Для автоматизації табличних розрахунків використовують спеціальний вид прикладного програмного забезпечення, званий табличними процесорами чи електронними таблицями.

Електронна таблиця- це програма обробки числових даних, що зберігає та обробляє дані у прямокутних таблицях.

Програма MS Excel- Одна з найпопулярніших програм, для роботи з електронними таблицями, на сьогоднішній день, що працює під керуванням системи Windows. Існує досить багато областей застосування табличних процесорів: інженерні розрахунки, математичне моделювання процесів, статистична обробка масивів даних, розрахунок використання грошовихкоштів у фінансових операціях тощо. Крім того, за допомогою електронних таблиць можна створити та використовувати бази даних.

Файл електронної таблиці називається книгою. Книга складається з про листів. Кожен лист є таблицею.

Будь-яка електронна таблиця складається зі стовпців та рядків. Заголовки стовпців зазвичай позначаються літерами або поєднаннями літер (A, G, АВ тощо), заголовки рядків - числами (1, 16, 278 тощо).

Комірка- місце перетину стовпця та рядки.

Кожен осередок таблиці має свою власну адресу. Адреса комірки електронної таблиці складається із заголовка стовпця та заголовка рядка, наприклад: A1, F123, R7. Осередок, з якого виробляються якісь дії, виділяється рамкою і називається активним.

Табличні процесори включають багато зручних і простих оформлення даних: виділення кольором фону і символів, використання різних шрифтів. Все це робить інформацію в електронній таблиці зручною для сприйняття та розуміння користувачем.

Табличний процесор надає можливість роздрукувати всю або частину електронної таблиці, попередньо переглянувши її.

Типи даних. Електронні таблиці дозволяють працювати з трьома основними типами даних: число, текст та формула.

Числав електронних таблицях Excel можуть бути записані у звичайному числовому або експонентному форматі, наприклад: 195,2 або 1,952Е + 02. За замовчуванням числа вирівнюються в комірці праворуч. Це тим, що з розміщення чисел друг під одним (у стовпці таблиці) зручно мати вирівнювання за розрядами (одиниці під одиницями, десятки під десятками тощо. буд.).

Текстом в електронних таблицях Excel є послідовність символів, що складається з літер, цифр і пробілів, наприклад, запис «32 Мбайт» є текстовим. За промовчанням текст вирівнюється в комірці по лівому краю. Це традиційним способом листи (зліва направо).

Формулаповинна починатися зі знака рівності і може включати числа, імена осередків, функції (Математичні, Статистичні, Фінансові, Дата і час і т. д.) і знаки математичних операцій. Наприклад, формула «=А1+В2» забезпечує додавання чисел, що зберігаються в осередках A1 і В2, а формула «=А1*5» - множення числа, що зберігається в осередку A1 на 5. При введенні формули в осередку відображається не сама формула, а результат обчислень за цією формулою. При зміні вихідних значень, що входять до формули, результат перераховується негайно.

Результат і аргументи функцій, що використовуються, знаходяться в осередках електронної таблиці. Табличний процесор має гнучким механізмом завдання та редагування значень осередків електронної таблиці, а також допускає створення власних програм обробки даних. Функції виконуються як над значеннями конкретних осередків, а й над набором осередків із заданого діапазону. Кожна комірка має свою назву, складену з назви стовпця і рядка, а діапазон задається назвами лівої верхньої та правої нижньої осередків таблиці.

Використання табличного процесора дозволяє визначити результат на основі вихідних даних, а й знайти вихідні значення, необхідні отримання необхідного результату.

Абсолютні та відносні посилання.У формулах використовуються посилання адреси осередків. Існують два основні типи посилань: відносні та абсолютні. Відмінності між ними виявляються при копіюванні формули з активного осередку до іншого осередку.

Відносне посиланняу формулі використовується для вказівки адреси комірки, що обчислюється щодо комірки, в якій знаходиться формула. При переміщенні чи копіюванні формули з активного осередку відносні посилання автоматично оновлюються залежно від нового положення формули. Відносні посилання мають такий вигляд: A1, B3.

