Цьогорічне, 9-те за рахунком, засідання Ради з архівної справи при Федеральному архівному агентстві ми вирішили присвятити обговоренню однією з актуальних сьогодні тем, пов'язаних із виконанням президентського Указу від 7 травня 2012 р. № 597 «Про заходи щодо реалізації державної соціальної політики», що передбачає поетапне підвищення оплати праці в державних (муніципальних) установах, у тому числі і архівних, до середнього значення заробітної плати у відповідному регіоні ( слайд 1).

Підвищення оплати праці та зміцнення соціальної захищеності архівістів, звичайно, дуже важливе. Ми на нього давно чекали. Але воно не повинно відбуватися саме собою, механічно. Воно має бути пов'язане зі збільшенням обсягів та покращенням якості наданих архівами державних (муніципальних) послуг на основі підйому результативності їх діяльності та підвищення продуктивності праці їх працівників. Це важливий момент. Він знайшов своє відображення у розроблених на федеральному рівні та на місцях «дорожніх картах» змін у галузях соціальної сфери, спрямованих на підвищення ефективності архівної справи, які визначили склад пріоритетних структурних та інституційних перетворень, а також відповідні цільові показники.

Затверджена урядовим розпорядженням від 26.11.2012 № 2190-р Програма поетапного вдосконалення системи оплати праці у державних (муніципальних) установах на 2012-2018 роки дає загальні настанови щодо проведення змін у сфері соціально-трудових відносин для всіх без винятку галузей соціальної сфери. Водночас вироблення оптимальних підходів до підвищення ефективності діяльності конкретних груп установ соціальної сфери – справа відповідних міністерств та відомств. Отже, перед нами сьогодні стоїть завдання визначитися з цією дефініцією стосовно архівів.

На нашу думку, під підвищенням ефективності роботи архівів усіх рівнів, незалежно від їхньої організаційно-правової форми (бюджетні, казенні або навіть приватні архіви), слід розуміти, як мінімум:

зростання продуктивності праці працівників;

підвищення якості роботи;

зниження ресурсних витрат;

і, нарешті, збільшення надходжень від діяльності, що приносить дохід за рахунок розширення її спектру та обсягів.

Зрозуміло, оцінити продуктивність праці архівістів досить складно через специфіку архівної справи, що характеризується великою кількістю різноманітних робіт, найчастіше творчих і тому важко нормованих. Все ж таки у нас не промислове виробництво. Проте певний аналіз зробити завжди можна. Наприклад, співвіднести обсяг документів, що зберігаються, і кількість користувачів з чисельністю того чи іншого архіву. У зв'язку з цим цікавим є порівняння сучасних російських архівів, зокрема федеральних, з архівами таких розвинених країн світу, як США, Німеччина, Англія та Австралія. на слайді №2наведено дані за 2012 рік.

Звичайно, показники архівів західних країн за обсягами зберігання та кількістю користувачів вказані не стовідсотково точні через існуючу в кожній країні своєрідність звітності. У поданій таблиці видно, що, умовно кажучи, завантаженість одного працівника федеральних архівів, навіть при перерахунку на фактичну (не штатну) чисельність працівників, все ж таки відчутно нижче, ніж у зарубіжних архівах. Це свідчить про те, що підвищення продуктивності нашої праці залишається одним із найбільш актуальних для нас завдань. До речі, для тих, хто може сказати, що в таблиці не вистачає рядків із даними із заробітної плати працівників та загального бюджету архівів. Так ось, між зростанням продуктивності праці та заробітної плати автоматичного зв'язку та взаємозалежності немає, це показники різного порядку. Якщо перша залежить рівня інноваційного розвитку, то друга - зокрема від характеру регулювання державою ринку праці, наявності конкуренції у ньому, і навіть з можливості працівників відстоювати свої професійні та соціальні інтереси.

Дані щодо обсягів фінансування, чисельності архівістів та їх середньої заробітної плати у розрізі суб'єктів Російської Федераціїі за федеральними архівами ви маєте на руках.

Закликаю лише вас, керівників регіональних архівних служб, використовуючи наявні дані, а також відомості з нашої відомчої статистичної форми № 1, самостійно – коли повернетеся додому, оцінити рівень продуктивності праці у власних підвідомчих архівах та зробити відповідні висновки.

Для федерального рівня необхідність підвищення ефективності діяльності архівів очевидна. Як видається, вона повинна полягати насамперед у послідовному вдосконаленні всіх напрямків роботи, а також запровадженні технологічних та організаційних інновацій.

Проведений у середині цього року Росархівом аналіз можливості впровадження інновацій в архівну справу ( слайд 3) показав, що з 18 базових технологій у сфері забезпечення безпеки та обліку такі можуть бути впроваджені у 10, у сфері комплектування - у 2 з 3, науково-довідкового апарату - у 5 з 6, використання - у 6 із 7. Зрозуміло, що переважна більшість новацій так чи інакше пов'язані з інформаційними технологіями. Тому реалізація відомчої цільової програми інформатизації Росархіву, а також регіональних програм інформатизації мають завжди бути у центрі нашої уваги. Не заглиблюватимусь у цю тему детально - вона велика і потребує окремої розмови.

Крім застосування IT-технологій, істотним кроком в інноваційному розвитку архівної галузі може стати також обов'язкове застосування - при модернізації матеріально-технічної бази - прогресивних інженерно-технологічних, менш витратних за ресурсним забезпеченням рішень. Серед них оснащення архівосховищ компактусами та картматами, сучасними системамипожежогасіння, автоматичними вимірювачами параметрів повітряного середовища та ін. Можливість встановлення такого передового обладнання повинна враховуватися при складанні технічних завдань на проектування будівництва або реконструкції архівних будівель. З іншого боку, неприпустимо придбання під впливом різних «манілівських» ідей дорогої техніки, яка через різні причини (відсутність підготовлених кадрів для експлуатації або недостатній фронт робіт) простоюватиме, омертвляючи тим самим капітал.

Складніша справа з проведенням організаційних змін, оскільки архівна справа за своєю суттю досить консервативно. Тим не менш, керуючись старою приказкою про те, що все нове – це добре забуте старе, непогано сьогодні згадати і взяти на озброєння найкраще з радянського досвіду організації архівної діяльності щодо нормування, планування та обліку результатів роботи. Разом із впровадженням сучасних програмно-цільових інструментів управління цей сплав старого та нового може дати безперечний позитивний ефект.

Зокрема, корисна й дуже ефективна практика щорічного аналізу штатної забезпеченості та обсягів роботи підвідомчих архівних установ з метою перерозподілу штатів у разі виявлення диспропорцій між чисельністю працівників та обсягами наданих архівами державних послуг. Таку роботу Росархів уже кілька років проводить регулярно. Ніхто не повинен розраховувати, що сьогоднішня штатна чисельність та фонд оплати праці в очолюваних установах будуть незмінними. Їх треба виправдовувати ефективною роботою.

Звертаючи першочергову увагу на продуктивність праці архівістів, ми водночас не повинні забувати про підвищення якісного рівня робіт. При цьому питання якості слід розглядати у двох аспектах - якості внутрішньоархівних робіт і якості обслуговування користувачів.

Якість першого з них визначається, насамперед, кваліфікацією та досвідом архівістів, а також дієвістю контролю з боку керівників усіх рангів. Судячи з частки працівників пенсійного віку, яка становить за даними на 1 січня ц.р. майже чверть чисельності російських архівістів, чогось, а досвіду їм не позичати. Що ж до кваліфікації, то доводиться констатувати тенденцію, що зберігається, скорочення числа працівників архівів, які мають профільну освіту. На жаль, окрім поки що недостатньо конкурентоспроможної заробітної плати архівістів, це багато в чому обумовлено загальним падінням освітнього рівня населення країни взагалі та гуманітарної освіти зокрема.

Підвищення заробітної плати архівістів, що почалося на виконання указів Президента Російської Федерації, сподіваюся, дозволить більш розбірливо підходити до відбору кадрів, залучаючи дійсно перспективну та талановиту молодь. При цьому в жодному разі не можна забувати про необхідність перманентної та цілеспрямованої роботи щодо підвищення кваліфікації працівників архівів.

Враховуючи це, Росархів передбачає наступного року замовити розробку кількох інтерактивних навчальних курсів за найбільш затребуваними напрямами архівної діяльності, а також збільшити частку дистанційних форм навчання, що здійснюються ВЦВК ВНДІДАД, що має збільшити кількість учнів, насамперед із віддалених куточків нашої величезної країни.

Підвищення якості обслуговування зовнішніх користувачів Росархів пов'язує зі створенням на базі РГАНТД Довідково-інформаційного центру федеральних архівів, який покликаний забезпечити впровадження системного підходу до надання державної послуги з виконання запитів громадян, починаючи з особистого прийому заявника, визначення місця зберігання документів, що цікавлять його, та направлення запитів до профільні архіви, закінчуючи отриманням заявником відповіді ( слайд 4), і навіть із впровадженням нових «Правил роботи користувачів у читальних залах державних та муніципальних архівів Російської Федерації».

У цілому ж заходи, спрямовані на підвищення продуктивності праці та якості робіт, тією чи іншою мірою знайшли своє відображення та конкретизацію у розроблених федеральними архівами планах підвищення ефективності їхньої діяльності на 2013-2018 роки.

Аналогічні заходи очікують і на одну з двох підвідомчих Росархіву бюджетних установ, а саме на ВНІІДАД, щодо якого також розроблено проект «дорожньої карти», спрямованої на підвищення ефективності науки у сфері архівної справи. Очікуваними результатами успішної реалізації цієї «дорожньої карти» мають стати:

підвищення якості та результативності теоретичних та прикладних наукових досліджень, затребуваних суспільством та відповідальних пріоритетним напрямам розвитку вітчизняної архівної справи;

забезпечення впровадження інноваційних технологій в архівну справу у руслі загальносвітових тенденцій;

розвиток кадрового потенціалу галузевої науки;

підвищення заробітної плати науковців.

Важлива складова підвищення ефективності будь-якої організації, чи державна установа чи приватна кампанія - зниження витрат за її зміст. Тут для нас найбільш актуальними є два напрямки – реалізація програм енергозбереження та організація при закупівлях для державних потреб прозорих та ефективних з погляду результативності витрачання бюджетних коштів конкурсів.

Розпочата в 2011 р. у федеральних архівах програма енергозбереження та підвищення енергетичної ефективності передбачає встановлення сучасних пластикових вікон та дверей, заміну неефективних джерел світла на енергозберігаючі лампочки, модернізацію застарілих систем теплопостачання та кондиціонування повітря, перехід від використання в котельних. температури теплоносія у системі опалення у неробочий час. Її реалізація дозволила вже 2012 р. заощадити близько 10 млн. руб. бюджетних коштів, виділених із метою. Це, на наш погляд, непоганий результат, тим більше, що його досягнуто за щорічного зростання тарифів на комунальні послуги та політики Мінфіну щодо заморожування виділення додаткових коштів на ці цілі.

В результаті проведених минулого року Росархівом та підвідомчими йому установами майже 200-х конкурсних торгів отримано економію коштів федерального бюджету в обсязі близько 41 млн. руб., яка була спрямована на реалізацію низки додаткових робіт та заходів . Вже цього року за підсумками конкурсу на оцифрування документів та описів для державних архівів суб'єктів Російської Федерації на загальну суму 14 млн. рублів було отримано 10-відсоткову економію бюджетних коштів, що дозволило провести додатково аналогічну роботу ще в одному регіоні країни.

У цьому вважаю неправильним, що у деяких архівах, користуючись встановленим законодавцем правом безконкурсного укладання держконтрактів у сумі до 400 тис. рублів, почали забувати про дбайливе витрачання коштів. Про конкурсні процедури забувати не слід.

Сподіватимемося, що Федеральний закон № 44 «Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб», що набирає чинності з січня 2014 р., містить положення, спрямовані на забезпечення максимальної прозорості процесів закупівлі та посилення громадського контролю за ними, дозволить досягти більш вагомих результатів під час проведення закупівельної діяльності.

Говорячи про бюджетні витрати на утримання архівів, не можна не сказати ще про одну можливість їхнього суттєвого скорочення, але вже в державному масштабі. Я маю на увазі оптимізацію складу та обсягів документів, що зберігаються в державних та муніципальних архівах, по особовому складу. на слайді 5добре видно, що починаючи з 2001 року прийом документів по особовому складу до державних та муніципальних архівів перевищив прийом справ постійного терміну зберігання, після чого жодного разу не опускався нижче за «постоянку», становлячи в середньому близько 3,0 млн. одиниць зберігання на рік.

В результаті, за даними паспортизації, станом на 1 січня 2013 р. у російських архівах, без урахування відомчих, перебуває вже понад 65 млн. таких справ. З них приблизно 17 млн. створено після запровадження реєстрації громадян як застрахованих осіб. Звісно, ​​бюджети всіх рівнів несуть з їхньої утримання - зберігання, облік, комплектування і використання - багатомільйонні витрати.

Наскільки вони виправдані під час переходу на персоніфікований облік, який після реформи пенсійного законодавства ведеться Пенсійним фондом Російської Федерації? Очевидно, що коли сьогодні розрахунок пенсії провадиться самим Пенсійним фондом за власними електронними базами даних та документами його відомчих архівів, потреба зберігати в інших архівах дублетні паперові документи про заробітки громадян відсутня. Зрозуміло, що за той час, коли персоніфікованого обліку ще не було, особові рахунки нам все одно доведеться зберігати.

