Створення списку, що розкривається. Пов'язані випадають списки Розмір списку, що розкривається

При роботі в програмі Microsoft Excel у таблицях з повторюваними даними, дуже зручно використовувати список, що випадає. З його допомогою можна просто вибирати потрібні параметри зі сформованого меню. Давайте з'ясуємо, як зробити список, що розкривається, різними способами.

Найзручнішим, і одночасно найбільш функціональним способом створення списку, що випадає, є метод, заснований на побудові окремого списку даних.

Насамперед, робимо таблицю-заготівлю, де збираємося використовувати меню, що випадає, а також робимо окремим списком дані, які в майбутньому включимо в це меню. Ці дані можна розміщувати як на цьому ж аркуші документа, так і на іншому, якщо ви не хочете, щоб обидві таблиці були візуально разом.

Виділяємо дані, які плануємо занести в список, що розкривається. Клацаємо правою кнопкою миші і в контекстному меню вибираємо пункт «Присвоїти ім'я…».

Відкривається форма створення імені. У полі «Ім'я» вписуємо будь-яке зручне найменування, за яким дізнаватимемося цей список. Але, це найменування має починатися обов'язково з літери. Можна також вписати примітку, але не обов'язково. Тиснемо на кнопку «OK».

Переходимо у вкладку "Дані" програми Microsoft Excel. Виділяємо область таблиці, де збираємося застосовувати список, що випадає. Тиснемо на кнопку «Перевірка даних», розташовану на Стрічці.

Відкривається вікно перевірки значень, що вводяться. У вкладці "Параметри" в полі "Тип даних" вибираємо параметр "Список". У полі «Джерело» ставимо знак одно, і одразу без прогалин пишемо ім'я списку, яке надали йому вище. Тиснемо на кнопку «OK».

Випадаючий список готовий. Тепер, при натисканні на кнопку в кожному осередку вказаного діапазону з'являтиметься список параметрів, серед яких можна вибрати будь-який для додавання в осередок.

Створення списку, що випадає, за допомогою інструментів розробника

Другий спосіб передбачає створення списку, що випадає, за допомогою інструментів розробника, а саме з використанням ActiveX. За замовчуванням функції інструментів розробника відсутні, тому нам, перш за все, потрібно буде їх включити. Для цього переходимо у вкладку "Файл" програми Excel, а потім клацаємо по напису "Параметри".

У вікні, що відкрилося, переходимо в підрозділ «Налаштування стрічки», і ставимо прапорець навпроти значення «Розробник». Тиснемо на кнопку «OK».

Після цього, на стрічці з'являється вкладка під назвою «Розробник», куди ми й переміщуємося. Чортимо в Microsoft Excel список, який повинен стати меню, що випадає. Потім, клацаємо на Стрічці на значок «Вставити», і серед елементів, що з'явилися в групі «Елемент ActiveX» вибираємо «Поле зі списком».

Клікаємо за місцем, де має бути осередок зі списком. Як бачите, форма списку з'явилась.

Потім ми переміщуємося до «Режиму конструктора». Тиснемо на кнопку «Властивості елемента управління».

Відкриється вікно властивостей елемента керування. У графі «ListFillRange» вручну через двокрапку прописуємо діапазон осередків таблиці, дані якої формуватимуть пункти списку, що випадає.

Випадаючий список у Microsoft Excel готовий.

Щоб зробити й інші осередки зі списком, що випадає, просто стаємо на нижній правий край готового осередку, натискаємо кнопку миші, і простягаємо вниз.

Пов'язані списки

Також, у програмі Excel можна створювати пов'язані списки, що випадають. Це такі списки, коли при виборі одного значення зі списку в іншій графі пропонується вибрати відповідні йому параметри. Наприклад, при виборі в списку продуктів картоплі, пропонується вибрати як міри вимірювання кілограми та грами, а при виборі олії – літри та мілілітри.

Перш за все, підготуємо таблицю, де будуть розташовуватися списки, що випадають, і окремо зробимо списки з найменуванням продуктів і заходів вимірювання.

Привласнюємо кожному зі списків іменований діапазон, як це ми вже робили раніше зі звичайними списками, що випадають.

