Адепт надіслати копію на вказаний e-mail. Секрети ділового email-листування. Різноманітність можливостей бекапу Mail

У Microsoft Outlook можна вказати, що для всіх надісланих повідомлень автоматичне прихована копія (копія) буде надіслано інших списків розсилки або користувачів.

Один сценарій, в якому це правило корисний при відповіді всім учасникам групи для відповіді на вхідні повідомлення електронної пошти, наприклад центр технічної підтримки. Коли один член групи відповідей на повідомлення, іншим учасникам групи автоматично отримує копію відповіді, зберігаючи всі вихідні повідомлення в курсі.

клієнтські правила

Створення правила

Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або груп, які вказані в правилі, будуть автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або груп у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.

Вимкнення правила

У поданні пошта на вкладці Головнанатисніть кнопку правила > Управління правилами та оповіщеннями.

На вкладці у розділі Правило

Натисніть кнопку ОК.

Правила та оповіщення.

Порада:Додаткові відомості про те, як швидко вимкнути це правило для окремих повідомлень, див. у наступному розділі ("").

Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень

Якщо ви хочете гнучкість, щоб вимкнути автоматичне нові правила копія на основі одного повідомлення без необхідності переходити до діалогового вікна правила та оповіщення, можна використовувати функцію категорій в Outlook разом із правилом.

Порада:

Спочатку необхідно створити правило автоматично відправити приховану копію (Cc) для всіх повідомлень електронної пошти, що відправляються.

Це правило певного називається клієнтські правила. Клієнтські правила виконуються лише на комп'ютері, на якому вона створена та виконується, лише якщо програма Outlook запущена. Якщо ви надсилаєте повідомлення електронної пошти за допомогою облікового запису електронної пошти на іншому комп'ютері, правило не буде виконуватися з цього комп'ютера, щоб він був створений на цьому комп'ютері. У цьому правило необхідно створити кожному комп'ютері, який планується використовувати його.

Створення правила

Тепер щоразу при надсиланні повідомлення, будь то нове повідомлення, при пересиланні повідомлення або відповіді людей або розподіл списки, вказане у правилі буде автоматично додаватися як одержувачів копії. Не відображаються імена людей або розповсюдження списків у рядку "Копія" Складіть повідомлення, але ці імена відображатимуться усі одержувачі повідомлення.

Вимкнення правила

Щоб запобігти автоматичному надсиланню копії, необхідно спочатку вимкнути правило.

У Пошті в меню Сервіснатисніть кнопку Правила та оповіщення.

На вкладці Правила для електронної поштив розділі Правилозніміть прапорець, який відповідає правилу, яке ви створили.

Натисніть кнопку ОК.

Тепер ви можете надіслати повідомлення без автоматичного надсилання його копії іншим людям або спискам розсилки. Правило буде неактивним до його повторного включення в діалоговому вікні Правила та оповіщення.

Порада:

Використання категорії для вимкнення автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень

Якщо ви бажаєте вимкнути нове правило автоматичного надсилання копії для окремих повідомлень без виклику діалогового вікна Правила та оповіщення, ви можете встановити для правила категорію, доступну в Office Outlook 2007.

Змініть створене раніше правило так, щоб при додаванні зазначеної категорії до повідомлення правило не надсилало копію автоматично.

Якщо ви бажаєте вимкнути правило автоматичного надсилання копії для повідомлення, застосуйте до нього категорію.

Порада:Можна скористатися поєднанням клавіш, якщо ви вказали його під час створення категорії.

При надсиланні повідомлення правило автоматичного надсилання копії не буде застосовуватись.

Щодня ми надсилаємо десятки електронних листів. Іноді це дуже короткі повідомлення, наприклад: «Підемо на обід?». Іноді - , за допомогою яких ви презентуєте свій бізнес чи сайт. Коли листів стає багато, а часу - мало, ми починаємо поспішати і робити помилки. Зазвичай дрібниці, на зразок друкарської помилки, але часом трапляються і такі, які можуть здорово нашкодити вашій репутації і зіпсувати відносини з клієнтом або співробітником.

Цього можна уникнути, просто потрібно бути зібраним і знати про деякі підводні камені. Ось найпоширеніші помилки, які здійснюються під час надсилання електронних листів. Уважно прочитайте і запам'ятайте, що спочатку потрібно зробити невелику паузу, перевірити, чи все гаразд, а потім натискати на кнопку «Відправити».

Ви набираєте не ту адресу

Найчастіша і найнеприємніша помилка. Уявіть, ви хочете надіслати досить особисті фотографії другові чи подружці, але машинально набираєте адресу свого начальника чи замовника. І тільки після того, як лист пішов, з жахом розумієте, що зараз сталося. Якщо вас це втішить, то в таку ситуацію кожен із нас потрапляв хоча б раз у житті: юристи відправляли конфіденційні документи протилежній стороні, дизайнери – макети сайтів не тому клієнту тощо. Але коли це відбувається з нами – здається, земля йде з-під ніг.

