SED kullanarak ofis işleri ve doküman yönetimi organizasyonu. Temel teknik gereksinimler. ECM sistemi uygulamasının sorunları ve riskleri
DERS İŞİ
Disipline göre: "Kurumsal Bilgi Sistemleri ve Bilgi Sistemlerinin Verimliliği"
Konuyla ilgili: "İŞ" - İMALAT VE ELEKTRONİK BELGESİ DEVRESİ OTOMASYON SİSTEMİ
GİRİŞ
“Elektronik Ofis Sistemleri” şirketi (EOS) tarafından geliştirilen “İŞ” sistemi, kurumun tamamen elektronik belge yönetiminin yanı sıra ofis yönetimi sürecinin otomasyonunu sağlayan kapsamlı bir endüstriyel çözümdür. Sistem hem küçük ticari şirketler hem de dağıtılmış holding veya departman yapılarında etkin bir şekilde kullanılmaktadır.
"İŞ" sisteminin ilk versiyonu 1996 yılında piyasaya sürüldü. Bugün "İŞ", 1000'den fazla şirket, kurum, Rusya ve BDT ülkesi kuruluşu tarafından kullanılıyor ve toplam kurulu iş sayısı 100.000'i geçiyor, "En Yüksek Kalite Belgesi" ne sahip.
1. "İŞ" sistemi hakkında genel bilgi
Sistem "İŞ" - çoğaltılmış "kutulu" ürün. Özel bir değişiklik yapmadan, ofis otomasyonu ve çoğu kuruluşun elektronik belge yönetimi sorunlarını çözer. Esnek bir referans sistemi sayesinde müşterinin uzmanları tarafından kolayca kurulabilir ve yapılandırılabilir.
· Kurulumu ölçeklenebilir ve esnektir, birimlerden binlerce kişiye kadar her büyüklükteki organizasyondaki iş akışının özelliklerine kolayca adapte olur.
· Her iki Rus ofisinin çalışmasının düzenleyici gereklilikleriyle uyumlu ve gerekli bilgi gizliliği seviyesini sağlar ve uluslararası standartlar (ISO 15489 Bilgi ve Belge - Belge Yönetimi ve ISO / IEC 17799: 2000 Bilgi Teknolojileri - Bilgi Güvenliği Yönetimine İlişkin Pratik Rehber)
· Elektronik dijital imza (EDS) ve özel şifreleme araçları kullanarak güvenli elektronik doküman yönetimi sağlar. "Elektronik Ofis Sistemleri" şirketi, ürünlerinde bilgi güvenliği araçlarını kullanmak için FSB'nin gerekli tüm sertifikalarına sahiptir.
· "Yerinde tarama" seçeneğini kullanarak basılı belgelerin elektronik forma toplu olarak aktarılması ve sistem veritabanına yerleştirilmesi için fırsatlar sunar.
· Yönlendirme ve sürümlendirme de dahil olmak üzere taslak belgelerle tam bir çalışma döngüsünü destekler.
· Belgelerde olduğu gibi çalışmanıza olanak sağlar yerel ağve uzaktan - İnternet üzerinden ("İŞ-WEB").
· Açık bir mimariye sahiptir ve hem EOS şirketinin hem de diğer yazılım üreticilerinin diğer yazılım araçlarıyla entegrasyon imkanı sunar.
2. Yararları
Çeşitli seviyelerdeki yöneticiler için:
· Hızlı belge araması;
· Belgenin hareketini yaşam döngüsünün her aşamasında izlemek;
· Kararların uygulanmasına ilişkin etkin izleme ve raporlama;
· Belgelerin hazırlanması ve koordinasyonu için zamanın azaltılması;
· Taslak belgeler üzerinde uygun çalışmalar;
· Özet raporlar ve dergiler almak;
· Yetki devri olasılığı.
Büro personeli, sekreteryalar, memurlar için:
· Çeşitli dizinlerden oluşan kapsamlı bir sistem kullanarak belgelerin hızlı ve kolay kaydedilmesi;
· Kararların uygulanmasındaki ilerlemenin izlenmesi;
· Belge ve projelerin (CKPD) kayıt kartının (RK) herhangi bir detayında kolay ve hızlı arama;
· Belge aktarım günlüğü, dahili ve harici sevkiyat kayıtları;
· Raporlama.
3. Sistemin ana fonksiyonları "Case"
Ana fonksiyonlar
Bir kuruluşta bir belgenin tüm yaşam döngüsünü taslak bir belge oluşturmadan bir dosyayı yazmaya ve bir arşive aktarmaya kadar sağlar.
Gelen ve giden belgelerle çalışın
· Gelen ve giden yazışmaların kaydı, kontrolü ve muhasebesi.
· Tarafından gönderilen kayıt e-mail korumalı dijital imza dahil olmak üzere otomatik modda belgeler.
· Tescil numarasının yapısını, organizasyonda kabul edilen davaların isimlendirilmesine göre belirlemek.
· Çözünürlükleri düzenleyin, yürütmeyi izleyin, çözünürlük raporlarını yazın ve görüntüleyin.
· Kuruluş içinde yürütülecek belgelerin belirtilen güzergahlar boyunca nakliyesi.
· Kazakistan Cumhuriyeti ve RCAP'ın tüm taleplerinde hızlı arama, karmaşık arama sorgularını kaydetme ve kullanma becerisi.
· Durumda evrakların tasfiyesi ve arşiv depolamaya transfer imkanı
Kuruluşun dahili belgeleriyle çalışın
· Taslak belgelerle çalışma döngüsünün tamamı desteklenir:
o Bir idari belgenin “peşinde” dahil olmak üzere taslak bir belgenin Kazakistan Cumhuriyeti tarafından oluşturulması;
o önceki sürümlerin depolanmasıyla projeyi değiştirmek;
o taslak belgenin onaylanması ve onaylanması;
o Proje bazında oluşturulan belgenin kaydı.
· Belgeler için talimatların oluşturulması;
· Belgelerin geçişini çeşitli çözümlerle yönetme. Belgenin tamamı bir bütün olarak ve puanlarının her biri kendi performans ve denetleyicileri olan kendi hiyerarşik çözünürlük ağaçlarına sahip olabilir.
· Bilgilendirme ve uygulama için yetkili belgelerin çalışanlara devredilmesi.
· Belgelerin geçişi ve yürütülmesi kontrolü. Rol denetleyici işlevi uygulanmıştır - belgelerin, noktaların ve kararların denetim işlevini denetleyici veya denetim hizmeti olarak tanımlanan kişi veya bölümlere devretme yeteneği.
· Belgelere erişimi yönetin.
· Belge şablonlarının oluşturulması ve saklanması.
Bilgi güvenliği
· Belgelere kullanıcı erişim haklarının farklılaşması. Her kullanıcı atanır: erişim hakları; Çalışmanın mümkün olduğu kart dizinlerine erişim hakları; fonksiyonel sorumluluklara uygun bir dizi ofis operasyonu.
· Kullanıcı eylemlerini günlüğe kaydetme.
· Bilginin kriptografik olarak korunma yöntemlerinin kullanılması - EDS ve şifreleme.
"İŞ-WEB" nin Olanakları
Web üzerinden çalışma olanakları, yerel ağdaki "İŞ" sisteminin işlevselliğine mümkün olduğunca yaklaşmıştır. Uzak bir şubenin çalışanları - Web erişimi ile - tüm işletmenin iş akışında eşit katılımcılar oldu. Ofis dışında bulunan yöneticiler ve uzmanlar, karar alma, uygulama ve izleme çalışmalarına katılma şansına sahiptir.
· Kazakistan Cumhuriyeti'nin bazı alanlarının otomatik doldurulması ile belgelerin tescili;
· İlgili belgelerin kaydı;
· Kazakistan Cumhuriyeti'ne bağlı dosyaların onaylanması, dijital imza, ekli dosyaların dijital imzalarının kontrol edilmesi;
· Belge kararlarının verilmesi, yürütme kontrolü
· Taslak belgelerin koordinasyonu ve imzalanması
· Kazakistan Cumhuriyeti'ne eklenmiş olan EDS dosyalarının taslak evrakların belgelendirilmesi ve EDS'lerinin doğrulanması.
· Ayrıntılarına göre belgeleri ve kararları arayın;
· İç ve dış iş akışı hakkında raporlar almak.
4. Seçenek "EDS ve Şifreleme"
Modern organizasyonların faaliyetlerinde, kağıtsız bilgi işlem teknolojilerinin tanıtımına yönelik istikrarlı bir eğilim var.
Organizasyon belgeleri elektronik olarak oluşturulur, işlenir ve iletilir. Gelen belgeler genellikle tarama ve metin tanıma yoluyla elektronik forma çevrilir veya önceden elektronik biçimde alınırlar.
Elektronik belge yönetimi, yönetim ve üretim personelinin verimliliğini önemli ölçüde artırır: belgelerin hazırlanmasını, koordinasyonunu, onaylanmasını ve onaylanmasını hızlandırır, belgelerin aranması ve işlenmesi sürecini kolaylaştırır, hem kurum içinde hem de dış muhabir / alıcılarla paylaşır. Ek olarak, kağıt ve sarf malzemelerinin tüketiminde, fotokopi makinesi ve ekipman ve personel ihtiyacını azaltan önemli bir azalma var.
Belgelerin elektronik olarak sunulması, belgede yer alan bilgilerin belgelendirilmesi için yeterli bir araç gerektirir. Bu elektronik demektir dijital imza (EDS) - bir kağıt belgenin geleneksel el yazısı belgelendirmesinin bir örneği (imza).
Olağan imzanın aksine, EDS sadece belgeyi imzalayan kişinin kimliğini tanımlamakla kalmaz, aynı zamanda imzalandıktan sonra belgede hiçbir değişiklik yapılmamasını sağlar.
Çalışan, gelen belgeleri kaydederek, orijinal belgesini belgeleyerek EDS'sini belge dosyasına koyabilir. Bir kuruluşun taslak belgeleri, giden ve dahili belgeleri ile çalışırken, EDS belgeyi onaylayan, gösteren, onaylayan, kaydeden ve gönderen kişiye gönderilir.
"İŞ" sistemindeki elektronik dijital imzanın kullanımı için özel bir seçenek "EDS ve şifreleme" sağlanmıştır.
Bu seçenek, ofis otomasyonu ve elektronik belge yönetimi "BUSINESS" sisteminde saklanan ve işlenen belgeleri dijital olarak imzalamanızı sağlar. Gerekirse, belge onaylama, onaylama ve onaylama prosedürlerini otomatikleştirmek için çok uygun olan birkaç çalışan tarafından bir belge imzalanabilir.
Belgeye erişimi olan tüm çalışanlar imzalar hakkında güvenilir bilgi alırlar - belgeyi imzalayanlar ve ne zaman ve ayrıca her imzanın doğruluğunu kontrol edebilir ve imzalandıktan sonra belgenin düzenlenmemiş olduğundan emin olabilirler. Dijital imzaları doğrulama prosedürü son derece basittir - sadece fareyle bir kez tıklayın.
"EDS ve Şifreleme" seçeneği ayrıca e-posta ile gönderilen belgeleri dış alıcılara imzalama ve şifreleme yeteneği sağlar: şubeler, yan kuruluşlar, müşteriler veya ortaklar. Harici iletişim kanalları üzerinden iletilen mesajların şifrelenmesi, gizli bilgileri yetkisiz erişime karşı - okuma, bozulma veya taklitlerden güvenli bir şekilde korumanıza izin verir.