Абсолютне посиланняу формулі використовується для вказівки фіксованої адреси комірки. При переміщенні чи копіюванні формули абсолютні посилання не змінюються. В абсолютних посиланнях перед незмінним значенням адреси осередку ставиться знак долара (наприклад, $ $1).

Якщо символ долара стоїть перед буквою (наприклад: $А1), то координата стовпця є абсолютною, а рядки - відносною. Якщо символ долара стоїть перед числом (наприклад, $1), то, навпаки, координата стовпця відносна, а рядки - абсолютна. Такі посилання називаються змішаними.

Нехай, наприклад, в комірці С1 записана формула = А $ 1 + $ В1, яка при копіюванні в комірку D2 набуває вигляду = $ 1 + $ В2. Відносні посилання при копіюванні змінилися, а абсолютні – ні.

Сортування та пошук даних.Електронні таблиці дозволяють сортувати дані. Дані в електронних таблицях сортуються за зростанням або зменшенням. При сортуванні дані вибудовуються у порядку. Можна проводити вкладені сортування, тобто сортувати дані за кількома стовпцями, при цьому призначається послідовність сортування стовпців.

В електронних таблицях можливий пошук даних відповідно до зазначених умов – фільтрів. Фільтри визначаються за допомогою умов пошуку (більше, менше, рівно і т. д.) та значень (100, 10 і т. д.). Наприклад, більше 100. В результаті пошуку будуть знайдені ті осередки, в яких містяться дані, що задовольняють заданий фільтр.

Побудова діаграм та графіків. Електронні таблиці дозволяють представляти числові дані як діаграм чи графіків. Діаграми бувають різних типів (стовпчасті, кругові тощо); Вибір типу діаграми залежить від характеру даних.

Табличний процесор MS Excel (електронні таблиці) – одна з найчастіше використовуваних програм інтегрованого пакета MS Office, найпотужніший інструмент у вправних руках, що значно спрощує рутинну повсякденну роботу. Основне призначення MS Excel – вирішення будь-яких завдань розрахункового характеру, вхідні дані яких можна як таблиць. Застосування електронних таблиць спрощує роботу з даними та дозволяє отримувати результати без програмування розрахунків. У поєднанні з мовою програмування Visual Basic for Application (VBA), табличний процесор MS Excel набуває універсального характеру і дозволяє вирішити взагалі будь-яке завдання, незалежно від її характеру.

Особливість електронних таблиць полягає у можливості застосування формул для опису зв'язку між значеннями різних осередків. Розрахунок за заданими формулами виконується автоматично. Зміна вмісту будь-якого осередку призводить до перерахування значень всіх осередків, які з нею пов'язані формульними відносинами і, тим самим, до оновлення всієї таблиці відповідно до даних, що змінилися.

Основні можливості електронних таблиць:

1) проведення однотипних складних розрахунків над великими наборами даних;

2) автоматизація підсумкових обчислень;

3) розв'язання задач шляхом підбору значень параметрів;

4) обробка (статистичний аналіз) результатів експериментів;

5) проведення пошуку оптимальних значень параметрів (вирішення оптимізаційних завдань);

6) підготовка табличних документів;

7) побудова діаграм (у тому числі і зведених) за наявними даними;

8) створення та аналіз баз даних (списків).

Завантаження програми MS Excel можна виконати такими способами:

1) Подвійним клацанням по ярлику Microsoft Excel на робочому столі, якщо ярлик там знаходиться.

2) Виконання послідовності команд Пуск, Програми, Стандартні, ярлик Microsoft Excel.

3) Виконання послідовності команд Пуск, Знайти, Файли та папки. У діалоговому вікні в рядку Ім'я ввести
Microsoft Excel (ім'я файлу ярлика програми MS Excel) і натиснути кнопку Знайти. Після закінчення пошуку виконати подвійне клацання по ярлику Microsoft Excel. Після завершення завантаження MS Excel закрити вікно пошуку.

Завантаження процесора MS Excel закінчується появою на екрані монітора вікна програми з відкритим робочим листом на ім'я Лист1 стандартної робочої книги з назвою за промовчанням Книга1.

