку!Для вставки підпису вручну не виставляйте у вікні «нове повідомлення», створений підпис. При створенні нового повідомлення достатньо натиснути на іконку «Підпис» і вибрати створений підпис.

Підпис у Outlook 2010

  1. Запускаємо програму через «Пуск» або клікнувши по ярлику на робочому столі.
  2. У верхівці клацаємо по першому пункту «Файл», у ньому спускаємося в «Параметри».

  3. Потім ліворуч шукаємо «Пошта» та всередині цієї вкладки кнопка «Підписи».

  4. Тепер робимо такі ж дії, як і для версії 2007 року.

Outlook 2013 - створюємо особистий підпис


Відео — Як додати підпис у Outlook 2013

Версія Outlook 2016 року


На замітку!Якщо ви не бажаєте встановити автоматичне прикріплення до нових повідомлень, то не заповнюйте свій обліковий запис. Просто встановлюватимете вручну, натиснувши на кнопку «Підпис» у новому повідомленні.

Додавання картинки на підпис

В особистий підпис можна вставити не лише картинку, а й візитну картку чи гіперпосилання.

Щоб встановити картинку, потрібно:


Відео — Як вставити підпис із зображенням та посиланням на сайт Outlook 2016

Проблеми з кнопкою «Підпис»

Бувають ситуації, коли кнопка не хоче працювати. Вирішити цю проблему можна, інсталюючи пакет Microsoft Office. Але якщо таким шляхом вирішити проблему не вдалося, то заходимо до Редактора реєстру:

  1. Використовуємо комбінацію Win+R і вводимо в рядок значення regedit.

  2. Можна полегшити собі завдання, натиснувши комбінацію Ctrl+F і вбиваємо в пошук — LocalServer32.

  3. Якщо не виходить, переходимо вручну: розкриваємо «HKEY_LOCAL_MACHINE».

  4. Далі рухаємося до "SOFTWARE", потім "Classes".
  5. Якщо у вас система x32, то потрібно розкрити Wow6432Node, а потім рухатися до CLSID (в x64 відразу до цієї).

  6. Потім у розділі "0006F03A-0000-0000-C000-000000000046" знаходимо потрібну нам папку.

  7. У цій папці має бути 2 елементи, відкриваємо їх по черзі і кожне значення встановлюємо - "C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14Outlook.exe". Зберігаємо кнопкою "ОК".

Трохи про додаткові можливості Outlook

Читайте докладну інструкцію, як увімкнути автовідповідь, у нашій новій статті.

Деякі функції називають «додатковими» просто через те, що вони використовуються рідше за інші. Ми зараз розглянемо деякі з них:

  • за допомогою цієї програми можна налаштовувати роботу всього підприємства для доступу до загальних ресурсів;
  • через свій обліковий запис ви можете отримувати та надсилати факси;
  • цю програму можна використовувати як пошукову систему, причому не тільки його елементів, а й будь-які файли в системі пристрою;
  • можливість архівування, а також збереження у будь-якому форматі;
  • нарешті, існує можливість використання інших програм Mocrosoft Office разом із Outlook.

Відео — Як зробити підпис у Outlook 2016

Прикладка © 2023 Мобільні та комп'ютерні гаджети