Для вирішення питання Росархів підготував відповідний законопроект про внесення змін до Федерального закону «Про архівну справу в Російській Федерації», який, не без труднощів, але все ж таки вдалося погодити з Мінпрацею та ПФР Росії. У чому його суть? Оскільки з метою реалізації Федерального закону від 01.04.1996 № 27-ФЗ «Про індивідуальному персоніфікованому обліку у системі обов'язкового пенсійного страхування» в ПФР Росії створено і ведеться інформаційна база кожного працюючого громадянина, постійно поповнюється відомостями про його трудової діяльності, тобто. створено всі необхідні умови для призначення йому в майбутньому трудової пенсії за старістю, остільки, на нашу думку, можна піти на різке скорочення терміну зберігання документів за особовим складом, створених після реєстрації громадянина як застрахована особа. Після звільнення працівника для таких документів в організаціях, незалежно від форм власності, пропонується встановити 15-річний термін зберігання, за винятком документів з особового складу працівників, які працювали на важких роботах, із шкідливими, небезпечними та іншими особливими умовами їхньої праці (термін зберігання цих документів) залишиться 75 років). У організаціях, які у ролі джерел комплектування державних і муніципальних архівів, для документів з особового складу встановлюється також 15 річний термін зберігання, з наступним проведенням експертизи цінності цих документів. Зрозуміло, під час проведення такої експертизи потрібна певна обережність, щоб, як кажуть, разом із водою не вихлюпнути і дитину. Але все ж таки вигоди більш ніж очевидні, адже крім прямої економії фінансових коштів за нашими розрахунками щорічно в державних та муніципальних архівах можуть звільнятися приблизно близько 2 тис. м2. площ сховищ, що дозволить приймати зберігання до 900 тис. справ постійного терміну зберігання. Так що гра коштує свічок.

Якщо мова зайшла про правові сюжети, дозвольте зупинитися ще на двох важливих моментах.

Під час реєстрації всім вручили довгоочікуваний проект нових Правил роботи архівів організацій (тобто відомчих архівів). Звісно, ​​проект – не ідеал. Працюючи над ним ми виходили з необхідності спрощення низки напрямів роботи відомчих архівів, і навіть запровадження норм, що з появою електронних документів. Тому нам дуже хотілося б отримати від вас зауваження та пропозиції щодо його вдосконалення для того, щоб відповідно до законодавства оперативно можна було розмістити проект цього нормативного правового акта в мережі Інтернет для громадської експертизи.

Друге - доля нашого законопроекту про наділення суб'єктів Російської Федерації повноваженнями щодо зберігання архівних документів територіальних органів федеральних органів виконавчої влади та федеральних організацій з відповідним виділенням субвенцій із федерального бюджету. З жалем, але змушений чесно констатувати, що час, коли такий закон можна було б, як то кажуть, «протягнути», втрачено – це треба було робити на початку 2000-х років, у так звані «огрядні» роки. Сьогодні ж, коли очікується чергова хвиля світової фінансової кризи, а вітчизняна економіка пробуксовує, розраховувати на її ухвалення нереально. До того ж Мінфін, не справляючись з адмініструванням великої кількості різних субсидій та субвенцій з федерального бюджету бюджетам інших рівнів, ухвалив рішення про консолідацію всіх видів трансферів у єдиний для кожного регіону «котел», у якому архівні гроші через їхню малу кількість безповоротно розчиняться. У цій ситуації боротьба за просування законопроекту втрачає сенс. Це гірка, але правда, яку, сподіваюся, ви зрозумієте і прийміть. Ми шукатимемо інші варіанти вирішення проблеми документів терорганів.

З урахуванням викладеного особливу актуальність набуває проблема залучення коштів із позабюджетних джерел. З перетворенням більшості державних архівів у казенні установи та зарахуванням зароблюваних ними від платних робіт та послуг коштів у доход бюджетів стимул до такого роду діяльності у деяких явно скоротився. Однак не варто забувати, що на федеральному рівні, а також у низці суб'єктів питання про компенсацію зароблених архівами коштів вирішено позитивно. Так що вагомих причин для скорочення, і тим більше припинення практики надання платних послугНЕ мається. Крім того, через об'єктивні причини перед нами гостро постає проблема збереження за державними архівами провідних позицій на ринку архівних послуг.

У обстановці уповільнення економічного зростання дедалі більше різних організацій, найчастіше досить далеких від архівного відносини, прагнуть відібрати собі частина «ринкового пирога». З цим ми вже зіткнулися цього року під час проведення закупівель послуг зі страхового копіювання особливо цінних кінодокументів та виконання науково-дослідних робіт. У майбутньому ситуація може посилитися у зв'язку з тим, що у Бюджетному посланні Президента на 2014-2016 роки ставиться завдання зняття бар'єрів та обмежень, що перешкоджають доступу недержавних організацій до надання державних (муніципальних) послуг, у тому числі залучення їх на конкурсній основі до виконання державних завдань. А це означає, що на ринку архівних послуг, на якому традиційно домінували державні архіви, можуть з'явитися сильні гравці-конкуренти, перемогти яких можна буде лише запропонувавши споживачеві комплексніші та якісніші послуги.

В умовах, що склалися поряд з продовженням надання традиційних архівних робіт і послуг, а саме виконанням тематичних запитів, копіюванням і впорядкуванням (причому, звертаю на це вашу особливу увагу, - за цінами, що регулярно індексуються в залежності від темпів інфляції), необхідна ще й їх диверсифікація за рахунок використання інноваційних рішень.

На наш погляд, одним із таких може стати проект створення загальноросійського інтернет-сайту генеалогічного характеру, доступ до інформаційних ресурсів якого має здійснюватися на платній (оплатній) основі. Про що йде мова? Нещодавно в рамках федеральної цільової програми Росархів розпочав сканування ревізських казок перших 3-х переписів населення та ландратських книг, що зберігаються у РДАДА. У загальному обсязі це понад 5 тис. справ та близько 5 мільйонів листів ( слайд 6). Як ви можете судити за слайдом, роботи йдуть швидкими темпами, що дає підстави сподіватися на завершення процесу оцифрування вже до середини 2014 р. Після цього планується розміщення оцифрованих образів в Інтернеті, але, як я вже сказав, не у вільному доступі, а за певну плату, розмір якої ще належить визначити. Так, щоб з одного боку, за низької в цілому платоспроможності нашого населення це було для нього не в тягар, а з іншого - було помітною підтримкою архівів та бюджету.

Якщо до оцифрованих документів РДАДА приєднати оцифровані матеріали наступних ревізій та метричні книги з регіональних державних архівів (а така робота, як ми знаємо, досить інтенсивно на місцях уже ведеться), то міг би вийти солідний електронний ресурс генеалогічного характеру, затребуваний на інформаційному ринку. Електронні платежі, що перераховуються споживачами при його використанні, повинні розподілятися пропорційно до кількості переглянутих образів документів того чи іншого архіву. Реалізація такого проекту з розміщенням його в глобальному інформаційному просторі дозволить, на нашу думку, активізувати приплив коштів від громадян, у тому числі від розсіяної по всьому світу російської діаспори.

Іншою стороною проблеми підвищення доходів є організація суворого і чіткого адміністрування фінансових коштів, що отримуються від партнерів, з тим, щоб вони своєчасно потрапляли на рахунки архівів, а не плутали в банківських потоках.

Такі загалом основні напрями підвищення ефективності діяльності архівів, які, зрозуміло, ними не вичерпуються і можуть доповнюватись та конкретизуватися у кожному суб'єкті Російської Федерації з урахуванням місцевої специфіки.

На закінчення хотів би сказати таке. Хоча ще не всі архівісти відчули покращення свого матеріального становища, це ні в якому разі не дає нам права упустити реальний шанс підняти вітчизняну архівну справу на більш високий рівень. На це нас націлюють Президент та Уряд. Це є нагальною потребою суспільства. Це, зрештою, та стратегічна мета, яку ми продекларували у Концепції розвитку архівної справи на період до 2020 р. на минулому засіданні нашої Ради та досягти якої є справа честі для нас, як керівників архівної справи.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

• Вступ
• 1. Історія інформатизації архівної справи у Росії
• 2. Організація інформатизації архівної справи в сучасній Росії
• 2.1 Цілі та принципи інформатизації архівної справи в РФ
• 2.2 Електронний документообіг та особливості його застосування
• 2.3 Застосування баз даних у архівній справі
• 3. Архівні технології на етапі
• 3.1 Інформаційна безпека архівів та архівних фондів
• 3.2 Програмне забезпечення з основних видів діяльності архівних установ
• Висновок
• Список використаних джерел та літератури

Вступ

Досягнення останніх років у обчислювальній техніці, великий ринок порівняно недорогих комп'ютерівдозволили успішно використовувати персональний комп'ютер у архівному документообігу. Сьогодні загалом розвиток країни не обходиться без комп'ютера.

Раніше робота з документами вимагала часу та великих трудовитрат у зв'язку з необхідністю передрукувати вручну весь документ навіть при внесенні незначних змін. Величезні стелажі паперових архівів та «десять тисяч курей» визначали «обличчя» солідної організації.

Комп'ютером викликано фундаментальні зміни в архівному документообігу. Комп'ютерні програми допомагають працювати з текстом, таблицями, графіками, малюнками, дозволяють створювати електронні архіви документів, забезпечують рух документів усередині та поза організацією, їх реєстрацію та контроль.

Актуальність роботи полягає в тому, що саме зараз необхідно розробити цю концепцію з метою оптимізувати організацію робіт з інформатизації в архівних установах усіх рівнів та інтенсифікувати ці роботи.

Метою курсової роботиє вивчення застосування інформаційних технологій у архівній справі.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити низку завдань:

вивчити етапи становлення архівної справи до;

Вивчити історію інформатизації архівної справи РФ

Визначити цілі та принципи інформатизації архівної справи;

Проаналізувати значення та сутність електронних баз даних документів;

Пояснити значення електронного документообігу та його особливостей застосування у архіві;

Проаналізувати засади інформаційної безпеки документів архівного фонду;

Викласти сутність та завдання основних державних комп'ютерних програм у сфері архівознавства.

Об'єкт курсового дослідження – створення інформаційно-пошукових баз даних, електронних копій архівних документів з можливістю віддаленого доступу до них через телекомунікаційні мережі та системи

Предметом курсового дослідження служить формування автоматизованих облікових та науково-довідкових документів міжархівного та загальногалузевого рівня

1. Історія інформатизації архівної справи у Росії

інформаційна технологія архівна справа

В історії механізації та автоматизації архівної справи можна виділити кілька етапів:

1) період із кінця XIX століття до 1950-х років;

2) період із 1950-х до першої половини 1970-х років;

3) період другої половини 1970-х років – першої половини 1980-х років;

4) період другої половини 1980-х – 1990-х років.

Історія механізації та автоматизації тісно пов'язана з історією еволюції обчислювальної технікита носіїв інформації. Разом з тим для кожного етапу характерне своє трактування ролі автоматизованих технологій у розвитку архівної справи в країні.

На першому етапі механізація стосувалася переважно відомчих архівів. Застосування засобів «малої механізації» було епізодичним та обмежувалося використанням матричних носіїв інформації (ручних перфокартотек, перфострічок, кодексів) та лічильно-перфораційних пристроїв для вирішення конкретних завдань у галузі обліку населення (перепису населення), планування, звітності на виробництві тощо.

Другий етап автоматизації архівної справи був пов'язаний не так з розвитком технічного та програмного забезпечення, що застосовується в архівах, скільки з бурхливим розвитком інформатики в нашій країні та її впливом на історичну науку та архівознавство. Про архівну справу в Російській Федерації [Електронний ресурс]: / Федеральний законвід 22.10.04 р. №125-ФЗ (з ізм. від 11.02.13 р.) // - 2014.

Основним підсумком цього етапу стало формулювання теоретичних основ створення інформаційних систем, класифікації документної інформації в архівах, хоча практично автоматизація ще не справила значного впливу на розвиток архівної справи. Однак саме на базі міждисциплінарних досліджень 1960-х років, що зблизили архівознавство та теорію інформації, отримав розвиток «інформаційний підхід в архівознавстві», представлений працями Р.М. Єфименко, К.І. Рудельсон та ін. Це багато в чому визначило сучасні уявлення про теорію класифікації та фондування, науково-довідковий апарат.

Третій етап був часом накопичення емпіричного досвіду у галузі створення локальних та міжархівних автоматизованих інформаційно-пошукових систем – АІПС. Зростання сфер застосування автоматизованих систем в архівній справі пов'язане, перш за все, з еволюцією носіїв інформації (мікроплівки, карти, диски, бланки та ін.) та технічного забезпечення (електронно-перфораційні машини, ЕС ЕОМ), а також з появою спеціальних пакетів прикладних програм для АІПС. Значний вплив на автоматизацію архівної справи в цей період зробив також процес створення автоматизованих систем управління (АСУ) у всіх галузях господарства. Результатом цього процесу став той факт, що до початку 1980-х років перед архівами вперше постало питання про відбір на державне зберігання машиночитаних документів, що відклалися у діяльності галузевих державних обчислювальних центрів (ГВЦ) Архіви Росії» [Електронний ресурс]: - URL: http: //www.rusarchives.ru/index.shtml/. – 01.03.2014. . Четвертий етап пов'язані з початком стихійної комп'ютеризації спочатку московських, та був місцевих державних архівів. Лідерами цього процесу були НДЦ ТД СРСР (РНДК КД), ВНДІДАД, ЦХІДК та інші архіви.

У 1990-ті роки в РФ законодавчими та нормативними актами було введено в дію понад 20 галузевих автоматизованих систем діловодства та документації, що створюють великі масиви машиночитаних (електронних) документів. Створення масивів електронних документів відбувається шляхом оцифрування джерел на традиційних носіях у державних архівах (з метою створення страхового фонду та фонду користування).

2. Організація інформатизації архівної справи в сучасній Росії

2.1 Цілі та принципи інформатизації архівної справи в РФ

Архівна справа - галузь діяльності товариства (держави), що охоплює політичні, правові та практичні аспекти зберігання та організації використання архівних документів.

