ЗМІСТ

ВСТУП………………………………………………………… ……………..2
1.Інформаційні потоки та документообіг на підприємстві
1.1.ВЫЗНАЧЕННЯ ПОНЯТТЕЙ………………………………………………4
1.2.ІНФОРМУВАННЯ КЕРІВНИКІВ - ТИПІЧНІ ПРОБЛЕМИ………………………………………………………… …………….4
1.3.ІНФОРМАЦІЙНІ ПРОБЛЕМИ ПІДПРИЄМСТВ…………….…..5
1.4.ВИМОГИ ДО СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ........6
1.5.ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ……7
1.6.АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ…………………………..8
2. ЕКОНОМІЧНА ХАРАКТЕРИСТИКА ПІДПРИЄМСТВА ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»
2.1.ОПИС ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»……………………………………...11
2.2.ЕКСПРЕС АНАЛІЗ ФІНАНСОВОГО СТАНУ ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»………………………………………………… ……………….12
3.АНАЛІЗ інформаційних потоків та Документообігу НА ПРИКЛАДІ ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»
3.1.Складання графіка інформаційних потоків ......25
4.Шляхи вдосконалення інформаційних потоків та документообігу…………………………………… …………..……..28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… …………….30
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ……………………………………………... ……….32

ВСТУП
Удосконалення методів управління є одним із основних завдань, від вирішення якої залежить ступінь прогресу підприємства. З кожним роком неминуче зростає і ускладнюється інтенсивність обміну інформацією на підприємстві, у зв'язку з чим велику актуальність набуває проблема створення методів опису, аналізу та дослідження потоків інформації. Для її вирішення розглядаються: - аналіз організації; удосконалення схеми документообігу; розробка автоматизованих систем інформаційного забезпечення. Вивчення потоків інформації дає загальне уявлення про функціонування об'єктів управління та є першим кроком в аналізі організації. На даному етапі можливе вирішення низки завдань щодо покращення схеми документопотоків. Подальше дослідження інформаційних потоків дозволяє виявити елементи інформаційного відображення об'єкта, відносини між ними, структуру та динаміку потоків інформації.
Проблеми своєчасного забезпечення керівників підприємства оперативною інформацією значною мірою визначаються недосконалістю системи інформаційних потоків підприємства. У роботі розглядаються типові проблеми системи інформаційних потоків російських підприємств і підхід до їх аналізу в концепції контроллінгу.
Мета курсової роботи – дослідити способи побудови ефективного документообігу на підприємстві та шляхи вдосконалення системи інформаційних потоків на прикладі ТОВ «Електра-Н».
Об'єкт дослідження - інформаційні потоки та документообіг ТОВ «Електра-Н», що спеціалізується в області електронних систембезпеки та життєзабезпечення у місті В. Новгороді.
Предмет дослідження – ефективність документообігу та вдосконалення системи інформаційних потоків підприємства ТОВ «Електра-Н».
Виходячи з поставленої мети, визначено такі завдання:

розглянути поняття інформаційних потоків;
розглянути типові інформаційні проблеми підприємства;
розглянути організацію системи інформаційних потоків;
проаналізувати спрямованість та інтенсивність документообігу на підприємстві, а також шляхи його вдосконалення.

Методичною основою дослідження були роботи з економічної теорії наступних авторів: К. Васенєва, Б.П. Бармакова, В.І. Садовнікова, П.Л. Епштейна, А.А. Модіна та ін.

1. Інформаційні потоки та документообіг на підприємстві
1.1 ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТТІВ
Інформаційні потоки – це фізичне переміщення інформації від одного співробітника підприємства до іншого або від одного підрозділу до іншого. Перетворення інформації (бухгалтерська проводка) не розглядається як інформаційні потоки.
Система інформаційних потоків - сукупність фізичних переміщень інформації, що дозволяє здійснити будь-який процес, реалізувати будь-яке рішення. Найбільш загальна система інформаційних потоків – це сума потоків інформації, що дозволяє вести підприємству фінансово-господарську діяльність.
Інформаційні потоки забезпечують нормальну роботу організації. Мета роботи з інформаційними потоками – оптимізація роботи підприємства.

1.2 ІНФОРМУВАННЯ КЕРІВНИКІВ - ТИПІЧНІ ПРОБЛЕМИ
Керівники підприємства (генеральний директор, фінансовий директор, начальники служб) повинні мати оперативну інформацію, щоб при виникненні відхилень від плану, в першу чергу за витратами, мати можливість своєчасно прийняти коригувальні рішення.
Традиційно інформацію у вигляді фактичного кошторису витрат на підприємстві надає бухгалтерія. Дані у формі кошторису витрат та розрахунків на окремі види продукції надаються після того, як:
оброблено рахунки за електроенергію, газ, воду;
здійснено розрахунок послуг цехів один одному та стороннім організаціям;
нараховано амортизацію основних фондів;
розподілено накладні витрати між цехами та видами продукції;
нараховано податки до бюджету та зроблено відрахування до позабюджетних фондів.
Після зіставлення фактичного кошторису витрат із виручкою бухгалтерія розраховує фінансовий результат.
Сьогодні більшості російських промислових підприємств ці операції (закриття рахунків, формування витрат і фінансового результату) здійснюють щомісяця, тобто. плановий відділ підприємства визначає на місяць випуск продукції, витрати та фінансовий результат, а потім розраховує фактичні дані та порівнює з плановими.
Недолік цієї системи – неоперативність. Закриття рахунків, розрахунок витрат і фінансового результату забирає у бухгалтерії стільки часу, що зазвичай фактичний кошторис витрат отримують до 20 числа наступного місяця. Це означає, що ухвалюючи рішення, керівник змушений оперувати даними двомісячної давності і більше покладатися на свою інтуїцію. Оперативно може бути надана лише інформація про обсяг випущеної продукції (щоденне зведення з цеху) та про рух грошей на розрахунковому рахунку (платіжні доручення та виписки надходять до фінансового відділу щодня).
Вищесказане робить необхідним створення системи забезпечення керівників підприємства оперативною інформацією про виручку та витрати. Створення такої системи - важливе завдання служби контролінгу: керівники повинні отримувати інформацію про витрати частіше ніж раз на місяць. Для цього необхідно навести лад у інформаційних потоках підприємства.

1.3 ІНФОРМАЦІЙНІ ПРОБЛЕМИ ПІДПРИЄМСТВ
Наведена вище ситуація із забезпеченням керівників підприємства оперативною інформацією зумовлена ​​вадами організації інформаційних потоків. Серед типових недоліків системи інформаційних потоків російських підприємств слід назвати:
дублювання інформації, що надається;
відсутність релевантної (істотної) інформації;
відсутність однозначного розподілу відповідальності за документи;
невчасність надання інформації;
інформація може доходити до адресата;
після отримання інформації можуть знадобитися уточнення.
Важливим завданням служби контролінгу є вдосконалення системи інформаційних потоків, зміна алгоритмів проходження документів, автоматизація передачі інформації.
Система інформаційних потоків контролінгу має органічно вбудовуватися у загальну систему інформаційних потоків підприємства, інакше відбудеться відторгнення працівниками підприємства нав'язаної ним схеми.
Необхідний аналіз функціонування існуючої на підприємстві системи інформаційних потоків на наявність «вузьких місць», зайвих ланок (для цього контролери повинні мати необхідні повноваження). Впровадження системи контролінгу призводить до розбудови та оптимізації системи інформаційних потоків - всього економічного документообігу підприємства.

1.4 ВИМОГИ ДО СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ
Інформація, яка збирається в системі контролінгу для обробки та
аналізу, має відповідати таким вимогам:
своєчасності, тобто. інформація щодо витрат, виручки, прибутку має надходити тоді, коли ще має сенс її аналізувати;
достовірності;
релевантності, тобто. інформація має допомагати приймати рішення;
корисності (ефект від використання інформації має перекривати витрати на її одержання);
повноті, тобто. не повинно бути упущень;
зрозумілості, тобто. інформація не повинна вимагати «розшифрування»;
регулярності надходження.
Система контролінгу вирішує свої завдання у галузі автоматизації для підприємства. Трудомісткість обробки деталізованої інформації за центрами витрат є величезною, вручну її обробляти складно. Економісти цехів (філій, складів, магазинів) відразу вимагають автоматизувати їхню працю, тому що для них робота в системі контролінгу - додаткове навантаження навіть у тому випадку, якщо збирання планової та фактичної інформації відбувається раз на місяць. Якщо інформація збирається раз на тиждень, то підрозділи фізично не встигнуть обробити та надати інформацію службі контролінгу, яка в свою чергу не встигатиме зводити всі дані по підприємству. Тому якщо автоматизується обробка проводок і сальдо за рахунками або нарахування амортизації, або розрахунок заробітної плати, так само доцільно автоматизувати та контроллінгову роботу.

1.5 ОРГАНІЗАЦІЯ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ
Для створення системи інформаційних потоків необхідно:
визначити структуру інформації, яку потрібно надавати;
проаналізувати існуючий на підприємстві документообіг;
розробити нову системудокументообігу.
Структура інформації включає насамперед класифікацію доходів та видів витрат за об'єктами калькуляції (за підрозділами, продуктами, договорами).
У ході аналізу документообігу слід з'ясувати: чи можна збирати інформацію про види витрат, наприклад, у середині місяця, які є перешкоди, що потрібно зробити, щоб їх усунути? Виявляється, що можна зобов'язати комірників здавати дані щодо витрат матеріалів (лімітно-огорожі) і в середині місяця, а не тільки в кінці; що табельники можуть вводити у програму розрахунку заробітної плати дані з табеля щодня тощо. Служба контролінгу може наказати від імені фінансового чи генерального директора надавати дані частіше.
Служба контролінгу має домовитися з бухгалтерією про введення даних цехів за витратами, щоб далі служба контролінгу вибирала інформацію з бази даних та обробляла її за своїми «контролінговими правилами», тобто. отримувала зведені аналітичні форми. В результаті обробки контролінгові дані виходять «не зовсім точними» з бухгалтерської точки зору, проте ця точність є достатньою для прийняття управлінських рішень. Саме ці достовірні на 95% дані потрібні фінансовому директору сьогодні, а точні на 100% бухгалтерські звіти через місяць - інформація, марна для прийняття оперативних управлінських рішень.
Служба контролінгу не робить проводок, не перераховує обертів і не змінює сальдо за рахунками – це прерогатива бухгалтерії. Служба контролінгу аналізує дані та групує їх за певними ознаками: змінні та постійні, що відносяться до певного центру витрат і не відносяться, тощо. Тому служба контролінгу не заважає бухгалтерії, що дозволяє працювати в єдиній команді.