У першому осередку створюємо список точно так само, як робили це раніше, через перевірку даних.

У другому осередку теж запускаємо вікно перевірки даних, але у графі «Джерело» вводимо функцію «=ДВССИЛ» та адресу першого осередку. Наприклад, =ДВССИЛ($B3).

Як бачимо, список створено.

Тепер, щоб і нижні комірки набули тих же властивостей, як і в попередній раз, виділяємо верхні комірки, і при натиснутій клавіші мишки «протягуємо» вниз.

Все, таблиця створена.

Ми розібралися, як зробити список, що випадає в Екселі. У програмі можна створювати, як прості списки, що випадають, так і залежні. При цьому можна використовувати різні методи створення. Вибір залежить від конкретного призначення списку, цілей його створення, сфери застосування, і т.д.

Як зробити в Ексель список, що випадає, це питання ми сьогодні розглянемо на практиці. За допомогою цієї статті навчимося робити не тільки списки, що випадають, а й прості, залежні, розкривають. Потім скопіюємо зроблений список в програму Excel і вставимо його.

Навіщо потрібні списки в Екселі

Привіт, друзі! Наскільки відомо, програма Ексель дуже зручне програмне забезпечення для запису та ведення різних обліків у документі. У ній можна заповнювати дані про свої доходи та витрати, розраховувати формули тощо. Але, деякі люди, запитують, а як зробити в Ексель випадаючий список? Навіщо він потрібен?

Насправді, списки, що випадають, дуже необхідні, якщо Ви часто працюєте з таблицями в даній програмі і її заповнюєте різними цифрами і символами. Вони потрібні, щоб заощадити час вашої роботи і не витрачати його на довге заповнення таблиць. На практиці, список, що випадає, працює ефективно і запам'ятовує всі раніше записані Вами дані в таблицях. Далі, ми створимо такий список, і зробимо інші схожі списки, які допоможуть Вам спростити цю програму.

Створимо простий список, що випадає. Відкриваємо програму Ексель та прописуємо у першій таблиці якісь слова чи цифри. Виділяємо один стовпець зі словами і далі, у верхній частині панелі керування програми натискаємо на розділ «Дані» і потім «Перевірка даних» (Скрін 1).

Потім слід натиснути на "Джерело" і ще раз виділити заповнений нами стовпець, тільки після цього натисніть "ОК". Отже, ми тепер знаємо, як зробити в Ексель список, що випадає, його ще називають «спливаючий». Після його створення він виглядає так (Скрін 3).

Ви можете натискати на стрілочку та вибирати написані раніше слова у таблиці. Ми розглянули найпростіший варіант. Далі будуть ще списки, але з більш ускладненим варіантом.

Список, що випадає з іншого листа в Excel

Якщо працюєте з різних аркушів програми Ексель, то список, що випадає з іншого аркуша, дуже сильно нам допомагатиме в подальшій роботі. Зробити його досить легко. Спочатку виділяєте потрібний стовпець з даними у програмі, і натискаєте знову кнопку «Перевірка даних» на другому аркуші. Далі переходимо на перший аркуш і в розділі "Джерело", потім Вам варто виділити комірки та натиснути на кнопку "ОК". Після цього список, що випадає, повинен перенестися на інший аркуш.

Залежні списки, що випадають в Excel

Що таке залежні списки, що випадають? Це списки, які створюються із двох джерел. Наприклад, є дві таблиці, у яких Ви записали імена своїх знайомих та друзів. А в наступній колонці, буде відображатися залежний список, що випадає від них, який показує ті ж дані, що були записані в інших таблицях. Далі, ми створимо такі залежні списки та розкривають.

Розкривний список Ексель можна створити за допомогою спеціальної функції, про яку ми нижче поговоримо. Він чимось схожий на випадаючий тільки з використанням даного значення «ЗМІЩ». Отже, переходимо до процесу створення.

Виконуйте всі ті ж дії, що ми робили в першій частині статті і далі в «Джерелі» вкажіть таку формулу «=СМЕЩ(A$2$;0;0;5»), потім натисніть «ОК», щоб створився список, що розкривається.

