Створення списку в Ексель. Створення списку в осередку.
У цій статті розглянемо, як створити . Візьмемо приклад, коли нам потрібно в осередку вибрати задані значення від 1 до 5 зі списку. Створюємо сам список і виділяємо його лівою кнопкою миші. Натискаємо правою кнопкою миші в виділеної області і вибираємо пункт Ім'я діапазону.
У віконці в поле Ім'я вводимо назву нашого списку, назвемо значення. В поле Область зі списку виберемо книга (Або номер Ліста до якого бажаєте застосувати список). Тиснемо Ок.
Так само, щоб задати назву списку, слід виділити наявний список і в поле ім'я осередку внести, присвоїти ім'я списку. Дивимося картинку нижче.
Список створено. Тепер застосуємо цей список до осередку.
Виділяємо осередок, до якої буде прив'язаний список. У стрічці переходимо на вкладку Дані і в групі Робота з даними натискаємо на кнопку Перевірка даних. У наступному віконці у вкладці Параметри в поле Тип даних вибираємо зі списку пункт Список.
В поле Джерело ставимо знак «дорівнює» і пишемо назву, яке присвоїли списку. Список називається «Значення». Відповідно запис повинна бути як показано на малюнку нижче.
Тиснемо Ок, і тепер отримали осередок з списком, що випадає. Як це виглядає, дивимося нижче на зображенні. Коли клацаємо по осередку, бачимо праворуч від неї квадратик з трикутником вниз. Кількома по квадратику і тим самим розкриваємо список.
можна створити список, що розкривається в excel 2007, Минаючи присвоєння назви списку. Тобто:
- створюємо сам список;
- переходимо в Стрічці на вкладку Дані, тиснемо кнопку Перевірка даних;
- в віконці, у вкладці Параметри в поле Тип даних вибираємо Список;
- в поле Джерело натискаємо лівою кнопкою миші для активації даного поля. Далі виділяємо комірки утворюють список;
- тиснемо Ок.
Усе, список, що розкривається в excel 2007 готовий.
При заповненні таблиць нерідко доводиться вводити повторювані значення. Excel дозволяє істотно полегшити цю роботу і при цьому зменшити кількість помилок при введенні. З цією метою використовуються списки, що випадають. Ми створюємо необхідний список один раз, а потім в будь-якому осередку вставляємо випадає, з якого можемо вибирати потрібне значення.
Як зробити списки в Excel 2007
Для прикладу я створив список міст Московської області. Виділяємо список і створюємо іменований діапазон. Для цього після клацання правої кнопки миші вибираємо в контекстному меню «Ім'я діапазону».
Задаємо ім'я «Город_М_О» і тиснемо «ОК». 
Тепер переходимо в ту клітинку, де ми хочемо мати список, що випадає і переходимо на закладку «Дані» верхньої панелі. Тут нам знадобиться кнопка «Перевірка даних», розташована в групі «Робота з даними». Вибираємо пункт «Перевірка даних». 
У вікні вибираємо тип даних «Список» і в полі «Джерело» вводимо «= Город_М_О», тобто заданий нами ім'я діапазону, який містить список. 
Ось власне і все. У заданої нами осередку з'явився список, що випадає, з якого ми можемо вибирати будь-яке значення. При необхідності ми можемо використовувати той же список і в інших осередках. 
А вихідний список ми можемо і заховати, наприклад, на іншому аркуші, щоб не псував вигляду таблиці. Система все одно буде працювати, тому що список у нас знаходиться в іменованому діапазоні, видимому в межах всієї книги Excel.
Як це зробити в Excel 2003
Тут, щоб присвоїти ім'я діапазону нам буде потрібно зайти в меню «Вставка» 
І вікно присвоєння імені виглядає трохи по-іншому. 
Так само переходимо в потрібну нам осередок і в меню «Дані» вибираємо «Перевірка». А відкрилося вікно буде таким же, як і в Excel 2007.
Підкоряйте Excel і до нових зустрічей!
Отже, як же створити список, що випадає? В Excel за введення даних в осередку відповідає функція (команда) Перевірка даних .
Крок 1. Створимо список значень, які будемо використовувати як варіанти списку. Введемо їх в стовпчик десь поза зоною роботи з основною частиною таблиці. Наприклад, року народження учнів.
Крок 2. Створимо основну таблицю (якщо актуально), і визначимо, в яких осередках будуть списки, що випадають.
У нашому випадку ПІБ дітей будуть виводитися в стовпці А , А випадає буде напроти кожного прізвища у відповідній клітинці стовпчика B: B1,B2,B3 і т.д.
крок 3. Зробимо перший список, що випадає.
Для цього клацнемо в першій клітинці, в якій потрібно зробити меню, що випадає (в нашому випадку це комірка B1 ) - на верхній панелі Риббон перейдемо на вкладку Дані - Перевірка даних .
відкриється вікно Перевірка вводятьсязначень , В якому ми і зробимо настройки списку Excel.
вибираємо Тип даних - Список .