1.6 АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ
У процесі аналізу інформаційних потоків підприємства служба контролінгу вивчає процеси виникнення, руху та обробки інформації, а також спрямованість та інтенсивність документообігу на підприємстві.
Мета аналізу інформаційних потоків - виявлення точок дублювання, надлишку та нестачі інформації, причин її збоїв та затримок.
Найбільш поширений і, мабуть, найпрактичніший метод аналізу інформаційних потоків – складання графіків інформаційних потоків. Для побудови графіків інформаційних потоків слід знати (або виробити самим) певні правила їх складання та умовні позначення окремих елементів.
Кожен інформаційний потік – одиничне переміщення інформації – має такі ознаки:
документ (на чому фізично міститься інформація);
проблематику (до якої сфери діяльності підприємства належить інформація: до закупівель, до збуту продукції, до закриття місяця та отримання зведених витрат, до планування тощо);
виконавця (людини, яка цю інформацію передає);
періодичність (частота передачі: щомісяця, щокварталу, щодня).
На підприємстві виділяють два рівні деталізації інформаційних потоків:
лише на рівні підприємства деталізація виробляється рівня цеху (підрозділи), тобто. інформація передається між цехами та службами підприємства;
лише на рівні цеху (підрозділу) підприємства деталізація виробляється рівня робочого місця, тобто. інформація передається між працівниками цеху та пов'язаних із цехом служб.
Важливим є дотримання єдиних правил, що дає можливість аналітичній службі розмовляти однією мовою з іншими учасниками процесу аналізу інформаційних потоків (фінансово-економічними службами, відділом автоматизації тощо). На рівні підприємства доцільно будувати графіки інформаційних потоків із окремих проблем, оскільки кількість інформаційних потоків (зв'язків) дуже велике, тому важко виявити єдиний алгоритм. На рівні окремих цехів допускається побудова загального графіка інформаційних потоків з усіх проблем, тому що тут кількість потоків (зв'язків) не надто велика, хоча можлива побудова графіків з кожної проблеми.
До графіку інформаційних потоків додають розшифровку інформаційних зв'язків для підприємства чи підрозділі.
Складений графік інформаційних потоків має суттєву нестачу - велика кількість інформаційних зв'язківускладнює його читання та аналіз, але саме аналіз інформаційних потоків і був метою складання графіка. Тому доцільно розробляти графіки, що зображують не статичні зв'язки між відділами, а потік документів, пов'язаний із виконанням певного робочого завдання.

2. ЕКОНОМІЧНА ХАРАКТКРИСТИКА ПІДПРИЄМСТВА ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»
2.1 ОПИС ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»

Організація ТОВ «Електра-Н» територіально розташована за адресою: Великий Новгород, вул. Б. Санкт-Петербурзька, д.80.
Компанія "Електра-Н" заснована 1991 р. Спочатку займалася розробкою спеціального телевізійного обладнання для наукових досліджень. З 1993 р. спеціалізується в галузі електронних систем безпеки та життєзабезпечення. Нині у фірмі працює понад 30 людей. Входить до групи компаній "Електра".
Основними напрямками діяльності компанії є:
- Розробка концепцій безпеки об'єктів;
- проектування систем безпеки для об'єктів будь-якої складності;
- постачання обладнання, монтаж систем безпеки;
- техніко-експлуатаційне обслуговування систем безпеки;
- навчання персоналу, консультації у галузі електронних систем безпеки та охоронних систем;
- розробка та виробництво комп'ютерних систем реєстрації зображень для потреб фотоніки, високошвидкісної фотографії та спектрометрії;
- проектування та монтаж інженерних мереж та систем, технологічного обладнання;
- виконання робіт із забезпечення пожежної безпеки будівель та споруд;
- проектування та монтаж ЛОМ.

Організаційна структура ТОВ «Електра-Н» включає:
- апарат управління підприємством
- фінансово-договірний відділ
- відділ маркетингу та інновацій
- відділ інформаційні технології
- технічний відділ
- проектний відділ
- монтажний відділ
- відділ логістики
- відділ продажу
- Відділ експлуатації обладнання.

Відповідальність та повноваження всередині організації розташовуються зверху донизу, тобто. від вищих керівників до нижчестоящих керівників. У свою чергу, нижчестоящі керівники очолюють спеціалізовані організаційні підструктури за функціональними ознаками. Отже, це спосіб організації праці відповідає лінійно-функціональної структури управління.
Технологія обробки облікової інформації та документообіг розробляє, доповнює чи переглядає сам головний бухгалтер чи працівники бухгалтерії під контролем головного бухгалтера.

2.2 ЕКСПРЕС АНАЛІЗ ФІНАНСОВОГО СТАНУ ТОВ «ЕЛЕКТРА-Н»
Аналіз деталізованого фінансового стану підприємства
Горизонтальний та вертикальний аналіз активів підприємства

Кошти підприємства	На початок 2007		На кінець 2007		Приріст
	тис. руб.	частка, %	тис. руб.	частка, %	тис. руб.	частка, %
Необоротні активи	678	22,30%	1033	14,86%	355	-7,44%
Оборотні активи	2362	77,70%	5919	85,14%	3557	7,44%
В тому числі у сфері:
виробництва	264	11,18%	84	1,42%	-180	-9,76%
звернення	2098	88,82%	5835	98,58%	3737	9,76%
З них оборотні активи:
з мінімальним ризиком вкладень	249	10,54%	2021	34,14%	1772	23,60%
з невисоким ризиком вкладень	2113	89,46%	3898	65,86%	1785	-23,60%
з високим ризиком вкладень	-	-	-	-	-	-
Разом	3040	100,00%	6952	100,00%	3912	-
В тому числі:
немонетарні активи	935	30,76%	753	10,83%	-182	-19,93%
монетарні активи	2105	69,24%	6199	89,17%	4094	19,93%

Горизонтальний аналіз активів підприємства показує, що абсолютна їхня сума за звітний період збільшилася на 3912 тис руб. Це свідчить, що це підприємство підвищило свій економічний потенціал. Вертикальний аналіз активів балансу, відбиваючи частку кожної статті у спільній валюті балансу, дозволяє визначити значущість змін у кожному виду активів. Отримані дані показують, що структура активів підприємства, що аналізується, змінилася не суттєво: зменшилася частка основного капіталу на 7,44%, а оборотного, відповідно збільшилася на 7,44%. А оборотні активи у сфері виробництва та обігу змінилися досить суттєво: у сфері виробництва зменшились на 14,65%, а у сфері обігу збільшилися на 14,65%. Значну питому вагу займають монетарні активи у спільній валюті балансу, за звітний рік їхня частка збільшилася на 19,93%.

Аналіз стану запасів

Показники	На початок періоду		На кінець періоду		зміни
	Тис. руб.	Частка %	Тис. руб.	Частка %	Тис. руб.	Частка %
Запаси, в т.ч.	264	100	84	100	-180	-
- Сировина і матеріали	103	39,02	0	0	-103	-39,02
-готова продукція та товари для перепродажу	77	29,17	3	3,57	-74	-25,6
- витрати майбутніх періодів	84	31,82	81	96,43	-3	+64,61

У аналізований період загальна кількість запасів зменшилося на 180 тис руб, що негативно позначається на діяльності підприємства. Також знизилося кількість сировини та матеріалів на 103 тис руб і знизилися витрати майбутніх періодів на 3 тис руб. Частка готової продукції та товарів для перепродажу на кінець року зменшилася на 25,6%, що є нездоровою тенденцією діяльності підприємства.

Аналіз дебіторської заборгованості

Зроблені розрахунки свідчать про збільшення дебіторської заборгованості в 2 з лишком рази і склала на кінець року 3814 тис руб. Сума неоплачених рахунків з покупцями та замовниками також збільшилася в 2 рази. Усі дані таблиці свідчать про негативні результати діяльності підприємства у звітному році.

Аналітичний баланс підприємства

Актив	сума	Пасив	сума
1. Необоротні кошти	1033	1. власні кошти	4577
2. оборотні кошти:	5919	2. довгострокові позикові джерела	0
- запаси та витрати	84	3. короткострокові позикові джерела: - короткострокові кредити банків - кредиторська заборгованість	2375
- дебіторська заборгованість	3814		0
- грошові кошти	2021		2375
- короткострокові фінансові вкладення	0
- ПДВ	0
- інші	0	4. Інші пасиви	0
Разом	6952	Разом	6952

Наприкінці року підприємство має активів у сумі 6952 тис. крб. та зобов'язань на таку саму суму. Актив підприємства показує розміщення коштів підприємства, а пасив – звідки взялися кошти їхнього придбання.

Аналіз руху грошових коштів
Обсяг коштів початку року становив 249 тис крб, але в кінець року – 2021 тис крб. Це свідчить, що доходи підприємства зростають, і навіть збільшення коштів підприємства позитивно впливає ліквідність балансу.
Аналіз пасиву балансу

Джерело капіталу	Наявність коштів, тис. руб			Структура коштів, %
	На початок періоду	На кінець періоду	зміна	На початок періоду	На кінець періоду	зміна
Власний капітал	811	4577	+3766	26,68	65,84	+39,16
Позиковий капітал	2229	2375	+146 і т.д.................
* Примітка. Унікальність роботи вказана на дату публікації, поточне значення може відрізнятись від зазначеного.

VII. ЛОГІСТИКА

4. Інформаційна логістика

Важливість створення та використання інформаційних систем у логістичних системах

В основі процесу управління МП лежить обробка інформації, що циркулює у логістичних системах. Необхідною умовою узгодженої роботи всіх ланок ЛЦ є наявність інформаційних систем, які подібно до центральної нервової системи, в змозі швидко і економічно підвести потрібний сигнал до потрібної точки в потрібний момент. Однією з найважливіших умов успішного функціонування виробництва в цілому є наявність такої системи інформації, яка б пов'язати воєдино всю діяльність (постачання, виробництво, транспорт, складське господарство, розподіл тощо) і керувати нею виходячи з принципів єдиного цілого. На сучасному рівні розвитку громадського виробництва стало очевидним, що інформація – це самостійний виробничий фактор, Потенційні можливості якого відкривають широкі перспективи для зміцнення конкурентоспроможності фірм. Потоки інформації є сполучними нитками, на які нанизуються всі елементи логістичної системи.

Інформаційна логістика організує потік даних, що супроводжує МП, займається створенням та управлінням інформаційними системами (ІВ), які технічно та програмно забезпечують передачу та обробку логістичної інформації. Предметомвивчення інформаційної логістикиє особливості побудови та функціонування ІС, що забезпечують функціонування ЛЗ. Метоюінформаційної логістики є побудова та експлуатація інформаційних систем, що забезпечують наявність : 1) необхідної інформації (керувати МП); 2) у потрібному місці; 3) у потрібний час; 4) необхідного змісту (для особи, яка приймає рішення); 5) із мінімальними витратами.

За допомогою інформаційної логістики та вдосконалення на її базі методів планування та управління у компаніях провідних промислових країн відбувається в даний час процес, суттю якого є заміна фізичних запасів надійною інформацією.

Інформаційний потік Види інформаційних потоків. Взаємозв'язок інформаційних та матеріальних потоків

Кожному МП відповідає певний інформаційний потік. Інформаційний потік (ІП) –це потік повідомлень у мовленнєвої, документної (паперової та електронної) та іншій формі, що генерується вихідним МП в аналізованої ЛЗ, між ЛЗ та зовнішнім середовищем і призначений для реалізації керуючих функцій. У табл. 4.1 наведено одну з можливих класифікацій ІП.

Між МП та ІП немає однозначної відповідності, тобто. синхронності в часі виникнення, спрямованості та ін. ІП може випереджати МП (проведення переговорів, укладання контрактів тощо) або відставати від нього (інформація про отримання поставленого товару):
· випереджальнийінформаційний потік зустрічномунапрямі містить, як правило, відомості про замовлення;
· випереджальнийінформаційний потік у прямомунапрямі - це попередні повідомлення про майбутнє прибуття вантажу;
· одночасноз матеріальним потоком йде інформація у прямомунапрямку про кількісні та якісні параметри МП;
· слідомза матеріальним потоком у зустрічномунапрямі може проходити інформація про результати приймання вантажу за кількістю або якістю, різноманітні претензії, підтвердження.