Вище ми трохи говорили про залежні списки. А тепер створимо їх. Але для початку, створіть і заповніть два стовпці будь-якими даними. Далі, виділяйте ці стовпці у таблицях, і натискаєте нагорі кнопку – «Створити з виділеного фрагмента» (Скрін 4).

Далі, створюємо список, що випадає (процес створення був показаний вище в статті). Потім, зайдіть у функцію «Джерела» і напишіть у полі таку команду =ДВССИЛ($D$2). Вона допоможе створити залежні списки. Клацніть кнопку «ОК», після чого має з'явитися ще одна колонка в таблиці із залежним спливаючим списком.

Як скопіювати список, що випадає в Excel

Скопіювати список, що випадає, не складе сильної праці для користувачів. Для цього виділяємо лівою кнопкою миші потрібну нам комірку і натискаємо клавіші CTRL+C (Копіювати). Потім натисніть на будь-який стовпець у таблиці Ексель. І правою кнопкою миші викличте команду - "Спеціальна вставка". У цій функції вставки потрібно встановити - "Умови на значення" і натиснути на "ОК", щоб зберегти зміни.

Після цього знову натискаємо одночасно клавіші – CTRL+V, що означає «Вставити» і згодом весь скопійований список, що випадає, в цій програмі успішно вставиться.

Висновок

Отже, у статті ми розглянули питання, як зробити в Ексель список, що випадає, і разом з тим зробили інші списки. Ця інструкція перевірялася практично. Можливо, цей інструмент від програми Ексель Вам допоможе вирішити деякі питання під час заповнення таблиць або під час роботи з документами. Користуйтеся цими функціями, і робота з програмою Excel стане швидкою та зручною. Дякую за увагу, та удачі Вам!

Отримуйте нові статті блогу прямо на пошту. Заповніть форму, натисніть кнопку "Підписатися"

Як створити в Екселі список, що випадає? Всі давно знають про те, як добре Excel працює з таблицями та різного роду формулами, але мало хто знає, що тут можна робити списки, що випадають. І сьогодні мова йтиме про них.

І так є кілька варіантів, як зробити списки для роботи в Microsoft Office Excel.

Варіант перший дуже простий. Якщо ви вводите схожі дані в одному стовпці зверху вниз, то вам достатньо лише стати на комірку під даними і натиснути комбінацію клавіш «Alt + стрілка вниз». Перед вами з'явиться список, з якого одним кліком можна вибрати потрібні Вам дані.

Недоліком даного методу є те, що він розрахований на послідовний спосіб введення даних і якщо ви станете на будь-яку іншу комірку в стовпці, то список, що випадає, буде порожнім.

Варіант другий дає більше можливостей, його вважають стандартним. Зробити це можна через перевірку даних. В першу чергу нам потрібно виділити діапазон даних, які потраплять до нашого списку, та присвоїти йому ім'я.

Відредагувати цей діапазон можна за допомогою вкладки меню «Формули», вибравши піктограму «Диспетчер імен». У ньому ви можете створити новий список, що випадає, редагувати діючий або просто видалити не потрібний.

Наступним кроком вибираємо комірку, де буде розміщено наш список, що випадає, і переходимо на вкладку меню «Дані», натискаємо на іконку «Перевірка даних». У вікні нам потрібно вибрати тип даних, які будуть вводитися в нашому осередку. У нашому випадку ми вибираємо «Списки» і нижче через знак рівності прописуємо ім'я нашого діапазону та натиснути ОК. Для того, щоб застосувати список до всіх осередків, достатньо перед включенням перевірки даних просто виділити весь стовпець або потрібну вам область.

Є й інші варіанти складніші для створення випадаючого списку, такі як: вставка через вкладку меню «Розробник», де можна вставити списки, що випадають, як частина елемента форми або частина елемента ActiveX. Або написати відповідні макроси для створення та роботи списків, що випадають.

Введіть дані в комірки A1:A10, які будуть як джерело для списку. У нашому прикладі ми ввели цифри, вони з'являться у списку, що випадає. Виділіть комірку (Наприклад, E5), яка буде містити в список, що розкривається. Виберіть меню "Дані" -> "Перевірка даних", щоб відкрити діалогове вікно "Перевірка значень, що вводяться".