Під час створення своєї робочої книги необхідно виконати такі дії:

1) Клацніть лівою кнопкою мишки розгорнути меню Сервіс, клацнути лівою кнопкою мишки по рядку Параметри і в діалоговому вікні, що з'явилося, клацнути мишкою по закладці Загальні. У віконці Листів у новій книзі встановити необхідну кількість аркушів і натиснути на кнопку Ok.

2) На панелі інструментів Стандартна натиснути кнопку
Створити.

3) Клацніть лівою кнопкою мишки розгорнути меню Файл і клацнути мишкою по рядку Зберегти як…. У вікні, що з'явиться, клацнути по стрілці вікна Мої документи. У меню, що розкрилося, клацнути по рядку з адресою вашого каталогу, а потім у нижньому вікні Ім'я файлу замість стандартного імені записати назву своєї робочої книги, після чого клацнути по кнопці Зберегти. У подальшому під час роботи з цим файлом такі дії не виконувати, якщо не потрібно замінити ім'я файлу, а достатньо періодично натискати на кнопку Зберегти на панелі інструментів
Стандартна.

Робоче вікно MS Excel

Основними елементами робочого вікна є:

1) Рядок заголовка (у ньому вказується ім'я програми) з кнопками управління вікном програми та вікном документа (Згорнути, Згорнути у вікно або Розгорнути на весь екран, Закрити);

2) Рядок основного меню (кожен пункт меню є набір команд, об'єднаних загальною функціональною спрямованістю) плюс вікно для пошуку довідкової інформації.

3) Панелі інструментів (Стандартна, Форматування та ін.).

4) Рядок формул, що містить в якості елементів поле Ім'я та кнопку Вставка функції ( f x), призначена для введення та редагування значень або формул у комірках. У полі Ім'я відображається адреса поточної комірки.

5) Робоча область (активний робочий лист).

6) Смуги прокручування (вертикальна та горизонтальна).

7) Набір ярликів (ярликів листів) для переміщення між робочими листами.

8) Рядок стану.

Структура електронних таблиць

Файл, створений засобами MS Excel, називається робочою книгою. Робочих книг можна створити стільки, скільки дозволить наявність вільної пам'яті на відповідному пристрої пам'яті. Відкрити робочих книг можна стільки, скільки їх створено. Проте активною робочою книжкою може лише одна поточна (відкрита) книга.

Робоча книгає набір робочих листів, кожен із яких має табличну структуру. У вікні документа відображається лише поточний (активний) робочий аркуш, з яким і ведеться робота. Кожен робочий лист має назву, що відображається на ярлику листа в нижній частині вікна. За допомогою ярликів можна перемикатися до інших робочих аркушів, що входять до тієї ж робочої книги. Щоб перейменувати робочий аркуш, треба двічі клацнути мишкою на його ярличку та замінити старе ім'я на нове або шляхом виконання наступних команд: меню Формат, рядок Ліст у списку меню, Перейменувати. А можна і, встановивши покажчик мишки на ярлик активного робочого аркуша, клацнути правою кнопкою миші, після чого в контекстному меню клацнути по рядку Перейменувати і виконати перейменування. До робочої книги можна додавати (вставляти) нові аркуші або видаляти непотрібні. Вставку аркуша можна здійснити шляхом виконання команди меню Вставка, рядок Ліст у списку пунктів меню. Вставка аркуша відбудеться перед активним аркушем. Виконання вищевикладених дій можна здійснити і за допомогою контекстного меню, яке активізується натисканням правої кнопки мишки, вказівник якої має бути встановлений на ярлику відповідного аркуша. Щоб поміняти місцями робочі аркуші потрібно вказівник мишки встановити на ярличок аркуша, що переміщається, натиснути ліву кнопку мишки і перетягнути ярличок в потрібне місце.

Робочий лист(Таблиця) складається з рядків і стовпців. Стовпці озаглавлені великими латинськими літерами і далі дволітерними комбінаціями. Усього робочий лист містить 256 стовпців, названих від A до IV. Рядки послідовно нумеруються числами від 1 до 65536.