Метою інформатизації архівної справи є:

Звільнення праці архівіста від рутинних операцій;

Підвищення точності та оперативності обліку документів в архіві;

Отримання зведених статистичних даних та здійснення статистичного аналізу документообігу установи, руху документів у відомчому архіві, аналізу ефективності та інтенсивності використання документів.

Підвищення виконавської дисципліни, швидкості та точності пошуку документної інформації при виконанні запитів з архівів Архіви Росії» [Електронний ресурс]: - URL: http://www.rusarchives.ru/index.shtml/. – 01.03.2014. .

об'єктам інформатизації роботи державного та муніципального архівів та архіву організації (відомчого) належать:

Комплектування, зберігання та пошук документів на електронних носіях, які створюються в установі (для відомчого архіву) або в установах-джерелах комплектування (для державного архіву);

Облік документів архіву та контроль за забезпеченням збереження документів;

Створення страхового фонду та фонду користування документами;

Контроль за діловодством та участь у впровадженні автоматизованої системи діловодства (для відомчого архіву);

Контроль за впровадженням автоматизованих систем діловодства та електронного документообігу в установах

В умовах загальної комп'ютеризації, формування державного та світового інформаційного простору інформатизації архівної справи набуває особливої ​​значущості.

Інформатизація архівної справи РФ базується на таких основних засадах:

Спадкоємність по відношенню до традиційно сформованій системі державного обліку та НСА до документів АФ РФ, контролю за забезпеченням безпеки та обліку використання документів;

внутрішньогалузева уніфікація методів опису, подання, передачі та обробки даних в електронній формі в рамках основних напрямів діяльності архівних установ;

Реалізація цих принципів має здійснюватись у певній послідовності, що забезпечує мінімізацію витрат ресурсів при отриманні найбільшого ефекту Вадацький А.О. Уряд обговорює питання безпеки та використання архівів / О.А. Вадацький // Вітчизняні архіви. – 2010. – № 1. – с. 45-46.

Облік фондоутворювачів, інформаційна підтримкавизначення складу документів, що підлягають зберіганню у держархівах;

2.2 Електронний документообіг та особливості його застосування

Для державних архівів ще в 1995 році Росархівом було розроблено концепцію інформатизації архівної справи Росії, на основі якої було створено «Програму інформатизації архівної справи в Російській Федерації». Відповідно до концепції передбачено створення автоматизованого науково-довідкового апарату, баз даних, які містять електронні копії документів.

Відповідно до концепції інформатизації архівної справи у державному архіві доцільно створення інтегрованої інтеграційної системи архіву, реалізованої на уніфікованому по галузі програмному забезпеченні Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М. За редакцією В.П. Козлова. Архізнавство. М.: ПрофОбрІздат, 2002.-272 с. .

Успішне функціонування інформаційно-пошукової системи багато в чому залежить від правильної організації в архіві.

Розробка та її використання здійснюється у кілька етапів:

Вивчення діловодства та документообігу організацій відомства або напряму роботи архіву, що підлягає комп'ютеризації;

Розробка технічного завдання. На цьому етапі пріоритетне значення має досконале знання проектувальниками правил та норм вітчизняного діловодства та архівної справи, а також знання основ технології баз даних;

Постановка завдання та технічного завдання має бути складена фахівцями служби ДОП та архіву, а також службами інформаційного забезпечення спільно. Технічне завданняна впровадження автоматизованої системи архіву, формат поданих даних узгоджується з Росархівом;

Пошук відповідного завдання програмного продукту і фірми - системного інтегратора. Тут мають значення як витрати на програмне забезпечення і техніку, а й надійність обраного вами докладання, солідність фірми;

Створення, встановлення та адаптацію програми здійснюється програмістом або фірмою - системним інтегратором - на основі технічного завдання;

Сертифікація та реєстрація програмного продукту;

Підтримка та обслуговування системи.

Архівіст може виступати в ролі розробника програм та експерта програмного продукту, він повинен бути здатний оцінити переваги та недоліки програми з погляду архівних технологій, внести пропозиції щодо її вдосконалення.

В умовах бурхливого розвитку комп'ютерних технологій відбувається перехід аналогової техніки минулого до електронної цифрової техніки майбутнього. Разом з тим, незважаючи на швидке збільшення частки цифрових документів у загальному обсязі документації, значна кількість архівів ще не приймає сьогодні електронні документи на постійне зберігання.

В даний час в економічно розвинених країнах та в Росії багато служб, банківські та фінансові установи приймають первинну інформацію тільки на магнітних носіях Афанасьєва Л.П. Інформатизація архівної справи: організація та управління// Секретарська справа.-2004.-№ 3.-С: 89-98. Електронні документи стали дійсністю. Вони набувають все більшого значення в інформаційному забезпеченні суспільства і згодом стануть основними джерелами інформації при вирішенні багатьох практичних і наукових завдань. - З числовими файлами даних. 1987 року в доповіді Національного архіву США про вплив комп'ютерних системна практику діловодства зазначалося, що «через кілька років велика кількість записів зберігатиметься лише в електронній формі».

Включення архівістів до груп розробників нових інформаційних систем - одна з характерних рис третього, сучасного етапу розвитку архівів електронної документації на Заході. На Заході сучасний рівень комп'ютеризації традиційних архівів дозволяє приймати на зберігання документи на оптичних дисках. У умовах роль існуючих архівів машиночитаемых даних може звестися до передавальної ланці між організаціями і архівами.

Удосконалення методики експертизи цінності електронних документів – найбільш очевидний результат досліджень та дискусій архівістів різних країн. Проте він лише побічно пов'язані з розвитком інформаційних технологій Березіна Н.М., [Текст] Підручник: «Сучасне діловодство» Березіна Н.М., Лисенко Л.М., Воронцова Є.П. 3-тє видання-СПБ. 2007., 122стор. . Без участі архівістів у створенні електронних систем діловодства не можна обійтися, навіть якби перестали з'являтися нові комп'ютерна техніка і програмні продукти.

З початку 90-х популярність набула концепція розподілених електронних архівів. Суть її у тому, щоб документи зберігалися у тих організаціях, які створили.

Для того щоб організувати надійне та постійне зберігання електронних документів, архів повинен або перетворитися на музей застарілої техніки та програмних засобів, або перевести документи на нові комп'ютерні системи.

Створення музеїв застарілих апаратних та програмних засобів періодично обговорюється архівістами, але зазвичай відкладається як надто дорогий проект, оскільки вимагає не лише придбання та підтримання у робочому стані різноманітної техніки та комп'ютерних програм, а й утримання штату унікальних спеціалістів-техніків.

Незалежно від моделі організації електронних архівів реалії сучасного комп'ютерного світу змінюють уявлення про їхнє допоміжне значення в адміністративно-управлінській практиці. Архіви перестають бути просто фізичним місцем зосередження інформації. Вони накопичують досвід адміністративних, фінансових та юридичних умов зберігання та використання інформації, втручаються у розробку комп'ютерних систем та стандартів електронних даних.

2.3 Застосування баз даних у архівній справі

В архівній справі переважно застосовується технологія баз даних, а також інші інформаційні технології (оцифрування документів, мережеві технології тощо).

Усі бази даних, створювані в архіві, умовно поділяються на облікові та інформаційно-пошукові. Ці дві категорії баз даних відрізняються структурою, методикою створення, застосовуваним програмним забезпеченням.

Облікові бази даних-служать для обробки статистичних масивів - обліку документів та справ в архіві, обліку використання, контролю за забезпечення безпеки тощо Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М. Архівознавство [Текст]: підручник для поч. проф. освіти: навч. посібник для сред. проф. освіти/Є.В. Алексєєва, Л.П. Афанасьєва, Є.М. Бурова; За ред. В.П. Козлова. - 3-тє вид., Дод. – М.: Видавничий центр «Академія», 2010 –272 с. . Вони призначені визначення кількості документів в одиницях обліку (одиниця зберігання) і забезпечення збереження документів під час видачі їх у тимчасове користування структурні підрозділи. Облікові бази даних можуть створюватися за функціональним чи інтеграційним (багатофункціональним) принципом.

Інформаційно-пошукові бази даних-ця категорія бази даних служить для створення та ведення таких архівних довідників, як архівні описи, зведені номенклатури справ, каталоги, картотеки, а також для вдосконалення процесів інформаційного пошуку в архіві Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П. ., Бурова Є.М. Архівознавство [Текст]:/Є.В. Алексєєва, Л.П. Афанасьєва, Є.М. Бурова. – М.,2010. - З 111. . Створення автоматизованої інформаційно-пошукової системи архіву є найскладнішим завданням.

Вони бувають трьох типів:

Використання як пошукова база даних інформаційного масиву, створеного у діловодстві (на основі електронної контрольно-реєстраційної картотеки);

створення єдиної інтегрованої інформаційно-пошукової бази даних для всіх систем документації у діловодстві та архіві установи;

Створення окремої інформаційної бази (систем) у діловодстві чи архіві організації.

При створенні окремої інформаційної системи у відомчому архіві установи вся робота з введення даних виконується архівістами. Тому Росархів рекомендує автоматизований довідковий апарат відомчого архіву формувати на основі інформаційно-пошукової системи, що створюється в поточному діловодстві організації і насамперед таких її елементів, як електронні довідкові картотеки, номенклатури справ, класифікатори та ін. Однак є одна істотна перешкода, яка заважає використанню роботу архіву електронної діловодної картотеки.

Справа в тому, що основним класифікатором даних у діловодств є номенклатура справ організації, яка перестверджується щороку. Це змушує архівістів зберігати масив даних щороку.

Для ефективного ведення та використання баз даних, організації розподілених баз даних, обміну файлами та повідомленнями колективної підготовки документів тощо. в архіві встановлюється локальна обчислювальна мережа (ЛВС). Підтримку працездатності ПЗ ЛВС, сумісності з ним додатків та баз даних, ведення парольного доступу здійснює адміністратор мережі, як правило, працівник структурного підрозділу, на який покладено організацію застосування інформаційних технологій в архіві.

Доступ працівників архіву до бази даних організується відповідно до їх обов'язків та повноважень. Доступ регулюється системою парольного захисту комп'ютерів та інформаційних масивів.

Парольний захист баз даних забезпечує доступ, як правило, на трьох рівнях у режимах «користувача», «редактора» та «адміністратора». Пароль доступу нижнього рівня («користувач») дозволяє пошук та перегляд інформації, отримання окремих звітів (вихідних форм).

У цьому режимі функції введення та редагування даних, додавання та видалення записів недоступні Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М. За редакцією В.П. Козлова. Архізнавство. М.: ПрофОбрІздат, 2002.-272 с. . Пароль доступу рівня «редактора» допускає під час роботи з базами даних введення та редагування інформації, а також пошук, перегляд та виведення звітів. Робота як «адміністратора» дозволяє зміна паролів доступу всіх трьох рівнів, видалення інформації з бази даних, злиття фрагментів баз даних, створених автономно, ведення службових інформаційних файлів (рубрикаторів та інших.).

Доступ користувачів до бази даних за складом та змістом документів архіву здійснюється з терміналів, забезпечених відповідною парольним захистом, розташовані, як правило, в читальному залі архіву. Бази даних, створені архівом, підлягають державної реєстрації речових у встановленому порядке.

У Центрі інформаційних технологій Федеральної архівної служби ведуться роботи зі створення типового ПЗ «Установи - джерела комплектування всім архівів».

У низці архівів впроваджуються бази даних, дозволяють непросто вести облік документів у організаціях - джерелах комплектування, а й створювати паспорт архіву організації у автоматизованому режимі.

База даних «Паспорт відомчого архіву» застосовується у Головархіві м. Москви; у Державному архіві Амурської та Тульської областей.

Таким чином, на підставі викладеного можна зробити висновки про те, що інформатизація архівної справи має головною метою розвиток раціональної системи формування, забезпечення безпеки, всебічного використання Архівного фонду Росії і захист його інформаційних ресурсів.

Серед основних завдань ГАС Російської Федерації найважливішим є забезпечення права громадян на інформацію, надання їм широкого доступу до інформаційних ресурсів, що перебувають у державних архівах та центрах зберігання документації (ЦХД).

В даний час їх використання утруднене як через віддаленість багатьох архівів, так і внаслідок недостатньо високого рівнянаукового опису архівних матеріалів та їх тематичної розробки Голіков О.Г. Архівознавство вітчизняної історії. [Текст]: навчальний посібник для студентів середньої спеціальної освіти/О.Г. Голіков. - 3-тє вид., Стер. – К.: Академія, 2012. –203с. . Створення інформаційно-пошукових баз даних (БД), електронних копій архівних документів із можливістю віддаленого доступу через телекомунікаційні мережі та системи дозволять розширити доступ до архівної інформації.

Внутрішньоархівні бази даних облікового характеру підвищать точність відомостей та оперативність інформування про обсяги та стан архівних документів, послужать основою створення автоматизованих фондових каталогів, різних покажчиків, списків установ-джерел комплектування тощо, зокрема міжархівного та загальногалузевого рівня.

Створення автоматизованого науково-довідкового апарату, баз даних, що містять електронні копії документів, розвиток телекомунікаційних систем покращить забезпечення користувачів архівною інформацією, дозволить оперативніше вирішувати питання інформаційного обміну між архівними установами, сприятиме зміцненню взаємодії архівних установ з федеральними та регіональними органами державної влади.

Використання загальноросійських і міжнародних стандартів при автоматизації відкриває російським архівам дорогу для інтеграції в загальноросійське, що складається. інформаційний простірдля інтенсифікації міжнародного співробітництва.