3. На вкладці «Параметри» виберіть параметр «Список» у розкривному меню. Переконайтеся, що потрібні прапорці.

4. Потім натисніть кнопку. Відобразиться наступне діалогове вікно.

5. Виберіть елементи, які з'являться у списку, що випадає на аркуші за допомогою миші, клацніть на кнопку і поверніться назад до вікна «Перевірка значень, що вводяться», потім натисніть кнопку «ОК».

6. Випадаючий список в Excel буде створено.

Якщо ваш список короткий, ви можете ввести елементи безпосередньо в «Джерело» на вкладці «Налаштування» у діалоговому вікні «Перевірка значень, що вводяться». Відділіть кожний пункт списку роздільниками, зазначеними в регіональних установках.
Якщо список повинен розташовуватися на іншому аркуші, ви можете скористатися параметром = List перед вказівкою діапазону даних.
Як створити список, що випадає в Екселі на основі даних з переліку

Припустимо, що у нас є перелік фруктів:
Як зробити список, що випадає в Excel

Для створення списку, що випадає, нам потрібно зробити наступні кроки:

Перейти на вкладку "Дані" => розділ "Робота з даними" на панелі інструментів => вибираємо пункт "Перевірка даних".

У полі "Джерело" ввести діапазон назв фруктів =$A$2:$A$6 або просто поставити курсор миші в поле введення значень "Джерело" і потім мишкою вибрати діапазон даних:

Якщо ви хочете створити списки, що випадають, у кількох осередках за раз, виберіть всі осередки, в яких ви хочете їх створити, а потім виконайте вказані вище дії. Важливо переконатися, що посилання на клітинки є абсолютними (наприклад, $A$2), а не відносними (наприклад, A2 або A$2 або $A2).

Як зробити список, що випадає в Excel використовуючи ручне введення даних

На прикладі вище ми вводили список даних для випадаючого списку шляхом виділення діапазону осередків. Крім цього способу, ви можете вводити дані для створення списку вручну (необов'язково їх зберігати в будь-яких осередках).
Наприклад, уявімо, що в меню, що випадає, ми хочемо відобразити два слова "Так" і "Ні".

Для цього нам знадобиться:
Вибрати осередок, в якому ми хочемо створити список, що випадає;
Перейти на вкладку "Дані" => розділ "Робота з даними" на панелі інструментів =>
Перевірка даних у Excel

У спливаючому вікні “Перевірка значень, що вводяться” на вкладці “Параметри” у типі даних вибрати “Список”:
Перевірка значень, що вводяться в Excel

У полі "Джерело" ввести значення "Так; Ні”.
Натискаємо "ОК"
Та ні

Після цього система створить список, що розкривається, у вибраній комірці. Всі елементи, перелічені в полі "Джерело", розділені точкою з комою будуть відображені в різних рядках меню.

Якщо ви хочете одночасно створити список, що випадає, в декількох осередках - виділіть потрібні осередки і дотримуйтесь інструкцій вище.
Як створити список, що розкривається, в Ексель за допомогою функції ЗМІЩ

Поряд зі способами описаними вище, ви також можете використовувати формулу ЗМІЩ для створення списків, що випадають.

Наприклад, у нас є список із переліком фруктів:

Для того щоб зробити список, що випадає, за допомогою формули ЗМІЩ необхідно зробити наступне:
Вибрати осередок, в якому ми хочемо створити список, що випадає;
Перейти на вкладку "Дані" => розділ "Робота з даними" на панелі інструментів => вибрати пункт "Перевірка даних":
Перевірка даних у Excel

У спливаючому вікні “Перевірка значень, що вводяться” на вкладці “Параметри” у типі даних вибрати “Список”:
Перевірка значень, що вводяться в Excel

У полі “Джерело” ввести формулу: =ЗМІЩ(A$2$;0;0;5)
Натиснути "ОК"

Система створить список, що випадає, з переліком фруктів.
Як ця формула працює?