На перетині стовпців та рядків утворюються осередкитаблиці. Вони є мінімальними елементами, які призначені для зберігання даних. Кожен осередок має свою адресу. Адресаосередки складається з імені стовпця та номера рядка, на перетині яких розташований осередок, наприклад, A1, B5, DE324. Адреси осередків використовуються при записі формул, що визначають взаємозв'язок між значеннями, розташованими в різних осередках. В даний час активної може бути тільки одна комірка, яка активізується клацанням мишки по ній і виділяється рамкою. Ця рамка в Excel грає роль курсора. Операції введення та редагування даних завжди проводяться тільки в активному осередку.

На дані, розташовані в сусідніх осередках, що утворюють прямокутну область, можна посилатися у формулах як єдине ціле. Групу осередків, обмежену прямокутною областю, називають діапазоном. Найбільш часто використовуються прямокутні діапазони, що утворюються на перетині групи рядків, що послідовно йдуть, і групи стовпців, що послідовно йдуть. Діапазон осередків позначають, вказуючи через двокрапку адресу першого осередку та адресу останнього осередку діапазону, наприклад, B5:F15. Виділення діапазону осередків можна здійснити простяганням покажчика мишки від одного кутового осередку до протилежного осередку по діагоналі. Рамка поточного (активного) осередку при цьому розширюється, охоплюючи весь вибраний діапазон.

Способи адресації осередків

У MS Excel є три способи адресації осередків: відносна, як показано вище (A7), абсолютнаі змішана. Ознакою абсолютної адресації є знак $.

Якщо знак $ передує імені стовпця і номеру рядка $C$12, $A$2:$d$24, це буде абсолютна адреса осередку чи діапазону осередків. Абсолютна адресація застосовується у випадках, коли у формулах необхідно здійснювати посилання на ту саму комірку (один і той же діапазон комірок).

Якщо знак $передує імені стовпця $B7, то це буде абсолютна адреса стовпця. Якщо знак $ передує номеру рядка D$23, це буде абсолютний адреси рядка. Це приклади змішаної адресації.

Для зміни способу адресації при редагуванні формули потрібно виділити посилання на комірку та натиснути клавішу F4 . При одному натисканні буде абсолютна адреса осередку. При двох натисканнях буде абсолютна адреса рядка. При трьох натисканнях буде абсолютна адреса стовпця. При чотирьох натисканнях буде відносна адреса комірки.

Окрема комірка може містити дані, що належать до одного з таких основних типів: число, дата і час, текстабо формула, а також залишатися порожнім.

Сучасні технології обробки інформації часто призводять до того, що виникає необхідність представлення даних у вигляді таблиць. У мовах програмування для такого уявлення служать двомірні масиви. Для табличних розрахунків характерні щодо прості формули, якими виробляються обчислення, і великі обсяги вихідних даних. Такі розрахунки прийнято відносити до розряду рутинних робіт, їх виконання слід використовувати комп'ютер. Для цих цілей створено електронні таблиці (табличні процесори) – прикладне програмне забезпечення загального призначення, призначене для обробки різних даних, представлених у табличній формі.

Електронна таблиця (Ц)дозволяє зберігати у табличній формі велику кількість вихідних даних, результатів, а також зв'язків(алгебраїчних чи логічних співвідношень) між ними. При зміні вихідних даних усі результати автоматично перераховуються та заносяться до таблиці. Електронні таблиці як автоматизують розрахунки, а й є ефективним засобом моделювання різних варіантів і ситуацій. Змінюючи значення вихідних даних, можна стежити за зміною одержуваних результатів і з множини варіантів розв'язання задачі вибрати найбільш прийнятний.