3. Архівні технології на етапі

3.1 Інформаційна безпека архівів та архівних фондів

В даний час архівна інформація стає самостійним фактором соціального та економічного розвитку суспільства. Зростає її роль у прийнятті рішень у галузі політики та соціальної сфери, у зв'язку з тим, що володіння необхідною інформацієюзабезпечує здобуття політичних та економічних переваг Вадацький А.О. Уряд обговорює питання безпеки та використання архівів / О.А. Вадацький // Вітчизняні архіви. – 2010. – № 1. – с. 45-46. Велика частина інформації, що виникає в сучасному суспільстві, зосереджується в архівах, утворюючи соціальний інформаційний потенціал.

За такого колосального інформаційного потенціалу ретроспективної інформації традиційні методи поширення інформації втрачають свою ефективність.

Кардинальне вирішення проблеми полягає у застосуванні сучасних інформаційних технологій.

Сучасна інформатика багато в чому визначає інформаційну діяльністьархівів, що є частиною громадського виробництва, пов'язану з підготовкою інформаційних продуктів та послуг, спрямованих на задоволення громадян у ретроспективній інформації.

Нові інформаційні технології приносять до архівів та нових проблем. Насамперед це проблеми пов'язані з питаннями захисту архівної інформації від несанкціонованого доступу та несанкціонованого її поширення.

Інформація про документи, що зосереджуються в архівах, заноситься до баз даних і завдяки сучасним розробкам цифрові копії архівних документів формують електронні архіви.

Розглянемо деякі аспекти пов'язані, з несанкціонованим доступом та несанкціонованим поширенням архівної інформації та копій архівних документів.

На початку 80-х років одночасно з теоретичним та методичним осмисленням проблеми вдосконалення НСА розпочинається активна робота з впровадження автоматизованих методів пошуку документальної інформації у практику роботи архівів. На ВЦ РНГАНТД (НІЦТД) на основі ЄС ЕОМ вводиться в промислову експлуатацію АІПС із трьома базами даних. В даний час практично кожен архів, оснащений персональними комп'ютерами, має бази даних. Описи документів у базі даних можуть бути відібрані та відсортовані за різними критеріями (наприклад, за хронологією), що може надати результатам нової якості.

Сучасні засоби обчислювальної техніки дозволяють швидко і без особливих зусиль створити копії баз даних Тельчаров А.Д. Архізнавство. Конспект лекцій.-М., 2005. Наприклад, зовнішній пристрій Iomega ZIP підключається в слот принтера і ZIP-дискети ємністю 300 Мбайт розміром 10 см на 10 см записати базу даних до одного млн. записів.

Сучасні інформаційні технології дозволяють перейти від описів документів до їх цифрових копій та створення електронних архівів. На один диск CD-R можна записати від 200 до 1000 фотографій залежно від кольору та розміру. Щоб зробити цифрову копію документа "пірату", необхідно на невеликий проміжок часу отримати документ з архівосховища. Таким чином, у «пірата» буде зібрано колекцію цифрових копій архівних документів.

Таким чином, проблема несанкціонованого доступу до комп'ютерів архівів набуває актуальності і необхідно вже зараз виробляти шляхи та способи її вирішення.

Способи захисту від несанкціонованого доступу та копіювання архівних документів та архівної інформації:

Організаційні заходи - суворе обмеження доступу персоналу до комп'ютерів із базами даних архівної інформації у архівах. Наприклад, архівні бази даних податкового управління США з даними про доходи громадян охороняються суворіше золотого запасу США в Форті Нокс.

Не допускати пронесення до архіву таких пристроїв як ручні сканери, ZIP-пристрої тощо. Опечатувати системні блоки ПК і ставити спеціальні замикаючі пристрої для запобігання знімання жорстких дисків з інформацією.

Застосовувати систему паролів для входу в ПК, базу даних або електронний архів.

Використовувати спеціальні програмно-технічні засоби захисту від несанкціонованого доступу.

Одним із найнадійніших способів боротьби з нелегальним копіюванням є використання електронних ключів. Електронний ключ - компактний пристрій, який встановлюється на порти чи деякі шини комп'ютера і є прозорими для периферійних пристроїв комп'ютера, тобто. не заважають його роботі Артем'єва С.І., Іванцова Н.Ф. Архівознавство [Текст]: / Артем'єва С.І., Іванцова Н.Ф. – Бійськ, 2011. – 400 с. . Багато електронних ключів дозволяють здійснювати їх каскадування (тобто приєднувати кілька таких пристроїв один до одного, утворюючи ланцюжок ключів).

Однією з перспективних систем захисту даних є система SecretDisk95. Захищені дані зберігаються на секретному логічному диску комп'ютера в закодованому вигляді. У разі коректного (санкціонованого доступу) «з'являється» новий диск, При записі на який дані кодуються, а при читанні з нього - декодуються. Спеціальні програмні засоби дозволяють змінювати розміри секретних логічних дисків, змінювати паролі та настроювати систему захисту. Користувач може застосовувати режим кодування інформації та дискет.

На даний момент дуже динамічно розвивається система захисту даних та заборони несанкціонованого доступу на основі використання мікропроцесорних смарт-карт. У 1997 р. було розроблено спеціальний стандарт, специфікація якого дозволяє інтегрувати смарт-карт технології до персональних комп'ютерів. Пристрої для читання смарт-карток стають стандартними пристроями для забезпечення доступу до комп'ютера. Фірма SiemensNixdorf, наприклад, встановлює ці пристрої на сервери, робочі станції, настільні комп'ютери та ноутбуки власного виробництва. Наявність смарт-карти постійно перевіряється спеціальною програмою та за її відсутності система блокується. Смарт-карту можна використовувати і як електронну перепустку до приміщень, де встановлені комп'ютери.

Як показує аналіз, основне завдання захисних систем полягає не в абсолютній неприступності, а в неможливості за розумний термін для зломщиків відкрити захищені файли. Зрозуміло, що при хорошій постановці справи та необмеженому фінансуванні інформацію можна вважати дистанційно з випромінювання монітора або коливання віконного скла, або використовуючи вульгарний підкуп, але використовуючи засоби захисту від несанкціонованого доступу можна зробити рентабельність злому якомога нижчою.

Проблеми безпеки, пов'язані з виходом в Інтернет в даний час для архівів не є настільки актуальними, оскільки припускають підключення комп'ютерів або локальних мережз архівними даними безпосередньо до виходів у мережу Інтернет Березіна Н.М., [Текст] Підручник: «Сучасне діловодство» Березіна Н.М., Лисенко Л.М., Воронцова Є.П. 3-тє видання-СПБ. 2007., 122стор. . Однак, слід зазначити, що й у цьому випадку існують апаратно-програмні засоби для захисту від несанкціонованого доступу та несанкціонованого копіювання інформації.

Зростання інформаційного потенціалу архівної інформації в електронному виглядівисуває проблему захисту архівної інформації, що накопичується у базах даних та електронних архівах. Для її вирішення необхідно створити робочу групудля вироблення відповідних рішень та рекомендацій щодо захисту від несанкціонованого доступу та копіювання архівної інформації у базах даних та електронних архівах.

3.2 Програмне забезпечення з основних видів діяльності архівних установ

В умовах широкого впровадження автоматизованих технологій та систем у практику роботи архівних установ визначального значення набуває типізація методів та проектних рішень при розробці їх технічного, алгоритмічного, програмного, інформаційного та організаційного забезпечення ГОСТ Р. 51141-98 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення [Електронний ресурс]: / Державний стандарт, затверджений Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 № 28 // УПС "Гарант", URL: http://www.garant.ru., 2014. . При розробці таких систем з використанням типових модулів зменшуються загальні витрати, час розробки та впровадження, збільшується надійність програмного забезпечення за рахунок багаторазової перевірки, полегшується навчання та підвищення кваліфікації користувачів.

Застосування типових архівних технологій забезпечує сумісність Баз даних (далі - БД), створених різними архівними установами, можливість об'єднання їх у єдину архівну інформаційну мережу з горизонтальними зв'язками між архівними установами одного рівня та вертикальними зв'язками між архівними установами різних рівнів.

Створення регіональних автоматизованих фондових каталогів, централізованих архівних баз даних, таких як Центральний фондовий каталог, Державного реєстру культурної спадщини Росії (в частині унікальних документів АФ РФ), БД із зарубіжної архівної Росії, бази даних з архівної бібліографії та ін. неможливе без впровадження типових архівних технологій. Типові технології дозволять користувачеві з однаковою легкістю працювати у різних архівах, не витрачаючи часу на перенавчання.

Використання типових технологій забезпечить оперативний та надійний обмін інформацією між держархівами та органами управління архівною справою, що важливо для прийняття своєчасних та обґрунтованих управлінських рішень. Типові технологічні рішення, сумісні з регіональними і федеральними інформаційними системами, що розвиваються, дозволять швидко і якісно задовольняти запити органів законодавчої та виконавчої влади.

Єдині технологічні принципи, що враховують міжнародні стандарти, нададуть можливість для активної та повноправної участі російських архівів у міжнародних архівно-бібліотечних системах та мережах.

Інформаційна підтримка основних видів діяльності державних архівів та центрів документації здійснюється шляхом створення типового програмного забезпечення, його впровадження, практичного використання комплексу взаємопов'язаних баз даних. В оптимальному варіанті ці бази даних функціонують у локальній обчислювальній мережі (ЛВС) архівної установи як комплекс локальних або розподілених баз даних. ru., 2014. . Ядром цього комплексу є база даних, що містить відомості (на рівні фонду та опису) облікового характеру, щодо збереження архівних матеріалів, про склад та зміст документів.

До типового ПЗ для держархівів та центрів зберігання документації належить програмне забезпечення для БД по роботі з установами-джерелами комплектування, з обліку архівних документів та контролю за їх збереженням, з обліку використання документів архіву; для органів управління архівною справою – ПЗ для баз даних «Фондовий каталог», «Паспорт архіву». Всі перелічені бази даних пов'язані з ключовою базою даних або безпосередньо в процесі їх функціонування, або за характером та форматами загальної БД інформації.

Оптимальним варіантом для забезпечення єдиної політики в галузі інформатизації в загальногалузевому масштабі є розробка та тиражування по всіх архівах одного і того ж ПЗ для кожного із зазначених видів баз даних. Задля реалізації цього підходу нині немає важливих перешкод. Проведений аналіз матеріалів анкетування архівних установ, вивчення структур існуючих баз даних показав, що база даних подібної спрямованості мають у своїй основі подібні набори показників за однакового їх трактування ГОСТ Р. 51141-98 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення »[Електронний ресурс]: / Державний стандарт, затверджений Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 № 28 // УПС «Гарант», URL: http://www.garant.ru., 2014. . Переведення накопиченої інформації до нових баз даних є питанням технічно нескладним.

Найближчі перспективи інформатизації диктують як необхідність створення типового ПЗ для держархівів, а й взаємопов'язаних комплексів типового ПЗ для архівних установ різного рівня в ланцюжках «держархів - орган управління архівною справою суб'єкта Федерації - Росархів», «федеральний архів - Росархів».

Висновок

Історія механізації та автоматизації тісно пов'язана з історією еволюції обчислювальної техніки та носіїв інформації. На першому етапі механізація стосувалася переважно відомчих архівів. Застосування засобів «малої механізації» було епізодичним та обмежувалося використанням матричних носіїв інформації (ручних перфокартотек, перфострічок, кодексів) та лічильно-перфораційних пристроїв для вирішення конкретних завдань у галузі обліку населення (перепису населення), планування, звітності на виробництві тощо.

Другий етап автоматизації архівної справи був пов'язаний не так з розвитком технічного та програмного забезпечення, що застосовується в архівах, скільки з бурхливим розвитком інформатики в нашій країні та її впливом на історичну науку та архівознавство. Основним підсумком цього етапу стало формулювання теоретичних засад створення інформаційних систем, класифікації документної інформації в архівах.

Інформатизації архівної справи – це процес удосконалення технологій обробки архівних документів шляхом впровадження у архівну справу теоретичних та прикладних розробок інформації, а також використання у роботі архівів комп'ютерної техніки програмного забезпечення.

Відповідно до концепції інформатизації архівної справи у державному архіві доцільно створення інтегрованої інтеграційної системи архіву, реалізованої на уніфікованому галузі програмному забезпеченні.

Аналізуючи тему дослідження можна сказати, що у час архівна інформація стає самостійним чинником соціального та розвитку суспільства на архіві, обліку використання, контролю над забезпечення безпеки документів.

Список використаних джерел та літератури

1. Про архівну справу в Російській Федерації [Електронний ресурс]: / федеральний закон від 22.10.04 р. № 125-ФЗ (з ізм. Від 11.02.13 р.) // УПС «Гарант», URL: http:// www.garant.ru., 2014.

2. Про затвердження та впровадження «Основних правил роботи державних архівів Російської Федерації» [Електронний ресурс]: / Наказ Федеральної архівної служби Росії (Росархів) від 29.12.2001 № 101 (ред. Від 13.02.2002) // СПС «Гарант», URL: http://www.garant.ru., 2014.

3. ГОСТ Р. 51141-98 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення [Електронний ресурс]: / Державний стандарт, затверджений Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 №28 // УПС "Гарант", URL: http://www.garant.ru., 2014.

4. Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях та бібліотеках, організаціях Російської Академії Наук [Електронний ресурс]: затверджено наказом Міністра культури та масових комунікацій Російської Федерації від 18 січня 2007р. №19 / / УПС "Гарант", URL: http://www.garant.ru., 2014.

5. Основні правила роботи архівів організацій [Електронний ресурс]: // УПС "Гарант", URL: http://www.garant.ru., 2014.

6. Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М. Архівознавство [Текст]:/Є.В. Алексєєва, Л.П. Афанасьєва, Є.М. Бурова. – М.,2010. – 270 с.

7. Артем'єва С.І., Іванцова Н.Ф. Архівознавство [Текст]: / Артем'єва С.І., Іванцова Н.Ф. – Бійськ, 2011. – 400 с.