Bilgi alışverişindeki tüm katılımcılar için “İŞ” sisteminin kurulması durumunda, dijital imzalar belgelerle birlikte belgeye de eklenir. Böylece kurumsal sistemin kullanıcılarına imzalı belgeleri coğrafi olarak dağıtılmış kuruluş genelinde imzalama ve dağıtma fırsatı verilmiştir. Bu durumda, örneğin, bir şirketin başkanının uzak bir şubedeki imzasının doğrulanması, bir şubenin bir çalışanının imzasının doğrulanması ile aynı şekilde yapılır - farenin bir tıklaması.
Teknoloji "EDS ve şifreleme" seçeneğiyle çalışır.
İmza hakkına sahip “İŞ” sisteminin her kullanıcısı için, iki bölümden oluşan bir anahtar oluşur: gizli olanı ve halka açık olanı.
Gizli anahtar taşıyıcıya yazılır: elektronik tablet Dokunmatik Bellek veya EToken elektronik anahtarı, kullanıcıya kişisel olarak iletilir. Gizli anahtar ek olarak bir kullanıcı şifresi ile korunabilir (taşıyıcı kaybı durumunda).
Gizli anahtar, belgeleri imzalamak ve kullanıcı tarafından e-posta yoluyla gönderilen mesajların şifresini çözmek için kullanılır. Bir belge dosyasını veya mesajı imzalamak için, kullanıcının sadece gizli anahtar taşıyıcısını bilgisayarın okuma cihazına yerleştirmesi ve "İmzala" düğmesini "tıklatması" yeterlidir.
Açık anahtar temelinde, açık anahtar sertifikası oluşturulur. Açık anahtar sertifikası, EDS'nin kimliğini doğrulamak için kullanılır.
Kullanıcıların gizli anahtarlarının ve sertifikalarının oluşturulması, karmaşık bir sistem olan Anahtar Sistem Yönetim Merkezi'nin (CACS) yöneticisi tarafından gerçekleştirilir. yazılım ve opsiyonun teslimat paketinde yer alan ana taşıyıcıları yazmak / okumak için kullanılan cihaz.
CUKS, kilit sistem yönetiminin kurumsal bir merkezidir, faaliyetleri sadece kendi organizasyonunu, şubelerini ve yan kuruluşlarını kapsar. Gerekirse, TSUKS tarafından verilen sertifikalar daha yüksek bir Sertifika Yetkilisi tarafından da imzalanabilir. ZUKS, bağımsız bir bilgisayarda, herhangi bir iletişim hattına bağlı olmayan güvenlik nedeniyle çalışır.
CSC'nin yönetimi özel eğitim gerektirmez. Gerekli tüm bilgiler İŞLETME sisteminin dokümantasyonunda verilmiştir.
Teslimat ve kurulum seçenekleri için seçenekler "EDS ve şifreleme."
3 farklı teslimat seçeneğinde "EDS ve Şifreleme" seçeneği sunulmaktadır:
· Tamamen işlevsel. Kullanıcı belgeleri ve mesajları imzalayabilir, mesajları şifreleyebilir ve şifresini çözebilir, diğer kullanıcıların imzalarını kontrol edebilir. Bu tür kullanıcılar için, seçenek paketi bir donanım gizli anahtar okuyucusu içerir.
· Sadece imza doğrulama. Kullanıcı, diğer kullanıcıların imzalarını doğrulayabilir ancak dokümanları kendisi imzalayamaz. Bu çalışanların işleri donanım kullanımını gerektirmez.
· Uzaktan imza doğrulama. Kullanıcı, diğer kullanıcıların imzalarını doğrulayabilir ancak dokümanları kendisi imzalayamaz. Bu seçenek “BUSINESS” 8.09 versiyonundan edinilebilir ve “BUSINESS” sisteminin herhangi bir iş yerinden imzaları doğrulamanıza izin veren bir imza doğrulama sunucusunun satın alınmasını içerir.
Müşterinin gereksinimlerine bağlı olarak, opsiyonel seçeneklerin isteğe bağlı kombinasyonlarını satın alabilirsiniz. Örneğin, yalnızca imzacı haklara sahip yönetim personeli için ve tüm personelin “Yalnızca imza doğrulaması” seçeneğini satın alması için tam özellikli bir seçenek satın alın.
Özel yazılım kullandım.
"EDS ve Şifreleme" seçeneği, CryptoPro tarafından geliştirilen ve FAPSI tarafından onaylanan CryptoPro CSP şifreleme koruma aracını kullanır. Şifreleme yazılımının ofis otomasyonu ve elektronik doküman yönetim sistemine “BUSINESS” ile entegrasyonu, uygun FAPSI lisanslarına sahip olan EOS tarafından gerçekleştirildi.
5. Büro otomasyonu ve elektronik doküman yönetimi fonksiyonları
Sistem, bir kuruluştaki bir belgenin tüm yaşam döngüsünü taslak bir belge oluşturmadan bir dosyayı yazmaya ve bir arşive aktarmaya kadar destekler.
Belge projeleri üzerinde çalışın
İşlevsel belge hazırlama, belge oluşturma sürecinin tamamını otomatikleştirmenizi sağlar. Taslak belgelerle çalışmak, aşağıdaki eylemleri içerir:
1. Kazakistan Cumhuriyeti tarafından bir idari belgenin “peşinde” dahil olmak üzere bir taslak belgenin oluşturulması;
2. önceki sürümlerin korunması ile projenin değişmesi;
3. taslak belgenin onaylanması;
4. taslak belgenin onaylanması;
5. Proje bazında oluşturulan belgenin tescili.
Proje ile çalışırken, sıralı veya paralel yönlendirme yapılır, dikkate alma süresi ve projenin bir bütün olarak hazırlanması için süre kontrol edilir.
Belgelerin kaydı
"İŞ" sistemindeki her belge için, belge hakkında bilgilerin girildiği bir kayıt kontrol kartı (RK) oluşturulmaktadır. Hem gelen belgeler hem de kuruluş içinde oluşturulan belgeler kaydedilebilir: mektuplar, siparişler, siparişler, sözleşmeler, eylemler, vb. Kazakistan Cumhuriyeti gerekliliklerinin bileşimi: muhabir, özet, oluşturma tarihi, belgenin sicil numarası, imza, konu, erişim damgası, başvuruların kullanılabilirliği hakkında not, isimlendirme, belgenin bileşimi, karar, vb. Kararlar ve performans raporları, alıcılar gibi bazı detaylar muhabirlerin çoğul bir anlamı olabilir.
Performans kontrolü
"İŞ" sisteminde belgelerin yürütülmesinin kontrolü uygulanmıştır. Hem kararların yürütülmesi hem de belgenin bir bütün olarak yürütülmesi kontrol altına alınabilir. Aynı zamanda, son tarihler otomatik olarak izlenir, kontrol edilen belgeler ve son teslim tarihi olan belgeler vurgulanır. Kontrol dokümanlarının yürütülmesine ilişkin olarak yöneticilere ve raporlara hatırlatmalar oluşturmak mümkündür. Ofis otomasyon sisteminin diğer işlevleri Tablo 1'de listelenmiştir.
Tablo numarası 1. Ofis otomasyonunun işlevleri
| Belgelerin işlenmesi ve saklanması | Belgenin kendisini bir bilgisayar temsil formunda içeren herhangi bir sayıda dosya (örneğin, bir kağıt belgenin faks görüntüsü, metin, ses veya video materyali vb.) Karta "eklenebilir". Bu dosyalar iletişim hatlarından gelebilir veya bir kuruluşta kullanarak oluşturulabilir metin editörleriÖrneğin, MS WORD, tarayıcılar, mikrofonlar veya bilgisayara bağlı diğer cihazlar. |
| Belge kartının detaylarının genişletilmesi | Kart, ofis çalışmalarının gerekliliklerini tam olarak karşılayan bir dizi ayrıntı içermektedir. Departman veya sektörel özellikleri yansıtmak için kartın alan kompozisyonu ek detaylarla genişletilebilir. Kullanıcılar tarafından herhangi bir programlama yapmadan bağımsız olarak yeni alanlar oluşturulabilir. Ek ayrıntılar farklı türlerde olabilir: string, numeric, date. Ayrıca oluşturulan ayrıntılarda girilen verileri kontrol etme yeteneği sağlar. |
| Belgelerin akış girişi | Belgelerin akış girişi, kağıt belgelerin elektronik görüntülerinin kütle girişi sorununu elektronik belgelerin iş akışı sistemine çözmeyi sağlar. Belgeleri kaydederken, sistem tarafından atanan benzersiz bir barkod ilk sayfalara veya ayrı boş sayfalara (ayırıcılar) yazdırılır. Yüksek performanslı bir tarayıcıya sahip ayrı bir işyerinde tarama ve tanıma sürecinde, sistem barkodu analiz eder ve taranan belgeleri içinde belirtilen bilgilere göre işler. Sonuç olarak, belirli bir biçimde elde edilen belgelerin elektronik görüntüleri ilgili RC'lere otomatik olarak eklenir. |
| Belge akışı | Sistem, belgelerin hareketini düzenlemek için çeşitli mekanizmalara sahiptir. Her mekanizma, belirli bir kayıt tutma sürecinin en uygun şekilde uygulanmasını sağlar. Taslak belge üzerinde çalışırken, kart önceden belirlenmiş onaylayan veya onaylayan yetkililer arasında sıralı veya paralel bir yolla otomatik olarak gönderilir. Projenin gönderilmesi sürecinde, verilen vizelerin niteliği dikkate alınmakta ve değerlendirme şartları kontrol edilmektedir. Karar verildikten sonra, bitmiş belge uygulayıcılara iletilir ve talimatların yerine getirilmesi için son tarihler izlenir. “İŞ” sistemi aynı zamanda belgelerin taşınması için başka birçok mekanizma da uyguladı: iç adresleme, dış belgelere elektronik belgeler gönderme, her tür kağıt belgenin dolaşımının tam kontrolü vb. |
| Yasal fayda sağlamak | Taslak dokümanın onaylanması veya onaylanması sırasında, kullanıcı söz konusu dokümanı elektronik dijital imza (EDS) ile onaylayabilir. Bu, oluşturulan elektronik belgelerin yasal geçerliliğini sağlamaya izin verir. EDS sertifikalarını saklamak için, EOS yazılım ürünleri ve sertifikalı şifreleme araçları temelinde oluşturulan bir üçüncü taraf sertifika merkezi ve şirket içi anahtar sistem yönetim merkezi (CSC) kullanılabilir. |
| Belge gönderme | Sistem, kurum gezisi için posta listeleri oluşturmanıza, zarfları yazdırmanıza, e-posta sistemlerini kullanarak belgeler göndermenize olanak tanır. E-posta yoluyla gönderilen belgeler şifreleme ile korunabilir ve EDS tarafından sertifikalandırılabilir. Bu amaçla, sistemde sertifikalı kriptograflar kullanılmaktadır. |
| Referans ve analitik çalışma | Sistem çalıştıkça, kurumun belgelerinin bilgi veritabanı içinde toplanır. Sistem, Kazakistan Cumhuriyeti'nin herhangi bir gereksiniminin kombinasyonu ile bu veri tabanındaki belgeleri aramasının yanı sıra, belge metnini kullanarak da arama yapar. Gerekirse zor arama sorgusu tekrar tekrar kaydedilebilir ve kullanılabilir. Arama sonucu seçilen belgeler kullanıcının kişisel klasörlerinde saklanabilir veya liste halinde yazdırılabilir. |
| Belge içeriğine göre tam metin araması | Birleşik bir arama gerçekleştirildi: aynı anda kayıt kartının ayrıntılarını ve belgelerin içeriğinde tam metin aramasının bir kombinasyonunu kullanarak. |
İlgili belgelerle çalışın |
RK belgeleri ile tematik olarak ilgili taslak belgeler arasında bağlantı kurma, birbirlerini iptal etme veya tamamlama vb. Desteklenir, bu da birbiriyle ilişkili belgelerin zincirlerini görüntülemenizi sağlar. Linkler, iş akışı sistemi dışında depolanan dokümanlara yüklenebilir (URL link). Bu nedenle, “İŞ” sisteminin dokümanı, dış bilgi materyallerine veya diğer bilgi sistemlerinde depolanan dokümanlara atıfta bulunabilir. |
| Erişim haklarının düzenlenmesi | Sistemdeki kullanıcı hakları, hem kart dosyalarına hem de belgelere boyunlarına göre ve ayrıca belirli bir kullanıcıya sunulan fonksiyonların (kayıt, düzenleme, belgenin iptali, silahsızlandırılması vb.) Uygunluğunu düzenler. |
6. "İŞ" sisteminin etkinliği
Batılı danışmanlık şirketlerine göre, kağıt belgelerle çalışırken:
· Tüm belgelerin yaklaşık% 15'i geri dönüşü olmayan bir şekilde kaybolur;
· Gerekli malzemeleri aramak için harcanan zamanın% 30'una kadar;
· Her doküman için ortalama 19 kopya oluşturulur.