Функції табличних процесоріврізноманітні:

· Створення та редагування електронних таблиць;

· Створення багатотабличних документів;

· Оформлення та друк електронних таблиць;

· Побудова діаграм, їх модифікація та вирішення економічних завдань графічними методами;

· Створення багатотабличних документів, об'єднаних формулами;

· робота з електронними таблицями як із базами даних: сортування таблиць, вибірка даних за запитами;

· Створення підсумкових і зведених таблиць;

· Використання при побудові таблиць інформації із зовнішніх баз даних;

· Створення слайд-шоу;

· Вирішення оптимізаційних завдань;

· Вирішення економічних завдань типу "що - якщо" шляхом підбору параметрів;

· Розробка макрокоманд, настроювання середовища під потреби користувача і т.д.

Робочим полем табличного процесора є екран дисплея, у якому електронна таблиця представляється як прямокутника, розділеного на рядки і стовпці. Рядки нумеруються зверху донизу. Стовпці позначаються зліва направо. На екрані видно не весь документ, а лише його частину. Документ у повному обсязі зберігається в оперативній пам'яті, а екран можна вважати вікном, через яке користувач може переглядати таблицю. Для роботи з таблицею використовується табличний курсор – виділений прямокутник, який можна помістити в ту чи іншу клітинку. Мінімальним елементом електронної таблиці, над яким можна виконувати ті чи інші операції, є така клітина, яку найчастіше називають осередком. Кожен осередок має унікальне ім'я(ідентифікатор), що складається з номерів стовпця та рядка, на перетині яких розташовується осередок. Нумерація стовпців зазвичай здійснюється за допомогою латинських літер (оскільки їх всього 26, а стовпців значно більше, далі йде така нумерація - AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а рядків - з допомогою десяткових чисел, починаючи з одиниці. Таким чином, можливі імена (або адреси) осередків B2, C265, AD11 і т.д.

Наступний об'єкт у таблиці – діапазон осередків. Його можна виділити з поспіль осередків, що йдуть у рядку, стовпці або прямокутнику. При завданні діапазону вказують його початкову та кінцеву комірки, у прямокутному діапазоні – комірки лівого верхнього та правого нижнього кутів. Найбільший діапазон представляє вся таблиця, найменший – осередок. Приклади діапазонів – A1: A100; B12: AZ12; B2: K40.

Якщо діапазон містить числові величини, вони можуть бути підсумовані, обчислено середнє значення, знайдено мінімальне чи максимальне значення тощо.

Іноді електронна таблиця може бути складовою листа, листи, у свою чергу, об'єднуються в книгу(така організація використовується у Microsoft Excel).

Осередки в електронних таблицях можуть містити числа(цілі та дійсні), символьніі строкові величини, логічні величини, формули(Алгебраїчні, логічні, що містять умову).

У формулах при зверненні до осередків використовують два способи адресації – абсолютнаі відносна адресації. При використанні відносної адресації копіювання, переміщення формули, вставка або видалення рядка (стовпця) зі зміною розташування формули призводять до перебудови формули щодо її нового розташування. В силу цього зберігається правильність розрахунків за будь-яких зазначених вище діями над осередками з формулами. У деяких випадках необхідно, щоб при зміні розташування формули адреса осередку (або осередків), використовуваної у формулі, не змінювався. У разі використовується абсолютна адресація. У наведених вище прикладах адрес

осередків та діапазонів осередків адресація є відносною. Приклади абсолютної адресації (Microsoft Excel): $A$10; $B$5:$D$12; $ M10; K$12 (у передостанньому прикладі фіксований лише стовпець, а рядок може змінюватися, в останньому – фіксований рядок, стовпець може змінюватися).

Управління роботою електронної таблиці здійснюється з меню команд.

Як показала практика, вирішення багатьох завдань економічного характеру мовами високого рівня з використанням всього арсеналу прийомів та методів професійного програмування – складна та громіздка справа. Потрібно був принципово інший підхід, і він був знайдений і втілений у вигляді електронних таблиць - інструменту, доступного непрофесіоналам. Основна сфера застосування електронних таблиць - це ті сфери людської діяльності, де інформація надається у вигляді прямокутних таблиць (планово-фінансових та бухгалтерських документів, обліку матеріальних цінностей та ін.), що вимагають при обробці проведення математичних розрахунків, звідки, мабуть, і виник термін "табличний процесор". Зазначимо, що реляційні бази даних, які також подаються за допомогою таблиць, до розрахунків, як правило, не пристосовані.