8. Гофейн Г.М., Шепелєв Л.Є. Архівознавство [Текст]: / Гофейн Г.М., Шепелєв Л.Є. – М., 2009. – 345 с.

9. Крайська З.В., Челліні Е.В. Архівознавство [Текст]: / Крайська З.В., Челліні Е.В. – М., 2006. – 280 с.

10. Іванова А.Л. Законодавство та нормативи щодо забезпечення збереження документів [Текст]: / Іванова А.Л. – М., 2013. – 220 с.

11. Тельчаров А.Д. Архізнавство. Конспект лекцій.-М., 2005

12. Алексєєва Є.В. Підручник для початкової – професійної освіти.-М., 2006.

13. Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М. За редакцією В.П. Козлова. Архізнавство. М.: ПрофОбрІздат, 2002.-272 с.

14. Афанасьєва Л.П. Інформаційні технології в архівах: комплектування та експертиза цінності документів // Архівна справа.- 2012.-№ 2.-С:89-90

15. Афанасьєва Л.П. Інформатизація архівної справи: організація та управління//Секретарська справа.-2004.-№ 3.-С:89-98

16. Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П., Бурова Є.М. Архівознавство [Текст]: підручник для поч. проф. освіти: навч. посібник для сред. проф. освіти/Є.В. Алексєєва, Л.П. Афанасьєва, Є.М. Бурова; За ред. В.П. Козлова. - 3-тє вид., Дод. – М.: Видавничий центр «Академія», 2010 –272 с.

17. Березіна Н.М., [Текст] Підручник: «Сучасне діловодство» Березіна Н.М., Лисенко Л.М., Воронцова Є.П. 3-тє видання-СПБ. 2007., 122стор.

18. Голіков А.Г. Архівознавство вітчизняної історії. [Текст]: навчальний посібник для студентів середньої спеціальної освіти/О.Г. Голіков. - 3-тє вид., Стер. – К.: Академія, 2012. –203с.

19. Вадацький А.О. Уряд обговорює питання безпеки та використання архівів / О.А. Вадацький // Вітчизняні архіви. – 2010. – № 1. – с. 45-46

20. Архіви Росії» [Електронний ресурс]: - URL: http://www.rusarchives.ru/index.shtml/. – 01.03.2014.

Розміщено на Allbest.ru

Подібні документи

Вивчення сутності Інтернету (сукупність мереж, які з'єднані один з одним та працюють з протоколами передачі даних) та його значення в архівній справі. Особливості міжнародних архівних організацій, архівних установ та федеральних архівів Росії.

доповідь, доданий 22.02.2010


Інформаційні технології, сутність та особливості застосування у будівництві. Аналіз діяльності інформаційних технологій, основні напрями вдосконалення застосування інформаційних технологій, безпека життєдіяльності ТОВ "Будівельник".

дипломна робота , доданий 26.09.2010


Історія розвитку ІТ-сфери, засоби інформатизації. Типова структура збереження даних. Рівень вивчення інформації. Області застосування інформаційних технологій в економіці. Універсальне програмне забезпечення Фінансово-економічні пакети програм.

навчальний посібник, доданий 09.04.2014


Кошти комп'ютерної, комунікаційної та організаційної техніки як технічна основа забезпечення інформаційних технологій. Основні системи класифікації комп'ютерів. Програмне забезпечення інформаційних технологій у маркетингу та економіці.

лекція, доданий 01.04.2012


Визначення IT технологій та штучного інтелекту. Особливості інформаційних процесів згідно із законодавством РФ. Інформаційна розробка як аналог переробки матеріальних ресурсів. Роль та значення інформаційних технологій. IT у військовій справі.

презентація , доданий 22.08.2017


Основне програмне забезпечення автоматизації виробництва. Фінансові та комунікаційні системи. Системи планування та управління. Текстові редактори та табличні процесори. Фінансове програмне забезпечення. Шрифтові технології у документах.

шпаргалка, доданий 16.08.2010


Інформаційні технології, організація та перспективи їх впровадження в архівах; етапи, об'єкти та цілі інформатизації. Напрями процесу запровадження автоматизованих архівних технологій (ААТ): бази даних, сканування документів, мережеві технології.

контрольна робота , доданий 17.02.2011


Безпека інформаційної системи як її здатність протистояти різним впливам. Види комп'ютерних загроз, концепція несанкціонованого доступу. Віруси та шкідливе програмне забезпечення. Методи та засоби захисту інформаційних систем.

реферат, доданий 14.11.2010


Цілі та напрями інформатизації суспільства. Склад інфраструктури інформатизації. Чинники, що впливають становлення інформаційних технологій. Аналіз стану державних інформаційних ресурсів. Інформатизація у соціальній та економічній сферах.

контрольна робота , доданий 23.06.2011


Історія створення Державного архіву, його нормативна база Структура установи: відділи, фонди. Впровадження та застосування інформаційних технологій у ЦКУ "ГАТО". Опис сайту організації Науково-довідковий апарат архіву в інформаційному аспекті

Інформатизація архівної справи має на меті розвиток раціональної системи формування, забезпечення безпеки, всебічного використання Архівного фонду Росії та захист його інформаційних ресурсів.

Серед основних завдань ГАС Російської Федерації найважливішим є забезпечення права громадян на інформацію, надання їм широкого доступу до інформаційних ресурсів, що перебувають у державних архівах та центрах зберігання документації (ЦХД). В даний час їх використання утруднено як через віддаленість багатьох архівів, так і внаслідок недостатньо високого рівня наукового опису архівних матеріалів та їх тематичної розробки. Створення інформаційно-пошукових баз даних (БД), електронних копій архівних документів із можливістю віддаленого доступу через телекомунікаційні мережі та системи дозволять розширити доступ до архівної інформації.

Внутрішньоархівні БД облікового характеру підвищують точність відомостей та оперативність інформування про обсяги та стан архівних документів, служать основою створення автоматизованих фондових каталогів, різних покажчиків, списків установ-джерел комплектування тощо, у тому числі міжархівного та загальногалузевого рівня.

Створення комплексу БД з матеріально-технічного, кадрового та фінансового стану федеральних архівів та використання експертних систем дає можливість підвищити обґрунтованість та ефективність управління та планування, контролю за реалізацією прийнятих рішень.

Створення автоматизованого науково-довідкового апарату, баз даних, що містять електронні копії документів, розвиток телекомунікаційних систем покращить забезпечення користувачів архівною інформацією, дозволяє оперативніше вирішувати питання інформаційного обміну між архівними установами, сприяє зміцненню взаємодії архівних установ з федеральними та регіональними органами державної влади.

p align="justify"> Роботи з автоматизації засобів пошуку архівної інформації почалися в архівних установах СРСР наприкінці 70-х років. Було розроблено концепцію, що включила у собі такі положення: обгрунтованою є лише комп'ютеризація пошуку архівних документів, які стосуються вибіркових тематичних комплексів, мають особливо важливе суспільно-політичне і народногосподарське значення, і навіть документів, які найчастіше запитуються дослідниками; введення в систему відомостей про всі архівні документи є занадто дорогим і потребує великих трудових витрат; найбільш доцільним є створення міжархівних баз даних. Було прийнято рішення про поетапне введення в автоматизовану систему відомостей про документи, що зберігаються в державних архівах СРСР, на рівні фонду.

Відповідно до цієї концепції було розроблено багатофункціональну автоматизовану інформаційно-пошукову систему для низки тематичних комплексів архівних документів, яка призначалася для оперативного довідково-інформаційного обслуговування споживачів архівної інформації, а також для підготовки автоматизованим способом архівних довідників.

До Автоматизованої системи науково-технічної інформації (АСНТІ за документами ДАФ СРСР), реалізованої на ЄС ЕОМ, увійшли близько 70 тис. описів документів архівів на рівні фонду; бази даних чотирьох тематичних комплексів початку 1990 р. включали 176 тис. описів архівних документів.

Ведення зазначених БД дозволило накопичити значні інформаційні масиви в електронному форматі, більшість яких надалі було переведено на ПЕОМ; до теперішнього часу вони включають близько 250 тис. записів.

Основні напрями інформатизації архівної справи випливають із основних завдань та функцій установ ГАС Росії:

• · Забезпечення безпеки та державний облік документів Архівного фонду Російської Федерації (АФ РФ);
• · Комплектування АФ РФ та експертиза цінності документів;
• · Науково-інформаційна діяльність архівів, використання та публікація документів АФ РФ;
• · Організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою державних та відомчих архівів та організацією документів у діловодстві установ.

Значна регламентація та типізація діяльності архівів, що зберігають документи на паперовій основі, створює передумови для широкого використання принципу типізації розробки та впровадження автоматизованих інформаційних технологічних процесів. Існуючі особливості у роботі архівів із документами на плівкових носіях можуть вимагати створення їм спеціалізованих програмно-технічних комплексів. Поряд із цим нині вже назріла необхідність вироблення концептуальних підходів до організації та технологічних аспектів роботи з документами на машиночитаних носіях. Найважливішим напрямом використання сучасних інформаційних технологій у діяльності архівних установ є організація обліку документів Архівного фонду РФ. З реалізацією цього першочергового напряму тісно пов'язане створення автоматизованого довідкового апарату, в якому використовується інформація, що накопичується у процесі обліку документів.

Другий напрямок інформатизації спрямоване на автоматизоване виконання робіт, пов'язаних з комплектуванням АФ РФ. До нього належать облік установ-джерел комплектування, інформаційна підтримка визначення складу документів, що підлягають зберіганню у держархівах.

Третій напрямок охоплює завдання використання та публікації документів: організацію надходження запитів на архівну інформацію, удосконалення процесів пошуку, вибору, надання та копіювання документів, облік видачі справ дослідникам, складання та видачу архівних довідок, облік використання документів. Одним із результатів вирішення завдання обліку використання є обґрунтування складу страхового фонду та фонду користування, що у свою чергу відноситься до завдань, які вирішуються в рамках напряму забезпечення збереження документів.

Четвертий напрямок - застосування засобів автоматизації для проведення науково-дослідних та методичних робіт у державних архівах. Цьому сприяє використання високоефективних загальносистемних та прикладних програм, у тому числі – текстових та табличних процесорів, видавничих систем, систем управління базами даних, гіпертекстових та мультимедійних технологій, які дозволяють створювати бази даних, що містять копії документів, збірники архівних документів, довідково-інформаційні видання.

П'ятим напрямом інформатизації є автоматизація організаційно-управлінських функцій архівних установ. Автоматизовані технології є інструментом інформаційного забезпечення керівництва держархівами, аналізу їх діяльності, стану архівної справи в регіонах. Використання засобів ЕВТ та спеціалізованого ПЗ сприяє скороченню трудомісткості та підвищенню ефективності робіт, пов'язаних з управлінням архівом. Окремі завдання мають локальний характер (управління кадрами, бухгалтерський облік та ін.), інші ("Паспорт архіву" і т.п.) - реалізуються у зв'язку із завданнями, що виконуються в рамках інших напрямів.

Інформатизація архівної справи РФ базується на таких основних засадах:

• · Спадкоємність по відношенню до традиційно сформованій системі державного обліку та НСА до документів АФ РФ, контролю за забезпеченням безпеки та обліку використання документів;
• · Спадкоємність у розвитку автоматизованих архівних технологій: кожна наступна версія технології певного типу дозволяє використовувати інформаційні ресурси, накопичені в рамках попередньої версії;
• · Системність у реалізації технологічних та інформаційних рішень як однієї архівної установи, так і групи архівних установ: ААТ є програмно-технічний комплекс, що забезпечує раціональне функціонування пов'язаних баз даних;
• · Внутрішньогалузева уніфікація методів опису, подання, передачі та обробки даних в електронній формі в рамках основних напрямів діяльності архівних установ;
• · Сполученість з інформаційними системами установ-джерел комплектування та установ, які є постійними споживачами архівної інформації, з позагалузевими системами передачі даних.

Характеризуючи діяльність архівної служби за 2013 рік, слід зазначити серед особливостей звітного періоду формування сучасної інформаційної інфраструктури, що дозволяє вдосконалювати роботу архівів на основі широкого впровадження новітніх технологійта принципово нових підходів до вирішення актуальних завдань.

Для розширення доступу до архівних документів у рамках створення електронного архіву переведено до електронної форми близько 8 тис. одиниць зберігання, оцифровано описи практично на 500 тис. одиниць зберігання, в електронні описи внесено понад 232 тис. справ. У базу даних «Архівний фонд» введено інформацію про всі фонди, які у державних і муніципальних архівах.

Ця робота має важливе значення в умовах зростання відвідуваності архівних сайтів та різкого збільшення кількості звернень, що надходять сучасними каналами зв'язку: у порівнянні з 2012 роком їх кількість збільшилася в 4 рази. При цьому зберігається стала тенденція надходження великої кількості звернень до архіву.

Про особливу соціальну роль і значущість архівів свідчить те, що майже 90% звернень до архівів складають запити про надання відомостей для підтвердження пенсійних та майнових прав громадян. Тому дуже важливим є скорочення у звітний період термінів розгляду запитів до 17 днів та збільшення кількості позитивних відповідей на соціально-правові запити до 92,7%. За підсумками моніторингу громадської думки, задоволеність громадян становить 100%, що відповідає завданням, визначеним у Стратегії розвитку архівної справи.

Значний резонанс мала виставкова діяльність, що дала змогу ознайомити громадськість із невідомими раніше архівними документами.

Задоволеність населення архівною інформацією, що надається, багато в чому залежить від якості комплектування та забезпечення збереження документальних фондів. У зв'язку з цим з метою запобігання втраті документів в організаціях активізовано роботу з їхньої підготовки до передачі на зберігання до архівів. У звітний період упорядковано та експертно-перевірочною комісією комітету затверджено описи більш ніж на 21,7 тис. справ управлінської документації. Разом з тим аналіз свідчить про збереження тенденції перевищення обсягів прийому документів за особовим складом над управлінською документацією.