Можлива наявність декількох ІП, що супроводжують МП.

Таблиця 4.1

Класифікація інформаційних потоків

Ознака класифікації
Ставлення до ЛЗ та її ланок	Внутрішні, зовнішні, горизонтальні, вертикальні, вхідні, вихідні
Вид носіїв інформації	На паперових носіях, на магнітних носіях, оптичні, цифрові, електронні
Періодичність використання	Регулярні, періодичні, оперативні
Призначення інформації	Директивні (управляючі), нормативно-довідкові, обліково-аналітичні, допоміжні
Ступінь відкритості	Відкриті, закриті, секретні
Спосіб передачі даних	Кур'єром, поштою, телефоном, телеграфом, телетайпом, електронною поштою, факсом, телекомунікаційними мережами
Режим обміну інформацією	"on-line", "off line"
Спрямованість щодо МП	У прямому напрямку з МП, у зустрічному напрямку з МП
Синхронність із МП	Випереджаючі, одночасні, наступні

Інформаційна система. Види інформаційних систем на мікрорівні

Інформаційна система -це певним чином організована сукупність взаємозалежних засобів обчислювальної технікиі програмного забезпечення, що дозволяє вирішувати ті чи інші функціональні завдання, наприклад, у логістиці - задач з управління МП. Найчастіше ІС поділяють на дві підсистеми: функціональну та забезпечує. Функціональна підсистемаскладається з сукупності розв'язуваних завдань, що згруповані за ознакою спільності мети. Обеспідсистема, що печує,включає такі елементи: технічнезабезпечення, тобто сукупність технічних засобів, що забезпечують обробку та передачу інформаційних потоків; інформаційнезабезпечення, що включає різні довідники, класифікатори, кодифікатори, засоби формалізованого опису даних; математичне забезпечення, Т. е. Сукупність методів вирішення функціональних завдань.

На мікрорівні розрізняють такі три види ІС:

1) ПлановіІС створюються на адміністративному рівні управління для прийняття довгострокових рішень: створення та оптимізація ланок логістичного ланцюга; планування виробництва; загальне управління запасами; управління резервами та ін.

2) Диспозитивніабо диспетчерські ІС створюються на рівні управління складом або цехом для забезпечення налагодженої роботи ЛЗ, для прийняття рішень на середньострокову та довгострокову перспективу: розпорядження внутрішньоскладським чи внутрішньозаводським транспортом; відбір вантажів на замовлення та їх комплектування; облік вантажів, що відправляються; детальне керування запасами.

3) ВиконавчіІС створюються лише на рівні адміністративного чи оперативного управління для виконання повсякденних справ у режимі реального часу: контроль МП; оперативне керування обслуговуванням виробництва; керування переміщеннями тощо.

У планових інформаційних системах вирішуються завдання, що пов'язують ЛЗ із сукупним МП. При цьому здійснюється наскрізне планування у ланцюзі «збут-виробництво-постачання», що дозволяє створити ефективну систему організації виробництва, побудовану на вимогах ринку, з видачею необхідних вимог до системи матеріально-технічного забезпечення підприємства. Цим планові системи хіба що «вв'язують» логістичну систему у зовнішнє середовище, сукупний матеріальний потік.

Диспозитивні та виконавчі системи деталізують намічені плани та забезпечують їх виконання на окремих виробничих ділянках, у складах, а також на конкретних робочих місцях.

Вертикальна та горизонтальна інтеграція інформаційних систем

Відповідно до концепції логістики інформаційні системи, що належать до різних груп, інтегруються в єдину ІС. Розрізняють вертикальну та горизонтальну інтеграцію. Вертикальною інтеграцією вважається зв'язок між плановою, диспозитивною та виконавчою системами за допомогою вертикальних інформаційних потоків. Принципова схемавертикальних інформаційних потоків, що пов'язують планові, диспозитивні та виконавчі системи, наведено на рис. 4.1.

Горизонтальною інтеграцією вважається зв'язок між окремими комплексами завдань у диспозитивних та виконавчих системах у вигляді горизонтальних інформаційних потоків.

Рис. 4.1. Принципова схема вертикальних інформаційних потоків у мікрологістичних системах

Інформаційний потікце сукупністьциркулюючих всередині логістичної системи, між нею та зовнішнім середовищем повідомлень,необхідні управління і контролю логістичних операцій.

Організація інформаційних потоків – дорога справа. На формування, передачу, прийом, зберігання, аналіз витрачаються великі кошти.

Інформаційні потоки протікають у інформаційному просторі. Воно широко і практично охоплює всю земну кулю та освоєну частину космосу. Використання цього простору – справа не проста, вона вимагає міждержавних рішень щодо використання комунікацій зв'язку на території кожної країни – транспортних магістралей (залізничних, водних, повітряних), засобів космічного зв'язку, телеграфних та радіорелейних ліній та ін. Використання названих комунікацій (наприклад, доставка пошти у Францію через територію Литви, Польщі та Німеччини) - дорога справа.

Створення та підтримання у належному стані матеріально-технічної бази, що забезпечує рух інформаційних потоків, - капіталомісткий та тривалий процес.

Повідомлення. складові інформаційні потоки виконуються на різних носіях.

→ паперові документи традиційного типу;

→ електронних документах (магнітних та паперових - перфострічці, перфокартах);

→ усні:,

→ телефонні;

→ мовні (спілкування без телефону).

У логістиці виділяють такі види інформаційних потоків залежно від:

→ від виду зв'язуваних потоком систем:

горизонтальний(інформаційні потоки, що охоплюють повідомлення між партнерами з господарських зв'язків одного рівня управління:підприємствами-постачальниками та підприємствами-споживачами матеріальних ресурсів або між ними та їх посередниками щодо процесу обігу товарів);

вертикальний(інформаційні потоки, що охоплюють повідомлення, що надходять зверху,з керівних інстанцій у підвідомчі їм ланки логістичної системи: з корпорації холдингу до дочірніх підприємств тощо);

→ місця проходження:

зовнішній(Інформаційні потоки, що протікають в середовищі, зовнішньомупо відношенню дологістичній системі. Так, горизонтальні інформаційні потоки повідомлень від підприємств – партнерів (інших логістичних систем) виступають зовнішніми щодо дотого партнера, якому вони направлені та який їх отримає);

внутрішній(Інформаційні потоки - повідомлення,циркулюючі всередині однієї логістичної системи(Підприємства, оптової бази та ін.). Для логістичних підсистем внутрішніми є потоки повідомлень усередині підсистеми, інші повідомлення для нік зовнішні);

→ напрями щодо логістичної системи:

вхідний(інформаційні потоки є повідомлення, що входятьв логістичну систему або одну з її підсистем);

вихідний(Інформаційні потоки - повідомлення, що виходятьмежі однієї логістичної системи чи однієї з її підсистем);

→ терміновості

звичайні;

термінові (відповідна позначка "термінова" вказується на носії інформації та служить покажчиком терміновості повідомлення);

дуже термінові - "блискавки" (відповідна позначка "термінова", "блискавка" вказується на носії інформації та служить покажчиком терміновості повідомлення);

→ конфіденційності (секретності):

звичайні;

→ значущості для інформаційних потоків поштових повідомлень

прості;

замовні (приймаються з реєстрацією, з видачею відправнику квитанції про їх приймання, вручаються адресату під розпис. За своєчасність їх доставки організації зв'язку контролюють повніше, ніж простих повідомлень);

цінні (мають ціну компенсації, яку у разі втрати організації зв'язку сплачують подачу повідомлення);

→ швидкості передачі:

традиційні (поштові повідомлення);

швидкі (факсимільний зв'язок, електронна пошта, телеграф, телетайп, телефон);

→ області охоплення (залежно від цього різняться спосіб надсилання повідомлень, витрати на їх відправлення, порядок оформлення, мова повідомлення та інші особливості підготовки та надсилання повідомлень):

місцеві;

іногородні;

дальні;

міжнародні.

Важливу роль серед інформаційних потоків відіграють повідомлення документального характеру, які оформляються найчастіше на паперових носіях певної форми, заповнених в установленому порядку та засвідчених підписами та печаткою відправника повідомлення. Такі повідомлення називаються документальними.

2 Інформаційний потік характеризується такими показниками. як:

→ джерело виникнення;

→ напрямок руху потоку;

→ швидкість передачі та прийому;

→ інтенсивність потоку та ін.

Інформаційні потоки характеризують за допомогою таких оцінок.

→ за джерелом виникнення;

→ напрямку;

→ обсягу;

→ періодичності;

→ порядок узгодження;

→ порядку затвердження;

→ терміни дії;

→ порядку зберігання та ін.

Джерела виникненняповідомлень можуть бути різними від учасників логістичних ланцюгів та суміжних з ними організацій, повідомлення яких впливають на переміщення, організацію та приймання потоків. Такі повідомлення, наприклад, паводкової комісії про аварію мосту та його руйнування, що унеможливили проїзд ним і вимагають руху по іншому маршруту.

У напрямкуінформаційні потоки може бути горизонтальними (туди й назад) і вертикальними (згори донизу й назад). Горизонтальними називають повідомлення між учасниками логістичного процесу одного рівня – рівноцінними партнерами. Вертикальні інформаційні потоки протікають між різними рівнями управління: верхнім - керівним та нижнім - підлеглим. Такі, наприклад, повідомлення дирекції підприємства керівникам цехів та відповіді на них.

Напрямок інформаційного потоку трактується і інакше: як пряме і непряме. Прямий напрямок партнеру (керівнику) або іншому адресату - для виконання вимог, які є у повідомленні. Непрямий напрямок інформаційного потоку - направлення копій повідомлень для відомості, ознайомлення з цим питанням, без участі у його вирішенні.

Глава 2. Управління інформаційними потоками промислових підприємств з урахуванням оптимізації документообігу

2.1. Інформаційні потоки підприємства: структура та особливості побудови

Загалом інформаційне поле підприємства можна поділити на власне та зовнішнє. Власнеінформаційне поле поєднує інформацію, що зароджується всередині підприємства. До такої інформації слід відносити 1:

Дані бухгалтерського обліку та іншої обов'язкової звітності за поточний та минулі періоди;

Первинні документи бухгалтерського, торговельного та оперативного обліку;

Накази та розпорядження керівника та менеджерів усіх ланок (письмові та усні);

Дані внутрішнього документообігу (паперового та електронного);

Результати власного аналізу фінансово-господарську діяльність;

Інші дані (наприклад, результати анкетування працівників підприємства).

Важливо відзначити, що якість власного інформаційного поля підприємства переважно залежить лише від позиції самого підприємства (насамперед, керівництва). Чітка організаційна структура управління, раціональний розподіл функціональних обов'язків серед персоналу, надійний та зручний облік на базі сучасних автоматизованих систем, продумана схема документообігу сприяють покращенню та розвитку інформаційного поля, що, у свою чергу, призводить до підвищення якості прийнятих управлінських рішень. Навпаки, нехтування проблемами збору, обробки та аналізу внутрішньої інформації загрожує важкими проблемами при управлінні бізнес-процесами на підприємстві. І все-таки оптимізація внутрішнього інформаційного поля підприємства завдання досить просте по відношенню до зовнішнього поля.