І в джерелі вказуємо діапазон комірок, які будуть значеннями списку (тобто звідки в випадаючому списку будуть братися варіанти вибору). У нашому випадку це стовпець H .
Щоб вказати його, натискаємо на кнопку із зображенням стрілочки праворуч від поля джерело .
Вікно згорнеться до полосочки.
І тепер можна виділяти мишею діапазон потрібних осередків. Виділивши діапазон значень для списку, натискаємо кнопку розгортання вікна настройки перевірки даних.
Бачимо, що в джерелі з'явився виділений діапазон (в принципі, його адреса можна було вписати вручну в це поле джерело ).
Для мінімальної настройки списку в Excel цього достатньо. Тепер просто натискаємо ОК і в подальшому не видаляємо стовпець зі значеннями для списку (в нашому випадку стовпець H ).
Також дані для списку можна писати в джерелі через крапку з комою (по-російськи) і через кому (латинськими символами):
Також в джерело можна писати ім'я потрібного діапазону комірок. Це використовується, наприклад, для того, щоб список значень зберігати на іншому аркуші (див. Інструкцію нижче).
Як користуватися списком, що випадає Execl?
Тепер в обраній на кроці 3 осередку з'явився список, що випадає, але, якщо осередок не активна, його не видно.
Але якщо клацнути мишею в осередку, то праворуч від неї з'явиться стрілочка, при натисканні на яку з'являється меню, що випадає.
Можна вибирати будь-яке значення зі списку.
Крок 4. Створюємо такі ж списки в інших осередках.
Зовсім не обов'язково в кожному осередку виконувати таку настройку, на що випадають списки поширюються всі правила введення значень і копіювання формул.
Щоб зробити такий же список в декількох осередках шпальти У , А не тільки в осередку B1 , Виділіть ту клітинку, в якій вже є налаштований, що випадає. Наведіть курсор на правий нижній кут комірки так, щоб він прийняв форму маленького чорного хрестика. У цей момент натисніть ліву кнопку миші і, утримуючи її, потягніть вниз на потрібну кількість осередків. У всіх цих осередках також будуть налаштовані списки.
Таким чином можна дуже швидко заповнити таблицю однотипними даними.
Додаткові настройки списку
Додаток 1. Підказка при введенні даних в таблицю
Для спрощення роботи користувача з списком, що випадає можна виводити підказки для нього - для цього використовується вкладка Повідомлення для введення при створенні списку. Вкажіть заголовок і саме повідомлення, і воно буде відображатися в Excel, якщо осередок зі списком буде активною:
Доповнення 2. Повідомлення про помилки
Список, що випадає може жорстко обмежувати дані, які користувач вводить в таблицю (адже список створюється саме в вікні Перевірка даних ) - тобто користувач може вибирати тільки одне значення зі списку, але не вводити своє. При неправильному введенні даних в осередок зі списком з'являється повідомлення про помилку.
Можна налаштувати це повідомлення при створенні або редагуванні списку у вкладці Повідомлення про помилку .
За замовчуванням повідомлення про помилку не дає ввести інші дані - вид Зупинка . Але можна також вибрати попередження і Повідомлення , Які дозволяють введення інших значень в клітинку.
ЧаВо
- Як видалити дані з комірки, якщо в ній випадає, а потрібно зробити вільну позицію.
- Потрібно клацнути по комірці і натиснути клавішу DEL .
- Як додати в список нові значення для вибору або видалити непотрібні?
- Для цього потрібно відредагувати список значень списку (в нашому випадку в стовпці Н ) І заново вибрати діапазон значень у вікні Налаштування вводятьсязначень.
- Як взагалі видалити список, що випадає, а не тільки одне значення?
- Зайдіть Дані - Перевірка даних - Тип даних: Будь-яке значення .
- Як зробити випадаючий список з даними, розташованими на іншій сторінці?
- Раніше ми говорили, що зручно використовувати для різних даних, наприклад, для основної таблиці використовувати Лист1, а для всіх даних, з яких формуються списки, що випадають, можна використовувати Лист 2.
Як зробити випадаючий список з даних, розташованих на іншому аркуші? Потрібно діапазону з варіантами списку присвоїти ім'я ( Виділити діапазон - Формули - Присвоїти ім'я ).
А потім на Кроці 3 в якості джерела вказати це ім'я діапазону.
Таким чином можна робити, якщо значення для списку знаходяться на тому ж або іншому аркуші, що і сам список.
Вивчимо простий спосіб створення залежних (Також називають пов'язаних) випадаючих списків в Excel.
Для початку пояснимо, що ж таке пов'язані списки, що випадають.
Це 2 випадають списку, при цьому список значень одного з випадаючих списків залежить від вибору значення в іншому списку, що випадає. Створити окремо списки, що випадають не представляє складнощів, але і зв'язати випадають списки можна досить просто.
Для наочності розглянемо наступну ситуацію: у нас є кілька категорій страв, наприклад, піца, суші і паста, А також види страв у кожній категорії (піца пепероні, суші Філадельфія, паста феттучині і т.д.):
В результаті ми хочемо отримати своєрідний дворівневий залежний випадає: На першому рівні (списку) - категорії страв, на другому - страви з обраної категорії.