На прикладі вище ми використовували формулу =ЗМІЩ(посилання;сміщ_по_рядків;сміщ_по_стовпцям;[висота];[ширина]).
Ця функція містить п'ять аргументів. У аргументі “посилання” (у прикладі $A$2) вказується з якого осередку починати усунення. У аргументах “смещ_по_строкам” і “смещ_по_столбцам” (у прикладі вказано значення “0”) – скільки рядків/стовпців потрібно зміщуватися для відображення даних.

У аргументі “[висота]” вказано значення “5”, що означає висоту діапазону осередків. Аргумент “[ширина]” ми вказуємо, оскільки у прикладі діапазон складається з однієї колонки.
Використовуючи цю формулу, система повертає вам як дані для списку, що випадає, діапазон осередків, що починається з осередку $A$2, що складається з 5 осередків.

Як зробити список в Excel з підстановкою даних (з використанням функції ЗМІЩ)

Якщо ви використовуєте для створення списку формулу ЗМІЩ на прикладі вище, ви створюєте список даних, зафіксований у певному діапазоні осередків. Якщо ви захочете додати якесь значення як елемент списку, вам доведеться коригувати формулу вручну.

Нижче ви дізнаєтеся, як робити динамічний список, в який будуть автоматично завантажуватися нові дані для відображення.
Для створення списку потрібно:
Вибрати осередок, в якому ми хочемо створити список, що випадає;

Перейти на вкладку "Дані" => розділ "Робота з даними" на панелі інструментів => вибрати пункт "Перевірка даних";
У спливаючому вікні “Перевірка значень, що вводяться” на вкладці “Параметри” у типі даних вибрати “Список”;
У полі “Джерело” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;РАХУНКИ($A$2:$A$100;”)<>”))
Натиснути "ОК"

У цій формулі, в аргументі “[висота]” ми вказуємо як аргумент, що означає висоту списку з даними – формулу РАХУНКИ, яка розраховує в заданому діапазоні A2:A100 кількість не порожніх осередків.

Примітка: для коректної роботи формули, важливо, щоб у списку даних для відображення у меню, що випадає, не було порожніх рядків.

Як створити список, що випадає в Excel з автоматичною підстановкою даних

Для того щоб у створений вами список, що випадає, автоматично підвантажувалися нові дані, потрібно виконати такі дії:
Створюємо список даних для відображення у списку, що випадає. У нашому випадку це список кольорів. Виділяємо список лівою кнопкою миші:
список з автоматичною підстановкою в ексель

На панелі інструментів натискаємо пункт “Форматувати як таблицю”:

З меню вибираємо стиль оформлення таблиці

Натиснувши клавішу “ОК” у спливаючому вікні, підтверджуємо обраний діапазон комірок:

Привласнюємо ім'я таблиці у правій верхній комірці над колонкою "А":

Таблиця з даними готова, тепер можемо створювати список, що випадає. Для цього необхідно:
Вибрати осередок, в якому ми хочемо створити список;

Перейти на вкладку "Дані" => розділ "Робота з даними" на панелі інструментів => вибрати пункт "Перевірка даних":

У спливаючому вікні “Перевірка значень, що вводяться” на вкладці “Параметри” у типі даних вибрати “Список”:

У полі джерело вказуємо = назва вашої таблиці. У нашому випадку ми її назвали "Список":
Поле джерело автоматична підстановка даних у список, що випадає Ексель

Готово! Створений випадаючий список, у ньому відображаються всі дані із зазначеної таблиці:

Для того щоб додати нове значення в список, що випадає - просто додайте в наступну після таблиці з даними комірку інформацію:

Таблиця автоматично розширить діапазон даних. Список, що випадає, відповідно поповниться новим значенням з таблиці:
Автоматична підстановка даних у список ексель, що випадає

Як скопіювати список, що випадає в Excel

В Excel є можливість копіювати створені списки, що випадають. Наприклад, в осередку А1 у нас є список, що випадає, який ми хочемо скопіювати в діапазон осередків А2:А6.