Справа в тому, що власне поле формується за рахунок внутрішніх джерел інформації, які легко можна перевірити на повноту та достовірність. У разі зовнішнього поля це не гарантовано. Кількість різновидів зовнішньої інформації та її джерел дуже значна, тому обмежимося перерахуванням основних:

Закони, укази, накази та інші нормативні документи федерального рівня;

Нормативні акти галузевого, регіонального та місцевого рівня (часто суперечливі);

Коментарі до зазначених вище нормативних актів (преса, інші засоби масової інформації, бази даних, Інтернет);

Дані про стан галузі (ЗМІ, Інтернет, результати рекомендованих досліджень);

Дані про стан світової економіки (ЗМІ, бази даних, Інтернет);

Інформація від клієнтів (зворотний зв'язок);

Висновки консультантів та експертів, результати зовнішніх (замовних) маркетингових досліджень та аудиторських перевірок.

Коротко перерахуємо основні проблеми, що виникають під час створення зовнішнього інформаційного поля.

Частинність інформації.У ряді випадків джерело дає не всю інформацію, а якусь її частину. При цьому незрозуміло, де і як можна знайти необхідну інформацію.

Недостовірність інформації.Частина інформації (особливо в деяких ЗМІ та в Інтернеті) є сумнівною, а в ряді випадків і помилковою. Проте, інших джерел може бути, і тоді доводиться або враховувати таку інформацію, або відмовлятися від неї.

Суперечливість інформації.Одні джерела суперечать іншим, причому не можна однозначно визначити достовірне джерело.

Надмірність інформації.Інформація надто докладна, і на виділення з неї необхідної для бізнесу частини потрібні значні зусилля.

Різноманітність інформації.Інформація з різних джерел надходить у різному вигляді (на папері, усно, електронною поштою, у вигляді графіків і таблиць, у вигляді Інтернет-файлів різного кодування і т.д.). Досить складно організувати уніфікацію такої інформації для подальшого зберігання та обробки за єдиною технологією.

Як видно навіть із цього короткого переліку проблем, формування та підтримання у хорошому стані інформаційного поля підприємства – дуже непросте завдання. Тим не менш, вирішувати її доводиться, тому що ціна серйозної управлінської помилки незмірно вища.

Справиться із зовнішнім та внутрішнім потоком інформації так, щоб керівник міг приймати ефективні рішеннята успішно вести справи компанії, - у цьому полягає мета інформаційно-керуючої системи (ІКС).

У більшості випадків інформаційно-керуючі системи компаній найчастіше досить успішно використовувалися лише як засіб автоматизації певних процесів, для збору та обробки різноманітної інформації та вирішення інших локальних завдань, досить слабко перетинаються із загальною лінією розвитку компанії.

Принципово нова комплексна концепція створення корпоративної інформаційної системи (КІС) на відміну від більшості існуючих на сьогоднішній день ІКС повинна бути орієнтована на вирішення стратегічних завдань компанії, серед яких зниження витратних частин бюджету та собівартості продукції, підвищення ефективності управління та забезпечення її інвестиційної привабливості , зміцнення існуючих ринків збуту та освоєння нових видів діяльності. Таким чином, можна сказати, що ця корпоративна система є тією платформою, на основі якої будується нова, удосконалена модель ведення бізнесу компанії - бізнесу прибуткового і високорентабельного, що забезпечує компанії вихід на новий рівень конкурентоспроможності.

Пропонується розглянути відмітні особливостіІКС та КІС (рисунок 2.1.).

Таким чином, інформаційно-керуючі системи найчастіше досить успішно використовуються лише як засіб автоматизації певних процесів, для збору та обробки різноманітної інформації та вирішення інших локальних завдань, досить слабко перетинаються із загальною лінією розвитку компанії.

На відміну від ІКС, серед компонентів КІС, що забезпечують ефективну діяльність компанії в цілому, - єдина системауправління компанією, автоматизовані системи управління технологічними процесами, мережеві та телекомунікаційні комплекси системи передачі телеметричної інформації, системи життєзабезпечення, Internet та Intranet-рішення.

Корпоративна інформаційна система будується як єдиний комплекс програмно-технічних та організаційних рішень, що охоплюють всі виробничі, технологічні, фінансові та господарські процеси і об'єднуючи всі підрозділи підприємства в єдиний інформаційний простір.

Коло конкретних завдань, які вирішуються в результаті створення сучасної інформаційної системи, включає:

Об'єднання в єдине інформаційне простір великого числа територіально віддалених один від одного об'єктів та підрозділів компанії;

Високошвидкісну передачу каналами зв'язку будь-яких видів інформаційних потоків;

підтримку діяльності всіх підрозділів та об'єктів підприємства;

Автоматизацію всіх технологічних та бізнес-процесів компанії, оперативний контроль та управління процесами виробництва, транспортування та збуту, взаєморозрахунків із споживачами та постачальниками, управління персоналом і т.д.;

Потужні засоби обробки та аналізу одержуваної інформації, розрахунок планової та фактичної собівартості продукції;

Забезпечення необхідного рівня безпеки та захисту інформаційних ресурсів підприємства.

Малюнок 2.1. – Процес трансформації інформаційно-керуючої системи підприємства у корпоративну інформаційну систему

Головним підсумком запровадження корпоративної інформаційної системи має стати створення для підприємства ефективного і ефективного механізму управління, що охоплює бізнес-процеси - фінансово-виробничі, технологічні, маркетинг, продажу тощо. В результаті цього корпорація виходить на якісно новий рівень управління та планування своєї діяльності.

Вона підвищує прибутковість за рахунок:

Налагодження платіжної дисципліни та чіткого контролю за розрахунками, дебіторською та кредиторською заборгованістю та платежами за ними;

Ефективного управління всіма видами ресурсів і створення гнучкої системи їх стратегічного та оперативного планування.

Зниження витрат відбувається за рахунок:

Оптимізації облікової та податкової політики, запровадження чіткого механізму розрахунку та виплат податків;

Можливості оперативного перерозподілу матеріальних потоків.

При цьому підвищується інвестиційна привабливість за рахунок використання загальноприйнятих світових стандартів обліку та повної «прозорості» фінансово-економічних потоків для інвесторів та кредиторів, а також якість та оперативність роботи кожного підрозділу підприємства. Остання відбувається за рахунок:

Створення єдиного інформаційного простору для технологічних та бізнес-систем, створення єдиної бази знань підприємства;

Впровадження внутрішньокорпоративних стандартів та використання єдиної технології обробки інформації на всіх рівнях управління;

Впровадження систем електронного документообігу, що дозволяє раціонально організувати внутрішні та зовнішні інформаційні потоки;

Організації чіткого персонального контролю над виконанням наказів, доручень.

Формування єдиного інформаційного поля діяльності підприємства спирається отримання інформації з різних джерел. Тому для забезпечення її ефективного використання повинен враховуватися ряд принципів, що гарантують результативність інформаційного забезпечення. При організації інформаційного забезпечення необхідно виходити з низки основних положень (принципів).

Принцип взаємодії.Під ним розуміються основні керівні положення, які опосередковують мету, утримання та форми ділового співробітництва на підприємстві.

Принцип законності.Під ним розуміється повсюдне, безумовне та точне виконання всіма посадовими особами та підрозділами чинного законодавства.

Принцип паритетності (рівноправності) сторін та поділу їх компетенції.

Принцип конфіденційності.Цінність і конфіденційність основної маси інформації, що використовується при інформаційному взаємодії, передбачає необхідність нерозголошення державної, службової і комерційної таємниць, інших відомостей, що охороняються законом, забезпечення повноти і вірності даних.

Принцип компенсації.Питання про компенсацію визначається в окремих договорах або у відповідних нормативних актах.

Принцип інформаційної сумісності.Без впровадження інформаційних технологій неможлива ефективна взаємодія між підрозділами. При обробці величезних масивів різноманітної інформації технічні засоби, що виконують це завдання, повинні «розуміти» один одного, що досягається за рахунок загальних принципівінформаційної сумісності. Даний принцип повинен закладатися в основу розробки всіх складних інформаційних систем, пов'язаних з необхідністю їх взаємодії.

Корпоративній інформаційній системі для управління середньою або великою компанією повинні бути притаманні такі ознаки:

Висока функціональність;

Модульна архітектура;

Висока продуктивність;

Висока гнучкість відповідно до вимог замовника;

Гнучка конфігурація робочого місця;

Централізоване розмежування повноважень користувачів;

Повна відповідність нормативним та законодавчим актам;

Орієнтація на доступні технічні та програмні засоби.

Функціональна структура інформаційної системи підприємства представлена ​​малюнку 2.2.

Малюнок 2.2. - Внутрішня структураінформаційної системи промислового підприємства

У рамках підсистеми «оперативний облік» реалізуються наступні функції:

а) збут: ведення договорів на постачання продукції; формування наказів на відвантаження продукції; передача даних у контур фінансового обліку; встановлення зв'язку з митними деклараціями (ВМД); друк наказів та страхових квитанцій; формування звітності з відвантаження продукції; ведення «кредитної лінії» клієнта;

б) склади сировини та матеріалів: оформлення прибуткових та видаткових документів; оформлення накладних на внутрішнє переміщення; оформлення товарно-транспортних накладних; облік малоцінних та швидкозношуваних предметів; формування даних для секторів розрахунків з постачальниками та підрядниками, формування звітності з руху ТМЦ;

в) система обліку пересування залізничного транспорту: облік особових рахунків; облік витрат за послуги залізниці; контроль очікуваних заліків та коштів у дорозі; формування звітної документації та ін.

У підсистемі «управління фінансами» реалізуються такі види робіт:

а) дебітори/кредитори: розрахунки з дебіторами за відвантажену продукцію; проведення операцій взаємозаліку; проведення вексельних операцій; облік експортних контрактів; аналіз де-біторської та кредиторської заборгованості;

б) банківські операції: оформлення банківських документів; облік залишків коштів на рахунках; операції з продажу/купівлі валюти;

в) планування та фінансовий аналіз: складання зведеного бюджету підприємства та контроль його виконання; деталізований аналіз фінансового стану компанії; контроль обліку коштів у виручці підприємства;

г) бухгалтерський облік: автоматичне формування проводок у головній книзі на основі первинних документів, гнучка набудова плану рахунків бухгалтерського обліку, формування всіх бухгалтерських проводок у системі, формування бухгалтерського балансу.

У підсистемі «виробництво» реалізуються такі функції:

а) калькуляція планової собівартості продукції гнучка настройка виробничої програми, розрахунок потреби в напівфабрикатах, формування зведеної та розгорнутої калькуляції, розрахунок комерційної собівартості, аналіз рентабельності, порівняльний аналіз собівартості,

б) розрахунок та аналіз виробничої собівартості, формування та аналіз виробничої собівартості продукції за статтями витрат, аналіз витрат на 1 рубль товарної продукції, порівняльний аналіз планової та фактичної собівартості;

в) склад готової продукції, облік надходження продукції складу, облік витрати готової продукції, формування зведень за рухом готової продукції.