Ofis otomasyonu ve elektronik doküman yönetimi sistemi "İŞ" belgelerle çalışmanın daha verimli bir şekilde düzenlenmesi için temelde yeni koşullar yaratır:
| Otomatik olmayan teknoloji | Otomatik teknoloji |
| elektronik kanallardan (faks, telgraf, e-posta) alınan belgelerin elle alınması | elektronik kanallardan alınan belgelerin otomatik alımı |
| kartların el ile basılması, özetlerin hazırlanması, referanslar, raporlar, kayıtlar | kartların otomatik olarak yazdırılması, standart özetler, referanslar ve kayıtlar, rastgele raporların oluşturulması |
| taslak belgenin onay ve onay sürecinde elle devredilmesi | önceden belirlenmiş bir rota boyunca yetkilileri koordine etmek ve onaylamak arasında otomatik proje iletme |
| evrak ve kartların çoğaltılması, sanatçılara ulaştırma ve transfer | bilgisayar ağında gerekli sayıda elektronik belge ve kartın otomatik dağıtımı |
| Çalışanların ihmali nedeniyle çoğu zaman gerçekleştirilmeyen belgelerin ve kararların memura devri gerçeğinin el ile kaydedilmesi | bilgisayar ağında belge gönderme ve alma ile ilgili bilgilerin otomatik olarak kaydedilmesi |
| aynı belgelerin çeşitli bölümlerdeki dergi ve kart dosyalarına çoklu kaydı | herhangi bir departmandaki bir dokümanın bir defalık ilk kaydı ve daha sonra departmanların elektronik dosyalama dolaplarında hareket ve doküman yürütmenin otomatik olarak izlenmesi |
| çeşitli bölümlerin ayrı dosya dolaplarında dokümanların manuel olarak aranması ve bunların uygulanmasıyla ilgili bilgilerin toplanması | erişim hakları olan tüm kart dosyalarında otomatik uçtan uca arama |
| İlgili kayıtların manuel olarak derlenmesiyle şubelere ve diğer kuruluşlara posta ve kurye ile evrak gönderilmesi | dağıtım fonksiyonlarının otomatikleştirilmesi, şubelere ve diğer kurumlara kriptografi ile korunmaları ile e-posta yoluyla belge ve kararların gönderilmesi |
"İŞ-İşletme" yalnızca ofis hizmetleri için değil (sekreteryalar, ofisler, genel departmanlar, seferler, vb.) İçindir. Sistem aynı zamanda doğrudan katılımcıların iş akışındaki faaliyetlerini de otomatikleştirir: yöneticiler, uzmanlar - yani, kuruluşun tüm çalışanlarıyla belgelerle çalışma.
"BUSINESS" modern elektronik doküman yönetim sistemleri ve klasik ofis çalışmalarının otomasyon sistemleri için tüm gereklilikleri karşılamaktadır.
Tam teşekküllü evrak kağıtlarını ve tamamen elektronik evrakları destekleyen "BUSINESS-Enterprise", kuruluşunuzda karma, kağıt-elektronik belge dolaşım sistemini uygulamanıza izin verir. Sistem, belli alanlarda tam teşekküllü kağıt iş akışını koruyarak özellikle yoğun yönetim alanlarında yüksek verimli kağıtsız ofis işleri oluşturmak için eşsiz bir fırsat sunar. Bu, modern doküman yönetim sistemindeki arıza riski olmadan modern yönetim teknolojilerine yumuşak bir geçiş sağlar.
Ofis otomasyonu ve elektronik doküman yönetimi sistemi, eski SSCB ve Rusya'nın en büyük kurumlarında düzinelerce benzer sistemin geliştirilmesinde ve işletilmesinde uzun yıllara dayanan tecrübe birikiminin bir sonucu olarak oluşturulmuştur. Bu nedenle, mevcut kayıt tutma standartlarının gerekliliklerine tam olarak uyar ve aynı zamanda (resmi olmayanlar dahil) kuralları ve yerli girişimlerin ve kurumların kayıt tutma uygulamalarında kullanılan teknikleri destekler.
"BUSINESS-Enterprise" sisteminde, kullanıcı belgelerde doğrudan belirtilen resmi görevli veya ilgili yetkilerin devredildiği kurumun bir başka çalışanı olabilir.
7. “İŞ” ailesinin sistemleri
“İŞ” ailesinin sistemleri ölçeklendirilebilir, merkezi, dağıtılmış ve merkezi olmayan bir iş akışı organizasyonunu destekliyorlar:
· “İŞ-Sekreteri” bir bilgisayara kurulabilir ve böylece belgelerin yürütülmesinde merkezi kayıt ve kontrol sağlanır.
· "BUSINESS-Enterprise", çoklu kullanıcı modunu destekler ve tek bir iş akışı sürecinin merkezi yönetimini sağlar.
· Kurumda bağımsız iş akışına sahip bölümler varsa, “BUSINESS-Enterprise” bu bölümlerin etkileşimli iş akışı süreçlerini destekler.
Ayrıca, aşağıdaki ölçeklendirmeler uygulanarak sistemin ölçeklendirilmesi sağlanmıştır:
| İnternette / İntranet ağlarında çalışın | Sistemdeki belgelere erişim sağlamak için bir web arayüzü uygulanmaktadır. Herhangi bir yerel veya yerel kuruluştan belgelere kolay ve verimli erişim sağlar. uzak bilgisayar İnternet üzerinden. |
| Dağıtılmış elektronik doküman yönetimi | Sistem, kuruluşlar veya coğrafi olarak uzak birimler arasında yasal olarak geçerli elektronik belgelerin otomatik olarak değiştirilmesini sağlar. Aynı zamanda, yerel ofis çalışmalarının tüm standartlarına uyulmaktadır. Belgelerin gizliliği ve orijinalliği onaylı şifreleme ile sağlanmaktadır. |
| Büyük belge desteği | Depolama sistemi, çok sayıda kullanıcının büyük miktarlarda belge ile çalışmasına izin verir. Gerçek, pratik olarak kanıtlanmış yetenekler - 4.000.000'den fazla belge, aynı anda 500'den fazla çalışan kullanıcı. Aynı zamanda, bir shareware DBMS ile çalışan sistemin tek kullanıcılı bir sürümü var. |
"İŞ" - açık sistem. Sistemle birlikte verilen açık API ile herhangi bir Windows tabanlı uygulama ile bütünleşir.
API, diğer programlar tarafından okuma modunda depolanan verilere kontrollü erişim imkanı sağlar. Gerekirse, bu tür programlar, sistemin tüketici özelliklerinin genişletilmesi gerektiğinde müşteri tarafından geliştirilebilir, örneğin:
· Sistem verilerini en uygun rapor biçiminde görüntülemek;
· Veri aramak ve seçmek için gerekli türde talepler oluşturmak;
· İNTERNET (INTRANET) üzerinden sistem verilerine erişmek;
· Sistem verilerini diğer müşteri veritabanlarına vs. aktarmak.
"BUSINESS", belgeleri doğrudan düzenleyicilerden veya posta programından kaydetmenizi sağlayan MS Office ile yakından tümleştirilmiştir. Ayrıca, sistem şu anda aşağıdaki EOS şirket ürünleriyle entegrasyonu gerçekleştirmiştir:
| "ARŞİV İŞLETMESİ" alt sistemi | “ARŞİV”, dosyaların arşive aktarılması, arşivlenmesi için gerekli belgelerin arşivlenmesi ve hesabının aktarılması için hazırlıkların otomatikleştirilmesi için tasarlanmış çok kullanıcılı bir alt sistemdir. Programlar, vakaların isimlendirilmesini sağlama, organizasyonun organizasyon yapısındaki değişiklikleri izleme, ayrıca elektronik belgeleri alma ve verme anlamında bütünleştirilmiştir. |
| "FRAME" sistemi | “ÇERÇEVE” yazılım sistemi, işletmelerin ve kurumların personel kayıtlarının otomatik olarak bakımı için tasarlanmıştır. Sistem hem bireysel işletmeler hem de kuruluşlar tarafından ve aynı zamanda karmaşık bir yapıya sahip kuruluşlar tarafından kullanılabilir: holding tipi, çok sayıda yan kuruluşa sahip olmak, geniş bir şube yapısına sahip vb. |
8. Aile sistemlerinde farklılıklar "İŞ"
DBMS olarak "BUSINESS-Start" sistemi MSDE (Microsoft Data Engine) kullanıyor.
| fonksiyon | VAKA-Kuruluş | İŞ Sekreteri * | İŞ Başlat |
| Ağdaki belgelerin dağıtılmış olarak işlenmesi | + | - | - |
| Erişim haklarının çeşitli belgelere ve sistemin işlevlerine dağıtılması | + | - | - |
| Birkaç belge dosyasının bakımı | + | - | - |
| Taslak belgelerle çalışın | + | - | - |
| “ARŞİV İŞLETMESİ” alt sistemi ile entegrasyon | + | - | - |
| Şifreli sunucuyla etkileşime girme yeteneği | + | - | - |
| Belgelerin kaydı | + | + | + |
| Belgelere çözünürlük girme | + | + | + |
| Doküman yürütme aşamasına bağlı olarak yürütme sırasında belgelerin “klasörler” ile dağıtılması: Alınan, Gerçekleştirilen, Kontrol Altında ve diğerleri | + | Sadece klasör açık Kontrolde " | - |
| Belgelerin yürütülmesinin kontrolü ** | + | + | + sadece ara |
| Çok kriterli doküman arama | + | + | + |
| Standart raporların oluşturulması | + | + | + |
| Belgeleri e-postayla paylaş | + | + | - |
| Davadaki belgeleri yazın | + | + | - |
| Kağıt orijinallerin ve belgelerin kopyalarının hareketlerinin izlenmesi, belgelerin iç transfer kayıtlarının tutulması | + | + | - |
| Görevliler, organizasyonlar, konu başlıkları, doküman gruplarının kullanıcı listelerini tutmak | + | + | - |
| Yazdırma formu şablonlarını düzenleme | + | + | - |
| Belgelerin dış dağıtım kayıtlarını tutmak | + | - | - |
* - Pakete dahil olan MSDE (Microsoft Data Engine), DBMS olarak kullanılır.
** - belgelerin yürütülmesinin operasyonel kontrolü iki şekilde gerçekleştirilebilir:
· “In Control” klasöründeki kontrol çözünürlükleri listesini görüntülerken;
· Çözünürlük detaylarına göre arama modunda.
9. "İŞ" sisteminin yapısı
Şekil 1. "İŞ" sisteminin yapısını ve seçeneklerini göstermektedir.
Şek. 1. "İŞ" sisteminin ve alt sistemlerinin yapısı.
10. Temel teknik gereksinimler
"İŞ", müşteri-sunucu ortamında faaliyet gösteren ofis otomasyonu ve elektronik doküman yönetimi için bir uygulama sistemidir.