На щастя, у багатьох поштових сервісах, наприклад, у тому самому Gmail, є функція . Увімкніть її і вкажіть великий часовий інтервал - так, знаєте, спокійніше.

Ви забули про вкладення

Ви написали, що до листа додається файл, але забули його прикріпити. Ще одна поширена помилка, яка часто призводить до непорозуміння та вибачень. З одного боку, нічого страшного ніхто не ідеальний, але краще спочатку все перевірити, а вже потім відправляти листа. Щоб уникнути питань з боку одержувача, рекомендуємо перерахувати всі прикріплені файли прямо в тілі листа. Наприклад, так:

Привіт Максим! Надсилаю тобі кілька файлів, вони у вкладенні:

Договір про надання послуг

Гіфку з котиком

Ви не думаєте про оформлення

Зустрічають, як ви пам'ятаєте, по одязі. Якщо хочете, щоб ваш лист не викликав бажання негайно видалити його, попрацюйте над його формою. Кажуть, їй потрібно приділяти стільки ж часу, скільки змісту. На щастя сьогодні це просто. Для ми рекомендуємо скористатися програмою Wix ShoutOut, вибрати відповідний шаблон і додати до нього свій текст. Жодних спеціальних знань не потрібно, просто стежте, щоб все виглядало акуратно і красиво. До речі, хороша розсилка має свої секрети і правила, тому радимо прочитати нашого директора з email-маркетингу. Не дякуйте.

Ви не вказуєте тему листа

Тема листа виконує приблизно ту саму роль, що заголовок тексту. Вона з'являється поруч із вашим ім'ям, одержувач бачить її і розуміє, що ви йому надіслали: рахунок-фактуру, підсумки зустрічі, пропозицію про роботу, макет сайту тощо. Пам'ятайте, що тема має бути чітко сформульованою, щоб при необхідності людина швидко відшукала ваш лист, і переконливою, щоб вона зацікавилася, якщо йдеться, припустимо, про розсилку. Нещодавно ми писали про те, якщо ви призабули - варто перечитати.

Ви не зберігаєте чернетки

Якщо вам подобається писати листи в текстових редакторах, то зберігайтеся частіше, а то вийде, що ви весь день просиділи над листом, а тут раптово комп'ютер завис, і все зникло. Або пишіть відразу в поштовому сервісі – тоді всі ваші нариси автоматично збережуться у папці «Чернетки».

Ви поводитеся неввічливо

Ввічливість у листуванні важлива не менше, ніж у житті. Ось основні правила, яких потрібно дотримуватись усім і кожному:

Завжди дякуйте відправнику за лист, особливо якщо ви бачите, що він добре попрацював. Пам'ятаєте, у дитинстві нас усіх навчали «чарівним» словам? Давайте не забуватимемо їх, незважаючи на те, що ми вже дорослі.

Зберігайте спокій, навіть якщо справа вкрай термінова і важлива. Нервовість і закиди точно не приведуть ні до чого доброго.

Починайте та закінчуйте лист загальноприйнятими фразами. Ступінь формальності залежатиме від того, з ким ви листуєтеся. Якщо це ваш начальник або просто офіційна особа, не використовуйте «Привіт», «Поки що» або «Цілу». І навпаки, якщо пишете колезі чи приятелю – можна обійтися без традиційного «З повагою».

Ви не вичитуєте текст

Помилки можуть зіпсувати все враження, тому уважно перечитайте написаний лист, краще кілька разів. Сумніваєтеся щодо орфографії чи синтаксису – зайдіть на Грамоту.ру. Краще сім разів відміряти, тобто перевірити, ніж потім вибачатися за друкарські помилки і доводити, що ви насправді грамотний.

І до речі: якщо ви боїтеся випадково надіслати недописаний лист, спочатку напишіть весь текст повністю, а потім набирайте адресу одержувача.

Ви не ставите потрібних людей у ​​копію листа

Давайте розберемося, хто може отримати ваш лист. Поле «Кому» – це основний отримувач. Поле «Сс» – людина, яка отримає копію. Він не відноситься до обговорюваного питання безпосередньо, але хоче чи має бути в курсі. Поле Bcc - це приховані одержувачі. Ви додаєте їх, але основний одержувач не бачить. І тут треба бути обережним: можна переплутати Cс та Bcc, і тоді одержувач подумає, що за ним шпигуть.

Майте на увазі, що деяким людям важливо бути в курсі того, що відбувається. Ви ж не хочете слухати закиди на тему «Як ти міг не додати мене до копії? Я ж працював над цим проектом два місяці! Якщо сумніваєтеся - додавайте всіх, хто має якесь відношення до питання. Може, не всі будуть задоволені, що їх відволікають, проте до вас не буде жодних претензій.

Ви не підписуєтеся

Ви написали «З повагою, Маша» і думаєте, що все гаразд, а одержувач листа сидить і ламає голову, що то за Маша. З друкарні? А може, ілюстратор? Щоб не примушувати його губитися в здогадах - налаштуйте підпис, і він автоматично додаватиметься в кінець кожного вашого повідомлення. Обов'язково вкажіть ім'я, прізвище, назву компанії, посаду та контактну інформацію, наприклад, скайп або номер телефону. Можете додати адресу – це хоч і реклама, але ненав'язлива.