У підсистемі "основні засоби" реалізуються функції:

а) облік основних засобів, підготовка документації з надходження, вибуття та переміщення основних засобів, розрахунок амортизаційних відрахувань; облік руху основних засобів, формування вікової структури обладнання та ін;

б) реалізація та інше вибуття основних засобів, підготовка рахунків-фактур, облік виручки від реалізації основних засобів, формування звітності.

У підсистемі "адміністратор системи" реалізується:

а) управління доступом гнучке настроювання повноважень користувачів у підсистемі, організація користувачів груп, обмеження доступу до даних окремих підрозділів;

б) цілісність даних; система спеціалізованих програмних засобів, спрямованих на підтримку логічної та фізичної цілісності даних системи; операційний моніторинг дій користувачів; статичний контроль активності користувачів;

в) моніторинг помилок реєстрація системних помилок; контроль виникнення, аналіз причини; збереження контексту помилок розробника;

г) керування друкованою звітністю;

д) конфігурація параметрів системи: налаштування на «власника системи»; налаштування на специфіку обліку та організації господарської діяльності; системних параметрівсистеми; налаштування розміщення даних.

Внутрішнє управління інформаційними потоками підприємства виходить з понятті документообігу.

Успіх управлінської діяльності значною мірою залежить від того, наскільки швидко і якісно відбувається обробка всієї необхідної документації, рух якої здійснюється за певними маршрутами від місця складання або надходження в організацію до відправки зацікавленим організаціям або здачі на зберігання архів. Цей рух документів називається документообігом 1 . Він повинен бути організований таким чином, щоб не було затримок і накопичень документів на робочих місцях. З цією метою в організаціях необхідно розробляти маршрути проходження документів та встановлювати конкретні терміни їх знаходження у кожного виконавця, здійснювати контроль за їх проходженням на всіх робочих місцях. Порядок руху документів можна подати так (рисунок 2.3).

Малюнок 2.3. - Схема руху документів на підприємстві

Правильна організація роботи з документами залежить від того, наскільки чітко розділені функції та обов'язки між працівниками підприємства. Точне знання своїх обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника і виключає дублювання операцій при роботі з документами.

Відповідно до метою створення документи поділяються на:

Розпорядчі (наказ, вказівка);

Організаційні (становище, статут, інструкція, протокол);

Інформаційно-довідкові (довідка, доповідна або пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, телефонограма, факсограма, відрядження);

Особисті (автобіографія, заява, довіреність).

У документаційному забезпеченні управління можна виділити три групи документів:

Внутрішні (створені в організації та не виходять за її межі) – розпорядча, довідково-інформаційна документація;

Вхідні (що надходять до організації). Сюди належать документи вищих органів управління (постанови, рішення, накази, вказівки, інструктивно-методичні листи), документи інших організацій (листи, рішення, акти), звернення громадян тощо;

Вихідні (що надсилаються інші організації) – листи, планово-отчетная документація.

Документи розподіляються в організації відповідно до функцій підрозділів та виконавців. Ці функції закріплені в положеннях про структурні підрозділи та в посадових інструкціях виконавців.

Обробка вхідних документів.

Вхідні документи (тобто вся кореспонденція, що надходить в організацію поштою, телеграфом, факсом або будь-яким іншим шляхом) повинні пройти експедиційну обробку. Співробітник експедиції насамперед перевіряє правильність доставки кореспонденції, її збереження (відсутність пошкоджень упаковки, повноту надісланих матеріалів тощо). Розкриваються всі конверти, крім особистої кореспонденції. Конверти знищуються, за винятком тих випадків, коли на конверті є позначки «конфіденційно» або «терміново», а також, якщо адреса відправника, дати відправлення та надходження проставлені лише на конверті. Експедиційна обробка документів повинна здійснюватися в день їх надходження в організацію.

Потім вхідні документи сортуються на реєстровані та не реєструються. Не всі документи підлягають реєстрації. Організація сама визначає перелік документів, що не реєструються. Як правило, до документів, що не підлягають реєстрації, відносяться вітальні листи, каталоги, друковані видання(брошури, журнали), повідомлення про зустрічі і т.п.

На документах, що реєструються, проставляється реєстраційний штамп, що містить назву організації, дату надходження документа, його номер.

Вхідні документи проходять попередню обробку в канцелярії, де їх розподіляють на потоки:

Керівникам організації - для обов'язкового розгляду;

Структурним підрозділам – до виконання. Документи, що виконуються кількома підрозділами, розмножуються та передаються одночасно всім виконавцям.

Керівник організації, розглянувши документ, визначає виконавця, дає йому чіткі та конкретні вказівки та встановлює реальні терміни виконання. Ці вказівки оформляються як резолюції на самому документі. Відомості про виконавця і термін виконання документа заносяться секретарем-референтом в реєстраційний журнал і є підставою для взяття документа на контроль.

Документ із резолюцією керівника передається виконавцю і перебуває в роботі до остаточного вирішення питання. Коли робота над документом завершена, на документі проставляється відмітка про його виконання і направлення у справу. Після цього документ разом із копією відповіді передається секретареві-референту для підшивки у справу.

Обробка вихідних документів.

Вихідними називаються документи, надіслані з організації. Їх обробка включає такі етапи:

Упорядкування проекту документа виконавцем;

Погодження проекту документа;

Перевірка правильності оформлення проекту;

Підписання документа керівником;

Реєстрація документа;

Надсилання документа адресату;

Підшивка другого екземпляра (копії) документа у справу.

Проект документу складається виконавцем і узгоджується із зацікавленими посадовими особами або структурними підрозділами. До передачі підготовленого документа на підпис виконавець повинен перевірити зміст документа і додатки до нього, правильність оформлення документа, наявність необхідних реквізитів. Вихідні документи оформляються у двох екземплярах, за винятком факсів і телефонограм, які складаються в одному екземплярі.

Підготовлений проект документа подається на підпис керівнику організації. Після підписання керівником двох примірників документ реєструється в журналі реєстрації вихідних документів.

Експедиційна обробка вихідних документів включає сортування, упаковку, оформлення поштового відправленняі здачу у відділення зв'язку.

Внутрішні документи- це документи, які готуються, оформляються та виконуються в межах самої установи. Їх підготовка та оформлення здійснюються відповідно до загальних правил оформлення вихідних документів і включають наступні етапи.

Вдосконалення інформаційних потоків у системі управління

1.2. Комунікаційний процес................................................ .......................

1.3. Інформаційне забезпечення управління та його склад. Інформаційні потоки................................................ .................................................. .............. 14

2.МЕТОДИЧНІ АСПЕКТИ ДОСЛІДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ........................................... .................................................. ............... 18

2.1. Методи дослідження інформаційного забезпечення........................... 18

2.2. Графічні та матричні методи дослідження інформації............... 21

2.3. Застосування CASE-технологій для проектування інформаційної системи........................................... .................................................. ............................... 29

3. ВДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ У СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ ВАТ «ЕЛЕКТРОАГРЕГАТ»...................................... .............. 37

3.1. Діагностичний аналіз інформаційних зв'язків між функціональними підрозділами підприємства........................................... ..............................

3.2. Побудова графічної та матричної моделі документообігу........

3.3. Обґрунтування напрямів удосконалення інформаційних потоків 43

ВИСНОВОК ................................................. .................................................. 44

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ................................................. 45

ДОДАТКИ................................................. .................................................. 46

ВСТУП

1 УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ: СИСТЕМНЕ ПРЕДСТАВЛЕННЯ

1.1 Склад підсистеми керування

Аналіз організації управління є комплексний взаємопов'язаний процес дослідження структури та змісту управлінського циклу, організації управлінської праці, інформаційного, технічного та математичного забезпечення, складу органів та витрат управління. Аналіз – перший етап та відправна точка розробки будь-якого заходу у сфері вдосконалення управління. Він дозволяє дати повну характеристикуелементів, структурних підрозділів та рівнів системи управління, оцінити їх стан та обґрунтувати напрями подальшого розвитку. Залежно від поставлених цілей та завдань аналіз може охоплювати різні частини керуючої системи, мати різний ступінь деталізації та закінчуватися підготовкою різних матеріалів, але методологічна основа та вихідні позиції аналізу залишаються єдиними.

Аналіз складається із трьох взаємопов'язаних етапів роботи:

Збору інформації про стан організації управління, окремих її елементів, процесів та об'єктів у досліджуваному та аналогічному виробництвах;

Описи аналізованого процесу або об'єкта за допомогою системи показників та встановлення зв'язку між ними;

Обробки сформованої системи показників різними методамита прийомами з метою вирішення поставлених завдань.

Виконання першої стадії аналізу є інформаційно-утворюючу роботу. Друга стадія пов'язана з відбором системи показників, що характеризують частину організації управління, що вивчається; розробку методів їх вимірювання та описом їх взаємозв'язків. Третя стадія роботи виконується по-різному залежно від особливостей аналізованого об'єкта та поставленої перед аналізом завдання з різним ступенем застосування якісних та кількісних методів.

Процес управління можна розглядати у статиці, тобто як застиглий на якийсь конкретний момент часу, і в динаміці (з урахуванням руху та розвитку).

Аналіз організації управління може мати повний (всебічний) характер чи вивчати якусь частину системи (тематичний аналіз); може бути глобальним, зачіпаючи всі основні рівні та ланки управління, або локальним, торкаючись одного якогось рівня або ланки.

У повному вигляді послідовність процесу системного аналізу включає 9 етапів:

I. Формулювання проблеми.

ІІ. Структуризація дослідження (побудова "типового" дерева цілей).

ІІІ. Упорядкування моделі об'єкта управління.

IV. прогнозування майбутнього стану об'єкта управління; оцінка ризику"

V. Діагностування системи та формування альтернатив розвитку керованої системи.

VI. Добір альтернатив.

VII. Реалізація програми заходів.

VIII. Розробка інформаційно-логічної схеми системи керування.

IX. Проектування та впровадження у систему управління процедур автоматизованої інформаційної системи.

Реалізація перших семи етапів процесу дозволяє приймати рішення верхньому рівні керівництва незалежно від цього, чи функціонує для підприємства Автоматизована система управління підприємством (АСУП). Реалізація двох останніх етапів дозволяє автоматизувати збирання та переробку інформації для прийняття стандартних рішень керівниками середньої ланки.

I. Формулювання проблеми. На початок дослідження формулюється цільове завдання. Якщо у керівників немає досвіду розв'язання завдання або його не вдається вирішити традиційними методами, завдання переводиться в ранг проблеми (проблемного питання).

ІІ. Структуризація дослідження (побудова "типового" дерева цілей). Для вирішення сформульованої проблеми, що стоїть перед системою, необхідне комплексне дослідження багатьох питань, що стикаються з проблемним. Але кожне питання, у свою чергу, має відношення до того чи іншого елемента системи. Таким чином, на даному етапі в найзагальнішому вигляді виявляється сукупність факторів, які можуть впливати на проблемне питання. Причому одна група факторів матиме відношення до зовнішнього середовища, інша - до компетенції керівників підприємства, що вивчається. Через війну необхідно чітко визначити коло питань, які слід включити у дослідження.

ІІІ. Упорядкування моделі об'єкта управління. Прогностичну модель можна як деяку похідну від методу, використовуваного у прогнозі. Для прогнозування стану економічних об'єктів на рівні підприємства достатньо надійні моделі, що створюються методами математичної статистики: тренди, шматково-лінійні залежності, кінцеві різниці, виробничі функції (у тому числі - регресії), - а також експертні оцінки. При складанні використовуються звітні та статистичні дані про роботу підприємства, результати анкетних опитувань, показники роботи родинних підприємств.