Oracle 9i (9.2.0.3 veya sonraki sürümleri), Microsoft SQL Server 2000, DBMS olarak kullanılabilir.
SUNUCU GEREKSİNİMLERİ
Sunucuya yönelik gereksinimler öncelikle seçilen DBMS'nin gereksinimleri, “İŞ” sisteminin tahmini kullanıcı sayısı ve kuruluşun belge akışı ile belirlenir. Her durumda, sunucu yapılandırması ayrı ayrı belirlenir.
Sabit diskteki "BUSINESS" veritabanı tarafından kullanılan birim, veritabanının başlangıç büyüklüğünün 50 MB'ı artı her kayıt kartına 2 KB'den (ekli dosyaların boyutu hesaba katılmadan) hesaplanır.
Ortalama sunucu özellikleri:
· Pentium IV işlemci ve üstü;
· rasgele erişim belleği en az 512 MB;
· Sabit sürücüdeki boş alan kuruluşun belge akışı ile belirlenir. Sistem ihtiyaçları için 50 MB, her bir kayıt kartı için 2 KB (ekteki dosyaların boyutu dikkate alınmadan) oranında hesaplanır. Minimum başlangıç veritabanı boyutu 50 MB'dir.
Oracle DBMS'in Windows dışındaki bir platformda kullanılması durumunda, “BUSINESS” sisteminin isteğe bağlı özelliklerini, ekli dosyalar ile bağlamsal arama ve “BUSINESS-WEB” gibi isteğe bağlı özellikler olarak sunmak için, MS Internet Information Server eklenmiş bir Windows sunucusu, MS Index Sunucusu gerekli olacaktır.
ÇALIŞMA YERLERİ İÇİN GEREKLİLİKLER
Tam özellikli müşteri
"BUSINESS" sisteminin müşteri kısmı altında çalışıyor. çalışan pencereler 2000, Windows XP. İş istasyonunun, yüklenen ilgili DBMS’nin istemci kısmına sahip olması ve aynı zamanda işlevselliği “İŞ” sistemleri, MS Internet Explorer 6.0 ve MS Office 2000 (veya daha yeni sürümler).
· Pentium II işlemci ve üstü;
RAM en az 128 MB;
· 200 MB boş sabit disk alanı;
· 800x600, 65 bin renk çözünürlüğünde monitör
· Windows2000Professional.
İnce istemci:
WEB arayüzü ("BUSINESS-WEB") üzerinden "BUSINESS" sistemiyle çalışmak için, Internet Explorer 6.0 ve üstü yüklü bir bilgisayara ihtiyacınız vardır.
SONUÇ
"BUSINESS" modern elektronik doküman yönetim sistemleri ve klasik ofis çalışmalarının otomasyon sistemleri için tüm gereklilikleri karşılamaktadır. Tüm kağıt belgelerini ve tamamen elektronik belgeleri destekleyerek, "İŞ" kuruluşunuzda karma, kağıt-elektronik belge dolaşım sistemi uygulamanıza olanak tanır. Sistem, belli alanlarda tam teşekküllü kağıt iş akışını koruyarak özellikle yoğun yönetim alanlarında yüksek verimli kağıtsız ofis işleri oluşturmak için eşsiz bir fırsat sunar. Bu, modern doküman yönetim sistemindeki arıza riski olmadan modern yönetim teknolojilerine yumuşak bir geçiş sağlar.
Ekonominin gelişmesi, işletmelerin ve herhangi bir mülkiyet şeklindeki kuruluşların yönetiminden önce ofis çalışmasını otomatikleştirme, belge yönetimini organize etme ve belge yönetim sistemleri (DMS) oluşturma görevini belirler.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EDMS) size aşağıdakileri sağlayan araçları içerir:
- belgeler oluşturmak;
- işlem belgeleri;
- belgeleri çoğaltmak;
- belgeleri teslim etmek;
- belgeleri saklamak;
- siparişlerin uygulanmasını kontrol etmek;
- ortak çalışma araçları oluştur
- arşiv belgeleri.
Bu tür sistemler doküman yönetiminin bir organizasyondaki hem fonksiyon hem de süreç tarafından yapılmasını sağlamalıdır. SADED, DMS standardını (doküman yönetim sistemi) veya Workflow standardını (doküman akış otomasyonu) destekleyebilir.
Bu alandaki yazılım pazarı şunları içerir:
- iş akışını otomatikleştirme amaçlı yazılım ürünleri - elektronik ofis (Case, Cinderella, LanDocs);
- lotus Notes'a dayalı yazılım ürünleri (Company Media, Boss-refere);
- kendi çözümünüzü yaratmanız için yazılım platformları (Documentum, Hummingbird);
- kendi yazılım platformlarına dayalı hazır çözümler (DocsVision, Directum, Optima, Fırat).
SADED, güvenilir sistem yönetimi sağlamak için bilgi güvenliği ve uzaktan erişim modülleri içermelidir:
- arşivleme ve yedekleme;
- antivirüs koruması ve yetkisiz erişime karşı koruma;
- dijital imza ve veri şifreleme desteği;
- uzak kullanıcılar ve uzaktan yönetim için destek.
SADED için önemli bir gereklilik, toplam sahip olma maliyetini en aza indirmektir. Böyle bir sistemi seçerken önemli kullanılan veritabanı yönetim sistemi (DBMS) yanı sıra geliştirme araçları vardır. Maliyetleri en aza indirmek için mevcut lisanslı yazılıma SADED kurmalısınız. Edinme maliyetini en aza indirmenin yanı sıra, böyle bir yaklaşımın getirilmesi, işletme uzmanlarının SADED'i geliştirmek için kurumsal BT ortamına entegre etmesini sağlayacaktır. Eğitim uzmanlarının maliyeti
levha toplam uygulama maliyeti ve SADED'in mülkiyeti dışında bırakılabilir. Benzer şekilde, yaygın DBMS'ler için yazılımı belirli bir ticari faaliyete uyarlamak için bir geliştirici ve anahtar teslimi çözümler bulmak daha kolaydır.
SADED'i seçerken, ana tedarikçilerin analizi, sistemlerin yeteneklerinin ve karşılaştırmalı analizlerinin bir kanıtı ile birleştirilmelidir. SADED tedarikçileri, hazır çözümleri kullanarak işletmelerin ve kuruluşların belirli hedefleri için sistem yapılandırmalarını uygular ve özelleştirir.
SADED'i seçerken, aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır.
- SADED işlevinin kullanıcı gereksinimlerine uygunluğu: işlevsellik ve fiyat-kalite faktörü, sistem karmaşıklığı ve uygulaması olası olmayan işlevlerin kaldırılması, gerekli modüllere ek yatırımlar gerektirecek aşırı basitlik.
- Piyasadaki yazılımların prevalansı (öncelikle bölgesel olarak).
- İşletmenin (kuruluşun) iş alanındaki hazır çözümler ve yapılandırmaların mevcudiyeti - müşteri SADED. Farklı iş alanları (inşaat, sağlık vb.), SADED'in uyarlanmasını gerektirecek kendine has özelliklere sahiptir. Geliştiricilerin (distribütörler) hazır çözümleri varsa, adaptasyondan önemli ölçüde tasarruf edebilirler.
- Kullanılan araçlar (DBMS). DBMS ile çalışmak için lisanslı bir yazılımınız varsa, kuruluşun (kuruluşun) BT ortamının oluşumu için tek bir platform kullanılması önerilir. TCO'yu geliştirmek, açık kaynaklı (açık kaynaklı) yazılım ürünlerinin kullanımına yardımcı olacaktır.
- Ek modüller ve ek kullanıcı lisansları satın alma ihtiyacı. Yazılım üreticileri genellikle bir temel paket içerir. sınırlı sayı kullanıcı lisansları. Yeni kullanıcıları bağlarken, ek lisans satın almanız gerekebilir. Bazı modüller (örneğin, web erişimi, tam metin araması, vb.) Seçenek olarak mevcut olabilir.
- Kullanım, destek ve yönetim için ek eğitim ihtiyacı. Yazılım ürünü ve SADED
sistemin karmaşıklığını, fazlalığını, dizinlerin geliştirilmesini arttırma ve uygulamadaki uzmanların bilgilerini periyodik olarak güncellemeyi gerektirir. Yetersiz personel eğitimi ile bu, kullanıcıların muhalefetine neden olur. Çok sayıda rehber doldurmak, BT personelinin katılımını gerektirir. Sistem yöneticileri sadece idari fonksiyonlarla ilgilenmelidir! - Arayüzün rahatlığı ve uzaktan çalışma organizasyonu. Arayüzün sezgisel netliği ve sadeliği, ilk aşamada SADED'i uygulama konusunda kullanıcıların muhaliflerinin üstesinden gelmesine izin verecektir. Sisteme yalnızca merkezden değil birçok durumda erişme olasılığı, işletmenin SADED kullanıcılarının (organizasyonun) çalışmalarını kolaylaştıracaktır.
Rusya pazarında temsil edilen firmalar - ofis otomasyonu için yazılım geliştiriciler ve elektronik belge yönetiminin organizasyonu Tablo'da gösterilmektedir. 6.4.
Tablo 6.4. COURT ve EDMS için ana yazılım ürünleri
| Yazılım ürünü | geliştirici | Web sayfası |
| Directum | Directum | http://www.directum.ru |
| DocsVision | Dijital tasarım | http://www.docsvision.com/ |
| LanDocs | yanaklar | http://www.landocs.ru |
| NauDoc | naumen | http://www.naudoc.ru |
| OfficeMedia | Intertrust | http://www.intertrust.ru |
| OPTIMA-İş Akışı | OPTIMA | http://www.optima-workflow.ru |
| Patron Referansı | Ai-Ti | http://www.boss-referent.ru |
| anlaşma | EOS | http://www.eos.ru |
| Fırat belgesi devir | Bilişsel Teknoloji | http://www.evfrat.ru |
| Elektronik ofis "Külkedisi" | STC IRM | http://www.mdi.ru/ |
| Escada | Interprocom LAN | http://www.interprocom.ru |
Aşağıda, yeteneklerini analiz eden bu sistemlerin açıklamaları bulunmaktadır.
Directum, ECM (Kurumsal İçerik Yönetimi) kavramına karşılık gelen, ofis otomasyonu ve elektronik doküman yönetimi için bir sistemdir. Sistemin yaratıcıları, işyerini, öncelikle işyerini ve kuruluşun sekreteryağını (kuruluşun) otomatikleştirmek olan, yeterli işten çıkarma ile İş Akışı standardına bağlı kalmaktadır: belgelerin koordinasyonu, bölümler ve yönetim arasındaki etkileşimi gerektiren işlemlerle yürütmenin kontrolü, toplantıların hazırlanması. Sistemin ana modülleri:
- ofis yönetimi: gelen ve giden evrakın yürürlükteki şartlara uygun olarak tescili, işlerin isimlendirilmesinin sürdürülmesi, postaların kontrolü, evrakların yürütülmesi ve rotaları;
- elektronik belgelerin yönetimi: çeşitli biçimlerde belgelerin oluşturulması ve saklanması, tam metin araştırmasının düzenlenmesi, belge sürümlerinin kontrolü, belgelere erişim haklarının atanması, EDS desteği;
- iş süreci yönetimi: belgelerin yaratılması ve belgelerin yürütülmesinin izlenmesi için destek; bölümler arasındaki etkileşimin organizasyonu (işleve ve sürece göre); doküman yönlendirme;
- toplantıların yönetimi: toplantıların hazırlanması için ortak çalışmaların düzenlenmesi, protokolün oluşturulması ve dağıtılması, kararların uygulanmasının izlenmesi;
- müşteri ilişkileri yönetimi (CRM): tek bir müşteri tabanını korumak, müzakereleri planlamak, satış sürecine eşlik etmek ve pazarlama faaliyetlerini yürütmek.