Комплексний характер мали реалізовані у 2013 році заходи в галузі забезпечення збереження документів. Головним чином вони були спрямовані на зміцнення та розвиток матеріально-технічної бази архівів, покращення умов зберігання документальних фондів.

Завданням удосконалення зберігання документів було підпорядковано і модернізацію технологічного устаткування.

Незважаючи на зазначені недоліки, підсумки діяльності архівної служби загалом свідчать про високий професійний, інформаційний, кадровий потенціал архівів та ефективне виконання завдань, визначених Стратегією розвитку архівної справи.

У зв'язку з цим ефективність роботи архіву за підсумками 2013 року визначалася з урахуванням рейтингових оцінок щодо виконання таких провідних показників як:

надання архівної інформації користувачам;

упорядкування та прийом документів на зберігання до архівів;

ведення бази даних «Архівний фонд»;

виконання обсягів робіт з оцифрування архівних документів;

наявність порушень нормативних вимог;

якість підготовки документів та питань для розгляду колегіальними органами.

Одним із основних заходів слід назвати застосування системи «Відомчий архів організації».

Типове прикладне рішення «Відомчий архів організації» призначене для автоматизації бізнес-процесів діяльності архівної служби та відповідальних діловодів підрозділів організації відповідно до правил діловодства та архівної справи.

Загальну функціональну структуру «Відомчого архіву організації» показано на рис. 1 та описана в табл. 1.

Таблиця 1. Функціональне опис системи «Відомчий архів організації»

Рис.1.

На основі компонентів типового прикладного рішення здійснюється адаптація (шляхом функціонально-технологічного налаштування компонентів), тобто підтримка специфіки конкретного підприємства. Враховуються особливості роботи архіву, підрозділів, відповідальних за діловодство та ін. На основі адаптованого рішення виконується використання системи. Воно включає встановлення та тестування програмного забезпечення, випуск експлуатаційної документації, підготовку персоналу (адміністраторів та користувачів), проведення дослідної експлуатації з внесенням змін до налаштувань рішення за вимогами, що виникають.

Річні відомчі показники дозволяють більш об'єктивно та неупереджено оцінити роботу архівів. Тому комітетом буде продовжено аналіз ефективності діяльності державних та муніципальних архівів за вказаними критеріями. Це сприятиме своєчасному виявленню «вузьких місць», проблем та реалізації заходів щодо їх усунення.

На виконання рішень колегії Росархіву у пріоритетному порядку важливо продовжити реалізацію заходів щодо нарощування інформаційної повноти баз даних «Архівний фонд» та «Фондовий каталог», оскільки вже цього року Федеральне архівне агентство планує забезпечити доступ користувачів мережі Інтернет до БД, створених державними та муніципальними архівами. Таким чином Росархів передбачає створити автоматизований інформаційний ресурс, що дозволяє в електронному вигляді реалізувати одну з основних архівних послуг - надання відомостей про склад та зміст документів Архівного фонду Російської Федерації та місця їх зберігання.

Для підвищення престижу архівної служби важливо підвищити якість підготовки матеріалів, забезпечити продуманість та обґрунтованість черговості їхнього розміщення в мережі Інтернет. При цьому неприпустимим є випадковий вибір документів для публікації.

Головним довгостроковим пріоритетом є створення комфортних умов прийому відвідувачів та зручності надання послуг. Тому План реалізації Стратегії доповнено також положеннями, що орієнтують діяльність архівів на пріоритетність громадян. Без цього неможливе досягнення завдань із забезпечення переходу до стандартів державних послуг нового покоління, що ґрунтуються не на позиції виконавця, а на позиції споживача цих послуг - громадянина, який звертається за отриманням архівної інформації.

Уточнено також розділ про ресурсне забезпечення Плану реалізації Стратегії, який враховує цілеспрямоване проведення заходів, спрямованих на підвищення кадрового потенціалу архівної служби: створення умов для професійного та соціального зростання архівістів, забезпечення навчання нових прикладних технологій, широке використання переваг молодого покоління, здатного виробляти нові підходи до вирішення проблем та пропонувати неординарні варіанти. Рекомендується розробити плани підвищення кваліфікації у кожному архівному органі та установі. Вони врахувати безперервне підвищення кваліфікації фахівців та навчання їх новим технологіям. При цьому важливо набагато повніше враховувати у зарплаті кваліфікацію та професійні досягнення спеціалістів. Оцінка роботи повинна проводитися з урахуванням конкретного внеску кожного фахівця у розвиток архівної справи, надання суспільству та громадянам конкретних послуг, а також відкритість до змін та внесок у вирішення стратегічних завдань.

Затверджено Росархівом у 1995 р.

ВСТУП

Реальна концепція розроблена з метою вдосконалення роботи в галузі інформатизації державних архівних установ в умовах продовження реформи архівної справи в Росії, інтенсивного впровадження прогресивних інформаційних технологій у всі галузі народного господарства.

Концепція базується на правових актах, що регулюють архівну справу в Росії - "Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації та архіви", "Положення про Архівний Фонд Російської Федерації", на положеннях законодавчих актів і нормативних документів, що регулюють процеси інформатизації, до яких, зокрема, належать затверджені Указами Президента Російської Федерації Закон Російської Федерації "Про інформацію, інформатизації та захист інформації", "Концепція правової інформатизації Росії", "Основи державної політики у сфері інформатизації", а також низку інших документів.

Під час розробки Концепції враховувалися галузеві науково-методичні розробки, практичний досвід вітчизняних архівних установ щодо роботи з комп'ютерними технологіями, діяльність зарубіжних архівів у сфері інформатизації.

Концепція визначає головні цілі, принципи та пріоритети роботи архівів та органів управління архівною справою в галузі інформатизації, а також основні напрямки їх діяльності у цій сфері. Її розробка викликана необхідністю оптимізувати організацію робіт з інформатизації в архівних установах усіх рівнів та інтенсифікувати ці роботи.

У розробці Концепції взяли участь фахівці Росархіву, ВНДІДАДу, РНІЦКД, ІПУ АН РФ.

1. ОСНОВНІ ЦІЛІ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ

Інформатизація архівної справи має на меті розвиток раціональної системи формування, забезпечення безпеки, всебічного використання Архівного фонду Росії та захист його інформаційних ресурсів.

Серед основних завдань ГАС Російської Федерації найважливішим є забезпечення права громадян на інформацію, надання їм широкого доступу до інформаційних ресурсів, що перебувають у державних архівах та центрах зберігання документації (ЦХД). В даний час їх використання утруднено як через віддаленість багатьох архівів, так і внаслідок недостатньо високого рівня наукового опису архівних матеріалів та їх тематичної розробки. Створення інформаційно-пошукових баз даних (БД), електронних копій архівних документів із можливістю віддаленого доступу через телекомунікаційні мережі та системи дозволять розширити доступ до архівної інформації.

Внутрішньоархівні БД облікового характеру підвищать точність відомостей та оперативність інформування про обсяги та стан архівних документів, послужать основою створення автоматизованих фондових каталогів, різних покажчиків, списків установ-джерел комплектування тощо, у тому числі міжархівного та загальногалузевого рівня.

Створення комплексу БД з матеріально-технічного, кадрового та фінансового стану федеральних архівів та використання експертних систем дасть можливість підвищити обґрунтованість та ефективність управління та планування, контролю за реалізацією прийнятих рішень.

Створення автоматизованого науково-довідкового апарату, баз даних, що містять електронні копії документів, розвиток телекомунікаційних систем покращить забезпечення користувачів архівною інформацією, дозволить оперативніше вирішувати питання інформаційного обміну між архівними установами, сприятиме зміцненню взаємодії архівних установ з федеральними та регіональними органами державної влади.

Впровадження та активне використання автоматизованих архівних технологій повинні зробити працю архівіста більш продуктивною та змістовною, позбавивши її виконання багатьох рутинних операцій. Застосування сучасних інформаційних технологій дозволить збільшити перелік платних послуг, підвищити їхню ефективність.

Використання загальноросійських і міжнародних стандартів при автоматизації відкриває російським архівам дорогу для інтеграції в загальноросійський інформаційний простір, що складається, для інтенсифікації міжнародного співробітництва.

2. СТАН ІНФОРМАТИЗАЦІЇ АРХІВНОЇ ГАЛУЗІ

p align="justify"> Роботи з автоматизації засобів пошуку архівної інформації почалися в архівних установах СРСР наприкінці 70-х років. Було розроблено концепцію, що включила у собі такі положення: обгрунтованою є лише комп'ютеризація пошуку архівних документів, які стосуються вибіркових тематичних комплексів, мають особливо важливе суспільно-політичне і народногосподарське значення, і навіть документів, які найчастіше запитуються дослідниками; введення в систему відомостей про всі архівні документи є занадто дорогим і потребує великих трудових витрат; найбільш доцільним є створення міжархівних баз даних. Було прийнято рішення про поетапне введення в автоматизовану систему відомостей про документи, що зберігаються в державних архівах СРСР, на рівні фонду.

Відповідно до цієї концепції було розроблено багатофункціональну автоматизовану інформаційно-пошукову систему для низки тематичних комплексів архівних документів, яка призначалася для оперативного довідково-інформаційного обслуговування споживачів архівної інформації, а також для підготовки автоматизованим способом архівних довідників.

До Автоматизованої системи науково-технічної інформації (АСНТІ за документами ДАФ СРСР), реалізованої на ЄС ЕОМ, увійшли близько 70 тис. описів документів архівів на рівні фонду; бази даних чотирьох тематичних комплексів початку 1990 р. включали 176 тис. описів архівних документів.

Ведення зазначених БД дозволило накопичити значні інформаційні масиви в електронному форматі, більшість яких надалі було переведено на ПЕОМ; до теперішнього часу вони включають близько 250 тис. записів. Велике значення для подальших робіт із цими БД мав досвід ведення тезаурусів, складених із лексичних одиниць описуваних документів. Також виявився важливим досвід класифікації елементів тезаурусів, встановлення між ними відносин ієрархії, асоціації та синонімії.

Поява персональних комп'ютерів ознаменувало справжню революцію у використанні ЕОМ та комп'ютерних технологій, принципово змінило підходи до інформатизації в архівній справі. Потужні, компактні та відносно дешеві комп'ютери, забезпечені сучасними програмними засобами, надали можливість використовувати автоматизовані технології в багатьох видах робіт, що ведуть в архівних установах, здійснювати їх більш ефективно та з меншими витратами праці.

Нині оснащеність державних архівних установ комп'ютерної техніки нерівномірна, її не можна визнати задовільною. У державних архівах більше половини машинного парку належить до застарілих моделей (Роботрон, PC XT, PC AT/286).

Майже всі архіви, що мають у своєму розпорядженні комп'ютери, почали створювати бази даних як тематичні, що забезпечують використання документів, так і за іншими напрямками діяльності архівів. Загалом за архівами Росії ці дві категорії представлені в нерівних частках як за кількістю БД, так і за їх сукупним обсягом. За кількістю введених записів лідируючу позицію займають тематичні БД - 88.7%, БД облікового характеру становлять 10%, решта 1.3% містять адміністративно-управлінську інформацію. За цими цифрами ховається зовсім різний стан по державним архівам та центрам федерального рівня та архівним установам суб'єктів Федерації.

Основна маса БД зосереджена в архівах федерального рівня – 77.6%. По цій групі архівів облікові БД становлять 1.4%, і майже весь обсяг введеної інформації посідає тематичні БД - 98.5%. Інша ситуація склалася в регіонах: обсяги облікових та тематичних БД приблизно однакові – 40.0% та 54.3% відповідно. В автоматизованих інформаційних ресурсах (АІР) архівної галузі тематичні БД федеральних архівів та центрів становлять 76.5%.

Наведена статистика свідчить у тому, що раннє початок інформатизації у федеральних архівах, їх договірні зв'язки із зарубіжними партнерами дозволили закуповувати (чи отримувати) техніку і забезпечувати часткове фінансування робіт зі створення БД. Найближчим часом очікується вирівнювання ситуації, оскільки регіональні архіви активно набувають сучасної техніки, користуючись підтримкою місцевих адміністрацій, приймають організаційні та кадрові рішення для інтенсивної автоматизації архівних робіт, деякі з них встановили договірні відносини із закордонними партнерами.

Слід констатувати, що протягом кількох років відбувався багато в чому стихійний розвиток інформатизації державних архівних установ, що було зумовлено насамперед відсутністю методичної та програмної бази для координованого та цілеспрямованого регулювання процесів інформатизації: типового програмного забезпечення (ПЗ) за основними напрямками діяльності архівних установ, методичних розробок щодо ефективного використання комп'ютерних технологій в архівній справі, стандартів описів архівних документів в електронному форматі, єдиного в галузі лінгвістичного забезпечення (ЛО) баз та банків даних. Тому створення перелічених компонентів інформатизації та його впровадження у практику відповідає інтересам архівних установ Російської Федерації. Ця Концепція та Програма інформатизації, що розробляється на основі її положень, дозволять перейти до планомірної та методично обґрунтованої роботи з інформатизації архівної справи Росії.

3. ОСНОВНІ НАПРЯМКИ І ПРИНЦИПИ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ

Основні напрями інформатизації архівної справи випливають із основних завдань та функцій установ ГАС Росії:

забезпечення безпеки та державний облік документів Архівного фонду Російської Федерації (АФ РФ);

комплектування АФ РФ та експертиза цінності документів;

науково-інформаційна діяльність архівів, використання та публікація документів АФ РФ;

організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою державних та відомчих архівів та організацією документів у діловодстві установ.