Ви вибираєте невідповідний час

Писати листи ночами – не найкраща ідея. Причина перша: ви, напевно, жахливо втомилися за день, не дуже добре розумієте і ризикуєте зробити всі зазначені помилки. Причина друга: лавина ранкової пошти поховає під собою ваш північний лист і найближчим часом адресат його точно не побачить. І третя: судячи з усього, вам більше нічого робити, якщо ви пишете ділові листи о третій годині ночі.

Наша порада: якщо не трапилося нічого важливого та термінового, відправляйте повідомлення з понеділка по п'ятницю та в робочий час, як усі нормальні люди.

Потрібно для Вашого бізнесу? Створіть його самі на Wix – це просто та безкоштовно!

Якщо у вас виникла потреба пересилати копії деяких листів поштою Mail.ru на іншу поштову скриньку (email), тобто. відправляти не всю пошту, а тільки ту, яка надходить з якоїсь певної адресиабо містить певні слова, то за цією докладною інструкцією « » налаштування займе 3 хв.

Крок 1.У пошті знаходимо у «Вхідних» потрібний лист і відзначаємо його галочкою, потім у меню «Ще» вибираємо «Створити фільтр»:

Крок 2Відкриється сторінка з безліччю налаштувань фільтра, щоб налаштувати фільтр відправлення деяких листів на інший email ставимо галочку в першому рядку «Від» і в графу навпаки вставляємо адресу або її частину, з якої ці листи надходять. У другому пункті вказуємо адресу, на яку треба пересилати копії. У третьому пункті вкажіть, що робити з отриманим листом у вашій пошті. Далі введіть свій поштовий пароль і натисніть «Додати фільтр»:
Крок 3Тепер на вказану вами адресу, автоматично відправляється лист з кодом, що підтверджує пересилання, цей код обов'язково треба ввести у відповідне поле, яке ви знайдете в лівому меню «Фільтри». Верхнім рядком буде непідтверджена адреса пересилання, клацніть на це посилання і побачите поле для вставки коду:

Після налаштування, вказані листи будуть надходити і до вас, і на адресу, яку ви вказали та підтвердили кодом. Щоб налаштувати пересилання всієї поштискористайтеся іншою.

На подив, багато людей, коли їм вимагає відправити лист одразу кільком людям, просто перераховують адреси в полі "Кому", це нормально, коли цей лист адресований вашим колегам або друзям, але при розсилці листів групі клієнтів - ви таким чином показуєте всім адреси та інших одержувачів, фактично розкриваючи свою адресну базу.

Будь-якому з клієнтів достатньо переслати цей лист вашому конкуренту і ваші контакти відразу втечуть.

Дивно, але багато далеко не дурних людей, з подивом дізнаються, що якщо вам потрібно відправити лист безлічі адресатів, щоб вони не знали один про одного, то для цього існує поле "Прихована копія".

Наприклад, для mail.ru це буде виглядати так:

І так ще раз коротко:вказали адреси в "кому" - всім видно кому ви відправили листи, вказали в "прихована копія" - кожен думає, що лист тільки йому.

І кожен одержувач отримає лист, де в полі "кому" буде тільки його адреса . Для інших програм, якщо ви не можете знайти де вказати приховану копію, то попросіть когось вам показати. Ще маленький момент, обов'язково потрібно вказати одну адресу в полі "кому", більшість програм або поштових серверів вам не дадуть надіслати листа без цього параметра.

І так, коли йдеться про розсилку пропозиції, новин групі ваших клієнтів – тут практика використання прихованої копії однозначна, ви повинні приховувати вашу адресну базу. Цікавий момент із розсилкою листа вашим колегам, тут рекомендують надходити за ситуацією, наприклад розсилання листа з проханням надіслати пропозиції (наприклад, щодо вдосконалення обслуговування клієнтів) і якщо кожен колега побачить, що такий самий лист отримали й інші люди, то швидше за все відповідати не буде - надіється на інших, отже потрібно використовувати приховану копію. Якщо ж це доручення виконати, то, наприклад, вказівку в "кому" начальника вашого колеги - просто створить чудеса, і ваше доручення буде виконано.

Окреме питання із постачальниками. З одного боку вказівка ​​всіх одержувачів у копії, має показати постачальнику, що ви маєте вибір і він повинен вам запропонувати хороші ціни. З іншого боку, менеджер, який отримав ваш лист, бачачи, що надіслано не тільки йому, швидше за все поставиться до вашого запиту "прохолодно". Особисто на мою думку, вважаю, що і у випадку з постачальниками потрібно використовувати приховану копію, хоча б для захисту комерційної таємниці, але швидше для хороших відносин з менеджером постачальника.

Можете почитати недавній випадок помилки фахівця, коли всі одержувачі побачили й інших адресатів: Всім чмоки в цьому чаті, там правда народ солідний був - директора, але все ж таки спаму багато хто отримав у відповідь.

Ну і як завжди обговорення у коментарях вітається.