Dağıtık kuruluşlarda (şubeleri vb. Olan bir şirkette) kullanım kolaylığı için entegre bir çoğaltma çözümü vardır. Uzak kullanıcılar, web servislerini kullanarak sisteme erişebilirler.
Bir geliştirme aracı olarak IS-Builder, yeni elektronik belge kartlarının, el kitaplarının ve raporların değiştirilmesine ve geliştirilmesine olanak tanıyan yerleşik bir programlama dili kullanır. Sistem, kurumsal BT ortamına entegre edilebilir.
Ofis otomasyonu olarak, Directum sistemi, kağıt belgenin konumunu kontrol etmek için kayıt kontrol kartlarını (RCM) kullanarak iç belgeleri ve gelen ve giden yazışmaları kaydetmenizi sağlar (Şek. 6.13). Ek olarak, emirlerin yerine getirilme izlenmesi olasılığı vardır.
Kaydolduktan sonra, gelen belge yönetimin gözden geçirilmesi, çözümlenmesi, kontrolü ve belgenin yürütülmesi konusundaki olağan aşamalardan geçer. Belge ile sanatçıların daha fazla çalışması tamamen elektronik ortamda yapılabilir. Bu, sanatçılar tarafından harcanan zamanı önemli ölçüde azaltır ve orijinal belgenin yanlışlıkla kaybolmasını önler. Bir yöneticinin çalışma tarzına bağlı olarak, belge kağıt veya elektronik biçimde kabul edilir. Başkan tarafından verilen karara bağlı olarak, belge sanatçıların atanması, görevlendirmeler ve son teslim tarihleri ile kontrol altına alınabilir.
Directum sistemi, iş süreçlerine eşlik etmek için geniş fırsatlar sunmaktadır. Belge yolları standart olarak ayarlanabilir, yani Desenler tarafından oluşturulur ve belirli işlemler için keyfi. Alt bölümlerin iş yükünü, organizasyonun iş süreçleri çerçevesinde verilen siparişlerle izlemek mümkündür. Tipik rotalar özel bir editör kullanılarak yapılandırılır. Belgelerin hareketini ve siparişlerin yerine getirilmesini izlemenin rahatlığı için, bildirimlerin zamanlamasını belirleme imkanı vardır.
Toplantıların hazırlanması için, sistemi kullanarak gündemi planlama olasılığı vardır Sonuçlara dayanarak, kararları belge yürütme sistemi çerçevesinde kontrol edilen tek bir şablon üzerinde bir protokol hazırlanabilir. Directum araçları, çalışanların mevcut varlığı olmadan bir toplantı yapmanızı ve bir anket yöntemi kullanarak (EDS kullanarak) kararlar almanızı sağlar.
CRM aracı olarak entegre kullanım, ürün satışı ve pazarlaması için birimlerin çalışmalarını otomatikleştirerek ek yazılımların kazanılmasını sağlar.
Belge depolamanın organizasyonu, SQL Server veritabanının ortak bilgi alanına tüm belgelerin yerleştirilmesine dayanır ve bu, kullanıcılar tarafından oluşturulan belgelerin bilgisayarlarda paylaşılmasını organize eder. Ayrıca, elektronik belgelerin arama yeteneklerini de önemli ölçüde genişletmektedir (Şekil 6.14).
SADED Directum ayrıca uygulama paketi ile kapsamlı entegrasyon yeteneklerine sahiptir. Microsoft OfficeBu dümdüz sağlar
onay için bir belge göndermek için başvurular, belge ile ilgili çalışma geçmişini, ilgili belgeleri görüntüleyin ve ayrıca elektronik belge kartından metne alan ekleyin. Microsoft Outlook ile entegrasyon, e-postaların Directum sistemine hızlı ve kolay bir şekilde kaydedilmesini, görüntüleme ve yürütme için iletilmelerini mümkün kılar.
Ek olarak, birden fazla dokümanı saklamanıza izin veren güçlü bir doküman sürümü kontrol mekanizması vardır. Sonuç olarak, belgenin içeriğindeki değişikliklerin geçmişini görüntülemek (örneğin koordinasyon sürecinde) ve gerekirse sürümlerin herhangi birine geri dönmek mümkündür.
Directum sisteminde saklanan belgelerin gizliliği, her belgeye veya klasöre erişim hakkı ayarlanarak sağlanır ( tam erişim, değiştirme, görüntüleme, tam erişim eksikliği). Elektronik belgelerin şifrelenmesi, "yönetici" statüsündeki kullanıcılar da dahil olmak üzere elektronik belgenin metnini daha fazla korumanıza izin verir. Şifreleme, bir kullanıcının özel anahtar sertifikası temelinde veya düzenli bir şifre belirleyerek gerçekleştirilebilir. MS CryptoAPI kullanılarak uygulanan dijital imza, Directum sistemini FAPSI (FSB) tarafından onaylananlar da dahil olmak üzere çeşitli bilgi şifreleme sistemleriyle tümleştirmenize olanak tanır.
Sistemin çalışması için Microsoft SQL Server'ı da satın almalısınız.
DocsVision, kurumdaki ve kuruluştaki dokümanları ve iş süreçlerini yönetmenizi sağlar. Yazılım platformu iki ana modül içerir:
- büro işleri ve belgelerin hareketi ile ilgili işlemleri otomatikleştirmek için kullanılan "büro işleri" modülü;
- iSO 9001: 2000 standartlarına uygun olarak iş akışı kavramına dayalı iş süreçlerini desteklemeyi amaçlayan “süreç yönetimi” modülü.
Sunucu tarafını kurarken, sisteme web erişimi derhal düzenlenir. Ek olarak, uzak bölümlerin çalışmalarını düzenlemek için uzak ve ana sunucular arasında veri çoğaltılması için bir modül vardır.
“Ofis işleri” modülü, DocsVision platformuna dayanarak, uygulamada kullanıcının platformun ana aracını (Gezgin) ve nesnelerini (klasörleri ve görünümleri) kullanarak çalıştırdığı DocsVision platformuna dayanarak inşa edilmiştir. Uygulamanın temeli aşağıdaki nesnelerden oluşur (bu nesnelerin ayrıntılı bir açıklaması kılavuzun sonraki alt bölümlerinde verilmiştir):
- ilgili alanları içeren ve aşağıdaki türden belgeleri kaydetmeyi sağlayan belge kartları: gelen belgeler; giden belgeler; dahili belgeler; arşiv belgeleri;
- dosya açıklaması içeren ve uygulamalardaki dosyaları formatlarına göre düzenlemeye izin veren ve dosyaların belge kartlarına eklenmesini kolaylaştıran dosya kartları;
- bazı büro işlemlerini otomatikleştiren işlemler;
- yeni işlemlerin tanımını ve başlatılmasını kolaylaştıran işlem şablonları;
- çeşitli kurum içi bilgi içeren rehberler;
- ek referanslar:
- hakkında veri içeren büro ayarları gelişmiş ayarlar (özellikle, elektronik belgelerin şifrelenmesini ve imzalanmasını sağlayanlar, varsayılan tarama ayarları, kartların tüm alanlarına erişmesine izin verilen kullanıcıların listesi vb.);
- barkodları taramak, çok sayıda belgenin akış taramasını sağlamak, ardından elde edilen grafik dosyasını ayrı belgelere bölmek ve bunları uygun belge kartlarına eklemek;
- hem standart bir çalışma programı hem de belirli bir programı olan çalışanlar için çalışma süresini hesaplamanıza izin veren bir iş takvimi (örneğin, hareketli zaman);
- mesaj;
- mutabakat kartı;
- görev kartı
sistemde daha fazla kullanmak için her durumda soyadının, adının ve göbek adının kullanıcı veri düşüşü.
EDS ayarları ayrıca özel özelliklere de sahiptir: iç imzasına uygun olarak yöneticinin imzasını, yerine (geçici veya kalıcı olarak) değiştiren sorumlu bir çalışanın imzasıyla değiştirmek mümkündür. Paylaşılan klasörlere erişim hakları doğrudan arayüz üzerinden belirlenir. işletim sistemi.
Sistemdeki kâğıt ofisi ile senkronize etmek için, dokümanların elektronik olarak kaydedildiği davaların isimlendirilmesine paralel bir bakım yapılmaktadır. DocsVision yapısında, davaların normal isimlendirilmesi gibi, adın kaydı, yeri dahil olmak üzere belgelerin fiziksel konumlarının kayıtlarını tutmak mümkündür.
belge, yaratma tarihi, saklama süresi (yazma veya arşivleme gereği hakkında hatırlatma imkanı), cilt sayısı, endeks ve diğer işlemler (Şekil 6.16).
“Doküman yönetimi” modülünde elektronik doküman akışının organizasyonu için aşağıdaki kart türleri sağlanmıştır:
- gelen belge - “incoming” akış türündeki belge ile çalışmak için;
- giden belge - giden akış türündeki belgeyle çalışmak için;
- dahili belge - kuruluş içinde kullanılan bir belgeyle, örneğin iç siparişle çalışmak;
- arşiv belgesi - arşivde saklanan bir belgenin kaydı için;
- dosya kartı - dosyayı DocsVision sisteminde saklamak ve kullanmak için oluşturulmuş;
- görev - görevleri kaydetmenize, dosya eklemenize, özelliklerini ayarlamanıza ve ayrıca belirli bir yol boyunca yürütücülere ve denetleyicilere görevler göndermenize olanak sağlar;
- görev - ilgili işleri paketlemek için tasarlanmıştır;
- süreç - bir belgenin görevlerini tek bir sırayla birleştirmenizi sağlar. Süreç, oluşturulduğu görevler yerine getirildiği için yaratılır, başlatılır ve yürütülür;
- işlem şablonu - kuruluşta düzenli olarak yinelenen işlemlerin bazıları için şablonlar oluşturmanıza olanak sağlar (örneğin, haftalık raporlar hazırlamak). Şablonlar, sözde örneklerin yaratıldığı esaslara dayanan süreçlerin alımıdır - bağımsız süreçler;
- mesaj - mesajın oluşturulduğu bağlantılı olarak herhangi bir mesajı ve doküman kartına bir bağlantı kaydetmenizi sağlar. Bir mesaj kartı otomatik olarak oluşturulabilir: 1) sanatçının gerçekleştirmeyi reddetmesi durumunda veya görevin icracı yardımcısına yönlendirilmesi durumunda, yönlendirici tarafından görevin yazarı için; 2) çeşitli amaçlar için kullanılabilen sistemdeki mesajları depolamak için kullanıcının kendisi tarafından;
- iş takvimi - kuruluşun veya çalışanlarının bireysel çalışma takvimi oluşturmanıza olanak sağlar. İş takvimlerini sürdürmek, örneğin görevlerin zamanlamasını;
- onay - belgelerin koordinasyonunun bazı aşamalarını otomatikleştirmenize olanak sağlar.
DocsVision sistemindeki ISO 9001: 2000 standardına uygun olarak, süreç “başlangıç ve sonlarının ve girdilerin ve çıktıların kesin tanımını gösteren düzenli bir iş ve görev seti” olarak anlaşılmaktadır. Bir kuruluşta süreçlerin otomasyon aşaması, onların formalizasyon aşamasından önce gelir. DocsVision kalıplama, aşağıdakiler de dahil olmak üzere iş süreçlerini resmileştirmenizi sağlar
İşletme veya kuruluşta bulunan alt süreçler ve yardımcı işlemler (hem senkronize hem de asenkronize yürütme dahil). Bu modül, sürekli işlem dizilerinin organizasyonu için nesneleri işlemenizi sağlayan diğer DocsVision modülleriyle yakından entegredir.