IV. прогнозування майбутнього стану об'єкта управління; оцінка ризику". Розроблені третьому етапі моделі використовуються при прогнозах найважливіших економічних показників роботи підприємства. Найчастіше лише на рівні підприємств використовуються прогнозні оцінки, одержувані з допомогою трендів, регресій і виробничих функцій статечного виду. Бажано, щоб інтервал прогнозування не перевищував однієї третини інтервалу, що забезпечується звітними даними. При прогнозі також очікується якісних змін чинників, які входять у модель. Важливою частиною прогнозних розрахунків є визначення ймовірності їх виконання (або "ризику помилитися").

V. Діагностування системи та формування альтернатив розвитку керованої системи (виявлення напрямів удосконалення виробничої діяльності та шляхів їх реалізації). Діагностування станів керованої системи – відповідальний етап системного аналізу проблеми. Діагноз дозволяє виявити характер залежностей між параметрами системи та уточнити фактори досягнення цілей, оцінити загальну величину резервів у різних сферах діяльності підприємства. У результаті діагнозу розкриваються " вузькі місця " у системі управління та виробництва, характеризується " організаційно-технічний рівень " . Для діагнозу, крім звітних та статистичних даних, використовуються також результати прямих інтерв'ю з керівниками різних рівнів та рядовими функціонерами та робітниками, результати анкетування. У ряді випадків доцільно залучати статистичні відомості щодо споріднених підприємств. Для уточнення факторів досягнення цілей та оцінки організаційно-технічного рівня залучаються формалізовані (статистичні) методи та методи експертних оцінок. Відомі підходи, коли фактори уточнюються за допомогою виділення у напрямках управлінської діяльності "областей ключових результатів".

У тому випадку, коли на підприємстві вже функціонує АСУ та ведуться роботи з неї подальшого розвитку(Див. етапи VIII і IX системного аналізу), на етапі діагнозу вивчаються також методи прийняття управлінцями (менеджерами) рішень.

VI. Добір альтернатив. З сукупності заходів, сформованих у процесі діагнозу, математичними чи графічними методами відбираються ті, які задовольняють зовнішнім та внутрішнім обмеженням на ресурси та критеріям відбору оптимальної альтернативи.

VII. Реалізація програми заходів. Для оптимальної організації робіт на етапі застосування потрібно:

Видання наказу керівництва підприємства про складання програми розвитку;

Формування комплексних бригад до виконання розділів програми;

Складання мережевого графіка робіт із реалізації програми;

Організація координаційної групи;

Залучення на вирішення найскладніших питань працівників науково-дослідних (консалтингових) організацій;

Включення до координаційної групи одного зі спеціалістів підприємства,

Наділеного великою відповідальністю (ця людина виконуватиме функції "організатора" та "аналітика" та забезпечуватиме представництво рекомендацій, що виробляються бригадами).

Якщо на підприємстві ще не впроваджено АСУП, до програми включаються проектні роботи з автоматизації завдань управління. У тих випадках, коли АСУП вже функціонує, програма розвитку може містити заходи щодо модернізації автоматизованої інформаційної системи, що дозволить збільшити якість та кількість відомостей про керовані об'єкти.

VIII. Розробка інформаційно-логічної схеми системи керування. У цьому етапі визначаються інформаційні процедури, з допомогою яких розраховуються значення показників, характеризуючих стан чинників. Насамперед АСУП включаються всі завдання, у яких розраховуються значення показників, що характеризують чинники нижнього рівня дерева цілей. Усі завдання (процедурні розрахунки) ув'язуються (по можливості) у граф; таким чином, останній стає багаторівневою інформаційною основою дерева цілей.

IX. Проектування та впровадження автоматизованої системи в систему управління. Послідовність проектування процедур АСУП має бути такою, щоб процедури, розташовані на верхніх рівняхінформаційно-логічної схеми, впроваджувалися більш прискорено, оскільки з допомогою формуватиметься інформація, використовувана процедурами нижчих рівнях. При цьому необхідно брати до уваги інформаційну взаємопов'язаність обраних першочергових завдань з іншими; Поява цього чинника зумовлено тим, що з проектуванні автоматизованої інформаційної системи чи її вдосконаленні враховують як трудомісткість і терміни обчислювальних робіт, а й необхідність інтеграції умовно-постійних масивів. Справа в тому, що деякі нескладні (і, можливо, навіть економічно невигідні) завдання все ж таки необхідно вирішувати на ЕОМ, оскільки їх результати необхідні для інших розрахунків.

Переважна частина відомостей для проектування процедур АСУП формується на V та VIII етапах системного аналізу.

Таким чином, від якості діагнозу залежатиме якість і швидкість проектування нових процедур АСУП, тим самим прискориться процес адаптації системи управління до умов функціонування підприємства, що змінюються.

1.2 Комунікаційний процес

Часто трапляється так, що повідомлення, що передається, виявляється неправильно зрозумілим і, отже, обмін інформацією - неефективним. Джон Майнер, видатний дослідник у галузі управління, вказує, що, як правило, лише 50% спроб обміну інформацією призводить до взаємної згоди тих, хто спілкується. Найчастіше причина такої низької ефективності полягає у забутті того факту, що комунікація - це обмін.

У результаті обміну обидві сторони грають активну роль. Обмін інформацією відбувається лише у тому випадку, коли одна сторона «пропонує» інформацію, а інша сприймає її. Щоб було так, слід приділяти пильну увагу комунікаційному процесу.

Комунікаційний процес- це обмін інформацією між двома чи більше людьми.

Основна мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, є предметом обміну, тобто. повідомлень. Проте сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, які брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією та умови його ефективності, слід виділити наступні стадії процесу, в якому беруть участь двоє чи більше людей.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базові елементи.

1. Відправник,особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію та передає її.

2. Повідомлення,власне, інформація, закодована за допомогою символів.

3. Канал,засіб передачі.

4. Одержувач,особа, якій призначена інформація та яка інтерпретує її.

При обміні інформацією відправник та одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їхнє завдання - скласти повідомлення та використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли та розділили вихідну ідею. Це важко, бо кожен етап є одночасно точкою, в якій сенс може бути спотворений або втрачений. Зазначені взаємопов'язані етапи такі:

1. Зародження ідеї.

2. Кодування та вибір каналу.

3. Передача.

Ці етапи проілюстровані в додатку 2 як простий моделі процесу комунікацій.

Хоча весь процес комунікацій часто завершується за кілька секунд, що ускладнює виділення його етапів, необхідно проаналізувати ці етапи, щоб показати, які проблеми можуть виникати у різних точках.

Зародження ідеї. Обмін інформацією починається з формулювання ідеї чи відбору інформації. Відправник вирішує, яку значиму ідею чи повідомлення слід зробити предметом обміну. На жаль, багато спроб обміну інформацією обриваються цьому першому етапі, оскільки відправник не витрачає достатнього часу на обдумування ідеї.

Важливо пам'ятати, що ідея ще не трансформована на слова або не набула іншої такої форми, в якій вона послужить обміну інформацією. Відправник вирішив лише, яку саме концепцію хоче зробити предметом обміну інформацією. Щоб здійснити обмін ефективно, він повинен прийняти до уваги безліч факторів.

Кодування та вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонації та жести (мова тіла). Таке кодування перетворює ідею на повідомлення.

Відправник також має вибрати канал, сумісний з типом символів, що використовуються для кодування. До деяких загальновідомих каналів належать передача мови та письмових матеріалів, а також електронні засоби зв'язку, включаючи комп'ютерні мережі, електронну пошту, відеострічки та відеоконференції. Якщо канал непридатний для фізичного втілення символів, неможлива передача. Картина іноді варта тисячі слів, але не при передачі повідомлення по телефону. Подібним чином може бути неможливим одночасна розмова з усіма працівниками одночасно. Можна розіслати пам'ятні записки, що передують зборам невеликих груп, для забезпечення розуміння повідомлення та долучення до проблеми.

Якщо канал не надто відповідає ідеї, що зародилася на першому етапі, обмін інформацією буде менш ефективним. Наприклад, керівник хоче попередити підлеглого про недозволеність допущених останнім серйозних порушень заходів безпеки, і робить це під час легкої розмови за чашкою кави або надіславши йому записку з нагоди. Однак цими каналами, ймовірно, не вдасться передати ідею серйозності порушень так само ефективно, як офіційним листомабо на нараді. Подібним чином, направлення підлеглої записки про винятковість її досягнення не передасть ідею про те, наскільки важливий зроблений нею внесок у роботу, і не буде тією самою мірою ефективним, як пряма розмова з наступним офіційним листом з висловом подяки, а також з премією.

Вибір засобу повідомлення не повинен обмежуватись єдиним каналом. Часто бажано використовувати два або більше засобів комунікацій у поєднанні. Процес ускладнюється, оскільки відправнику доводиться встановлювати послідовність використання цих засобів та визначати часові інтервали у послідовності передачі інформації. Тим не менш, дослідження показують, що одночасне використаннязасобів обміну усною та письмовою інформацією зазвичай ефективніше, ніж, скажімо, лише обмін письмовою інформацією.

Передача. На третьому етапі відправник використовує канал доставки повідомлення (закодованої ідеї чи сукупності ідей) одержувачу. Йдеться про фізичну передачу повідомлення, яку багато людей помилково і приймають за сам процес комунікацій. У той самий час, як ми бачили, передача є лише однією з найважливіших етапів, якими необхідно пройти, щоб донести ідею іншого лица.

Декодування. Після надсилання повідомлення відправником одержувач декодує його. Декодування -це переклад символів відправника у думки одержувача. Якщо символи, обрані відправником, мають таке саме значення для одержувача, останній знатиме, що саме мав на увазі відправник, коли формулювалася його ідея. Якщо реакцію ідею не потрібно, процес обміну на цьому має завершитися.

Проте з низки причин одержувач може надати дещо інший, ніж у голові відправника, сенс повідомлення. З погляду керівника, обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, зробивши дії, яких чекав від нього відправник.

Перш ніж говорити про різні перешкоди на шляху обміну інформацією, необхідно розкрити дві важливі концепції – зворотний зв'язок та перешкод.

Зворотній зв'язок. За наявності зворотного зв'язку відправник та одержувач змінюються комунікативними ролями. Початковий одержувач стає відправником і проходить через усі етапи процесу обміну інформацією передачі свого відгуку початковому відправнику, який тепер грає роль одержувача.

Зворотний зв'язок може сприяти значному підвищенню ефективності обміну управлінською інформацією. Відповідно до ряду досліджень двосторонній обмін інформацією (за наявності можливостей для зворотного зв'язку) порівняно з одностороннім (зворотний зв'язок відсутній), хоч і протікає повільніше, проте ефективніше знімає напруги, точніший і підвищує впевненість у правильності інтерпретації повідомлень.

Шум. Зворотний зв'язок помітно підвищує шанси ефективний обмін інформацією, дозволяючи обом сторонам придушувати шум. На мові теорії передачі інформації шумом називають те, що спотворює сенс. Джерела шуму, які можуть створювати перешкоди на шляху обміну інформацією, варіюють від мови (у вербальному або невербальному оформленні) до відмінностей у сприйнятті, через які може змінюватися сенс у процесах кодування та декодування, та до відмінностей в організаційному статусі між керівником та підлеглим , які можуть ускладнювати точну передачу інформації.