Як зробити залежні списки, що випадають?
В основі створення пов'язаних випадаючих списків лежить застосування, яка дозволяє перетворювати текст з осередку на заслання.
Іншими словами, якщо в клітинку введено текстове значення «А1», то функція ДВССИЛ поверне посилання на осередок А1.
Тепер поставимо імена діапазонів що складається з усіх видів страв кожної конкретної категорії.
Для цього в панелі вкладок вибираємо формули -> певні імена -> присвоїти ім'я:
Виділяємо діапазон комірок A2: A6 і створюємо діапазон з ім'ям піца, Аналогічні дії повторюємо і для списків з суші (ім'я діапазону - Суші) і пастою (ім'я діапазону - Паста):
Зверніть увагу, що при створенні імен діапазонів ім'я не повинно включати в себе прогалини.
У тому випадку якщо в назві категорії все ж міститься пробіл (наприклад, Японська кухня), То одним з варіантів вирішення є використання нижнього підкреслення замість пробілу в імені діапазону ( Японська кухня).
Створимо перший список, що випадає в осередку A10, Що складається з категорій страв (Піца, Суші і Паста). В панелі вкладок вибираємо дані -> Робота з даними -> Перевірка даних, Вказуємо тип даних список і як джерело виділяємо діапазон A1: C1:
Тепер створюємо другий список, що випадає, повністю повторюємо дії зі створенням першого списку, тільки в полі джерело записуємо формулу = ДВССИЛ (A10):
Імена створених діапазонів обов'язково повинні збігатися з елементами першого списку, тому якщо в першому списку є категорії містять пробіли, то при зверненні до імені діапазону необхідно замінити прогалини на нижні підкреслення.
Це можна здійснити за допомогою функції ПІДСТАВИТИ, Яка дозволяє замінити старий текст (пропуск) на новий текст (нижнє підкреслення) в текстовому рядку, тобто в нашому випадку формула набуде вигляду = ДВССИЛ (ПІДСТАВИТИ (A10; ""; "_")).
Також мінусом даного способу створення списків є неможливість використання динамічних іменованих діапазонів.
Детально ознайомитися з прикладом залежних випадаючих списків -.
Потрібен для того, щоб при заповненні легко і швидко вибрати потрібне значення. Ми розглянемо два способи створення списку в Excel 2007.
перший спосіб найпростіший, але і найменш придатний до застосування. Під стовпцем з даними потрібно натиснути правою кнопкою на осередок правою клавішею миші, і натиснути на рядок Вибрати із списку . Потім вибираєте потрібне значення, натискаєте на нього, і це значення з'являється в осередку. даний спосіб діє тільки для осередку безпосередньо під списком, і список не повинен містити порожніх клітинок.
другий спосіб створення списку в Excel більш витончений і універсальний. Виділяєте діапазон даних для списку, потім натискаєте на пункт меню Формула - Диспетчер імен - Створити . заповнюєте поле ім'я , І копіюєте його (воно Вам знадобиться пізніше). Ім'я повинно починатися з букви або символу підкреслення, і не повинно містити пробілів. натискаєте ОК . Закриваєте вікно.
Потім вибираєте осередок, в якій буде список, що випадає Excel (можна відразу виділити кілька осередків, якщо в них будуть однакові списки, що випадають). Після цього вибираєте пункт меню Дані - Перевірка даних
, Потім у віконці Тип даних виберіть рядок список , в полі джерело поставте знак рівності, і без пробілу вставте те, що Ви копіювали (значення поля ім'я ). Не забудьте про знак =
, Інакше нічого не вийде. Виглядає напис в поле джерело приблизно так: = Імя_діапазона
. натискаєте ОК
.
Праворуч від осередку з'явиться значок списку, в якому можна вибрати одне зі значень. Після вибору це значення з'явиться в осередку. осередок з списком, що випадає Excel можна зробити на іншому аркуші, так, щоб на одному аркуші були дані для списків, а на іншому - осередок з списком, що випадає, або кілька таких осередків.
Це може бути опитування, тест, або анкета з заздалегідь прописаними варіантами відповідей. Можна, наприклад, роздати файл Excel з анкетою групі людей, яких Ви хочете опитати, і отримати назад вже файли з відповідями, або роздруковані відповіді.
Для надійності можна лист з даними для випадаючих списків приховати або захистити. щоб приховати лист Excel, Натискаєте на його назву правою клавішею миші, і вибираєте приховати . Щоб показати приховані листи, натискаєте на назву будь-якого відкритого листа Excel правою клавішею миші, і вибираєте відобразити
.
щоб захистити лист Excel, Вибираєте пункт меню Редагувати - Захистити лист
, І прописуєте пароль і дії, які дозволені для користувачів.
Щоб видалити з комірки, що випадає, виділяєте осередок, вибираєте в меню Дані - Перевірка даних , І натискаєте на кнопку Очистити всі .