İş süreçleri, şablonlar temelinde yaratılır: işlem kartları, işlem şemaları, işlem özellikleri (değişkenler, ağ geçitleri), sürece dahil olan fonksiyonlar. DocsVision sistemi, departmanların ve çalışanların süreçlerini ve işlevlerini, ilişkilerini dikkate alarak yönetmenize olanak sağlar.
Süreçlerin yürütülmesi, önceliklerin belirlenmesi, izlenmesi ve uygulanmasına ilişkin raporlar oluşturmak için de bolca fırsatlar vardır.
Bir işletmedeki tüm süreçlerin tam olarak resmileştirilmesi, çalışanların eğitimi ve sisteme uyum sağlama konusunda önemli yatırımlar gerektiren karmaşık ve uzun vadeli bir iştir. DocsVision'ın bu alandaki yetenekleri, ISO 9001: 2000 standartlarına dayalı bir yönetim sistemi kuran bir işletme için belge yönetimi desteğinin geliştirilmesini destekler.
Bu nedenle, DocsVision sistemi yalnızca şirketteki ofis yönetim sistemini otomatikleştirmeye izin vermekle kalmaz, aynı zamanda işletmedeki işlevlerin karşılıklı ilişkilerini hesaba katarak süreçleri otomatikleştirmek için çok geniş olanaklar içerir. Sistem Microsoft SQL Server gerektirir. Exchange yazılım ürünleri ile entegrasyon, Axapta, Active Directory servisleri, BT altyapılarını Microsoft yazılım ürünlerine göre inşa eden kuruluşlar için iyi bir yardımcı olacaktır.
LANIT tarafından geliştirilen LanDocs yazılım ürünleri, işletmeler ve kuruluşlar için doküman yönetim sistemleri oluşturmak için kullanılır ve herhangi bir aktiviteye uyarlanabilir. LanDocs yazılımı kullanılarak, kurumun BT altyapısını oluşturmak için çeşitli çözümler uygulanabilir. Konu çerçevesinde, ana konulara dikkat çekiyoruz:
- belgelerin muhasebesini düzenlemek, bölümlerin ve çalışanların süreç ve işlevlerine uygun olarak kontrol emirlerini düzenlemek için Rusya'da yürürlükte olan norm ve standartlara dayanan bir ofis otomasyonu ve iş akışı sistemi;
- elektronik depolama da dahil olmak üzere kullanıcıların dokümanlara erişimini ve aramalarını engelleyebilen güvenli bir havuza dayalı dokümanlara erişim organizasyonu
kağıt belgelerin kopyaları (EDS tarafından kullanılan mekanizmalar FAPSI tarafından onaylanmıştır); - İş Akışı kavramına göre kuruluşun iş süreçlerinin desteklenmesi ve yönlendirme şemalarına uygun olarak belgelerin yürütülmesinin yönetimi;
- İnternette kurumsal belgeler yayınlamak için içerik yönetim sistemi.
E-posta sistemleriyle entegrasyon, yalnızca memurları değil, aynı zamanda kuruluşun diğer personel kategorilerini (yöneticiler, yöneticiler, MS Outlook'ta (MS Exchange İstemcisi) veya Lotus Notes'ta üretimden çıkarma işlemleri yapma olanağı sağlayan) kayıt tutma sınırlarına sorunsuz bir şekilde eklemenizi sağlar.
Sistem, belge yönetim hizmetlerini dışsal içine yerleştirme yeteneği sağlayan belgeli bir uygulama programlama arayüzü (API) uygular. Windows uygulamalarıLanDocs'u bir dizi harici cihazla entegre etmeyi mümkün kılan bir takım standartları desteklemenin yanı sıra yazılım sistemleri ve özel ekipman - e-posta sistemleri, Fine Reader sistemi (taranan belgelerin metninin tanınması için), MS Project ve Open Plan proje yönetim sistemleri, tarayıcı ekipmanı (TWAIN arayüzü).
“Ofis Çalışması” modülü LanDocs, ofis çalışmalarının otomatikleştirilmesi ve elektronik ofis çalışmalarının yürütülmesi (belgelerin elektronik arşivinin muhafaza edilmesi de dahil olmak üzere) ana işlevlerini içeren temel bir alt sistemdir:
- belgelerin tescili - muhtelif belge türleri için muhasebenin özellikleri için kayıt kartının zorunlu bileşimini özelleştirme kabiliyeti; Sınırsız sayıda belge (dosya) sürümü oluşturma ve saklama yeteneği desteklenir. Belge metinlerinin oluşturulması ve değiştirilmesi, ilgili ofis başvurusunun bütünleşik çağrısı ile gerçekleştirilir. Kağıt belgeleri taramak ve elektronik görüntülerini görselleştirmek ve taranmış metinleri tanımak için yerleşik araçlar;
- kurumsal depoda saklanan dokümanların navigasyonu ve aranması - belgelerin aranması, hem kayıt kartı detayları hem de dilin morfolojisi dikkate alınarak, dokümanlar metni ile sağlanır;
- belgeler arasında kayıtların izlenmesi, belgelerin karmaşık yapıdaki klasörlerde gruplandırılması;
- evrak ve mesaj alışverişi, evrak ve görevlerin yürütülmesi;
- belgelerin elektronik ortamda koordinasyonu;
- evrakların ve görevlerin yerine getirilmesinin kontrolü (bu durumda, sistem yürütücü değiştirme modunda çalışmak için destek sağlar); Belge akışı ve yürütmenin kontrolü hakkında çeşitli raporların oluşturulması.
OPTIMA-Workflow, iş akışını ve belge akışını otomatikleştirmek için kapsamlı bir sistemdir. Ana otomasyon süreçleri:
- elektronik belgelerin ve kağıt belgelerin elektronik analoglarının yaratılması (OCR amp; Production Systems);
- belge kaydı ve muhasebesi (Belge Kayıtları);
- grup çalışması ve belgelere toplu erişim (GroupWare);
- işletmede benimsenen süreç ve işlevlere uygun personel faaliyetleri (İş akışı);
- bilgi alışverişi, elektronik işletme versiyonlarının muhasebesi ve ekonomik belgeler.
Sistem, diğer sistemlerle (tarama, metin tanıma, e-posta vb.) Yüksek derecede entegrasyon elde etmeyi sağlayan açık mimari ilkelerine dayanmaktadır.
Yönetimi olan işletmelerde uygulanmasına izin veren iş süreçlerinin otomatikleştirilmesine odaklanmıştır.
iSO 9001: 2000 standartlarına uygun olarak üretilmiştir. OPTIMA-Workflow, bir işletmede iş süreçlerinde yer alan nesnelerin oluşturulmasını ve işlenmesini otomatikleştiren ve belge işleme faaliyetlerini otomatikleştirmek için bir araç olmayan gizli belge akışını organize etmek için bir araçtır. Sistem, lisanslı (sertifikalı) FAPSI bilgi şifreleme araçları olan gizlilik mekanizmalarını kullanabilir
Sistemin açık mimarisi aynı zamanda herhangi bir organizasyonun özelliklerine uyarlamanıza izin verir. Benzer bir sistemde olduğu gibi, konuşlandırma için uzun bir hazırlık süresi, önemli sayıda dizinin doldurulması da dahil olmak üzere gereklidir. Sistem “bilgisayar teknolojisinde uzman olmayan destek odaklı personel, ancak ofis yönetiminde deneyim sahibi” olarak konumlandırılmıştır (Şekil 6.17).
OPTIMA-Workflow özelliklerini tam olarak kullanabilmek için bir Microsoft Exchange Sunucusu da satın almalısınız.
Microsoft SQL Server. Entegrasyon özelliklerini diğer Microsoft ürünleriyle kullanmak için, Microsoft Project Server'ı satın almanız da önerilir (bu uygulamayla veri alışverişi yetenekleri vardır, daha gelişmiş görsel sunum yetenekleri kullanılır).
Kullanıcıya kolaylık sağlamak için, "bülten tahtası", "olay günlüğü", "envanter", "kritik yolların tanımı" modülleri vardır. OPTIMA-Workflow'un oluşturmanıza izin verdiği raporlarla çalışmayı kolaylaştırmak için çok sayıda sorgu şablonu bulunmaktadır.
Sistem, kurum veya kuruluşun özelliklerini dikkate alarak dokümanların hazırlanmasını otomatikleştirmenizi ve siparişlerin yürütülmesini kontrol etmenizi sağlar (Şekil 6.18). Dokümanın maddelerine erişim konusunda farklılıklar tespit edilebilir; bu, yalnızca kullanıcının söz konusu olduğu dokümanın paragraflarının içeriğiyle tanışma fırsatı sağlar, diğerlerine erişimin reddedilir. Ayrıca, belgede belirtilen sanatçıların incelemesi ile ilgili bildirimler gönderilebilir.
Sistemin önemli bir avantajı, çalışmaların bir belgenin bir kopyasıyla gerçekleştiği belgelerin çoğaltılmasına ilişkin kısıtlamalara özel bir yaklaşımdır ve yürütmenin ilerleyişi, kontrolöre yapılan itirazlar ve yürütmenin gerçeği hakkında bilgi belgeye girilir.
Genel olarak, sistem burada ve şimdi çalışmaya hazır olan “kutulanmış” bir çözüm değildir. İş akışını belirli bir işletmede faaliyet gösteren süreçlere uyarlayabilen tasarımcı esastır.
- İş akışına entegre olan hükümetin İnternet portalının ana işlevlerini açıklayın.
- Milletvekilliği sürecinin iş akışının işlevsel bir modelini oluşturmanın yolları nelerdir?
- Bankacılık sektöründe elektronik doküman yönetimi organizasyonuna örnekler verin.
- Açık İnternet ticaret protokolünün temel avantajları nelerdir - IOTP?
- Devlet sipariş sistemi ve elektronik işlem sisteminin bir tanımını verin. E-ticaret sistemindeki rolü nedir?
- Bina tasarımının otomasyonu için entegre bir bilgi sisteminin bilgi akışlarının yapısını ve yönetimini açıklayın.
- Tıbbi kayıtların elektronik olarak sunulmasının standartlaştırılmasının sonuçları nelerdir?
- Yurtiçi ofis otomasyon sistemlerinin ve elektronik doküman yönetiminin karşılaştırmalı bir analizini yapmak.
- Çalışma kapasitesi yönetiminin dokümantasyon desteğinin ana içeriği nedir?
V. Balasanyan,
EOS Genel Müdürü
Belgeler kuruluşun faaliyetlerinin bilgi temelidir, çünkü içlerinde bilgi kaynaklarının% 80'inden fazlası konsantredir. Ek olarak, iş akışı, özünde, çalışanlar ve departmanlar arasında bu bilgilerin düzenli bir şekilde paylaşılmasıdır. Bu nedenle, bir kuruluştaki belgelerle çalışmanın verimliliğini artırmak, kuruluşun işlevlerini yerine getirmesinin etkinliğini doğrudan etkiler, bir devlet veya belediye kurumu tarafından vatandaşlara hizmet sunumunda bir gelişme veya bir ticari girişimin rekabet gücünde bir artış olabilir.
Kuruluştaki belgelerle çalışmak: temel kavramlar ve düzenleyici belgeler
Belge ile çalışmak için bir kurallar ve teknolojiler sistemi olarak ofis işleri, belge hazırlama (belgeleme) ve belgelerin (depolama, kullanım, taşıma) imha edilmesine veya arşiv depolamaya aktarılmasına kadar olan belgelerin hazırlanması işlemlerini kapsar.
Bir kuruluştaki belgelerle çalışmanın en önemli teknolojik süreci, belge akışıdır - belgelerin oluşturuldukları ya da alındıkları andan yürütmenin tamamlanmasına, gönderilmesine ya da işe dönüşüne kadar. Belge akışı şu süreçleri ifade eder: belgelerin kaydı, organizasyonu ve dikkate alınması ve yürütülmesinin kontrolü.