Значна регламентація та типізація діяльності архівів, що зберігають документи на паперовій основі, створює передумови для широкого використання принципу типізації розробки та впровадження автоматизованих інформаційних технологічних процесів. Існуючі особливості у роботі архівів із документами на плівкових носіях можуть вимагати створення їм спеціалізованих програмно-технічних комплексів. Поряд із цим нині вже назріла необхідність вироблення концептуальних підходів до організації та технологічних аспектів роботи з документами на машиночитаних носіях. Найважливішим напрямом використання сучасних інформаційних технологій у діяльності архівних установ є організація обліку документів Архівного фонду РФ. З реалізацією цього першочергового напряму тісно пов'язане створення автоматизованого довідкового апарату, в якому використовується інформація, що накопичується у процесі обліку документів.

Другий напрямок інформатизації спрямоване на автоматизоване виконання робіт, пов'язаних з комплектуванням АФ РФ. До нього належать облік установ-джерел комплектування, інформаційна підтримка визначення складу документів, що підлягають зберіганню у держархівах.

Третій напрямок охоплює завдання використання та публікації документів: організацію надходження запитів на архівну інформацію, удосконалення процесів пошуку, вибору, надання та копіювання документів, облік видачі справ дослідникам, складання та видачу архівних довідок, облік використання документів. Одним із результатів вирішення завдання обліку використання є обґрунтування складу страхового фонду та фонду користування, що у свою чергу відноситься до завдань, які вирішуються в рамках напряму забезпечення збереження документів.

Четвертий напрямок - застосування засобів автоматизації для проведення науково-дослідних та методичних робіт у державних архівах. Цьому сприяє використання високоефективних загальносистемних та прикладних програм, у тому числі – текстових та табличних процесорів, видавничих систем, систем управління базами даних, гіпертекстових та мультимедійних технологій, які дозволяють створювати бази даних, що містять копії документів, збірники архівних документів, довідково-інформаційні видання.

П'ятим напрямом інформатизації є автоматизація організаційно-управлінських функцій архівних установ. Автоматизовані технології є інструментом інформаційного забезпечення керівництва держархівами, аналізу їх діяльності, стану архівної справи в регіонах. Використання засобів ЕВТ та спеціалізованого ПЗ сприяє скороченню трудомісткості та підвищенню ефективності робіт, пов'язаних з управлінням архівом. Окремі завдання мають локальний характер (управління кадрами, бухгалтерський облік та ін.), інші ("Паспорт архіву" і т.п.) - реалізуються у зв'язку із завданнями, що виконуються в рамках інших напрямів.

Перелічені напрями інформатизації тісно пов'язані за складом вихідної інформації та вирішуваним завданням. Тому їх реалізація має здійснюватись у певній послідовності, що забезпечує мінімізацію витрат ресурсів при отриманні найбільшого ефекту.

Інформатизація архівної справи РФ базується на таких основних засадах:

спадкоємність по відношенню до традиційно сформованої системи державного обліку та НСА до документів АФ РФ, контролю за забезпеченням безпеки та обліку використання документів;

спадкоємність у розвитку автоматизованих архівних технологій: кожна наступна версія технології певного типу дає змогу використовувати інформаційні ресурси, накопичені в рамках попередньої версії;

системність у реалізації технологічних та інформаційних рішень як однієї архівної установи, так і групи архівних установ: ААТ є програмно-технічним комплексом, що забезпечує раціональне функціонування пов'язаних баз даних;

внутрішньогалузева уніфікація методів опису, подання, передачі та обробки даних в електронній формі в рамках основних напрямів діяльності архівних установ;

пов'язаність з інформаційними системами установ-джерел комплектування та установ, які є постійними споживачами архівної інформації, із позагалузевими системами передачі даних.

4. ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗА ОСНОВНИМИ ВИДАМИ ДІЯЛЬНОСТІ АРХІВНИХ УСТАНОВ

В умовах широкого впровадження автоматизованих технологій та систем у практику роботи архівних установ визначального значення набуває типізація методів та проектних рішень при розробці їх технічного, алгоритмічного, програмного, інформаційного та організаційного забезпечення. При розробці таких систем з використанням типових модулів зменшуються загальні витрати, час розробки та впровадження, збільшується надійність програмного забезпечення за рахунок багаторазової перевірки, полегшується навчання та підвищення кваліфікації користувачів. Застосування типових архівних технологій забезпечує сумісність БД, створених різними архівними установами, можливість об'єднання їх у єдину архівну інформаційну мережу з горизонтальними зв'язками між архівними установами одного рівня та вертикальними зв'язками між архівними установами різних рівнів.

Створення регіональних автоматизованих фондових каталогів, централізованих архівних баз даних, таких як Центральний фондовий каталог, Державного реєстру культурної спадщини Росії (у частині унікальних документів АФ РФ), БД із зарубіжної архівної Росії, БД з архівної бібліографії та ін. неможливе без впровадження типових архівних технологій . Типові технології дозволять користувачеві з однаковою легкістю працювати у різних архівах, не витрачаючи часу на перенавчання.

Використання типових технологій забезпечить оперативний та надійний обмін інформацією між держархівами та органами управління архівною справою, що важливо для прийняття своєчасних та обґрунтованих управлінських рішень. Типові технологічні рішення, сумісні з регіональними і федеральними інформаційними системами, що розвиваються, дозволять швидко і якісно задовольняти запити органів законодавчої та виконавчої влади.

Єдині технологічні принципи, що враховують міжнародні стандарти, нададуть можливість для активної та повноправної участі російських архівів у міжнародних архівно-бібліотечних системах та мережах.

Інформаційна підтримка основних видів діяльності державних архівів та центрів документації здійснюється шляхом створення типового програмного забезпечення, його впровадження, практичного використання комплексу взаємопов'язаних БД. В оптимальному варіанті ці БД функціонують у локальній обчислювальній мережі (ЛВС) архівної установи як комплекс локальних або розподілених баз даних. Ядром цього комплексу є БД, що містить відомості (на рівні фонду та опису) облікового характеру, щодо збереження архівних матеріалів, про склад та зміст документів. Ця ключова БД може бути практично реалізована у вигляді локальної або розподіленої бази даних (з горизонтальним або вертикальним розподілом масивів) залежно від обсягу документів архіву, видів технічного обладнання, розташування сховищ.

До типового ПЗ для держархівів та центрів зберігання документації належить програмне забезпечення для БД по роботі з установами-джерелами комплектування, з обліку архівних документів та контролю за їх збереженням, з обліку використання документів архіву; для органів управління архівною справою – ПЗ для баз даних "Фондовий каталог", "Паспорт архіву". Усі перелічені БД пов'язані з ключовою базою даних або безпосередньо у процесі їх функціонування, або за характером та форматами загальної БД інформації.

Оптимальним варіантом для забезпечення єдиної політики в галузі інформатизації в загальногалузевому масштабі є розробка та тиражування по всіх архівах одного і того ж програмного забезпечення для кожного із зазначених видів БД. Задля реалізації цього підходу нині немає важливих перешкод. Проведений аналіз матеріалів анкетування архівних установ, вивчення структур існуючих БД показав, що БД подібної спрямованості мають у своїй основі подібні набори показників за однакового їх трактування. Переведення накопиченої інформації до нових БД є питанням технічно нескладним.

Архіви, що починають інформатизацію з роботи у прийнятому для галузі типовому програмному забезпеченні, автоматично використовують стандартизовані набори показників та формати даних.

Склад типового ПЗ визначається існуючими нормативно-методичними документами, що регулюють діяльність архівних установ, характером внутрішньогалузевих інформаційних потоків, що склалися. Разом про те він може бути розширено з урахуванням практики роботи з архівними документами.

Архівна установа, яка прийняла рішення про створення власного програмного забезпечення замість використання типового, включає в структуру інформаційних файлів стандартизований перелік полів і передбачає процедури їх перетворення на прийнятий галуззю формат для забезпечення можливості їх передачі в інші БД. Однак цей шлях є менш раціональним з погляду матеріальних та інтелектуальних витрат.

Найближчі перспективи інформатизації диктують як необхідність створення типового ПЗ для держархівів, а й взаємопов'язаних комплексів типового ПЗ для архівних установ різного рівня в ланцюжках "держархів - орган управління архівною справою суб'єкта Федерації - Росархів", "федеральний архів - Росархів".

5. ЛІНГВІСТИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

Лінгвістичне забезпечення баз даних включає різноманітні мовні засоби представлення даних (класифікатори, словники, тезауруси) і лінгвістичні процесори, що забезпечують обробку текстів. p align="justify"> Найбільше значення в даний час для інформатизації архівної справи мають класифікатори.

Для адекватного та стандартизованого опису та результативного автоматизованого пошуку архівної інформації необхідно застосування класифікаторів, єдиних по архівній галузі. Ефективне використаннядокументів на машинних носіях (ДМН) можливе лише у разі збігу лінгвістичного забезпечення архівних та позагалузевих БД. Архівна галузь виявляється пов'язаною із загальним станом процесу стандартизації лінгвістичних засобів у країні.

В даний час, як свідчать матеріали Національної доповіді "Автоматизовані інформаційні ресурси Росії. Стан та тенденції розвитку" (1995), інтенсивне створення баз даних у різних галузях породило велику кількість локальних мовних засобів, які слабо стикуються між собою і не враховують міжнародні стандарти у відповідних областях. Діяльність зі створення та ведення загальноросійських класифікаторів, систем кодування, нормативних словників мало ведеться. Слабо пов'язані між собою розробки в галузі тезаурусів, спеціальних словників та класифікацій. Існуючий різнобій у класифікаторах значно ускладнить опис та використання ДМН після їх передачі на державне зберігання.

Проблема створення лінгвістичного забезпечення для архівної галузі існує щодо модифікації єдиних схем класифікації документної інформації, різних тезаурусів і нормативних словників, причому особливо гостро - у зв'язку зі створенням сумісних БД держархівів і центрів зберігання документації.

Створення та ведення загальноросійських схем класифікації є проблемою національного масштабу та потребує рішення в рамках спеціальних державних програм. Фахівці галузі мають провести дослідження в галузі мовних засобів, що використовуються в архівній галузі, взяти участь у роботах зі створення класифікаторів, тезаурусів, нормативних словників документної інформації.

Необхідно централізоване ведення (підготовка, постійне поповнення, уточнення та періодичне розсилання до архівних установ для заміни застарілих варіантів) загальногалузевих автоматизованих схем класифікації, нормативних словників назв установ та організацій, географічних назві т.п. В останньому випадку оптимальним варіантом є створення бази даних з адміністративно-територіальних перетворень у Росії та СРСР, яка при величезному самостійному значенні для наукової та практичної архівної роботи, могла б служити також лінгвістичним забезпеченням для автоматизованого довідкового апарату.

6. АРХІВНІ ДОКУМЕНТИ НА НЕТРАДИЦІЙНИХ НОСІЯХ

На цей час в установах та організаціях накопичено значний масив документів на магнітних носіях, що підлягають прийманню на державне зберігання. Ці масиви є числові і текстові банки та бази даних, проектно-конструкторську документацію, тексти комп'ютерних програм тощо. Слід констатувати, що архівна галузь не готова до роботи з ДМН через велику складність проблем, у тому числі фінансового характеру, вирішення яких необхідне для забезпечення прийому, зберігання та використання таких матеріалів.

Основним фактором, що визначає специфіку зазначених документів і породжує труднощі у їх використанні, є те, що ДМН, на відміну від документів на традиційних носіях, нерозривно пов'язані з програмним забезпеченням (при більш загальному підході - з інформаційною технологією), в рамках якого вони створювалися та трансформувалися. Інформаційні технології схильні до стрімкої, а іноді - і революційної зміни. Найбільші виробники ПЗ намагаються забезпечити у своїх нових продуктах наступність щодо раннім версіямта можливість конвертації даних з одного формату в інший, проте це не вирішує проблем щодо матеріалів багаторічної давності, баз даних із пов'язаними файлами, організації процедур переіндексації тощо. Необхідно також враховувати, що значний обсяг НТД на магнітних стрічках створювався з допомогою унікальних систем автоматизованого проектування (САПР), які у застарілих операційних системах.

Динамічний розвиток та зміна поколінь комп'ютерної техніки призвели до того, що сьогодні вже практично неможливо прочитати деякі матеріали, створені 5-10 років тому, якщо вони не були своєчасно переведені на сучасні носії у форматно незалежному вигляді. Специфіка ДМН, взаємозалежність та складність зазначених проблем висувають необхідність розробки та здійснення спеціальної програми, що передбачає проведення наукових досліджень, створення нормативно-методичної бази для роботи з ДМН, організації спеціалізованих архівних установ чи підрозділів, укомплектованих кваліфікованим персоналом, створення адекватної технічної та програмної бази.

Необхідно провести обстеження створюваних ДМН, які мають копій чи аналогів на традиційних носіях, визначити використовуване програмне забезпечення, застосовувані формати представлення даних, лінгвістичне забезпечення. Наступним етапом має стати визначення номенклатури ДМН, які приймаються на державне зберігання, критеріїв та порядку проведення експертизи цінності документів. Слід визначити принципові підходи до вирішення цих питань, оскільки рішення за аналогією з документами на традиційних носіях спричинить комплектування безліччю різнорідних матеріалів з невизначеною перспективою їх використання. Попередній аналіз показує, що в цьому випадку має бути значна робота зі створення специфічного довідкового апарату до отриманих матеріалів, що включає опис, інформаційного масиву, лінгвістичного забезпечення, документів допоміжного характеру. Забезпечення безпеки в цьому випадку зведеться в основному до періодичного копіювання всієї інформації, записаної на одиничному носії, проблему читання інформації користувач повинен вирішувати самостійно.