Для того щоб скопіювати список з поточним форматуванням:
натисніть лівою клавішею миші на комірку зі списком, що випадає, яку ви хочете скопіювати;

виділіть комірки в діапазоні А2: А6, в які ви хочете вставити список, що випадає;

натисніть клавіші CTRL+V.
Так, ви скопіюєте список, що випадає, зберігши вихідний формат списку (колір, шрифт і.т.д). Якщо ви хочете скопіювати/вставити список, що випадає без збереження формату, то:
натисніть лівою клавішею миші на комірку зі списком, що випадає, який ви хочете скопіювати;

натисніть клавіші CTRL+C;
виберіть комірку, в яку ви хочете вставити список, що випадає;
натисніть праву кнопку миші => викличте меню, що випадає, і натисніть “Спеціальна вставка”;
випадаючий список у excel

У вікні в розділі “Вставити” виберіть пункт “умови на значення”:

Натисніть "ОК"
Після цього, Ексель скопіює лише дані списку, не зберігаючи форматування вихідної комірки.
Як виділити всі осередки, що містять список, що випадає в Екселі

Іноді, складно зрозуміти, скільки комірок у файлі Excel містять випадають списки. Є простий спосіб відобразити їх. Для цього:

Натисніть на вкладку "Головна" на панелі інструментів;
Натисніть “Знайти та виділити” та виберіть “Виділити групу осередків”:

У діалоговому вікні виберіть “Перевірка даних”. У цьому полі є можливість вибрати пункти "Всіх" та "Цих же". "Всіх" дозволить виділити всі списки, що випадають на аркуші. Пункт цих же покаже випадають списки схожі за змістом даних у випадаючому меню. У нашому випадку ми вибираємо "всіх":
Список, що випадає в Excel. Як знайти всі списки

Натисніть "ОК"
Натиснувши "ОК", Excel виділить на аркуші всі осередки з списком, що випадає. Так ви зможете привести за все списки до загального формату, виділити межі і.т.д.

Як зробити залежні випадають списки в Excel

Іноді нам потрібно створити кілька списків, що випадають, причому, таким чином, щоб, вибираючи значення з першого списку, Excel визначав які дані відобразити в другому списку.
Припустимо, що у нас є списки міст двох країн: Росія та США:

Для створення залежного списку, що випадає, нам знадобиться:
Створити два іменованих діапазони для осередків “A2:A5” з ім'ям “Росія” та для осередків “B2:B5” під назвою “США”. Для цього нам потрібно виділити весь діапазон даних для списків, що випадають:
залежний випадаючий список в Excel

Перейти на вкладку "Формули" => клацнути в розділі "Підкреслені імена" на пункт "Створити з виділеного":
Залежні списки, що випадають в Excel

У спливаючому вікні "Створення імен із виділеного діапазону" поставте галочку в пункт "у рядку вище". Зробивши це, Excel створить два іменовані діапазони "Росія" та "США" зі списками міст:
залежний-випадаючий-список-у-excel

Натисніть "ОК"
У осередку “D2” створіть список, що випадає, для вибору країн “Росія” або “США”. Так, ми створимо перший список, що випадає, в якому користувач зможе вибрати одну з двох країн.

Тепер, для створення залежного списку, що випадає:
Виділіть комірку E2 (або будь-яку іншу комірку, в якій ви хочете зробити залежний список, що випадає);
Клацніть на вкладці "Дані" => "Перевірка даних";
У спливаючому вікні “Перевірка значень, що вводяться” на вкладці “Параметри” у типі даних виберіть “Список”:
Перевірка значень, що вводяться в Excel

Натисніть "ОК"

Тепер, якщо ви оберете в першому випадаючому списку країну "Росія", то в другому списку з'являться тільки ті міста, які відносяться до цієї країни. Також і у випадку, коли вибираєте "США" з першого списку.

При роботі з великими таблицями і базами даних дуже зручно користуватися списками, що випадають. У цьому випадку користувач може вибрати для введення лише значення зі списку. Список, що випадає, дозволяє уникнути ситуацій, коли введення невірного значення може призвести до небажаних результатів.

Як же правильно створити список, що випадає в Excel 2007? Розглянемо нижче.

Для початку необхідно створити список тих значень, які будуть надаватися на вибір для введення в комірці (у нашому випадку, це діапазон комірок F2:F8). Далі виділіть комірку (або групу осередків), в якій, власне, і випадатиме наш список (у нашому випадку, це діапазон осередків A2:A22).