Kuruluştaki iş akışı süreçlerinin koordinasyonu, kontrolü ve uygulanmasından özel bir doküman yönetim hizmetinin (vaka yönetimi, ofis, sekreter vb.) Sorumlu olduğu varsayılmaktadır.
Yönetimin dokümantasyon desteğini düzenleyen ana düzenleyici belgeler Rusya FederasyonuBugün:
GOST R 51141-98 "Kayıt Tutma ve Arşivleme. Terimler ve Tanımlar", Büro çalışması alanındaki kavram sistemini tanımlamak ve arşivlemek;
"Federal yürütme organlarında kayıt tutmaya ilişkin standart talimat", Belge yönetimi destek hizmetlerinin işleyişi, yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi ve belgelerle çalışmanın düzenlenmesi için genel şartlar belirlemektedir.
Şu anda, bir yasa tasarısı hazırlanmıştır "Yönetim faaliyetlerinin dokümantasyon desteği hakkında" , (bkz.).
Elektronik belge yönetimi, belgelerin elektronik biçimde hareketini içerir. Federal hukukta 10 Ocak 2002 tarihli "Elektronik dijital imza" N 1-FZ Elektronik dijital imzanın kullanımına ilişkin yasal koşullar, altında elektronik bir belgede elektronik dijital imzanın, kağıt üzerinde bir belgede el yazısı imzaya eşdeğer olarak kabul edildiği belirlenmiştir.
Belgelerle çalışırken "Elektronik Devrim"
Yakın zamana kadar, belgelerle yapılan temel çalışmalar, büyük ölçüde, belgelerin üretimi, muhasebesi, taşınması, kontrolü ve alınmasında teknolojik bir faaliyet olarak ofis işinden ayrıldı. Büro işleri, sekreterya ve büro kadrosu tarafından yürütülmüştür. Sonuç olarak, ofis otomasyon sistemleri, bir kural olarak, bu teknolojik personelin faaliyetleri için tam olarak otomasyon sistemleri olarak görülüyordu.
Ancak, son on yılda, ofis otomasyonu belgelerle çalışma alanında devrim niteliğindeki değişikliklere yol açmıştır. Şimdi, sekreter daktiloların yerine, belgeler yazarların kendileri tarafından - kişisel bilgisayarlar kullanılarak yapılır ve bilgisayarın birkaç tuşa basılması, oluşturulan belgeyi bir bilgisayar ağı üzerinden bir sonraki odaya veya başka bir kıtaya göndermek için yeterlidir. Böylece, karar vericiler, belgenin oluşturulduğu andan başlayarak, yürütmenin kontrolüne ve belgesel arşiviyle çalışmasına kadar, ofis yönetimi ve iş akışı teknolojilerine doğrudan katılanlar haline geldi. Bu bakımdan, belge yönetim sistemlerine yönelik tutumun mevcut klişesi, kayıt tutma personelinin çalışmalarının verimliliğini arttırmanın bir aracı olarak gözden geçirme gerektirmektedir. Artık elektronik belge yönetim sistemi, karar vericilerin - yöneticilerin doğrudan faaliyeti için kilit bir araçtır.
Ofis işleri nasıl otomatikleştirilir
Günümüzde, otomatikleştirilmiş iş akışı teknolojisi oluşturmak için modern bir çözüm bulmak isteyen bir organizasyonun - bireysel özel teknolojilerin satın alınmasından entegre sistemlerin tamamlanmasına kadar oldukça geniş bir seçeneği var. Şirket yaklaşım "Elektronik ofis sistemleri "popüler sistemde uygulandı "Bu" Yeni teknolojinin geleneksel yönetim kültürü, mevcut düzenleyici çerçeve ve kağıt belgelerle çalışmanın mevcut teknolojisi ile tutarlı olması gerektiğidir.
Gerçek şu ki Batı gelenekleri, yöneticinin belge ve yürütme konusundaki kişisel sorumluluğuyla bağlantılıdır (“belge dolaşımı” kelimesinin İngilizce olmaması karakteristiktir). Geleneksel Batı belge yönetim sistemlerinde (sözde belge yönetim sistemleri) yapılan düzenlemenin konusu, yürütülen belgelerin depolanmasının sistematik hale getirilmesiydi (yerel arşiv depolamaya benzer). Bu geleneğe dayanarak, Batı elektronik belge yönetim sistemleri kavramının oluşması ve bu nedenle, çoğu zaman bizim tarafımızdan bir tür “elektronik arşiv” ifadesiyle çevrilmesi şaşırtıcı değildir.
Rus geleneği, her belgenin kuruluşta göründüğü andan itibaren zorunlu bir şekilde tescil edilmesinin yanı sıra, belge yürütülmesinin tamamlanmasından önce bile düzenlenmiş (ve kontrol edilen) belge dolaşımını ifade eder. Bu tür muhasebe ve belge hareketlerinin düzenlenmesi fikri, bilgisayar ağlarını kullanan modern yönetim organizasyon eğilimleri için oldukça yeterlidir. Ancak, iş akışı teknolojisi ( iş akışı), yerleşik Batı belge yönetim sistemleri, bir kural olarak, doğası gereği çok geneldir ve hiçbir şekilde yüzyıllardır mevcut ve tamamen gelişmiş bir iç yönetim uygulamasını dikkate almaz.
Bundan, Rusya'nın hazır ofis sistemlerinin Rusya otomasyon işlerinin entegre otomasyonu için doğrudan kullanılması imkansızdır. Önde gelen tüm yerli geliştiricilerin, Western teknolojilerini ve yazılım bileşenlerini kullanmak da dahil olmak üzere ofis iş akışını ve doküman yönetimini otomatikleştirmek için kendi sistemlerini yaratmaları tesadüf değil.
Geleneksel ofis otomasyon sistemi fonksiyonları
Rus evrak ve kağıt iş akışının içeriğini oluşturan geleneksel işlevler iyi bilinmektedir. Belgelerin alınması ve gönderilmesini, kayıt altına alınması, kararların dikkate alınması ve uygulanmasını, sanatçılara getirilmesini, belgelerin hareketini ve yürütülmesini izlemeyi, imha edilmesini veya arşive aktarılmasını içerir.
Başlangıçta, 1990'ların ortalarında, sistem "Vaka" çoğunlukla kağıt belgelerin hareketini kaydetmek ve kontrol etmek için gerçek hayattaki bir teknoloji olarak geleneksel ofis çalışmalarının otomasyonuna odaklandı. İleriki deneyimler, bir dizi "elektronik doküman yönetimi" fonksiyonunun sistemindeki ilk varlığa rağmen (elektronik doküman dosyaları ve e-posta, tarama, tam metin araması, ağ -access ve diğerleri), uzun süre bu işlevlerin çoğu müşteri tarafından talep edilmedi.
Geleneksel ofis çalışmalarının otomasyonu, işletmenin ve bölümlerinin belgelendirme faaliyeti üzerindeki kontrolün en önemli sorunlarından bazılarının çözülmesine olanak sağlamıştır. Bununla birlikte, bugün, belgelerle çalışmak için modern bir otomasyon sistemi oluşturmak için, ofis kağıtlarının kalıplaşmış tiplerini elektronik belge yönetim sistemine aktarmak kesinlikle yeterli değildir. Ön plana çıkan teknik muhasebe ve kontrol işlevleri değil, elektronik belgelerle çalışmanın uygun olduğu bir dizi problemdir.
Elektronik doküman yönetim sistemlerinin yeni fonksiyonları
Geleneksel evraklarla karşılaştırıldığında, elektronik doküman yönetim sistemi, en önemlileri aşağıda sıralanan bir dizi yeni fonksiyonun uygulanmasını sağlamalıdır.
Elektronik belgelerin alınması
Sadece kağıt iş akışına odaklanan ofis otomasyon sistemi, belge ve detayları hakkında - kayıt kartı adı verilen - yapılandırılmış bilgilerle çalışmak için sınırlı olabilir. Elektronik doküman yönetim sistemi aynı zamanda dokümanların kendileri ile elektronik ortamda tam teşekküllü çalışmaları sağlamalıdır. Sistemde "Bu" özellikle, elektronik belgenin kendisini temsil eden keyfi sayıda dosya kayıt kartı ile ilişkilendirilebilir.
Elektronik doküman yönetim sistemi, e-posta, faks hatları veya kağıt üzerinden alınanlar da dahil olmak üzere çeşitli kaynaklardan ve cihazlardan dokümanları dahil etmek için gerekli hizmeti sağlamalıdır. Belgeler doğrudan elektronik belge yönetim sisteminin kullanıcılarının işyerlerinde oluşturulursa, standart belgelerin otomatik şablon şablonlarının standart belgelere otomatik olarak üretilmesini sağlamalıdır. ofis uygulamaları (örneğin, MS Word veya Excel) bu tür belgelerin müteakip otomatik kaydı ile.
Elektronik Belge Saklama
Bu, çoğu yabancı belge yönetim sistemi için anahtar işlevdir ( DMS - Doküman Yönetim Sistemi).
(sistem "It "özellikle kendi havuzuna sahip olmak, standardı destekleyen doküman yönetim sistemlerinde saklanan dokümanlarla çalışma yeteneğine sahip ODMA: Açık Belge Yönetimi API - doküman yönetim sistemlerini birbiriyle ilişkilendirmek üzere tasarlanmış, doküman yönetim sistemlerine standart bir yazılım arayüzü ve uygulamalı sistemler. Şu anda, ODMA hemen hemen tüm önde gelen küresel doküman yönetim sistemleri tedarikçileri tarafından desteklenmektedir.)
Geleneksel ofis çalışmasının amaçları için, belge tanımını, iyi bir şekilde tanımlanmış, ofis kayıtlarının tutulması ve kontrol detayları için gerekli olan (giden ve gelen numaralar, imzalayanlar, kararlar, son teslim tarihleri, vb.) Şeklinde tutmak yeterlidir. Elektronik doküman yönetim sistemi, dokümanlarla çalışanlar da dahil olmak üzere daha geniş bir kullanıcı yelpazesi için tasarlanmıştır. Bu nedenle, geleneksel muhasebe ve kontrol detaylarına ek olarak, ek fırsat Her tür belge ayrıntısına özel saklama ve işleme.
Örneğin, personel siparişinin detayları arasında çalışan ve konumu hakkında ve sözleşmenin detayları arasında bilgi olabilir - aşamaları, sayısı, adı, tarihi ve ödemeleri. Bu tür ayrıntıların tahsis edilmemesi durumunda, belirli faaliyet türleriyle ilgili fonksiyonel birimlerdeki belgelerle anlamlı bir iş için elektronik bir belge yönetim sisteminin kullanılması etkisiz veya tamamen imkansız ve gereksiz olacaktır.
Belge kontrolü
Kağıt belge yönetim sistemi öncelikle, kayıtlı kağıt belgelerin bölümler arasındaki hareketini kontrol etmede yer alan personel tarafından kullanılır. Elektronik belge yönetim sistemi, işletme, tüm proje yönetimini, proje çalışmaları, koordinasyon, onay, yürütme, iade ve arşiv depolamasına aktarma dahil olmak üzere, belge yaşam döngüsünün tüm aşamalarında düzenler. Bu, çok aşamalı belge yönlendirme mekanizmaları ve katılımcıların her bir işlem için iş akışındaki rol işlevlerinin dağıtılması için niteliksel olarak yeni bir destek seviyesi gerektirir.