Інший підхід передбачає набагато активнішу роль архівістів в організації прийому на державне зберігання та використання документів. Здійснюється прийом зберігання досить обмеженого кола великих масивів машиночитаемой інформації простий структури, мають очевидну соціально-економічну значимість - первинних даних демографічних переписів, соціологічних обстежень тощо. Прийняті матеріали, створені в рамках будь-якого ПЗ, переводяться силами самих архівістів у певний формат, єдиний для всіх таких ДМН. За запитом користувачеві передається копія матеріалів на магнітному носії у форматі, прийнятому в архіві цих матеріалів, або попередньо архівісти проводять конвертування інформації (на договірних умовах) у формат, зручний для користувача. Накопичений закордонний досвід показує, що другий підхід, на відміну від першого, забезпечує активне використання ДМН, полегшує доступ до архівних матеріалів, відкриває широкі можливості їх передачі телекомунікаційними мережами або розповсюдження на оптичних дисках. Доступність матеріалів такого типу може бути розширена за рахунок виключення з даних, що передаються користувачеві, що ідентифікують респондента - у цьому випадку відомості не підпадають під законодавство про таємницю особистого життя. Нарешті, третій підхід у більш віддаленій перспективі може бути реалізований за допомогою створення та повсюдного впровадження уніфікованих інформаційних технологій у ДНЗ тощо, які б застосовувалися в установах-джерелах комплектування, а також у читальних залах архівів.

Зазначені підходи суттєво різняться за критеріями відбору документів на держзберігання, порядком комплектування, організацією та процедурами забезпечення безпеки та використання, і, відповідно, необхідними фінансовими витратами, забезпеченістю технікою та програмними засобами, вимогами до спеціалізації та кваліфікації персоналу. Дуже перспективним напрямком інформаційної індустрії, що активно розвивається, є в даний час створення гіпертекстових систем. З появою технологій мультимедіа та включенням аудіо- та відеоматеріалів до гіпертекстових систем можна говорити про системи, що містять гіпермедіа (або гіперзаписи), тобто. що інтегрують в одній системі документи, що містять текстову, графічну, звукову та візуальну інформацію. Освоєння принципів та технології створення гіпертекстових систем фахівцями архівної галузі корисно у двох аспектах. По-перше, необхідна розробка за участю архівістів методичних рекомендацій (що наближаються до стандарту) щодо створення систем навігації (точніше тієї частини систем, яка є метабазою) для того, щоб при передачі гіпертекстових систем на державне зберігання дані метабази могли бути включені до складу довідкового апарату архіву.

Створення та тиражування гіпертекстових систем знайде застосування у діяльності ОЦНТІ, у сфері архівних наукових досліджень, у роботі органів управління архівною справою з нормативно-методичними документами.

Існуючий різнобій у відомчих правилах створення, накопичення та подання інформації неминуче відіб'ється на проблемах комплектування архівів ДМН, способах їх опису, зберігання та використання. Фактично державні архіви є тією вузловою точкою, до якої мають прийти всі різнотипні та різнопланові ДМН і де проблеми сумісності та стандартизації стануть у самому концентрованому вигляді.

Аналіз наукових та експериментальних досліджень за кордоном показує, що в галузі інформаційних технологій все більш виразною стає перспектива переходу до цифровим методамстворення фонду користування та страхового фонду, при одночасному розширенні доступу до архівних матеріалів за телекомунікаційними системами. Як носій оцифрованої інформації виступають оптичні диски (ОД), на сучасному етапі є найбільш ємним і порівняно дешевим засобом зберігання інформації, довговічним і зручним у використанні.

Оцифрування архівних документів дає можливість якісно змінити систему роботи користувачів, тобто практично поєднати їхню роботу з НСА та архівними документами. Автоматизований багатоаспектний тематичний пошук, що отримує все більше поширення, дозволяє ідентифікувати потрібний документ, який можна переглянути на екрані і або отримати копію його факсимільного зображення на папері або у вигляді файлу. Варіант із отриманням електронної копії документа надійний також при доступі з віддаленого терміналу за допомогою телекомунікаційних мереж.

Використання ОД та технологій мультимедіа відкриває нові перспективи у публікаційній діяльності архівів: стає можливим в одному виданні поєднати текстові, графічні, фото-, фоно- та відеодокументи.

Орієнтація на використання методів оцифрування в архівній справі отримує підкріплення у вигляді ряду об'єктивних факторів, загальних для сучасного рівня технологічного розвитку, та специфічних для ситуації в країні: удосконалення та одночасне зниження вартості комп'ютерної техніки та носіїв, розвиток програмного забезпечення, розгортання комп'ютерних мереж відбувається одночасно з підвищенням вартості матеріалів для створення УФ та фонду користування традиційними методами.

Необхідне проведення комплексу експериментальних робіт із впровадження технологій оцифрування та зберігання на оптичних дисках архівних документів, у т.ч. розробка вимог до вибору номенклатури архівних документів різних типів, що підлягають оцифруванню, вибір чи розробка оптимальної системи автоматизованого пошуку зображень на оптичний диск, розробка технологічних інструкцій з експериментального оцифрування архівних документів різних типів, вибір та адаптація програм розпізнавання тексту Одним із результатів цієї роботи може бути доповнення Правил наукової публікації історичних джерел розділом, що регулює підготовку до видання архівних матеріалів в електронній (оцифрованій) формі.

7. МІЖНАРОДНЕ СПІВПРАЦЯ

Міжнародне співробітництво у сфері інформатизації архівної справи покликане сприяти впровадженню прогресивних інформаційних технологій у архівну практику, розвитку зв'язків із зарубіжними архівістами та користувачами, зміцненню матеріальних ресурсів інформатизації.

Співпраця з країнами ближнього та далекого зарубіжжя включає:

налагодження ділових зв'язків, організацію обміну матеріалами з проблем інформатизації архівної справи, обмін фахівцями з метою ознайомлення з досвідом роботи з інформатизації;

тісна взаємодія з архівними та науковими організаціями, які проводять дослідження в галузі нових інформаційних технологій, технологічних аспектів доступу до архівних матеріалів, участь у міжнародних наукових семінарах та симпозіумах;

встановлення ділових контактів з найбільшими організаціями, що здійснюють накопичення, зберігання та широке використання ДМН;

співробітництво з країнами ближнього зарубіжжя у розробці загальних стандартів опису архівної інформації;

реалізацію спільних проектів із застосування сучасних інформаційних технологій у російських архівах.

В інформатизації архівної справи виключно важлива роль належить широкомасштабним експериментам, що дають матеріал для вдосконалення розроблених технологій, а також закладають основу для прийняття принципових рішень щодо нових напрямів інформатизації.

Експериментальні дослідження пов'язані з великими фінансовими вкладеннями та трудовитратами без гарантії їхньої високої віддачі. Тому доцільно підходити до всіх спільних міжнародних проектів, у яких використовуються автоматизовані технології, як до полігонів для апробації нових технологічних рішень у рамках російської архівної системи та на російському матеріалі. Такий підхід передбачає найактивнішу участь російської сторони у плануванні як змістовних, а й технологічних аспектів проекту: вибір рішень, які забезпечують сумісність створюваних автоматизованих інформаційних ресурсів та його описів (метабаз) з раніше створеними і розроблюваними ААТ; аналіз інформаційних, технічних, програмних, економічних результатів; підготовка для вітчизняних архівістів повного аналітичного огляду ходу та підсумків проведеної роботи; вироблення рекомендацій щодо проекту; в окремих випадках, якщо це доцільно та не заборонено договором щодо проекту – впровадження технологічних рішень у практику роботи архівних установ.

Водночас необхідний критичний та виважений підхід до вивчення зарубіжного досвіду інформатизації архівної справи. По-перше, в шляхах та методах інформатизації в кожній країні є вплив традиційної національної системи комплектування, забезпечення безпеки, опису та використання архівних матеріалів. По-друге, найбільші і відомі зараз бази та банки даних проектувалися для програмних і технічних засобів, які наразі певною мірою застаріли. Вироблені раніше значні витрати на ПЗ та обладнання, накопичення інформаційного масиву у старих форматах створюють інерційність у використанні інформаційних технологій, перешкоджають своєчасному впровадженню нових досягнень у цій галузі. Необхідно брати до уваги, що вибір програмного забезпечення, створення інформаційних технологій, прийняття тих чи інших стандартів визначаються не лише їхньою ефективністю, а й накопиченими АІР, маркетинговою діяльністю фірм-виробників ПЗ та комп'ютерної техніки, самодостатнім прагненням до національних пріоритетів.

Важливою частиною міжнародного співробітництва у сфері інформатизації є взаємодія з архівними установами колишніх радянських республік. Передумовою ефективного співробітництва є загальні основи організації архівної справи та роботи з архівними документами. Використання в Росії та країнах ближнього зарубіжжя тих самих або сумісних ААТ, загальних стандартів сприятиме інтенсивному інформаційному обміну та взаємному поповненню АІР, більш повному задоволенню потреб органів державної влади, громадян в архівній інформації, розвитку та вдосконаленню зв'язків між архівними службами. Співробітництво з країнами ближнього зарубіжжя може здійснюватися в рамках двосторонніх або багатосторонніх угод, що включають питання надання та використання ААТ; організації взаємного обміну архівною інформацією в електронній формі; стандартизації подання інформації, комунікативних форматів та протоколів передачі даних; ведення багатомовного лінгвістичного забезпечення БД; ведення та використання в режимі віддаленого доступу централізованих баз та банків даних.

8. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТ З ІНФОРМАТИЗАЦІЇ

Здійснення інформатизації архівної галузі вимагає проведення комплексу заходів, спрямованих на організаційну, наукову, методичну, кадрову, матеріальну підтримку робіт, що проводяться. Конкретний зміст кожного з напрямків, етапи їх реалізації становитимуть галузеву програму інформатизації.

Для оптимізації робіт з інформатизації важливо, щоб кожен держархів та центр документації, органи управління архівною справою розробили обґрунтовану та реалістичну програму інформатизації, тобто цілісний та всебічний план заходів, що визначає порядок та основні види робіт, які проводять архівні установи, залучені сторонніми організаціями та фахівцями. Програма повинна узгоджуватися із загальногалузевими проектами, а також з федеральними та регіональними програмами у сфері інформатизації з метою забезпечення можливості входження до загального інформаційного простору. У програмі слід передбачити раціональне використання матеріальних та кадрових ресурсів: використання типового програмного забезпечення, реалізацію спеціальних проектів спільно з іншими архівними та позагалузевими установами тощо. Корисно продовжити узгодження науково-дослідних робіт у сфері інформатизації з федеральною програмою "Інформатизація Росії".

Практика інформатизації архівних установ показує виняткову важливість планування та регулярного проведення на загальногалузевому та регіональному рівнях семінарів співробітників держархівів з оволодіння навичками роботи із сучасним програмним забезпеченням, з питань проектування БД, нарад керівних працівників з питань організації робіт з інформатизації. Є потреба в організації навчально-методичного центру, на базі якого проводилися б курси підвищення кваліфікації, що включають практичні заняття, консультування з впровадження та експлуатації автоматизованих архівних технологій.

Вкрай необхідне проведення заходів щодо узгодження стандартів опису та організації інформаційних масивів по всьому ланцюжку руху документа з моменту його створення: діловодство установи - архів установи - відомчий архів - державний архів. В рамках автоматизації роботи з установами-джерелами комплектування слід провести розробку єдиних технологій, що забезпечують сумісність інформаційно-технологічних рішень, які використовуються у відомчих та державних архівах. Створені в установах матеріали облікового характеру мають стати органічною частиною баз даних з обліку у державних архівах без повторного ручного введення відомостей та суттєвої переробки даних у автоматизованому режимі. Зазначений підхід необхідно закріпити у спеціальних розділах договорів із установами-джерелами комплектування.

Слід підвищити роль і активність базових центрів з інформатизації, координованість їхньої діяльності, перетворити їх на провідників прогресивних інформаційних технологій у суб'єктах Федерації. Важливо ввести в практику цілеспрямовані публікації в архівній періодиці статей та оглядів із зазначеної проблематики, аналітичних матеріалів, які висвітлюють досвід автоматизації у вітчизняних та зарубіжних архівних установах. Корисна організація телекомунікаційних мереж телеконференцій з проблем інформатизації архівів.

У міру накопичення архівних автоматизованих інформаційних ресурсів будь-якого роду, розширення кола користувачеві БД дедалі актуальнішими стають проблеми захисту АІР від насанкціонованого доступу, розкрадання та навмисного чи ненавмисного спотворення. В даний час на порядку денному стоїть організація ведення централізованих баз даних, і насамперед Центрального фондового каталогу (ЦФК). Переведений в автоматизований режим ЦФК зможе виконувати як функції облікового характеру, так і архівного довідника. Його відомості можуть бути використані при аналізі складу АФ РФ, реалізації планів використання, у роботах з зарубіжної архівної Росії, при відтворенні архівів, матеріали яких було втрачено, для активної архівної співпраці з країнами ближнього зарубіжжя.

Найважливішим заходом, спрямованої на підвищення ефективності та інтенсивності інформатизації, є розробка нормативно-методичної бази застосування комп'ютерних технологій та включення їх до Основних правил роботи державних архівів.

***

На початковому етапі інформатизації система інформаційних технологій неминуче значною мірою копіює традиційну "паперову" технологію роботи з документами, що склалася, дублює усталену схему внутрішньо- і міжгалузевих інформаційних потоків. У міру збільшення автоматизованих інформаційних ресурсів, їх залучення в активний обіг, "вростання" в архівну практику інформаційних технологій так само неминуча трансформація структури та інтенсивності інформаційних потоків, форм, методів та показників архівної діяльності, видів роботи користувачів. Ці чинники, і навіть прогрес у розвитку комп'ютерної техніки і технології визначають необхідність постійної та високоефективної роботи з інформатизації архівної справи Росії.