Певні шуми присутні завжди, тому кожному етапі процесу обміну інформацією відбувається деяке спотворення сенсу. Зазвичай ми намагаємось подолати шум та передати наше повідомлення. Проте високий рівеньШуму напевно призведе до помітної втрати сенсу і може повністю блокувати спробу встановлення інформаційного обміну. З позицій керівника, це повинно зумовити зниження ступеня досягнення цілей відповідно до інформацією, що передається. В додатку 1 процес обміну інформацією представлений як система зі зворотним зв'язком та шумом.

1.3 Інформаційне забезпечення управління та його склад. Інформаційні потоки

Найважливіша особливість процесу управління полягає у його інформаційній природі. Організація реалізації прийнятих рішень проводиться через систему методів на працівників з використанням інформації про хід виконання прийнятих рішень (зворотна інформація). Чим точніше і об'єктивніша інформація, що знаходиться в розпорядженні системи управління, чим повніше вона відображає дійсний стан і взаємозв'язки в об'єкті управління, тим обгрунтованіші поставлені цілі та реальні заходи, спрямовані на їх досягнення.

Так як керівник у своїй роботі спирається на інформацію про стан об'єкта та створює в результаті своєї діяльності нову командну інформацію з метою переведення керованого об'єкта з фактичного стану в бажане, то інформацію умовно вважають предметом та продуктом управлінської праці.

Інформація як елемент управління та предмет управлінської праці повинна забезпечити якісне уявлення про завдання та стан керованої та керуючої систем та забезпечити розробку ідеальних моделей бажаного їх стану.

Таким чином, інформаційне забезпечення- це частина системи управління, яка являє собою сукупність даних про фактичний і можливий стан елементів виробництва та зовнішніх умов функціонування виробничого процесу та про логіку зміни та перетворення елементів виробництва.

Виділяють два рівні характеристики інформаційного забезпечення:

- елементний, тобто сукупність даних, показників, ознак;

- системний, тобто відтворює взаємозв'язки та залежності між класифікаційними групами інформації, що реалізується у вигляді інформаційних моделей.

При елементній характеристиці інформації вивчаються склад інформації, форма та види носіїв, їхня номенклатура.

Основні вимоги до якості інформації:

Своєчасність;

Достовірність (з певною ймовірністю);

Достатність;

Надійність (з певним ступенем ризику);

Комплектність системи інформації (за якістю та ресурсомісткістю товару, умовами за стадіями життєвого циклу товарів фірми та конкурентів тощо);

Адресність;

Правова коректність інформації;

Багаторазовість використання;

Висока швидкість збору, обробки та передачі;

Можливість кодування;

Актуальність інформації.

При характеристиці інформаційної системи досліджуються рух інформаційних потоків, їх інтенсивність та стійкість, алгоритми перетворення інформації та відповідна цим об'єктивним умовам схема документообігу.

Рішення є ідеальним описом бажаного стану об'єкта та методів досягнення цього стану. Вони є продуктом обмеженого застосування, оскільки спрямовані на конкретний об'єкт в умовах, що чітко описуються. Якість рішення як готового продукту проявляється опосередковано, у діяльності об'єкта, на який дане рішенняспрямовано.

При створенні інформаційного забезпечення орієнтуються на усереднену, вирівняну потребу інформації керівників і фахівців [див. пр. 7]. Особливе місце тут займає інформація про управління, в якій відображаються прогресивні прийоми та методи організації управління.

У процесі організації інформації важливе значення має її розчленування на умовно-постійну, що виконує роль нормативно-довідкової, та змінну. Обидва ці види інформації на основі аналізу класифікаційних зв'язків організуються у взаємопов'язані блоки (моделі), які можуть бути описуючими, тобто характеризуючими процес у статиці або динаміці, компонентами, що відображають певну типову ситуацію.

Процес формування інформаційного забезпечення включає кілька етапів:

Опис стану об'єкта, тобто фізична фотографія. Це передбачає набір техніко-економічних показників та параметрів, що характеризують керуючу та керовану системи, з відповідною класифікацією цих показників;

Моделювання класифікаційних зв'язків в інформаційних масивах із виділенням причинно-наслідкових залежностей, тобто формування приватних статичних моделей;

Відображення в інформаційних моделях динаміки окремих елементів та процесів, тобто обґрунтування тенденцій кількісної та якісної зміни у виробництві. При цьому кількісна зміна передбачає коригування інформації, а якісна зміна - її часткову або повну перебудову;

Інтегрована інформаційна модель процесу виробництва, що відображає взаємозв'язок та динаміку локальних процесів і всього виробництва.

Порядок формування визначає підхід до аналізу складу інформації. Організація інформації значною мірою визначає порядок її зберігання, реєстрації, оновлення, передачі та використання. Чітка організація банків даних дозволяє повніше обґрунтувати напрями руху, інтенсивність потоків, закономірності її перетворення, методику запитів і отримання.

Таким чином, система інформаційного забезпечення-це сукупність даних про цілі, стан, напрямки розвитку об'єкта та навколишнього його середовища, організована у взаємопов'язаних потоках відомостей. Ця система включає методи отримання, зберігання, пошуку, обробки даних та видачі їх користувачеві.

2 МЕТОДИЧНІ АСПЕКТИ ДОСЛІДЖЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ

2.1 Методи дослідження інформаційного забезпечення

Реалізація вимог, що пред'являються аналізу організації управління, багато в чому залежить від якості та обсягу інформації про стан аналізованого об'єкта. Інформація має бути необхідною та достатньою, об'єктивно характеризувати організацію управління, використовуючи кількісно певні характеристики.

Основними джерелами отримання відомостей про сформовану організацію управління та тенденції її розвитку в даний час є такі.

Перше джерело – дані звітності та поточного року.Це джерело дає можливість виявити чисельність та склад працівників, зайнятих в апараті управління, величину витрат управління, вартість організаційної та обчислювальної техніки.

Друге джерело – вивчення директивної документації(накази, розпорядження, протоколи нарад, матеріали щодо перевірки виконання, звіти окремих підрозділів тощо) .

Третє джерело – спеціальні обстеження.Це джерело є основним.

В даний час великого значення набувають дані про завантаженість матеріально-речових елементів системи управління.Об'єктом спостереження у разі є окремий об'єкт – обчислювальна машина, розмножувальна установка, який-небудь документ.

Важливим джерелом отримання даних про організацію управління є проведення спеціальних опитуваньпрацівників апарату управління чи колективу відповідного підрозділу керованого об'єкта.

Названі джерела інформації не виключають одне одного. Вони повинні поєднуватися, взаємодоповнюючи і збагачуючи матеріал, що отримується різними методами.

В даний час успішно використовується кілька методик аналізу інформаційного забезпечення. Вони відрізняються прийнятими характеристиками кількості інформації (символи, записи, графостроки, документи тощо), методами та інструментами аналізу. Найбільш розробленими можна вважати такі методи.

1) Метод матричного моделювання процесів розробки даних, випробуваний на машинобудівних підприємствах.

2) Графоаналітичний метод дослідження потоків інформації, випробуваний на металургійних заводах.

3) Опис потоків інформації як графіка типу дерева.

4) Метод схем інформаційних зв'язків планових розрахунків.

5) Метод дослідницького аналізу завдань управління, розроблений з виявлення «коротких» потоків.

Ці методи виходять насамперед із загальної кількісної характеристики інформації.

Кожен з цих методів має свою сферу застосування: одні зручні для опису інформаційних зв'язків між підрозділами, інші – між групами завдань, окремими завданнями та групами елементарних процедур.

Найбільш повне та детальне відображення та аналіз потоків інформації можна отримати за допомогою інформаційних моделей, які розробляються як матричні моделі. При цьому використовуються різні матриці – матеріальні процеси та документообіг, документообіг і склад рішень та завдань на конкретному рівні управління, за певними групами завдань, за різними рівнями управління та ін.

Найчастіше використовуються моделі у вигляді матриць та графів. Обидва ці способи моделювання припускають виділення в інформаційній системі у вигляді самостійних компонентів вихідних, проміжних та кінцевих даних. Це дозволяє вивчати їх ізольовано, що має важливе значення для дослідження потреби у зовнішній та внутрішньовиробничій інформації.

Матричні моделі потоків циркулюючої інформації можуть бути побудовані в різних варіантах, але як базові виступають матриці розмірністю «документ на документ», «показник на показник». У цьому документи можна як єдині блоки.

У класичному вигляді матричні моделі призначені для аналізу класифікаційних зв'язків. Але вони прийнятні також для вивчення основних характеристик інформаційного забезпечення управлінського апарату, тому що дозволяють показати різні угруповання видів та джерел інформації та сприяють більш повному виявленню фактичної забезпеченості та можливості покращення завдань різного виду.

Графоаналітичний методдослідження інформаційних потоків заснований на представленні їх інформаційного графа та аналізу його матриці суміжності. Графи можуть бути побудовані на рівні документів, на рівні компонентів (вихідні, проміжні та зовнішні дані) та на синтетичному рівні (вихідні та проміжні дані, зовнішні та функціональні результати).

На основі графоаналітичних моделей можна виявити число різновидів вихідної, проміжної та результативної інформації, яка використовується та одержується в процесі вирішення задачі, частоту використання різних інформаційних даних, дійсне використання кожного показника в роботі.

Маючи графи основних завдань і процедур, вирішуваних у процесі управління, можна отримати матрицю суміжності графів, що показує взаємозв'язок завдань та документів, що використовуються в управлінні. Граф кожного завдання та конкретного рівня управління дозволяє встановити раціональну інформаційну наступність, можливість використання проміжних та кінцевих результатів даного завдання для інших.

Структурний графможе використовуватися для розрахунку обсягу інформації.

Ці методики аналізу інформаційного забезпечення разом дозволяють розглядати всі сторони семантичного аспекту аналізу.

2.2 Графічні та матричні методи дослідження інформації

Найбільш повно аналіз інформаційного забезпечення може бути проведений при побудові та аналіз блок-схеми носіїв інформації у вигляді інформаційного графа.

При обґрунтуванні інформаційних потоків необхідно врахувати:

Рух інформації у межах самого інформаційного забезпечення (від блоку - до блоку);

Взаємозв'язок та спадкоємність інформації в технологічних процедурах однієї функціональної підсистеми та між самостійними функціональними підрозділами;

Ієрархічну спрямованість руху інформації;

Спрямованість та види оформлення вихідної інформації.

Для цієї мети успішно використовуються інформаційні моделі об'єктів і процесів, що в них відбуваються. АСУП створює можливість переходу від побудови інформаційних моделей для окремих функцій та елементів управління до побудови інформаційної моделі управління загалом та для підприємства.

Процедура підготовки до вирішення групи завдань або окремого завдання передбачає попереднє визначення складу, послідовності та взаємозв'язку структурних компонентів потоків інформації, що забезпечують процес розв'язання. До структурних компонентів потоку можна віднести вхідні та вихідні документи (функціональний рівень аналізу), масиви вихідної, проміжної та вихідної інформації (елементний рівень аналізу), розглядаючи виділені рівні самостійно або інтегруючи їх у єдину схему.