Kullanıcı doğrulama ve erişim haklarının ayrılması
Kağıt bazlı belgelerde, kağıt belgelerin sadece ilgili kararlarda belirtilen kişilere veya yetkili temsilcilerine (sekreter, asistan vb. İş akışındaki rollerine uygun olarak) belirtilen kişilere aktarılması yoluyla erişim haklarının ayrılması sağlanır. Kağıt iş akışında doğrulama, imzalar (vizeler) ve mühürler (formlar) ile gerçekleştirilir.
Ofis otomasyonu ve elektronik doküman yönetim sistemlerinde, erişim haklarının bu şekilde ayrılması hem kayıt kartları düzeyinde hem de elektronik belgeler düzeyinde desteklenmelidir. (Konvansiyonel doküman yönetim sistemlerinde erişim haklarının doküman akış yollarıyla hiçbir şekilde bağlantılı olmadığına dikkat edilmelidir.) Elektronik doküman yönetimine geçilirken, otomasyon sisteminin doküman işleme sürecindeki katılımcılar arasında bir aracı haline geldiği ve sürece katılan kullanıcıyı tanımlaması ve ona sağlaması gerektiği belirtilmelidir. resmi analog (dijital imza) veya baskı analogu (resmi damga ve antetli kağıdın koruyucusu olarak hareket eden kullanıcının dijital imzası) s).
Elektronik doküman yönetimi ve yeni yönetim şemaları
Bir avantaj olarak, Batı yönetim programları sıklıkla not edilir. yüksek seviye yetki delegasyonu ve buna bağlı olarak “yatay” iş akışı, örneğin doğrudan farklı departmanların çalışanları arasındaki iş akışını, yöneticilerini atlayarak.
Aslında, geleneksel ev içi uygulamada, belgeler bir departman çalışanından başka bir departman çalışanına, bir kural olarak, bu departman başkanları aracılığıyla taşınırlar ve örneğin bir kuruluş yöneticisi dokümanı doğrudan yükleniciye, yani çalışanın yüksek yöneticilerinin “müdürü” nden alamaz. Kağıt belgelerle, belgeleri “yöneticilerden” geçirme şeması, bölümlerinin ve uygulayıcılarının faaliyetlerini kontrol etmelerini sağlar.
Bununla birlikte, “dikey” belge dolaşımı sorununu çözen elektronik belge yönetim sisteminin “yatay” belge yönetimi uygulama yeteneğine sahip olmadığı sonucuna varmak tamamen yanlıştır. Aksine, gerçekten etkili bir belge yönetim sistemi oluşturmanıza olanak tanıyan "yatay" ve "dikey" iş akışının birleşimidir. Özellikle, belgelerin ve talimatların doğrudan uygulayıcılara yönlendirilmesine “izin vererek”, ilgilenen yöneticilere, kendisine verilen birimler tarafından yürütülmesi için alınan belgeler hakkında elektronik bir “bildirim” vermek her zaman mümkündür.
Coğrafi olarak dağıtılmış kurumlar (ofisler) ağını kapsayan belge dolaşımı için daha verimli - şeffaf - yönetim planlarına geçiş sorunu daha da acildir. Geleneksel kağıt iş akışı doğal olarak ayrı bir ofis içinde yerelleştirilir. Bir veya çeşitli kuruluşların ofisleri arasındaki etkileşim, gelen / giden yazışmaların değişimi düzeyinde gerçekleştirilir. Bu durumda, bir ofise kayıtlı olan ve başkalarına gönderilen bir belgenin her birine yeniden kaydedilmiştir ve uzaktaki bir ünite içindeki belge ile çalışma durumunun doğrudan kontrolü genellikle imkansızdır.
Çok yakın gelecekte büyük bir yönetim etkisi, ayrı yerel ofis ağlarındaki elektronik doküman yönetiminden, tek bir sanal ofis olarak görülebilen, coğrafi olarak dağıtılmış bir organizasyon sisteminin tek bir doküman yönetim sistemine geçiş vaat ediyor. Bu programın muazzam avantajları şunlardır: herhangi bir belgenin bir kerelik kaydı, bölgesel konumlarına ve iş hiyerarşisine bakılmaksızın belgeleri doğrudan belirli performansçılara hitap etme yeteneği; Coğrafi olarak dağıtılmış tüm kontrol sisteminde belgelerin geçişi ve yürütülmesinin “şeffaflığı”.
Tek bir sistemde elektronik ve kağıt belgeler
Sonuç olarak, elektronik belge dolaşımına aktif bir geçiş koşullarında, kağıt belge dolaşımının devam ettiğini ve öngörülebilir gelecekte belge akışının önemli bir bileşeni olarak kalmaya devam edeceğini not etmek önemlidir. Bu nedenle, bu koşullarda her zaman eşzamanlı kağıt yönetimi ve elektronik belge dolaşımı sorunu ortaya çıkacaktır.
Genel durumda, aynı belge tüm yaşam döngüsü boyunca elektronik ve kağıt biçiminde olabilir ve bazen aynı belgenin hem kağıt hem de elektronik kopyaları aynı anda bulunabilir. Bu nedenle, kağıt ve elektronik belgeler üzerindeki kontrolün ayrılması kafa karıştırıcıdır ve nihayetinde işletmenin bir bütün olarak belge akışı üzerinde kontrol kaybına neden olur. Buradaki asıl görev, doğal olarak, tek bir sistem içinde, belgenin tüm "hipostazı" üzerinde kontrol sağlamaktır.
Ekonomik etkinin bileşenleri
Elektronik doküman yönetim sistemlerinin kullanılmasının etkisi aşağıdakileri içerir:
doğrudan ekonomik etki (belgelerle çalışmak için işgücü ve maddi maliyet tasarrufu);
kuruluşun dokümantasyon faaliyetlerinin birleştirilmesi ve personelin bireysel teknolojik deneyimine bağımlılığın azaltılması nedeniyle etki;
belgelerle çalışmak ve tek bir belgesel alanı yaratmak için zaman döngülerinin azaltılması;
belgeler, hareketleri ve yürütme disiplini üzerinde tam kontrol.
Geleneksel olarak, iş akışı otomasyonu kavramı yazışmalarla, yönetsel ve örgütsel nitelikteki belgelerle, vb. İşlerle ilişkilendirilir. ancak SED ayrıca her belgeyi, onunla yapılması gereken eylemlerle ilişkilendirmenize izin verir. Bu sistem sayesinde çalışanlar tarafından yapılan belirli işlerin performansını izlemek mümkün hale gelir. Böylece, EDS sadece belge akışlarının etkin bir şekilde yönetilmesini ve bilgi güvenliği Şirkette, aynı zamanda belgeler üzerinde işlerin yürütülmesi ve çalışanların verimliliği üzerindeki kontrolün arttırılması.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EDMS) şu anda neredeyse her şirketin BT altyapısında kullanılıyor - hem özel hem de halka açık. Çoğu şirkette, ya EDS zaten uygulanmakta ya da yakın bir zamanda tanıtılması planlanmaktadır. Elektronik doküman yönetim sistemleri çok daha geniş bir yelpazedeki görevleri çözer, muhasebe sistemlerine entegre olur ve kurumsal yaşamsal belirtileri yönetmenize izin verir (KPI veya MTP sistemleri oluşturun). Yardımı ile SED bir işletme şeffaf ve yönetilebilir hale gelir: tüm basit işletme işlemlerine (örneğin, bir depodan malların nakliyesi veya üretime aktarılması) muhasebe sistemine elektronik belgeler biçimindeki yansıması eşlik eder. Ticari işlemlere, ticari işlem göstergelerinin muhasebe ve tespiti ile eşlik edilebilir. Göstergeler hakkında biriken bilgiler, üst seviye göstergelerinde EDS'ye entegre edilmiştir ve böylece yöneticinin paneline yansıyan dengeli puan kartını alıyoruz.
Elektronik doküman yönetim sistemleri Bunların arasında bir kerelik bir elektronik belgenin kayıt olma olasılığı, yürütmeden sorumlu olan kişinin takibi ile gerekli işlemlerin paralel olarak gerçekleştirilmesi ve ayrıca etkin bir şekilde organize edilmiş bir belge arama sisteminin ve gelişmiş bir raporlama sisteminin mevcudiyeti gibi çeşitli avantajları vardır.
Ek olarak, SEDKural olarak, belgeler ve projeler üzerinde grup çalışması, çalışanların dokümanlarla çalışmalarını zamanlama ve yükleme, çalışma geçmişini belgelerle tutma ve bir şirketin uzak ofisleri ve departmanlarıyla güvenli çalışma yöntemlerini içerir. Rusya platformunda en yaygın olan "1C: Enterprise 8" örneği SED a. 1C: Enterprise 8 platformunun ortaya çıkmasıyla, 1C program ailesinin dağıtımı, küçük ve orta ölçekli işletmelerin kurumsal kesimlerine yeniden yönlendirildi. Elektronik belge yönetimi, bu tür işletmeler için eksiksiz bir bilgi sisteminin bir niteliğidir, iş akışı sınıf sistemi ve BPMS'nin daha gelişmiş sürümü, ofis çalışanlarının sayısının 50'den fazla kişiye ulaştığı bir işletmenin kurumsal bilgi sisteminin standart bir modülüdür.
Elektronik doküman yönetim sistemi endüstri özelliklerine sahip olmamalıdır. Elektronik belge yönetiminin ana ve en yaygın çeşidi kutu ürünlerdir ve 1C platformundaki EDS istisna değildir.
Modern iş geliştirme koşullarında, SED, işletmenin iç kaynaklarını koruma imkanı ile maliyet optimizasyonu ile ilgili sorunları çözmelidir. Aynı zamanda, en uygun değişken, işletme bilgileri için uygulanan bilgiler olduğunda böyle bir durumdur. elektronik doküman yönetim sistemi hızlı bir şekilde (2-3 ay içinde) uygulama maliyetlerini telafi etmenize olanak sağlar. Böyle bir uygulamanın ön şartı, süreç yönetimi bilgisi, iş süreçlerini tanımlayan gösterim şemaları oluşturma becerileri ve EDS'yi uygulayan bir işletmede meydana gelen iş süreçlerini oldukça iyi temsil eden bir çalışanın teşebbüsünde bulunmasıdır. Önemli bir araç resmi iş süreci diyagramları olabilir.
tanıtılması SED Her zaman iş süreçlerini optimize etme ve hem üst yönetimin hem de kurumun sıradan çalışanlarının işgücü maliyetlerinden tasarruf etme sorununa karar vermelidir. Aynı zamanda, elektronik belge akışı yönetim ve muhasebe sistemi ile tek bir bilgi alanında çalıştığında uygulamanın azami etkisi sağlanır. Böyle bir entegre sistem çok daha fazla sayıda görevi çözmenize olanak sağlar.
Çok sayıda standart kullanım vardır. SED örneğin 1 1 platformunda, sözleşmeli işlerin otomasyonu. Ancak personel dokümantasyonu, seyahat ve avans raporları ile çalışmak, para için başvurular, satış destek süreçleri, tedarik, üretim ve depo dokümantasyonu gibi görevlerin çözümü sadece muhasebe sistemi ile tek bir bilgi sisteminde çözülebilir. Örneğin, 1C 8 platformunda elektronik doküman yönetim sistemi "PeterSoft: Süreç Yönetimi" hem işlevsel görevleri (örneğin işe alım) hem de muhasebe (bordro) ve yönetsel (motive edici karar verme) kapsamlı bir şekilde çözmenize olanak sağlayan "1C: Maaş ve Personel Yönetimi" veya "1C: Üretim İşletmesi Yönetimi" ürünü ile tek bir veritabanında çalışabilir maaş artışı veya para cezası hakkında) ve etkileşimin ve bilgi transferinin görevleri (bir rota boyunca bir belgenin geçilmesi, sürecin tüm ilgilenen katılımcılarının önceden onaylanmış prosedürlere göre zamanında bildirilmesiyle bağlantılı).