Нині відомо багато варіантів електронних таблиць: АБАК, Варітаб-86. Суперплан, Multiplan, SuperCalk, QuattroPro, Excel, Lotus 1-2-3 та ін. Принципово всі вони представляють табличний процесор і відрізняються лише інтерфейсом та сервісними можливостями.

Електронна таблиця (ЕТ) - це прямокутна матриця, що складається з осередків, з яких має свій номер, рис. 1.

Рис. 1.

Номер осередку визначається звичайним координатним способом, наприклад, осередок ВЗ і т.д.

Група осередків (діапазон) задається через двокрапку, наприклад, B3:D4 (або B3..D4) і утворює прямокутник, що включає осередки ВЗ, ЗЗ, D3, В4, С4, D4.

У кожну з осередків можна занести число, формулу(арифметичний вираз) або текст.Якщо в клітинку ЕТ записана формула, то у вихідному стані на екрані відображається значення цієї формули, а не вона сама. Операндами формули можуть бути математичні функції, константи, номери осередків (вміст комірки із зазначеним номером). Осередок ЕТ має складну «багатошарову» структуру, в ній може стояти посилання на іншу комірку, значення якої є результатом обчислень за іншою формулою і т.д.

Приклади функцій:

sum(A2:A8) - сума значень всіх осередків від А2 до А8;

sin(D5) - синус числа з комірки D5;

cos(F3) - косинус числа з комірки F3.

Приклад формули:

2.7. * А6 + cos (sum (D5: F7))

Наведена формула означає, що ми хочемо отримати результат наступних обчислень: добуток числа з комірки А6 на 2.7 скласти з косинусом кута, який є сумою чисел із осередків D5, Е5, F5, D6, Е6, F6, D7, Е7, F7.

Дані, що входять до таблиць, можна автоматично подавати у вигляді графіків, діаграм, гістограм тощо.

Користувач працює у діалозі зі спеціальною програмою, яка дозволяє заповнювати осередки потрібним йому вмістом (текстами, числами чи формулами для розрахунків); очищати їх, копіювати та видаляти, сортувати (тобто розташовувати клітини, а також рядки та стовпці з них, у визначеному порядку); проводити обчислення над усією таблицею або її частиною, зберігати таблицю на диску та роздруковувати частково чи повністю на папір тощо.

Наведемо приклад, що ілюструє можливості ЕТ.

Формування зарплатної відомості.

Так виглядають вихідні дані для заповнення електронної таблиці:

Тут маємо справу з трьома типами вмісту осередків: текст, число, формула. Введення вихідних даних відбувається у командному рядку. Після заповнення таблиці ми побачимо на екрані:

Зазвичай працівник бухгалтерії, виправивши одну з цифр, змушений був виправляти весь комплект взаємопов'язаних документів, куди явно чи неявно входив виправлений параметр. За допомогою ЕТ така зміна може бути врахована миттєво та всюди.

Однією з найпродуктивніших ідей у ​​галузі комп'ютерних інформаційних технологій стала ідея електронної таблиці. Багато фірм розробники програмного забезпечення для ПК створили свої версії табличних процесорів - прикладних програм, призначених до роботи з електронними таблицями. З них найбільшої популярності набули Lotus 1-2-3 фірми Lotus Development, Supercalc фірми Computer Associates, Multiplan та Excel фірми Microsoft. Вітчизняні шкільні комп'ютери також оснащені спрощеними (навчальними) версіями табличних процесорів.

Табличні процесори (ТП) – зручний інструмент для економістів, бухгалтерів, інженерів, науковців – усіх тих, кому доводиться працювати з великими масивами числової інформації. Ці програми дозволяють створювати таблиці, які (на відміну реляційних баз даних) динамічними, тобто. містять так звані поля, значення яких автоматично перераховуються за заданими формулами при зміні значень вихідних даних, що містяться в інших полях. Працюючи з табличними процесорами створюються документи - електронні таблиці (ЭТ). Електронна таблиця (документ) створюється у пам'яті комп'ютера. Надалі її можна переглядати, змінювати, записувати на магнітний диск для зберігання, друкувати на принтері.

Середовище табличного процесора

Робочим полем табличного процесора є екран дисплея, у якому електронна таблиця представляється як матриці. ЕТ, подібно до шахової дошки, розділена на клітини, які прийнято називати осередками таблиці. Рядки та стовпці таблиці мають позначення. Найчастіше рядки мають числову нумерацію, а стовпці - літерні (літери латинського алфавіту) позначення. Як і на шахівниці, кожна клітина має своє ім'я (адреса), що складається з імені стовпця і номера рядка, наприклад: А1, С13, F24 і т.п.

Але якщо на шахівниці всього 8х8=64 клітини, то в електронній таблиці осередків значно більше. Наприклад, у табличного процесора Excel таблиця максимального розміру містить 256 стовпців та 16384 рядки. Оскільки в латинському алфавіті всього 26 букв, то починаючи з 27-го стовпця використовуються дволітерні позначення, також в алфавітному порядку: АА, АВ, AC,…, AZ, ВА, ВВ, ВС,…, BZ, СА… Останній, 256- й стовпець має ім'я IY. Отже, існують осередки з такими, наприклад, іменами: DL67, HZ10234 тощо.

Електронні таблиці Excel. Основні відомості.

Подання даних як таблиць істотно спрощує аналіз інформації. Для вирішення завдань, які можна подати у вигляді таблиць, розроблені спеціальні пакети програм, які називаються електронними таблицями або табличними процесорами. Вони орієнтовані насамперед рішення економічних завдань, проте з допомогою можна вирішувати математичні, фізичні та інженерні завдання, наприклад, здійснювати розрахунки за формулами, будувати графіки і діаграми.

Програма Excel входить до офісного пакета програм Microsoft Office і призначена для підготовки та обробки електронних таблиць під керуванням операційної оболонки Windows. Версії програми Excel 4.0 та Excel 5.0 призначені для роботи у Windows 3.1, а Excel 7.0 та 97 – для Windows-95/98. Є Excel-2000, що входить до пакету програм Office-2000, що працює у Windows-2000. Чим старша № версії Excel, тим вона досконаліша.

Програма Excel відноситься до основних офісних комп'ютерних технологій обробки числових даних.

Документом Excel є файл із довільним ім'ям та розширенням XLS. Такий файл *.xls називається робочою книгою (Work Book). У кожному файлі *.xls може розміщуватись від 1 до 255 електронних таблиць, кожна з яких називається робочим листом (Sheet). Одна електронна таблиця складається з 16384 рядків (row) та 256 стовпців (column), розміщених у пам'яті комп'ютера. Рядки пронумеровані цілими числами від 1 до 16384, а стовпці позначені літерами латинського алфавіту A, B, C, Z, AA, AB, AC, IY.

На перетині стовпця та рядка розташовується основний елемент таблиці - комірка (cell). У будь-яку комірку можна запровадити вихідні дані - число, текст, і навіть формулу до розрахунку похідної інформації. Ширину стовпця чи рядка можна міняти за допомогою миші. При введенні даних у комірку це відбувається автоматично, тобто. електронні таблиці є «гумовими». Для вказівки конкретного осередку використовується адреса, що складається з позначення стовпця та номера рядка, на перетині яких знаходиться осередок, наприклад: A1, B2, F8, C24, AA2 і т.д.

Щоб зробити осередок активним, треба вказати в нього мишею і натиснути ліву клавішу миші. Осередок при цьому буде виділено прямокутною рамкою. При введенні формули треба спочатку вводити знак =, оскільки знак є ознакою формули. Прямокутна група осередків, задана першим і останнім осередком, що поділяються двокрапкою називається інтервалом. Приклад: C5: D10. Виділення групи осередків проводиться мишею.

Електронні таблиці Excel можна використовувати для створення баз даних. Програма Excel є багатовіконною. Вікнами є робочі листи Excel. Для сортування даних необхідно вказати мишею