Для фіксованих за складом та змістом інформаційних потоків в об'єкті автоматизації, постійному складі та взаємодії елементів АСУ та алгоритмах завдань структура потоків інформації в системі буде в загальному випадку незмінна. Послідовності та взаємозв'язку визначених структурних компонентів потоків постійні і можуть бути знайдені один раз. Для автоматизації процесу аналізу інформаційних потоків необхідно створити відповідну інформаційну модель. З цією метою зручно скористатися апаратом теорії графів.

Представимо структурні компоненти потоків інформації як вершин орієнтованого графа G=(M,V), дуги яких відбивають їх зв'язок між собою. Кожна пара вершин Mi та Mj з'єднана дугою, спрямованою від Mi до Mj тільки в тому випадку, якщо є перехід інформації від Mi до Mj.

Використовуючи властивості графів, можна отримати низку важливих характеристик досліджуваних потоків інформації у системі.

Утворимо статечні матриці суміжності R, R 2, ..., R N і сумарну матрицю. Аналіз матриць дозволяє встановити такі властивості потоків. Порядок компоненти Mj визначається найбільшою довжиною шляху, що з'єднує Mi з Mj. Він дорівнює ступеню n матриці суміжності R n при якій. Максимальне значення порядку компоненти Mj визначається максимальний шлях від Mi до Mj для всього інформаційного графа. Вихідні дані виділяються за рівності нулю суми елементів j стовпця матриці суміжності. За рівності нулю суми елементів i рядка виділяються вихідні дані. Значення і дорівнюють числу компонентів, відповідно входять у Mj, і числу результатів, куди входить Mi. Елемент r ij матриці суміжності ступеня n дорівнює кількості шляхів довжиною n, що зв'язують Mi і Mj. Елементи r ij матриці R сум дають повну кількість всіх шляхів від Mi до Mj без укзання довжини шляху.

Елементи j стовпця не рівні нулю матриці R сум, що не рівні нулю, дозволяють виявити всі компоненти, що формують Mj на всіх шляхах руху даних. Відмінні від нуля елементи i рядка вказують на результати формування яких використовується елемент Mi.

Використовуючи матрицю суміжності R і значення порядку, можна визначити тривалість зберігання компонентів, що є проміжними по відношенню до вихідних.

p align="justify"> Алгоритм аналізу потоків інформації представлений в загальному вигляді в додатку 9. Модифікуючи алгоритм, можна отримати практично всі характеристики по взаємодії елементів у моделі АСУ. Фрагмент реальної моделі, що ілюструє обсяг і складність взаємозв'язків елементів системи, наведено у додатку 10. Для наочності до нього включені лише окремі масиви інформації та функціональні завдання. З цієї причини на фрагменті виділено деякі з найбільш істотних зв'язків між елементами вхідної та вихідної інформації.

Інформаційні графи та відповідні їм матриці суміжності можна використовувати для визначення обсягів інформації за завданнями, групами завдань, підсистемами, системою в цілому та за будь-якими іншими структурними компонентами графа .

Як було показано вище обсяги даних, що вводяться в систему, досить великі, тому ефективна їх організація на машинному рівні є актуальною. Аналіз інформації для отримання вихідних даних з метою побудови чи реконструкції створеного інформаційного фонду зручно проводити на розглянутій графовій моделі у рамках єдиного алгоритму аналізу. Рекомендується проаналізувати такі взаємозв'язки:

Виявити кількість завдань, у яких використовується цей показник. За цією інформацією розраховується коефіцієнт дублювання даних у разі організації окремих масивів із вихідними даними для кожного завдання;

Розрахувати матрицю спільної встречаемості пар показників у задачах, елементи якої показують число завдань, у яких відповідні показники використовуються спільно. Такі показники можна об'єднати та використати в загальному для них інформаційному масиві єдиного інформаційного фонду;

Визначити число та перелік завдань, у яких цей показник зустрічається разом з іншими показниками, а також число та перелік показників. Це дозволить виявити групи показників, які використовуються лише спільно і не використовуються порізно в жодному завданні.

Процес угруповання показників із завдань можна формалізувати, вводячи на розгляд коефіцієнт зв'язку між групами. Коефіцієнт зв'язку обчислюють за такою формулою:

Фінансовий відділ – входить – 35 форм, виходь - 34 форми документів, що становить 13 % на вході та 12,7 % на виході;

Планово-економічний відділ – входить – 32 форми, виходь – 32 форми, що становить 12 % на вході та 12 % на виході;

Відділ маркетингу - входить - 44 форми, виходи - 41 форма, що становить 16% на вході та 15% на виході;

Виробничо-диспетчерський відділ – входить – 31 форма, виходить – 22, що становить – 12 % на вході та 8 % на виході.

Схеми руху документів у цих підрозділах представлені в додаток.

Отже, видно, що у вході у відділи інформаційні потоки більш завантажені, ніж виході. Це свідчить про те, що функціональні підрозділи переробляють інформацію, що входить, можливо, спрощуючи її. Для того, щоб простежити, як підрозділи обробляють і використовують інформацію, що до них докладніше досліджуємо інформаційні потоки в планово-економічному відділі.

3.2 Побудова графічної та матричної моделі документообігу

Система документообігу для підприємства є відображенням його виробничо-господарську діяльність. У міру вдосконалення виробництва змінюється документообіг. Ця зміна виявляється у появі нових (або ліквідації існуючих) форм документів та зміна маршрутів їх руху.

Для проведення аналізу системи обробки даних є доцільним розділити всі документи, що циркулюють на підприємстві, на три основні групи: планові, фактичні (звітні), нормативні.

Матрична модель (див. додаток) руху інформації в планово-економічному відділі ВАТ «Електроагрегат» за формами документів показує, що основна діяльність підрозділу в даному бізнес-процесі, пов'язана з плануванням, спрямована на вироблення основних документів, що передаються у фінансовий відділ та бухгалтерію, відділ зовнішніх зв'язків, ООТіЗ та ОІХіО.

Наприклад, до фінансового відділу надходить - 4 форми планових документів, до бухгалтерії – 3, до відділу зовнішніх зв'язків – 3, до ООТіЗ – 3, до ОІХіО – 3 форми документів.

Для проведення більш дального аналізу документообігу для ПЕО необхідно на основі Матриці руху документів у бізнес-процесі від укладення договору до збуту продукції див. додаток побудувати таблицю руху інформації див. додаток .

Хоча між підрозділами і існують тісні взаємозв'язки, які ускладнюють (заплутують) процес руху документації при вирішенні завдань, все ж таки основний потік даних надходить з ПЕО у фінансовий відділ. Важливо зазначити, що необхідно наявність як зв'язків між функціональними підрозділами, а й про. зворотних зв'язків. Це пояснюється такими факторами:

Відокремленістю підрозділів у вирішенні планово-економічних завдань;

Децентралізоване використання нормативів для вирішення завдань різних рівнів планування.

Це призводить до того, що у процесі функціонування кожному підрозділу доводиться вирішувати планові завдання. Однак основні завдання діяльності підприємства визначаються планом виробництва на рік та планом виробництва на місяць.

Для розробки та затвердження виробничого плану в ПЕО надають інформацію:

Управління маркетингу та збуту (УМіС) – проект номенклатурного плану виробництва,

Технічне управління (ТУ) – проекти планів з реконструкції та технічного переозброєння, підготовки виробництва та освоєння нових та модернізованих видів виробів; технічного переозброєння та придбання обладнання; охорони навколишнього середовища; кошторисі з витрат на енергоносії, водовідведення, послуги зв'язку та ремонт обладнання,

Управління якістю (КК) – кошториси витрат з ліцензування та сертифікації продукції та СК,

Управління з кадрів та режиму (УКіР) – кошториси витрат на технічне навчання та витрат за утримання ВОХР,

Відділ капітального будівництва (ОКС) – проект плану капильного будівництва та ремонту.

Річний та місячний план виробництва надається:

Виконавчої дирекції (ІД),

Технічному управлінню (ТУ),

Виробничому управлінню (ПУ),

Управлінню маркетингу та збуту (УМіС),

Фінансово-економічного управління (ФЕУ).

Схема виконання робіт при розробці та затвердженні плану виробництва представлена ​​в додатку .

У процесі розробки та затвердження виробничого плану використовується 13 форм документів, що постачають функціональні підрозділи та служби, названі вище.

Документи, що використовуються для розробки плану виробництва:

Проект плану виробництва

План освоєння нових та модернізованих виробів,

План реконструкції, технічного переозброєння та придбання обладнання,

Довідка про планування витрат на охорону навколишнього середовища по відділу ВЗТ,

Кошторис витрат на енергоносії, водовідведення, послуги зв'язку, ремонт обладнання підрядними органами,

План передбачуваних витрат на проведення сертифікації робіт,

Кошторис витрат з професійно-технічного навчання кадрів головного заводу ВАТ «Електроагрегат»,

Кошторис витрат на утримання ВОХР,

Проект плану капітального будівництва та ремонту будівель та споруд,

План за основними техніко-економічними показниками,

Проект плану (місячний),

Ціна на виріб конкурентів.

3.3 Обґрунтування напрямів удосконалення інформаційних потоків

Для детальнішого аналізу інформаційних потоків у ПЕО відділі обчислимо коефіцієнт безперервності інформаційних потоків для складання місячного плану виробництва.

Коефіцієнт безперервності інформаційних потоків (1), де t у.нор, t у.факт - тривалість управлінського циклу, розрахованого за терміном проходження документа, нормативна та фактична.

Місячний план виробництва повинен бути складений до 25 числа попереднього місяця, що планується. Однак на практиці виникають певні труднощі розробки чергового плану виробництва. Наприклад, ухвали вищих організацій.

До нур на січень = 30 днів / 34 днів = 0,89,

До нур на лютий = 31 днів / 35 днів = 0,89,

До нур на березень = 31 днів / 35 днів = 0,89,

До нур на квітень = 31 днів / 32 днів = 0,97.

До нур за Iквартал = (0.89 * 3 +0.97) / 4 = 0.91.

Виходячи з певного коефіцієнта безперервності інформаційних потоків для кожного місяця, видно, що він більш-менш стабільний на перші три місяці, хоча близький до 1, але не дорівнює. Це загалом сприятлива тенденція, оскільки інформаційний потік є безперервним, хоча ПЕО, очевидно, запізнюється з прийняттям плану виробництва наступного місяця (). Проте вже у квітні місяці план прийнято лише на 1 день пізніше, ніж належить. Це говорити про те, що, можливо, з початку року було внесено деякі зміни до методики складання плану, які викликали складнощі протягом 3 місяців. Але ці питання було успішно вирішено. Загалом за квартал коефіцієнт безперервності інформаційних потоків має цілком прийнятне значення.

Коефіцієнт оперативності управління

(2), де –

D 1 ,D 2, D 3 – встановлений термін виконання відповідних документів;

К 1 ,К 2 ,К 3 – відставання від прийнятого терміну виконання документів у днях;

d 1 ,d 2 ,d 3 – питому вагу документів конкретного виду.

За рік для складання річного плану розробляється 13 форм документів на рік. Періодичність заповнення документів (3), де Д - кількість документів, що розробляються для складання річного плану виробництва на рік; d ij – к-сть i-го документа j-йперіодичності, що розробляється за період; n j – кількість періодів на рік. Таким чином, кількість документів, що розробляються для складання плану виробництва, дорівнює 13.