Після цього у Вас з'явиться віконце «Перевірка значень, що вводяться». У першій закладці "Параметри" вибираєте "Тип даних" - "Список", а у графі "Джерело" вказуєте діапазон списку.

За бажанням, а також для більшої наочності, можете заповнити дві вкладки «Повідомлення для введення» та «Повідомлення про помилку».

В закладці «Повідомлення для введення» Ви можете вказати підказку для користувача про подальші дії, наприклад, фразу «Виберіть дані зі списку». Підказка буде з'являтися при виборі осередку зі списком, що випадає.

В закладці «Повідомлення про помилку», Ви можете ввести текст, який з'являтиметься при спробі ввести невірні дані в комірку.

Після того, як все зроблено, тиснете ОК.

Випадаючий список готовий. Тепер, при виборі будь-якого з осередків діапазону A2:A22, з'являтиметься підказка і список, що випадає (стрілочка праворуч від осередку). Ось так

У випадку, якщо Ви спробуєте ввести в одну з осередків з вибраного діапазону неправильні дані, з'явиться повідомлення про помилку

Для зручності список можна розмістити на іншому аркуші документа Excel 2007, але для створення списку, що випадає, тепер доведеться задати йому ім'я. Робиться це просто. Виділяєте список даних, клацаєте правою кнопкою миші і вибираєте «Ім'я діапазону…». У вікні «Створення імені» у графі «Ім'я» задаєте ім'я списку (без пробілів) і перевіряєте правильність діапазону (діапазон можете відразу виділити і скопіювати, він нам знадобиться пізніше) і тисне ОК.

А тепер повертаємося на сторінку з діапазоном, в якому Ви хотіли б бачити список, що випадає, і при створенні випадаючого списку в графі джерело вказуєте щойно скопійований діапазон списку даних.

Випадаючі списки Microsoft Excel незамінні при створенні об'ємних таблиць, роботі з базами даних. У чому конкретно полягає зручність цього інструмента?

Навіщо потрібні такі списки

Якщо під час заповнення таблиці деякі дані періодично повторюються, немає необхідності щоразу вбивати вручну постійне значення — наприклад, найменування товару, місяць, ПІБ співробітника. Достатньо один раз закріпити повторюваний параметр у списку. Часто деякі осередки списку захищені від введення сторонніх значень, що знижує ймовірність припуститися помилки в роботі. Таблиця, оформлена в такий спосіб, виглядає акуратно.

У статті я розповім, як в Екселі зробити список, що випадає, в осередоке і як з ним працювати.

Формування списку, що випадає

Один із поширених прикладів використання списків, що випадають, - інтернет-магазини, в яких вся продукція розподілена за категоріями. Така структура полегшує користувачам пошук сайту. Розглянемо наочно:

Усі товари, перелічені у таблиці, слід зарахувати до категорії «Одяг». Щоб створити список, що випадає для цього переліку, потрібно виконати наступні дії:

• Виділити будь-яку комірку, в якій буде створено список.
• Зайти на вкладку «Дані» у розділі «Перевірка даних».
• У вікні вибрати вкладку "Параметри", а в переліку "Тип даних" варіант - "Список".
• У рядку необхідно вказати всі наявні найменування списку. Зробити це можна двома способами: виділити мишкою діапазон даних у таблиці (у прикладі – осередки А1-А7) або вбити назви вручну через крапку з комою.
• Виділити всі осередки з потрібними значеннями, і, клацнувши правою кнопкою миші, вибрати в контекстному меню пункт "Присвоїти ім'я".
• У рядку «Ім'я» вказати найменування списку – у цьому випадку «Одяг».
• Виділити комірку, в якій створено список, та вписати створене ім'я у рядок «Джерело» зі знаком «=» спочатку.

Як додавати значення до списку

Іноді виникає потреба доповнити вже наявний список. У списку, що розкривається, всі нові пункти відображаються автоматично при додаванні. Однак щоб зв'язати діапазон комірок з доданим елементом, список потрібно оформити у вигляді таблиці. Для цього потрібно виділити діапазон значень, знайти на вкладці «Головна» пункт «Форматувати як таблицю» і вибрати будь-який стиль, що сподобався, наприклад: